Nhiều khi file PDF lớn hơn dự kiến. Kích thước file PDF tăng do nhiều yếu tố: font chữ khác nhau, độ phân giải hình ảnh quá cao, ảnh màu, ảnh nén kém… Do đó, bạn thường gặp khó khăn khi tải lên trang web chính phủ hoặc gửi đính kèm email do giới hạn dung lượng. Vì vậy, bạn cần giảm dung lượng file PDF. Bạn có thể thắc mắc: làm sao giảm dung lượng PDF mà không mất chất lượng. Câu trả lời là CÓ THỂ. Chúng tôi mang đến hướng dẫn hoàn chỉnh dạy bạn cách nén PDF mà không mất chất lượng, với giải pháp cho cả Windows và Mac. Hãy tiếp tục đọc!
Cách giảm dung lượng file PDF mà không mất chất lượng
Dù dùng Windows hay Mac, bạn nên tránh quét tài liệu thành PDF vì nó làm file lớn không cần thiết. Tất cả phương pháp dưới đây rất dễ làm và không tốn chi phí trừ khi bạn chọn bản trả phí. Chọn phương pháp phù hợp với nhu cầu và sự tiện lợi.
Cách 1: Giảm dung lượng PDF trong MS Word
Phương pháp tốt nhất khi bạn có tài liệu Word cần chuyển sang PDF. Các bước giảm dung lượng PDF trong MS Word trên Windows:
- Mở tài liệu Word và nhấn phím F12.
- Mở rộng menu thả xuống Save as type (Lưu dưới dạng).
- Chọn PDF và nhấn Save (Lưu).
Lưu ý: Quy trình này làm kích thước file PDF nhỏ hơn so với chuyển đổi bằng phần mềm thứ ba.
- Để giảm dung lượng PDF xuống mức tối thiểu, chọn Minimum size (publishing online) trong tùy chọn Optimize for (Tối ưu hóa cho).
- Nhấn Save để giảm dung lượng file PDF.
Cách 2: Giảm dung lượng PDF trong Adobe Acrobat
Bạn cũng có thể dùng Adobe Acrobat Reader để giảm dung lượng PDF không mất chất lượng:
Lưu ý: Không thể phân tích từng yếu tố riêng lẻ trong phương pháp này.
- Mở file PDF trong Adobe Acrobat.
- Vào File → Save as Other → Reduced Size PDF….
- Chọn Acrobat Version Compatibility phù hợp, nhấn OK.
- Nhấn Save để lưu file tại vị trí mong muốn.
- Sẽ thấy hộp đen ghi Reducing PDF size.
Sau khi hoàn tất, dung lượng PDF sẽ giảm mà không làm giảm chất lượng nội dung và hình ảnh.
Cũng đọc: Sửa lỗi không in được PDF từ Adobe Reader
Cách 3: Sử dụng Adobe Acrobat PDF Optimizer
Với Adobe Acrobat PDF Optimizer, bạn có thể giảm dung lượng PDF với tùy chỉnh. Adobe Acrobat Pro DC cho phép xem tất cả yếu tố ảnh hưởng đến dung lượng file. Bạn cũng thấy dung lượng từng yếu tố chiếm bao nhiêu để tùy chỉnh kích thước theo ý thích. Cách làm:
- Mở file PDF trong Adobe Acrobat Pro DC.
- Vào File → Save as Other → Optimized PDF….
- Nhấn nút Audit space usage… góc trên bên phải.
- Trong cửa sổ bật lên hiển thị danh sách yếu tố chiếm dung lượng, nhấn OK.
- Chọn các yếu tố ở khung bên trái để xem chi tiết từng yếu tố.
Bạn sẽ giảm được dung lượng PDF theo các bước trên. Nếu không có Adobe Acrobat Pro DC, có thể dùng phần mềm thứ ba. Xem các cách tiếp theo.
Cách 4: Sử dụng phần mềm thứ ba
Có nhiều phần mềm thứ ba nén PDF. Bạn có thể dùng bất kỳ cái nào. Nếu chưa chắc dùng cái nào, hãy dùng 4dots Free PDF Compress như hướng dẫn dưới:
Lưu ý: 4dots Free PDF Compress chỉ dành cho Windows. Nếu bạn dùng Mac, hãy tải phần mềm thứ ba khác.
