Giảm dung lượng file Excel nhanh chóng với Macro: 11 kỹ thuật đã được chứng minh

11 cách hiệu quả để giảm dung lượng file Excel bằng Macro

Khi sử dụng mã VBA trong Excel, dung lượng file thường tăng lên một cách đáng kể. Đối với các file Excel lớn, việc làm việc trở nên khó khăn do có thể làm chậm hoạt động của Excel. Do đó, giảm dung lượng file Excel là điều bắt buộc. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ hướng dẫn cách giảm dung lượng file Excel bằng macro. Hy vọng bài viết này cung cấp thông tin hữu ích và giúp giải quyết nhiều vấn đề liên quan đến giảm dung lượng file.

Tải xuống file thực hành bên dưới.

1. Lưu file Excel ở định dạng Binary

Phương pháp đầu tiên và hiệu quả nhất là lưu file ở định dạng Binary. Sử dụng định dạng này có thể giảm dung lượng file Excel đáng kể. Để hiểu rõ phương pháp, hãy làm theo các bước sau.

Các bước

• Đầu tiên, chuyển đến tab File trên Ribbon.
• Chọn tùy chọn Save As (Lưu dưới dạng).

• Chọn tùy chọn Browse (Duyệt) từ phần Save As.

• Tiếp theo, thay đổi loại file.
• Trước đây là Macro-Enabled Workbook, chuyển sang Binary Workbook.
• Chọn menu thả xuống Save as type (Loại lưu).

• Chọn tùy chọn Excel Binary Workbook.

• Nhấn Save (Lưu).
• Cuối cùng, bạn sẽ thấy thay đổi về dung lượng file Excel. Định dạng Binary cho dung lượng nhỏ hơn so với định dạng Macro-enabled.

Đọc thêm: Cách nén file Excel để gửi email (13 phương pháp nhanh)

2. Loại bỏ mã VBA không sử dụng

Đôi khi chúng ta tạo ra các mã VBA nhưng không còn sử dụng cho file Excel đó. Việc sử dụng mã VBA có thể làm tăng dung lượng file. Xóa bỏ các mã VBA không sử dụng khỏi file Excel là giải pháp hiệu quả để giảm dung lượng. Mã VBA không sử dụng cũng có thể gây ra các vấn đề thêm, làm chậm hoạt động của Excel. Vì vậy, để có môi trường làm việc hiệu quả, bạn cần xóa các mã VBA không dùng đến.

3. Loại bỏ mã dư thừa

Bạn có thể tối ưu hóa mã bằng cách loại bỏ mã dư thừa. Mã được tối ưu hóa có thể giảm dung lượng file Excel với macro. Ví dụ: cần in đậm giá trị ô bằng mã VBA. Thông thường, bạn chọn ô rồi mới in đậm trong mã VBA.

Sub Bold_cells() Range("B1").Select Selection.Font.Bold = True End Sub

Ở đây dùng 2 dòng mã: chọn ô rồi in đậm font. Để loại bỏ dư thừa, viết gọn thành 1 dòng.

Sub Bold_cells() Range("B1").Font.Bold = True End Sub

Viết mã trong 1 dòng giúp giảm kích thước mã và đồng thời giảm dung lượng file Excel tổng thể.

4. Giảm thiểu câu lệnh ghi chú (Remark)

Đôi khi dùng câu lệnh ghi chú trong mã VBA để dễ hiểu. Tuy nhiên, các ghi chú này làm mã VBA trở nên lớn, dẫn đến file Excel cũng lớn hơn. Cần loại bỏ một số ghi chú để rút gọn mã. Việc này giúp giảm dung lượng file Excel và kích thước mã.

5. Xuất tất cả Module VBA và nhập lại

Một cách đơn giản khác để giảm dung lượng file Excel với macro. Trước tiên, xuất tất cả Module VBA đã tạo. Sau đó, nhập lại chúng vào Module VBA. Lợi ích chính: khi xuất Module VBA, kích thước của chúng giảm. Khi nhập lại, cũng nhập với kích thước đã giảm. Do đó, dung lượng file Excel tổng thể giảm xuống.

6. Vô hiệu hóa Macro

Khi dùng mã VBA, cần lưu file dưới dạng Macro-Enabled Workbook. Một mẹo nhỏ có thể giảm dung lượng file: lưu workbook với macro bị vô hiệu hóa, sau đó mở lại workbook và bật macro. Cách này loại bỏ vấn đề tích hợp khiến dung lượng file tăng. Quy trình đơn giản nhưng hiệu quả trong một số trường hợp.

7. Tối ưu dung lượng file Excel bằng cách xóa vùng không sử dụng

Đôi khi file Excel rất lớn nhưng dữ liệu lại ít. Nguyên nhân có thể do định dạng dữ liệu vượt quá phạm vi dữ liệu thực tế. Có thể xóa thủ công hoặc dùng mã VBA. Do các vùng không sử dụng này, dung lượng file tăng. Để tối ưu bằng mã VBA, làm theo các bước:

Các bước

• Vào tab Developer trên Ribbon.
• Chọn Visual Basic từ nhóm Code.

• Cửa sổ Visual Basic mở ra.
• Chuyển đến tab Insert trên Ribbon.
• Chọn Module.

