Trong khi sử dụng mã VBA trong Excel, chúng tôi có thể phát hiện ra rằng kích thước tệp Excel tăng lên ở một mức độ nào đó. Đối với một tệp Excel lớn, rất khó để xử lý vì nó có thể làm chậm chức năng Excel của bạn. Đó là lý do tại sao việc giảm Excel là điều bắt buộc. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ chỉ ra cách giảm kích thước tệp Excel với macro. Tôi hy vọng bạn thấy bài viết này có nhiều thông tin và giải quyết được nhiều vấn đề liên quan đến việc giảm tệp.
Tải xuống Sách bài tập thực hành bên dưới.
11 cách hiệu quả để giảm kích thước tệp Excel với Macro
Để giảm kích thước tệp Excel bằng macro, chúng tôi đã tìm ra 11 cách khác nhau để bạn có thể giải quyết vấn đề của mình. Tất cả các phương pháp này đều khá hữu ích để sử dụng. Bạn có thể thử tất cả các phương pháp này và tìm ra phương pháp hiệu quả nhất cho mình. Một số thủ thuật nhỏ có thể giải quyết một vấn đề lớn.
1. Lưu tệp Excel ở định dạng nhị phân
Phương pháp đầu tiên và hiệu quả nhất là lưu tệp ở định dạng nhị phân. Bằng cách sử dụng định dạng tệp này, bạn có thể giảm kích thước tệp Excel ở một mức độ nào đó. Để hiểu đúng phương pháp, hãy làm theo các bước.
Các bước
- Trước tiên, hãy chuyển đến Tệp trong ruy-băng.
- Sau đó, chọn Lưu dưới dạng tùy chọn.
- Chọn Duyệt qua từ tùy chọn Lưu dưới dạng phần.
- Sau đó, chúng tôi cần thay đổi loại tệp.
- Vì chúng tôi có Sổ làm việc được Kích hoạt Macro trước đây, chúng tôi muốn chuyển đổi nó thành Sổ làm việc nhị phân .
- Chọn tùy chọn Lưu dưới dạng tùy chọn thả xuống.
- Sau đó, chọn Sổ làm việc Nhị phân của Excel tùy chọn.
- Sau đó, nhấp vào Lưu .
- Cuối cùng, bạn sẽ thấy có sự thay đổi về kích thước tệp Excel. Ở định dạng Nhị phân, chúng tôi nhận được kích thước tệp giảm so với định dạng hỗ trợ macro.
Đọc thêm: Cách nén tệp Excel cho email (13 phương pháp nhanh)
2. Xóa mã VBA không được sử dụng
Đôi khi chúng tôi đã tạo một số mã VBA nhưng chúng không được sử dụng cho tệp Excel đó. Như chúng ta biết bằng cách sử dụng mã VBA có thể tăng kích thước tệp ở một mức độ nào đó. Xóa các mã VBA không sử dụng đó khỏi tệp Excel có thể là một giải pháp hiệu quả để giảm kích thước tệp Excel. Mã VBA không được sử dụng cũng có thể tạo ra một số vấn đề bổ sung. Tôi có thể làm chậm chức năng của Excel. Vì vậy, để có một môi trường làm việc hiệu quả, bạn phải loại bỏ các mã VBA không sử dụng.
3. Xóa mã dự phòng
Bạn có thể tối ưu hóa mã của mình bằng cách xóa mã thừa. Mã được tối ưu hóa có thể giảm kích thước tệp Excel bằng macro. Giả sử bạn cần in đậm một giá trị ô bằng cách sử dụng mã VBA. Trong hầu hết các trường hợp, trước tiên bạn chọn ô và sau đó in đậm nó trong mã VBA.
Sub Bold_cells()
Range("B1").Select
Selection.Font.Bold = True
End SubỞ đây chúng tôi sử dụng hai dòng mã. Đầu tiên, chúng tôi chọn ô và sau đó làm đậm phông chữ. Để loại bỏ phần dư thừa này, chúng ta có thể viết mã này trong một dòng.
Sub Bold_cells()
Range("B1").Font.Bold = True
End SubVì vậy, chúng tôi viết mã trong một dòng. Bằng cách làm này, chúng tôi có thể giảm kích thước mã và đồng thời, chúng tôi có thể giảm kích thước tệp Excel tổng thể.
4. Giảm các tuyên bố về ghi chú
Đôi khi chúng tôi sử dụng một số câu lệnh chú thích trong mã VBA để hiểu nó đúng cách. Do sử dụng các câu lệnh chú thích này, chúng tôi làm cho mã VBA rất lớn. Như chúng ta đã biết, mã VBA lớn làm cho kích thước tệp Excel cũng lớn. Trong trường hợp đó, bạn cần loại bỏ một số câu nhận xét để làm cho mã ngắn gọn. Bằng cách loại bỏ các câu lệnh chú thích, chúng tôi có thể giảm kích thước tệp Excel và cũng giảm kích thước mã.
