Không cần phải nhắc lại Microsoft Word quan trọng như thế nào. Tài liệu Word được sử dụng hầu hết ở mọi nơi và do đó, điều quan trọng là chúng ta phải đảm bảo rằng chúng luôn có thể áp dụng được. Một vấn đề mà mọi người có thể gặp phải với tài liệu Word là kích thước tệp của chúng; đôi khi nó có thể quá lớn. Mặc dù đây không phải là vấn đề mà mọi người thường xuyên gặp phải, nhưng nó sẽ giúp biết bạn nên làm gì nếu bạn muốn giảm kích thước tài liệu word của mình. Vì vậy, trong bài viết này, chúng tôi sẽ thảo luận về tất cả các biện pháp bạn có thể thực hiện để cắt giảm kích thước tệp của tài liệu word của bạn.
Làm cách nào để giảm kích thước tệp của tài liệu Word?
Đây là tất cả những gì bạn có thể làm để nén và giảm kích thước tài liệu Word của mình.
- Nén hình ảnh trong tài liệu
- Không nhúng phông chữ
- Lưu nó dưới dạng tệp .docx
- Không lưu trữ hình thu nhỏ cho tài liệu của bạn
1] Nén hình ảnh trong tài liệu
Chỉ có quá nhiều dung lượng ổ đĩa mà các từ trên tài liệu có thể ngốn hết, chính những hình ảnh mà bạn đã tải lên trong tài liệu của mình sẽ chiếm hết dung lượng. Một phương pháp để khắc phục đó là nén những hình ảnh này. Dưới đây là cách các mục phương tiện có thể được nén trong MS Word:
- Nhấp vào một hình ảnh trong tài liệu của bạn
- Sau khi nó được chọn, một tập hợp các tùy chọn Định dạng Ảnh sẽ xuất hiện trên thanh tác vụ Word. Trong đó, bạn sẽ thấy một tùy chọn có tên là Điều chỉnh, nơi có cài đặt để nén hình ảnh. Nhấp vào nó
- Thao tác này sẽ mở ra một hộp thoại nhỏ, riêng biệt. Điều đầu tiên bạn phải làm là bỏ chọn Chỉ áp dụng cho hộp ảnh này vì để giảm kích thước một cách hiệu quả, chúng tôi sẽ phải áp dụng các thay đổi cho tất cả các ảnh trong tài liệu.
- Giữ hộp Xóa vùng ảnh đã cắt được chọn. Xin lưu ý rằng các khu vực bị xóa ở đây sẽ không thể khôi phục được
- Trong Độ phân giải, hầu hết các tùy chọn sẽ bị làm mờ. Bạn nên chọn 'Sử dụng độ phân giải mặc định'
Một chiến thuật khác có thể áp dụng ở đây là bạn nên chèn ảnh vào Word dưới dạng đối tượng phương tiện thay vì chỉ sao chép và dán chúng vào đây. Có thể thấy rằng kích thước tệp nhỏ hơn khi quá trình trước được thực hiện.
2] Không nhúng phông chữ
Phông chữ nhúng cũng có thể góp phần vào kích thước tệp lớn hơn, vì vậy việc tắt tùy chọn làm như vậy có thể hữu ích. Đây là cách bạn có thể làm điều đó:
- Nhấp vào Tệp từ góc trên bên phải trên MS Word> Tùy chọn và từ thanh bên trái, nhấp vào Lưu
- Trong mục Bảo tồn độ trung thực khi lưu tài liệu này, hãy đảm bảo rằng bạn không chọn phông chữ Nhúng trong hộp tệp
- Nếu bạn cảm thấy cần phải nhúng phông chữ, hãy chọn hộp đó nhưng chọn thêm Chỉ nhúng các ký tự được sử dụng trong tài liệu (tốt nhất để giảm kích thước tệp) và Không nhúng các phông chữ hệ thống phổ biến
Điều này sẽ giúp bạn rất nhiều về kích thước tệp.
3] Lưu nó dưới dạng tệp .docx
Microsoft đã giới thiệu định dạng .docx trong Word 2007, vì vậy nếu bạn là người vẫn đang sử dụng phiên bản cũ hơn, bạn có thể thử thay đổi định dạng tệp của mình, tôi đoán là .doc thành .docx. Đi tới Tệp rồi đến Thông tin. Tại đây, bạn sẽ thấy tùy chọn Chuyển đổi. Nhấp vào nó và nhấp vào Ok trong lời nhắc tiếp theo. Tệp .docx về cơ bản hoạt động như một thư mục .ZIP có thể nén một lượng dữ liệu đáng kể trong một tệp có kích thước khá nhỏ.
4] Không lưu trữ hình thu nhỏ cho tài liệu của bạn
Đây không phải là điều mà bạn sẽ thấy hầu hết mọi người đang làm, nhưng nó là điều đáng nói khi chúng ta đang nghiên cứu về chủ đề này. Trên MS Word, bạn có thể lưu hình ảnh thu nhỏ cho tài liệu Word để khi nó được xem trong Trình quản lý tệp, bạn có thể xem trước và xác định rõ hơn đó là tệp nào. Nếu tùy chọn này được bật, bạn có thể thấy kích thước tệp của mình tăng lên đáng kể. Hãy làm theo các bước bên dưới để đảm bảo rằng không phải như vậy và nếu đúng như vậy thì làm cách nào để có thể vô hiệu hóa nó:
- Nhấp vào Tệp> Thông tin. Nhấp vào menu thả xuống Thuộc tính và chọn thêm Thuộc tính nâng cao
- Từ hộp thoại tiếp theo này, bỏ chọn hộp Lưu hình thu nhỏ cho tất cả tài liệu Word và lưu thay đổi này bằng cách nhấp vào Ok
Có rất ít khả năng tùy chọn này có thể được bật trên hệ thống của bạn. Một cách khác để tắt tính năng này là từ hộp Lưu dưới dạng trình quản lý tệp, nơi bạn có thể đảm bảo rằng hộp "Lưu hình thu nhỏ" không được chọn.
Nếu các phương pháp nêu trên không hữu ích gì và bạn cần giảm kích thước tệp Word của mình xuống một chút, bạn luôn có thể nén tệp đó. Các cấp độ nén khác nhau làm giảm kích thước và tác động khác nhau đến chất lượng tài liệu, vì vậy bạn nên làm điều đó một cách thông minh.
Làm cách nào để giảm bớt các tệp Word trực tuyến miễn phí?
Một số công cụ trực tuyến được sử dụng phổ biến nhất để nén tài liệu Word là SmallPDF và WeCompress. Bạn cũng có thể sử dụng phần mềm nén tệp miễn phí.
Chúng tôi hy vọng rằng bài đăng này sẽ giúp ích cho bạn!