• Trong cửa sổ Module, nhập mã sau:

Sub RemoveUnused() Dim cell_last As Range Dim ans Dim row_last As Long, column_last As Long, position_of_last_dot As Long Dim file_name_full As String, name_of_file As String, target_name As String If WorksheetFunction.CountA(Cells) = 0 Then Exit Sub Application.ScreenUpdating = False ans = MsgBox("Do you need to generate a copy of this Workbook?", vbQuestion + vbYesNoCancel) If ans = vbCancel Then GoTo ExitSub End If If ans = vbYes Then file_name_full = ActiveWorkbook.FullName If file_name_full = "" Then MsgBox "Please run the macro after saving the file" GoTo ExitSub End If position_of_last_dot = InStrRev(file_name_full, ".") target_name = WorksheetFunction.Replace(file_name_full, position_of_last_dot, 0, "_" & Format(Now(), "yyyymmddhhmmss")) ActiveWorkbook.SaveCopyAs target_name End If row_last = Cells.Find(What:="*", After:=[A1], SearchOrder:=xlByRows, SearchDirection:=xlPrevious).Row column_last = Cells.Find(What:="*", After:=[A1], SearchOrder:=xlByColumns, SearchDirection:=xlPrevious).Column Application.ScreenUpdating = False Rows(row_last + 1 & ":" & Rows.Count).Clear Columns(Split(Cells(1, column_last + 1).Address, "$")(1) & ":" & Split(Cells(1, Columns.Count).Address, "$")(1)).Clear ActiveWorkbook.Save ExitSub: Application.ScreenUpdating = True End Sub

• Quay lại tab Developer trên Ribbon.
• Chọn Macros từ nhóm Code.

• Hộp thoại Macro mở ra.
• Chọn tùy chọn RemoveUnused.
• Nhấn Run (Chạy).

• Sử dụng mã này, bạn dễ dàng xóa vùng không sử dụng trong Excel và quan trọng hơn là giảm dung lượng file.

Đọc thêm: Giảm 40-60% dung lượng file Excel lớn (12 phương pháp đã chứng minh)

8. Xóa hàng và cột trống

Cách dễ dàng khác giảm dung lượng file Excel là xóa hàng và cột trống. Trong tập dữ liệu có thể có nhiều hàng/cột trống. Chúng làm tập dữ liệu lớn hơn và làm tăng dung lượng file. Cần xóa các hàng/cột trống rồi lưu file. Kết quả sẽ thấy dung lượng giảm.

9. Xóa định dạng dữ liệu

Định dạng dữ liệu là lệnh phổ biến trong Excel: màu nền, viền, thay đổi font. Tất cả thuộc phân đoạn định dạng dữ liệu. Do đó, dung lượng file có thể tăng. Để xóa định dạng, làm theo các bước:

Các bước

• Chọn toàn bộ tập dữ liệu muốn xóa định dạng.
• Vào tab Home trên Ribbon.
• Chọn Clear (Xóa) từ nhóm Editing.

• Chọn Clear Formats (Xóa định dạng).
• Sẽ xóa toàn bộ định dạng khỏi tập dữ liệu.

• Cuối cùng, lưu workbook.
• Sẽ thấy dung lượng file Excel giảm xuống.

10. Nén file

Cách khác giảm dung lượng file Excel là nén file thành file zip. Khi nén Excel thành zip, dung lượng tự động giảm 10-15% so với kích thước gốc. Sau đó có thể chia sẻ file này. Để áp dụng, làm theo các bước:

Các bước

• Nhấp chuột phải vào file Excel.
• Chọn tùy chọn Send to (Gửi đến).
• Trong phần Send to, chọn Compressed (Zipped) Folder (Thư mục nén).

• File Excel chuyển thành file zip.
• Dung lượng file Excel giảm xuống. Xem ảnh chụp màn hình.

Đọc thêm: Cách giảm dung lượng file Excel mà không cần mở (với các bước dễ dàng)

11. Nén hình ảnh

Nếu làm việc với hình ảnh trong Excel, cần nén chúng. Nếu không, dung lượng file sẽ tăng. Lưu ý: chất lượng hình ảnh phải tốt khi nén. Sau khi nén hình ảnh bên ngoài Excel, cần nén chúng bằng lệnh tích hợp sẵn của Excel. Để làm điều này, làm theo các bước:

Các bước

• Chọn hình ảnh muốn nén.
• Vào tab Picture Format trên Ribbon.
• Chọn Compress Pictures (Nén hình ảnh) từ nhóm Adjust.

• Hộp thoại Compress Pictures mở ra.
• Tại Compression Options, bỏ chọn Apply only to this picture (Chỉ áp dụng cho hình này).
• Chọn Email (96 ppi): minimize document size for sharing.
• Nhấn OK.

• Lưu workbook.
• Sẽ giảm dung lượng file Excel với macro. Xem ảnh chụp màn hình.

Đọc thêm: Cách giảm dung lượng file Excel có hình ảnh (2 cách dễ dàng)

Kết luận

Chúng tôi đã trình bày 11 phương pháp khác nhau và hiệu quả để giảm dung lượng file Excel bằng macro. Tất cả đều hiệu quả và giải quyết được vấn đề. Đây về cơ bản là các thủ thuật Excel giúp bạn kiểm soát hoàn toàn dung lượng file. Hy vọng đã bao quát tất cả các khía cạnh có thể của việc giảm dung lượng file Excel. Nếu có thêm câu hỏi, hãy để lại bình luận. Đừng quên truy cập trang ExcelDemy của chúng tôi.

Các bài viết liên quan

• Cách giảm dung lượng file Excel với Bảng Pivot
• [Đã khắc phục!] File Excel quá lớn không rõ lý do (10 giải pháp khả thi)
• Cách xác định nguyên nhân gây ra dung lượng file Excel lớn