5. Xuất tất cả các mô-đun VBA và nhập lại chúng
Một cách đơn giản khác bạn có thể giảm kích thước tệp Excel bằng macro. Đầu tiên, hãy xuất tất cả các mô-đun VBA mà bạn đã tạo trong quá khứ. Sau đó, nhập chúng vào các mô-đun VBA. Ưu điểm chính của phương pháp này là khi bạn xuất các mô-đun VBA, nó sẽ làm giảm kích thước của chúng. Sau đó, khi bạn nhập tất cả chúng trong các mô-đun VBA, nó cũng nhập dưới dạng kích thước giảm. Vì vậy, kích thước tổng thể của tệp Excel giảm ở một mức độ nào đó. Vì vậy, đây có thể là một giải pháp hữu ích để giảm kích thước tệp Excel.
6. Tắt Macro
Trong khi sử dụng mã VBA trong Excel, chúng tôi cần lưu tệp trong Sổ làm việc được bật Macro . Một thủ thuật nhỏ khác có thể làm giảm kích thước tệp Excel của bạn. Trong trường hợp đó, bạn cần lưu sổ làm việc với macro bị tắt và sau đó mở lại sổ làm việc. Sau đó, bật macro. Bằng cách này, bạn có thể loại bỏ vấn đề trong bản dựng do kích thước Excel tăng lên. Quá trình này rất dễ dàng nhưng nó có thể hiệu quả trong một số trường hợp.
7. Tối ưu hóa kích thước tệp Excel bằng cách xóa vùng không sử dụng
Đôi khi bạn gặp phải một vấn đề nào đó trong đó kích thước tệp Excel rất lớn nhưng lại không có nhiều dữ liệu trong đó. Điều này có thể xảy ra do sử dụng định dạng dữ liệu vượt quá phạm vi dữ liệu. Bạn có thể xóa nó theo cách thủ công hoặc sử dụng mã VBA. Vì những vùng không sử dụng này, kích thước tệp Excel sẽ tăng lên. Để tối ưu hóa kích thước tệp Excel bằng cách sử dụng mã VBA, hãy làm theo các bước.
Các bước
- Trước tiên, hãy chuyển đến tab Nhà phát triển trong dải băng.
- Sau đó, chọn Visual Basic từ Mã nhóm.
- Nó sẽ mở Visual Basic cửa sổ.
- Sau đó, chuyển đến Chèn trong ruy-băng.
- Chọn Mô-đun từ đó.
- Sau đó, trong Mô-đun hãy ghi lại đoạn mã sau.
Sub RemoveUnused()
Dim cell_last As Range
Dim ans
Dim row_last As Long, column_last As Long, position_of_last_dot As Long
Dim file_name_full As String, name_of_file As String, target_name As String
If WorksheetFunction.CountA(Cells) = 0 Then Exit Sub
Application.ScreenUpdating = False
ans = MsgBox("Do you need to generate a copy of this Workbook?", vbQuestion + vbYesNoCancel)
If ans = vbCancel Then
GoTo ExitSub
End If
If ans = vbYes Then
file_name_full = ActiveWorkbook.FullName
If file_name_full = "" Then
MsgBox "Please run the macro after saving the file"
GoTo ExitSub
End If
position_of_last_dot = InStrRev(file_name_full, ".")
target_name = WorksheetFunction.Replace(file_name_full, position_of_last_dot, 0, "_" & Format(Now(), "yyyymmddhhmmss"))
ActiveWorkbook.SaveCopyAs target_name
End If
row_last = Cells.Find(What:="*", After:=[A1], SearchOrder:=xlByRows, SearchDirection:=xlPrevious).Row
column_last = Cells.Find(What:="*", After:=[A1], SearchOrder:=xlByColumns, SearchDirection:=xlPrevious).Column
Application.ScreenUpdating = False
Rows(row_last + 1 & ":" & Rows.Count).Clear
Columns(Split(Cells(1, column_last + 1).Address, "$")(1) & ":" & Split(Cells(1, Columns.Count).Address, "$")(1)).Clear
ActiveWorkbook.Save
ExitSub:
Application.ScreenUpdating = True
End Sub- Sau đó, chuyển đến Nhà phát triển trong ruy-băng.
- Chọn Macro từ nhóm Mã.
- Nó sẽ mở hộp thoại Macro.
- Từ đó, chọn nút Loại bỏ Không sử dụng tùy chọn.
- Sau đó, nhấp vào Chạy .
- Bằng cách sử dụng mã này, bạn có thể dễ dàng loại bỏ khu vực không sử dụng trong Excel của mình và quan trọng hơn là giảm kích thước tệp Excel.
Đọc thêm: Giảm kích thước tệp Excel lớn 40-60% (12 phương pháp đã được chứng minh)
8. Xóa hàng và cột trống
Một cách dễ dàng khác mà chúng ta có thể giảm kích thước tệp Excel là xóa các hàng và cột trống. Trong tập dữ liệu của chúng tôi, có thể có một số hàng và cột trống. Các hàng và cột trống này có thể làm cho tập dữ liệu lớn hơn và cuối cùng làm tăng tệp Excel ở một mức độ nào đó. Vì vậy, để giảm kích thước tệp Excel, chúng ta cần xóa các hàng và cột trống đó rồi lưu tệp Excel. Kết quả là bạn sẽ thấy kích thước tệp Excel giảm xuống.
