Chúng ta cần trích xuất dữ liệu hoặc chuyển đổi các loại tệp khác nhau từ nhiều định dạng sang Excel để tính toán và thao tác dữ liệu. PDF là một trong những định dạng tài liệu được sử dụng nhiều nhất trên toàn cầu và là nguồn dữ liệu quan trọng. Cách chúng ta chuyển đổi tệp PDF sang Excel đồng thời mà không làm mất định dạng gốc được thảo luận ở đây với hướng dẫn chi tiết.
Tải xuống tệp thực hành và PDF bên dưới.
2 cách dễ dàng chuyển đổi PDF sang Excel mà không làm mất định dạng
Với mục đích trình diễn, chúng ta sẽ chuyển đổi tệp PDF dưới đây sang trang tính Excel để giữ nguyên định dạng chính. Trong PDF, chúng ta có Ngày mua, Khu vực, Sản phẩm và Số lượng làm tiêu đề bảng.
1. Sử dụng Power Query để chuyển đổi PDF sang Excel không làm mất định dạng
Power Query là công cụ chuẩn bị hoặc xử lý dữ liệu. Ở đây chúng ta sẽ trích xuất dữ liệu và xử lý nó trong một cửa sổ khác trong Excel. Sau đó chúng ta sẽ lấy đầu ra và tải kết quả vào trang tính Excel hoàn toàn.
Các bước
- Đầu tiên, mở một trang tính Excel trống, sau đó nhấp vào Get Data (Lấy dữ liệu) từ thẻ Data (Dữ liệu).
- Sau khi nhấp biểu tượng Get Data, vào From File (Từ tệp) đến From PDF (Từ PDF) như hình ảnh.
- Sau khi nhấp From Folder (Từ thư mục), một cửa sổ Browse (Duyệt) mới sẽ mở, từ cửa sổ đó đi đến vị trí tệp của bạn và chọn tệp trên máy tính bạn muốn chuyển đổi sang định dạng Excel, nhấp Open (Mở) sau đó.
- Sau đó bạn sẽ thấy tất cả các bảng bên trong tệp PDF hiện đã được tải vào cửa sổ mới.
- Nếu bạn nhìn kỹ, tiêu đề và bảng chính hiển thị riêng biệt như các bảng trong cửa sổ xem trước.
- Chọn Page001 để chọn toàn bộ trang đầu tiên của bài viết, nó sẽ bao gồm toàn bộ tập dữ liệu, sau đó nhấp vào Load (Tải) và sau đó Load to (Tải đến).
- Cửa sổ Power Query sẽ đóng và một cửa sổ mới tên Import Data (Nhập dữ liệu) sẽ xuất hiện, trong cửa sổ đó chọn tùy chọn Existing Worksheet (Trang tính hiện có) và cũng chọn vị trí dữ liệu được tải trong hộp cam, ở đây là $A$4. Nhấp OK sau đó.
- Sau này, bạn sẽ nhận thấy bảng dữ liệu hiện đã được tải vào vị trí đã chỉ định dưới dạng bảng trong trang tính.
- Bây giờ chọn bảng và vào Table Design (Thiết kế Bảng), từ đó chọn Convert to Range (Chuyển đổi sang Phạm vi) từ nhóm Tools (Công cụ) để chuyển bảng ngược lại thành phạm vi.
- Bây giờ bạn nhận thấy tệp PDF hiện đã tải vào trang tính Excel
- Mặc dù nó sẽ cần một số sửa đổi như điều chỉnh màu sắc, độ rộng ô do chiều rộng ô khác nhau trong Excel, dữ liệu hoặc văn bản cơ bản sẽ giống nhau trong Excel
- Hình ảnh dưới đây đang hiển thị dữ liệu tệp PDF trong trang tính Excel sau một số định dạng nhỏ.
