PDF là định dạng tài liệu gần như không thể chỉnh sửa, được sử dụng cho nhiều mục đích khác nhau. Việc chuyển đổi từ PDF sang Excel rất phổ biến בקרב người dùng. Mặc dù có nhiều công cụ trực tuyến miễn phí, Phần mềm và Bộ chuyển đổi để chuyển file PDF thành Excel, nhưng bài viết này sẽ không đề cập đến chúng. Thay vào đó, chúng tôi sẽ trình bày các cách chuyển đổi PDF sang Excel mà không cần cài đặt phần mềm.
Ví dụ: Một nhà bán buôn gửi danh sách giá sản phẩm tùy chỉnh trong file PDF. Chúng ta muốn chuyển nội dung sang file Excel để sử dụng thuận tiện hơn.
Tải xuống Workbook Excel
Thực hành chuyển đổi từ Excel sang PDF hoặc ngược lại bằng Workbook dưới đây.
3 cách dễ dàng chuyển PDF sang Excel không cần phần mềm
Portable Document Format là viết tắt của PDF. Các file PDF phổ biến cho các sản phẩm nhạy cảm về cách trình bày hoặc giá cả. Các nhà sản xuất, công ty thường dùng PDF (khó chỉnh sửa) để trình bày Bố cục, Sổ tay sản phẩm hoặc tài liệu Nhạy cảm về giá. Những ưu điểm khác của PDF bao gồm:
- 🔄 Dễ dàng trao đổi, chia sẻ và xem.
- 🔄 Nội dung không thay đổi, độ tin cậy cao.
- 🔄 Khả dụng và có thể chuyển đổi từ nhiều loại tài liệu khác sang PDF.
- 🔄 Định dạng dữ liệu không đổi qua nhiều phần mềm xem.
Tuy nhiên, khi người dùng nhập liệu từ PDF vào file Excel, việc chuyển đổi PDF sang Excel trước sẽ thuận tiện hơn. Hãy xem các phương pháp bên dưới.
Phương pháp 1: Sao chép - Dán thủ công để chuyển PDF sang Excel
Bước 1: Mở file PDF cần chuyển. Sử dụng CTRL+A hoặc chuột để chọn toàn bộ nội dung.
Bước 2: Mở một Sheet Excel trống.
- ➧ Chuột phải vào ô bất kỳ. Menu ngữ cảnh xuất hiện.
- ➧ Chọn Dán đặc biệt (Paste Special).
Bước 3: Cửa sổ Dán đặc biệt hiện ra. Chọn Dán dưới dạng Văn bản (Text) rồi bấm OK.
🔼 Ngay lập tức, Excel dán nội dung đã sao chép mà không giữ bất kỳ định dạng nào. Nhìn hình dưới, toàn bộ dữ liệu bị dán vào một cột duy nhất.
Thay vào đó, bạn có thể dùng CTRL+V để thay thế Bước 2 và 3. Tất nhiên, bạn phải sắp xếp lại dữ liệu theo nhu cầu. Phương pháp này không phù hợp cho file PDF lớn hoặc phức tạp. Chỉ tiện cho ít mục nhập, không dùng cho khai thác dữ liệu chuyên sâu.
Xem thêm: Cách trích xuất dữ liệu từ nhiều file PDF sang Excel (3 cách phù hợp)
Phương pháp 2: Dùng Microsoft Word chuyển PDF sang Excel
Khó khăn nhất khi xử lý file PDF là chỉnh sửa hoặc định dạng lại. Để có kết quả tốt hơn, cần làm cho PDF có thể chỉnh sửa trước khi Sao chép và Dán vào Sheet Excel. Lúc này, Microsoft Word đóng vai trò công cụ trung gian.
Bước 1: Khởi chạy Microsoft Word. Vào File > Mở (Open). Hoặc Chuột phải vào file PDF > Chọn Mở bằng (Open With) > Chọn Microsoft Word.
Bước 2: Chọn file PDF từ thư mục thiết bị. Bấm Mở (Open).
