Computer >> Hướng Dẫn Máy Tính >  >> Phần Mềm >> Office

Thành Thạo Excel: 7 Cách Chuyển Định Dạng General Sang Date Đã Chứng Minh

Giới Thiệu

Định dạng Date (Ngày/Tháng/Năm) là một trong những định dạng quan trọng nhất trong Excel. Excel thường tự nhận diện và chuyển đổi, nhưng nhiều trường hợp ngày tháng bị lưu dưới dạng General (chung) hoặc Text (văn bản) do nhập sai cấu trúc, import từ CSV, hệ thống khác... Bài viết hướng dẫn 7 cách chuyển General/Text sang Date chuẩn.

💡 Lưu Ý: "General format" trong Excel nghĩa là "chưa chỉ định định dạng cụ thể". Số/chuỗi nhập vào mặc định là General. Bài viết này bao gồm chuyển từ General, Text, và Số sang Date.

7 Cách Hiệu Quả Chuyển General Sang Date

1. Dùng Tùy Chọn Kiểm Tra Lỗi (Error Checking) – Cho Ngày 2 Chữ Số Năm

Khi nhập ngày dạng "dd/mm/yy" (ví dụ: 31/12/23), Excel có thể hiểu sai (1933 hoặc 2033) và hiện dấu lỗi nhỏ (mũi tên xanh góc ô).

Điều Kiện: Phải bật Error Checking: File → Options → Formulas → Tick Enable background error checking.

Các Bước:

  1. Click vào ô có dấu lỗi → Hiện hộp mũi tên xanh.
  2. Click mũi tên → Chọn Convert XX to 20XX (chuyển năm 2 chữ số thành 20xx).
  3. Chọn các ô khác cùng lỗi → Lặp lại hoặc dùng Fill Handle.

Excel chuyển sang Date chuẩn (dd/mm/yyyy).

2. Dùng Tùy Chọn Định Dạng Số (Number Format) – Cách Chuẩn, Dễ Nhất

Áp dụng khi dữ liệu thực chất là số ngày (serial number) hoặc text đúng cấu trúc ngày.

Các Bước:

  1. Chọn phạm vi ô (ví dụ B5:B10).
  2. Tab Home → Nhóm Number → Click mũi tên mở rộng (hoặc Ctrl+1).
  3. Tab Number → Chọn Category: Date.
  4. Chọn Type phù hợp (ví dụ: *14/03/2012, 14/03/12, 14-Mar-12...).
  5. Nhấn OK.

💡 Mẹo: Các loại có dấu * (*14/03/2012) tuân theo cài đặt Region của Windows (ngắn/gọn).

3. Dùng Paste Special (Dán Đặc Biệt) – Chuyển Text Sang Số Ngày

Áp dụng khi ngày được lưu dưới dạng Text (căn lề trái) nhưng cấu trúc đúng (VD: "2023-12-31" hoặc "31/12/2023").

Các Bước:

  1. Copy một ô trống bất kỳ (Ctrl+C).
  2. Chọn phạm vi cần chuyển (B5:B8).
  3. Chuột phải → Paste Special (hoặc Ctrl+Alt+V).
  4. Chọn Add (Cộng) → OK.

Nguyên Lý: Text ngày + 0 = Số serial date (General). Sau đó dùng Cách 2 (Format Cells → Date) để hiển thị đúng.

4. Dùng Find & Replace (Tìm Và Thay Thế) – Cho Dấu Chấm Phân Cách

Áp dụng khi ngày dùng dấu chấm: "31.12.2023" → Cần thành "31/12/2023" để Excel nhận là Date.

Các Bước:

  1. Chọn phạm vi (B5:B9).
  2. Ctrl+H (Find & Replace).
  3. Find what: . (dấu chấm). Replace with: / (dấu gạch chéo).
  4. Replace All → OK → Close.

Excel tự nhận diện và chuyển sang Date. Chỉ dùng khi cấu trúc ngày đã đúng (dd/mm/yyyy), chỉ sai dấu phân cách.

5. Dùng Text To Columns (Chuyển Văn Bản Thành Cột) – Cho Định Dạng Cố Định (YYYYMMDD, DDMMYYYY...)

Công cụ mạnh để parse chuỗi ngày không dấu phân cách.