Đọc thêm: Cách chuyển đổi PDF sang Excel không cần phần mềm (3 phương pháp dễ dàng)
Bài đọc tương tự
- Cách xuất bình luận PDF vào bảng tính Excel (3 mẹo nhanh)
- Cách trích xuất dữ liệu từ PDF sang Excel (4 cách phù hợp)
2. Sử dụng công cụ chuyển đổi Adobe Acrobat
Adobe Acrobat là sản phẩm PDF hoàn chỉnh có thể tạo, chỉnh sửa và chuyển đổi tệp PDF sang các định dạng khác. Chuyển đổi PDF sang Excel cũng có thể thực hiện qua sản phẩm này một cách liền mạch.
Các bước
- Chúng ta sẽ dùng tệp PDF sau để trình diễn cách xuất PDF sang trang tính Excel.
- Bây giờ mở Adobe Acrobat Reader và từ trang chủ, nhấp vào Tools (Công cụ).
- Sau khi nhấp tools, bạn sẽ được đưa đến menu tùy chọn mới. Từ menu đó, chọn Export PDF (Xuất PDF) và nhấp menu thả xuống Open bên dưới.
- Sau khi nhấp menu thả xuống Open, nhấp vào Open từ menu thả xuống.
- Tiếp theo, một menu mới sẽ xuất hiện, từ menu đó trước hết, bạn cần chọn loại định dạng tệp bạn muốn chuyển đổi tệp PDF của mình. Chọn Spreadsheet (Bảng tính) và từ bên phải chọn loại bảng tính, là Microsoft Excel Workbook.
- Nhấp vào nút Export (Xuất) bên dưới cửa sổ.
- Sau đó Adobe Acrobat sẽ mở cửa sổ duyệt tệp từ nơi bạn cần chọn tệp PDF bạn muốn chuyển đổi sang Excel. Đi đến vị trí tệp, và chọn tệp. Sau đó, nhấp Open.
- Sau khi nhấp Open, bạn sẽ nhận thấy tệp hiện đã ở trong adobe reader và bây giờ bạn phải chọn thư mục đích nơi bạn muốn lưu trang tính Excel đã chuyển đổi cuối cùng.
- Nếu bạn đã chuyển đổi một trong các tệp PDF trước đó, thì vị trí trước đó sẽ được hiển thị bên dưới Save in Recent Folder (Lưu trong thư mục gần đây).
- Chọn ô Open file after export (Mở tệp sau khi xuất) nếu bạn muốn mở tệp ngay sau khi chuyển đổi.
- Chọn thư mục đích bằng cách nhấp Choose a Different folder (Chọn thư mục khác), nếu bạn làm lần đầu. Hoặc bạn muốn lưu tệp ở vị trí khác so với vị trí trước.
- Sau khi nhấp Choose a Different folder, đi đến vị trí tệp của bạn, và nhấp Save (Lưu).
- Bây giờ bạn đang thấy tệp PDF của bạn hiện đã được xuất hoặc chuyển đổi sang trang tính Excel.
Đọc thêm: Cách chuyển đổi PDF sang bảng trong Excel (3 phương pháp)
Kết luận
Tóm lại, câu hỏi “làm sao chuyển đổi PDF sang Excel mà không làm mất định dạng” được trả lời ở đây theo 2 cách khác nhau. Phương pháp hữu ích nhất là dùng Power Query để lấy dữ liệu từ tệp PDF và xử lý chúng trong cửa sổ Power Query. Và định dạng chúng phù hợp sau đó. Có các phương pháp khác là dùng Adobe Acrobat Reader và xuất tệp PDF sang trang tính Excel.
Đối với vấn đề này, tệp thực hành có sẵn để tải xuống nơi bạn có thể thực hành các phương pháp này.
Thoải mái đặt bất kỳ câu hỏi hoặc phản hồi nào qua phần bình luận. Bất kỳ đề xuất nào để cải thiện cộng đồng Exceldemy sẽ được đánh giá cao.
Các bài viết liên quan
- Cách trích xuất dữ liệu từ nhiều tệp PDF sang Excel (3 cách phù hợp)
- Xuất dữ liệu từ PDF có thể điền sang Excel (với các bước nhanh)
- Cách trích xuất dữ liệu cụ thể từ PDF sang Excel bằng VBA