Bước 3: Word cảnh báo sẽ chuyển PDF thành tài liệu Word có thể chỉnh sửa, kết quả có thể khác gốc. Bấm OK.
🔼 Microsoft Word mất một chút thời gian rồi mở nội dung dưới dạng tài liệu Word có thể chỉnh sửa.
Bước 4: Dùng phím tắt (CTRL+A) hoặc chuột để chọn toàn bộ nội dung. Thực hiện CTRL+C hoặc Sao chép từ menu ngữ cảnh.
Bước 5: Mở Sheet Excel trống, thực hiện CTRL+V hoặc Dán.
So sánh Phương pháp 1 và 2, Phương pháp 2 cho định dạng dữ liệu gần nhất với nguồn gốc. Vì vậy, dùng Microsoft Word làm công cụ trung gian để làm cho PDF có thể chỉnh sửa trước khi chuyển sang Excel hiệu quả hơn nhiều.
Xem thêm: Cách xuất dữ liệu từ PDF có thể điền sang Excel (với các bước nhanh)
Phương pháp 3: Chuyển PDF sang Excel không cần phần mềm bằng tính năng Lấy dữ liệu (Get Data)
Excel cung cấp sẵn tính năng Lấy dữ liệu (Get Data) để truy xuất dữ liệu từ nguồn bên ngoài. Tính năng này nằm ở tab Dữ liệu (Data).
Bước 1: Chuyển đến Dữ liệu > Bấm Lấy dữ liệu (Get Data) (trong phần Lấy & Chuyển đổi dữ liệu) > Chọn Từ tệp (From File) > Chọn Từ PDF (From PDF).
Bước 2: Excel mở thư mục thiết bị. Chọn file PDF cần nhập. Bấm Nhập (Import).
Bước 3: Cửa sổ Trình điều hướng (Navigator) xuất hiện. Chọn trang có sẵn dưới Tùy chọn hiển thị. Có thể chọn nhiều mục bằng cách bật Chọn nhiều mục (Select multiple items). Excel hiển thị xem trước dữ liệu sẽ lấy.
Bấm Chuyển đổi dữ liệu (Transform Data).
Vì PDF chỉ có một trang, cửa sổ Trình điều hướng chỉ hiển thị một trang. Bạn có thể dùng Chọn nhiều mục để xem trước nhiều trang.
Bước 4: Chọn Chuyển đổi dữ liệu mở cửa sổ Trình soạn thảo Power Query (Power Query Editor). Trong cửa sổ này, thực hiện Trang chủ (Home) > Bấm Đóng & Tải (Close & Load) > Chọn Đóng & Tải (Close & Load).
Bước 5: Cuối cùng, Excel tải toàn bộ nội dung dưới dạng Bảng (Table) như hình dưới.
Toàn bộ dữ liệu tải về giống hệt nội dung PDF gốc. Sau đó, bạn có thể chỉnh sửa dữ liệu hoặc phần cần thiết theo định dạng mong muốn.
Xem thêm: Cách chuyển PDF thành Bảng trong Excel (3 phương pháp)
Kết luận
Xử lý file PDF để trích xuất dữ liệu rất phổ biến. Bài viết đã trình bày những cách dễ dàng nhất chuyển PDF sang Excel không cần phần mềm: Sao chép - Dán, Microsoft Word làm Công cụ trung gian và tính năng Lấy dữ liệu (Get Data) của Excel. Tuy nhiên, tính năng Lấy dữ liệu và Microsoft Word cho kết quả tốt hơn khi xét về đầu ra. Hy vọng các phương pháp trên hữu ích cho bạn. Hãy để lại bình luận nếu có thắc mắc hoặc đóng góp.
Đọc thêm
- Cách trích xuất dữ liệu cụ thể từ PDF sang Excel bằng VBA
- Cách xuất nhận xét PDF vào bảng tính Excel (3 mẹo nhanh)
- Cách trích xuất dữ liệu từ nhiều file PDF sang Excel (3 cách phù hợp)