Các Bước:

  1. Chọn phạm vi (B5:B8).
  2. Data → Text to Columns.
  3. Step 1: Chọn Delimited → Next.
  4. Step 2: Bỏ tick tất cả delimiters → Next.
  5. Step 3: Column data format → Chọn Date → Dropdown chọn thứ tự: DMY, MDY, YMD... tùy dữ liệu (Ví dụ: YMD cho 20231231).
  6. Finish.

Cột chuyển thành Date chuẩn ngay lập tức.

6. Dùng Hàm VALUE, DATEVALUE, DATE

6.1. Hàm VALUE – Chuyển Text Dạng Số Sang Số

=VALUE(B5) → Kết quả là serial number (General) → Dùng Cách 2 định dạng Date.

Dùng khi text là số (ví dụ: "45231" – serial number của ngày).

6.2. Hàm DATEVALUE – Chuyển Text Dạng Ngày Sang Serial Number

=DATEVALUE(B5) (B5 chứa text "31/12/2023").

Kết quả: Serial number (General) → Phải Format Cells → Date (Cách 2).

⚠️ Lưu Ý: DATEVALUE chỉ nhận text. Nếu ô là số → Lỗi #VALUE!. Dùng VALUE cho số.

6.3. Hàm DATE – Tạo Ngày Từ Thành Phần Năm/Tháng/Ngày Tách Rời

Khi năm, tháng, ngày tách biệt hoặc gộp trong chuỗi không chuẩn.

Cú Pháp: =DATE(year, month, day)

Ví Dụ Chuỗi "20231231" (YYYYMMDD):

=DATE(LEFT(B5,4), MID(B5,5,2), RIGHT(B5,2))
  • LEFT(B5,4): Lấy 4 ký tự đầu → Năm (2023).
  • MID(B5,5,2): Lấy từ ký tự 5, 2 ký tự → Tháng (12).
  • RIGHT(B5,2): Lấy 2 ký tự cuối → Ngày (31).

Kết quả trực tiếp là Date chuẩn (serial number hiển thị Date).

7. Dùng Phép Toán Học Đơn Giản – Ép Kiểu Text Sang Số

Thực hiện phép toán không thay đổi giá trị để Excel chuyển Text → General (Serial Number).

Các Phép Toán:

  • =B5 + 0
  • =B5 * 1
  • =B5 / 1
  • =--B5 (Double Unary: âm âm = dương, chuyển text sang số).

Sau khi có serial number → Dùng Cách 2 (Format Cells → Date) để hiển thị.

💡 Mẹo: Cách này rất nhanh cho cột lớn: Nhập công thức cột phụ → Copy → Paste Values → Format Date.

💡 Những Điều Cần Nhớ (Best Practices)

  • Ngày tối thiểu: Excel tính ngày từ 1/1/1900. DATEVALUE với ngày trước 1900 → Lỗi #VALUE!.
  • DATEVALUE vs VALUE: DATEVALUE chỉ cho Text ngày. Số serial dùng VALUE.
  • Cách "Go-To" (Thứ tự ưu tiên): Thử Cách 2 (Format Cells → Date) trước. Nhanh nhất, không cần công thức/cột phụ. Không được → Thử Cách 3 (Paste Special +0), Cách 4 (Find/Replace), Cách 5 (Text to Columns), Cách 6/7 (Hàm).

Kết Luận

Đã trình bày 7 phương pháp từ giao diện (Format Cells, Error Checking, Text to Columns, Paste Special, Find/Replace) đến công thức (VALUE, DATEVALUE, DATE, Phép toán). Hãy tải file thực hành và áp dụng cho dữ liệu thực tế. Truy cập ExcelDemy.com để giải quyết thêm vấn đề Excel!

Bài Viết Liên Quan

  • Chuyển Ngày Sang Tên Tháng Trong Excel (8 Cách Nhanh)
  • Tính Khoảng Cách Giữa 2 Ngày Và Giờ Trong Excel
  • Cách Chèn Ngày Trong Excel (7 Phương Pháp Đơn Giản)