- Tải 4dots Free PDF Compress và cài đặt.
- Sau khi cài xong, khởi chạy và nhấp Add file(s).
- Chọn file PDF của bạn, nhấn Open.
- File sẽ được thêm, hiển thị chi tiết: Filename, File size, File date, File location. Điều chỉnh chất lượng hình ảnh bằng thanh trượt dưới tùy chọn Compress Images.
- Nhấp Compress trên cùng, nhấn OK.
- So sánh dung lượng PDF trước và sau nén sẽ hiện ra. Nhấn OK để kết thúc.
Cách 5: Sử dụng công cụ trực tuyến
Nếu không muốn cài phần mềm hay dùng Adobe Acrobat, bạn có thể dùng công cụ trực tuyến nén PDF không mất chất lượng. Chỉ cần tìm kiếm công cụ nén PDF online, tải file lên. File sẽ được nén ngay. Sau đó tải xuống để dùng tiếp. Tìm online PDF compressing tools trên trình duyệt, sẽ có nhiều lựa chọn. Smallpdf và Best PDF là phổ biến nhất.
Lưu ý: Ở đây lấy Smallpdf làm ví dụ. Smallpdf cung cấp thử dùng miễn phí 7 ngày cho người dùng lần đầu. Bạn cũng có thể dùng bản trả phí để có thêm tính năng.
- Truy cập trang web Smallpdf.
- Kéo xuống xem Most Popular PDF tools chọn Compress PDF.
- Chọn file từ thiết bị bằng nút CHOOSE FILES.
- Lưu ý: Hoặc bạn có thể kéo thả file PDF vào khung màu đỏ.
- Nếu muốn nén nhẹ, chọn Basic Compression, muốn nén mạnh chọn Strong Compression (cần đăng ký trả phí).
- Sau khi chọn, file sẽ được nén. Nhấn Download để tải file PDF đã nén.
Cách 6: Sử dụng bộ nén tích hợp sẵn trên Mac
Nếu bạn dùng Mac, bạn may mắn vì Mac có sẵn bộ nén PDF tích hợp. Dùng ứng dụng Preview, bạn có thể giảm dung lượng PDF và thay thế file gốc bằng file mới.
Lưu ý: Hãy sao chép file trước khi nén.
- Mở Preview App.
- Nhấp File → Export To → PDF.
- Đổi tên file tùy ý và nhấn Save để lưu file đã nén tại vị trí mong muốn.
Cũng đọc: Ký điện tử tài liệu PDF không cần in và quét
Mẹo chuyên nghiệp: Khi muốn gộp nhiều PDF thành một file, không cần in ra rồi quét. Có thể gộp điện tử bằng Adobe hoặc công cụ online. File PDF gộp điện tử sẽ nhẹ hơn file PDF từ bản in vật lý.
Câu hỏi thường gặp (FAQs)
Q1. Làm sao giảm dung lượng PDF?
Trả lời: Nhiều tùy chọn, nhưng dễ và phổ biến nhất là Adobe Acrobat Pro. Vì hầu hết dùng Adobe Acrobat đọc PDF, phương pháp này khả thi. Làm theo Cách 2.
Q2. Làm sao giảm dung lượng PDF để gửi email?
Trả lời: Nếu PDF quá lớn để gửi mail, dùng Adobe Acrobat hoặc công cụ online nén. Smallpdf, ilovepdf… rất dễ và nhanh. Chỉ cần tìm công cụ nén PDF online, tải file lên và tải xuống khi xong.
Q3. Làm sao giảm dung lượng PDF miễn phí?
Trả lời: Tất cả phương pháp trong bài đều miễn phí. Bạn có thể chọn Adobe Acrobat (Cách 3) cho Windows và bộ nén PDF tích hợp (Cách 6) cho MacBook.
Bài viết liên quan:
- Cách xuất cuộc trò chuyện WhatsApp thành PDF
- Tại sao Internet Mac bị chậm đột ngột?
- Cách mở file Pages trên Windows 10
- Cách chuyển nhạc từ CD sang iPhone
Hy vọng hướng dẫn này hữu ích và bạn đã giảm dung lượng PDF không mất chất lượng trên cả Windows và Mac. Cho chúng tôi biết cách nào hiệu quả nhất. Nếu còn thắc mắc, hãy hỏi ở phần bình luận.