Không cần nhắc lại tầm quan trọng của Microsoft Word. Tài liệu Word được sử dụng hầu như ở khắp mọi nơi và do đó, quan trọng là chúng ta phải đảm bảo chúng luôn phù hợp. Một vấn đề mà mọi người có thể gặp phải với tài liệu Word là kích thước tệp; đôi khi nó quá lớn. Mặc dù đây không phải là vấn đề thường gặp, nhưng việc biết làm gì khi muốn giảm dung lượng tài liệu Word rất hữu ích. Vì vậy, trong bài viết này, chúng ta sẽ thảo luận tất cả các biện pháp bạn có thể thực hiện để giảm kích thước tệp tài liệu Word của mình.
Cách giảm kích thước tệp tài liệu Word?
Dưới đây là tất cả những gì bạn có thể làm để nén và giảm kích thước tài liệu Word của mình.
- Nén hình ảnh trong tài liệu
- Không nhúng font chữ
- Lưu dưới dạng tệp .docx
- Không lưu hình thu nhỏ cho tài liệu
1] Nén hình ảnh trong tài liệu
Chỉ có một lượng không gian ổ đĩa nhất định mà văn bản trong tài liệu có thể chiếm dụng, chính là những hình ảnh bạn đã tải lên tài liệu đang chiếm dụng không gian. Một phương pháp khắc phục là nén các hình ảnh này. Cách nén các mục đa phương tiện trong MS Word:
- Nhấp vào một hình ảnh trong tài liệu của bạn
- Khi được chọn, một tập hợp tùy chọn Định dạng hình ảnh sẽ xuất hiện trên thanh tác vụ Word. Trong đó, bạn sẽ thấy một tùy chọn tên là Điều chỉnh (Adjust) nơi có cài đặt nén hình ảnh. Nhấp vào nó
- Thao tác này sẽ mở một hộp thoại nhỏ riêng biệt. Điều đầu tiên bạn phải làm là bỏ chọn ô Chỉ áp dụng cho hình ảnh này (Apply only to this picture) vì, để giảm kích thước hiệu quả, chúng ta phải áp dụng thay đổi cho tất cả hình ảnh trong tài liệu.
- Giữ ô Xóa vùng đã cắt của hình ảnh (Delete cropped areas of pictures) được chọn. Lưu ý rằng các vùng bị xóa ở đây sẽ không thể khôi phục.
- Trong phần Độ phân giải (Resolution), hầu hết các tùy chọn sẽ bị mờ. Bạn được khuyên nên chọn Sử dụng độ phân giải mặc định (Use default resolution)
Một chiến thuật khác có thể hữu ích ở đây là bạn nên chèn hình ảnh vào Word dưới dạng đối tượng phương tiện thay vì chỉ sao chép và dán chúng vào đây. Đã quan sát thấy kích thước tệp nhỏ hơn khi làm cách trước.
2] Không nhúng font chữ
Font chữ nhúng cũng có thể làm tăng kích thước tệp, nên việc tắt tùy chọn này có thể hữu ích. Cách làm như sau:
- Nhấp vào Tệp (File) từ góc trên bên phải trên MS Word > Tùy chọn (Options) và từ thanh bên trái nhấp vào Lưu (Save)
- Dưới Giữ nguyên độ trung thực khi lưu tài liệu này (Preserve fidelity when saving this document), đảm bảo ô Nhúng font chữ trong tệp (Embed fonts in the file) bị bỏ chọn
- Nếu bạn cảm thấy cần nhúng font chữ, hãy chọn ô đó nhưng thêm chọn Chỉ nhúng các ký tự được sử dụng trong tài liệu (Embed only the characters used in the document - best for reducing file size) và Không nhúng font chữ hệ thống phổ biến (Do not embed common system fonts)
Điều này sẽ giúp bạn rất nhiều về kích thước tệp.
3] Lưu dưới dạng tệp .docx
Microsoft giới thiệu định dạng .docx trong Word 2007, vì vậy nếu bạn vẫn đang sử dụng phiên bản cũ hơn, bạn có thể thử thay đổi định dạng tệp, có lẽ là .doc sang .docx. Vào Tệp (File) sau đó Thông tin (Info). Ở đây, bạn sẽ thấy tùy chọn Chuyển đổi (Convert). Nhấp vào nó và nhấp OK trong lời nhắc tiếp theo. Tệp .docx về cơ bản hoạt động như một thư mục .ZIP có thể nén một lượng lớn dữ liệu trong một tệp kích thước khá nhỏ.
4] Không lưu hình thu nhỏ cho tài liệu
Đây không phải là điều hầu hết mọi người làm, nhưng đáng đề cập khi chúng ta đang nói về chủ đề này. Trên MS Word, bạn có thể lưu hình ảnh thu nhỏ cho tài liệu Word, để khi xem trong Trình quản lý tệp, bạn có thể xem trước và xác định tốt hơn tệp nào là tệp nào. Nếu tùy chọn này được bật, bạn có thể thấy sự tăng đáng kể về kích thước tệp. Làm theo các bước dưới đây để đảm bảo không có vấn đề và nếu có, cách tắt nó:
- Nhấp vào Tệp (File) > Thông tin (Info). Nhấp vào menu thả xuống Thuộc tính (Properties) và thêm chọn Thuộc tính nâng cao (Advanced Properties)
- Từ hộp thoại tiếp theo, bỏ chọn ô Lưu hình thu nhỏ cho tất cả tài liệu Word (Save thumbnails for all Word documents) và lưu thay đổi này bằng cách nhấp vào OK
Có rất ít khả năng tùy chọn này được bật trên hệ thống của bạn. Một cách thay thế để tắt điều này là từ hộp trình quản lý tệp Lưu dưới dạng (Save As) nơi bạn có thể đảm bảo ô 'Lưu hình thu nhỏ (Save thumbnail)' không được chọn.
Nếu không có phương pháp nào nêu trên giúp ích và bạn cần giảm kích thước tệp Word thêm một chút, bạn luôn có thể nén nó. Các mức nén khác nhau giảm kích thước và ảnh hưởng chất lượng tài liệu khác nhau, vì vậy bạn được khuyên nên làm một cách thông minh.
Cách giảm dung lượng file Word trực tuyến miễn phí?
Một số công cụ trực tuyến phổ biến nhất để nén tài liệu Word là SmallPDF và WeCompress. Bạn cũng có thể sử dụng phần mềm nén tệp miễn phí.
Chúng tôi hy vọng bài viết này đã giúp ích cho bạn!