9. Xóa định dạng dữ liệu
Định dạng dữ liệu là một trong những lệnh phổ biến nhất mà chúng tôi sử dụng trong các tệp Excel. Định dạng Dữ liệu bao gồm màu nền, thêm đường viền hoặc thay đổi kiểu phông chữ. Tất cả những thứ này đều nằm trong phân đoạn định dạng dữ liệu. Do phân đoạn định dạng dữ liệu này, kích thước tệp Excel của bạn có thể tăng lên ở một mức độ nào đó. Để xóa định dạng dữ liệu, bạn cần làm theo các bước sau.
Các bước
- Trước tiên, hãy chọn toàn bộ tập dữ liệu từ nơi bạn muốn xóa định dạng dữ liệu.
- Sau đó, chuyển đến Trang chủ trong ruy-băng.
- Sau đó, chọn nút Xóa từ tùy chọn Chỉnh sửa nhóm.
- Sau đó, chọn Xóa các định dạng .
- Nó sẽ xóa tất cả định dạng khỏi tập dữ liệu của bạn.
- Cuối cùng, hãy lưu sổ làm việc.
- Sau đó, bạn sẽ thấy kích thước tệp Excel giảm đi một chút.
10. Nén tệp
Một cách khác bạn có thể giảm kích thước tệp Excel là bằng cách nén tệp thành tệp zip . Khi bạn nén Excel của mình thành một tệp zip, nó sẽ tự động giảm kích thước lên đến 10-15% so với kích thước ban đầu. Sau đó, bạn có thể chia sẻ tệp Excel này với những người khác. Để áp dụng phương pháp này, hãy làm theo các bước
Các bước
- Đầu tiên, nhấp chuột phải vào tệp Excel.
- Sau đó, chọn Gửi tới tùy chọn.
- Sau đó, trong mục Gửi tới , chọn Thư mục được nén (đã nén) .
- Nó sẽ chuyển đổi tệp Excel thành tệp zip.
- Cuối cùng thì CNTT cũng giảm kích thước tệp Excel. Xem ảnh chụp màn hình.
Đọc thêm: Cách giảm kích thước tệp Excel mà không cần mở (với các bước đơn giản)
11. Nén hình ảnh
Nếu bạn làm việc với Hình ảnh trong Excel, bạn cần nén những hình ảnh đó. Nếu không, nó sẽ làm tăng kích thước tệp Excel. Ở đây, bạn cần chú trọng rằng chất lượng của hình ảnh phải tốt trong khi nén. Sau khi nén những hình ảnh đó ở bên ngoài Excel, bạn cần nén chúng trong lệnh tích hợp sẵn trong Excel. Để thực hiện việc này, hãy làm theo đúng các bước.
Các bước
- Trước tiên, hãy chọn hình ảnh bạn muốn nén.
- Sau đó, chuyển đến Định dạng ảnh trong ruy-băng.
- Chọn Nén ảnh từ tùy chọn Điều chỉnh nhóm.
- Sau đó, nó sẽ mở Nén ảnh hộp thoại.
- Từ Tuỳ chọn Nén , bỏ chọn mục Chỉ áp dụng cho ảnh này tùy chọn.
- Sau đó, nhấp vào Email (96 ppi):thu nhỏ kích thước tài liệu để chia sẻ .
- Cuối cùng, nhấp vào OK .
- Sau đó, lưu sổ làm việc.
- Cuối cùng, nó sẽ giảm kích thước tệp Excel bằng macro. Xem ảnh chụp màn hình.
Đọc thêm: Cách giảm kích thước tệp Excel bằng ảnh (2 cách dễ dàng)
Kết luận
Chúng tôi đã chỉ ra 11 phương pháp khác nhau và hiệu quả để giảm kích thước tệp Excel bằng macro. Tất cả những điều này đều hiệu quả và có thể giải quyết vấn đề của bạn. Các phương pháp này về cơ bản là một số thủ thuật Excel mà qua đó bạn có thể kiểm soát toàn bộ kích thước Excel. Tôi hy vọng chúng tôi đã đề cập đến tất cả các lĩnh vực có thể có của việc giảm kích thước tệp Excel. Nếu bạn có thêm câu hỏi, hãy hỏi trong hộp bình luận. Đừng quên truy cập Exceldemy của chúng tôi trang.
Các bài viết liên quan
- Cách Giảm Kích thước Tệp Excel bằng Bảng Pivot
- [Đã sửa!] Tệp Excel Quá lớn mà Không có Lý do (10 Giải pháp Khả thi)
- Cách xác định Điều gì đang gây ra Kích thước Tệp Excel Lớn