Hãy tưởng tượng một trường hợp khi bạn có một tập dữ liệu trong trang tính Excel và bạn thấy một số hàng trống không cần thiết. Không còn nghi ngờ gì nữa, những hàng trống bất ngờ như vậy khiến mọi người khó chịu, xáo trộn công việc và cản trở nhịp độ làm việc. Vì vậy, trước khi làm việc với tập dữ liệu như vậy trong Excel, chúng tôi muốn xóa các hàng trống vô dụng này . Microsoft Excel có nhiều kỹ thuật và phương pháp để thực hiện tác vụ này. Chúng tôi sẽ hiển thị 8 trong số đó với các ví dụ và hình ảnh minh họa thích hợp.
Chúng tôi khuyên bạn nên tải xuống sách bài tập thực hành sau và thực hành cùng với nó.
8 phương pháp hiệu quả để xóa hàng trống trong Excel
Hãy xem xét tập dữ liệu sau đây mô tả Mục tên, Bán hàng số tiền và Tiền thưởng . Do đó, tập dữ liệu này có các hàng trống trong Hàng 6 , 9 , 11 và 13 , chúng tôi muốn xóa những hàng không cần thiết này.
Vì vậy, hãy bắt đầu.
1. Xóa một vài hàng trống theo cách thủ công
Khi chúng tôi có tập dữ liệu không quá lớn và chỉ có một số nhỏ hàng trống, chúng tôi có thể xóa các hàng thủ công. Nó sẽ nhanh hơn so với việc thực hiện các phương pháp khác có các lệnh, hàm Excel, v.v. trong trường hợp như vậy. Kỹ thuật này chỉ bao gồm hai bước đơn giản. Hãy xem nào. 👇
Các bước:
- Nhấn & giữ Ctrl và do đó chọn các hàng trống.
- Nhấp chuột phải > Đi tới ngữ cảnh trình đơn> Nhấp vào Xóa lệnh.
Đó là nó! Chúng tôi đã xóa các hàng trống vô ích một cách dễ dàng. 👇
💡 Hãy nhớ:
Kỹ thuật thủ công này chỉ có thể áp dụng khi tập dữ liệu của bạn có kích thước ngắn và nó chỉ có một vài hàng trống. Nếu tập dữ liệu lớn, bạn phải triển khai một trong 9 phương pháp sau.
Đọc thêm: Cách xóa hàng trống trong Excel
2. Sử dụng Lệnh sắp xếp trong Excel
Sắp xếp lệnh chuyển các hàng trống xuống cuối tập dữ liệu. Kết quả là, tập dữ liệu loại bỏ các hàng trống vô nghĩa. Hãy xem quy trình làm việc. 👇
Các bước:
- Đi tới Dữ liệu > Tab Sắp xếp và lọc nhóm.
- Nhấp vào Sắp xếp Nhỏ nhất đến Lớn nhất hoặc Sắp xếp Lớn nhất đến Nhỏ nhất .
Cuối cùng, các hàng trống được sắp xếp xuống dưới cùng. Hình ảnh sau đây cho thấy kết quả. 👇
💡 Hãy nhớ:
Nếu tập dữ liệu có một cột cho số sê-ri, chúng tôi phải chọn tùy chọn Sắp xếp Từ nhỏ nhất đến lớn nhất để các số sê-ri không thay đổi.
Đọc thêm: Cách xóa hàng trong Excel
3. Sử dụng Đi tới Lệnh đặc biệt
Lệnh này chọn các ô trống. Sau đó, chúng tôi có thể xóa các hàng trống bằng phím tắt Ctrl + - hoặc Xóa lệnh trong ngữ cảnh thực đơn. Vì vậy, chúng ta hãy xem phương pháp này từng bước. 👇
Các bước:
- Chọn bất kỳ cột nào hoặc toàn bộ tập dữ liệu.
- Đi tới Trang chủ tab> Chỉnh sửa nhóm.
- Đi tới Tìm &Chọn trình đơn thả xuống> Chuyển đến Đặc biệt lệnh.
Chuyển đến Đặc biệt hộp thoại sẽ mở ra.
Lối tắt :Nhấn Ctrl + G > Đi tới hộp thoại sẽ mở ra> Nhấn Đặc biệt .- Chọn Khoảng trống nút radio> Nhấn OK .
Chúng ta có thể thấy từ ảnh chụp màn hình sau rằng các hàng trống dự kiến cùng với các ô trống cũng được chọn.
Bây giờ, hãy tiếp tục để xóa các hàng đã chọn.
- Nhấn Ctrl + - .
Xóa hộp thoại sẽ mở ra.
- Chọn Toàn bộ hàng nút radio> Nhấn OK .
Bạn cũng có thể thực hiện việc xóa này bằng cách sử dụng nút Xóa trong ngữ cảnh như được mô tả trong phương pháp đầu tiên.
Đó là nó. Chúng tôi đã loại bỏ các hàng trống không cần thiết. Chúng tôi đã hiển thị tập dữ liệu kết quả trong ảnh chụp màn hình ở trên. 👆
Đọc thêm: Cách xóa hàng trong Excel tiếp tục vĩnh viễn (4 cách dễ dàng)
4. Sử dụng lệnh Tìm trong Excel
Phương pháp này rất giống với phương pháp trước. Sự khác biệt là ở cách chúng tôi chọn các hàng trống. Hãy tiến về phía trước. 👇
Các bước:
- Đi tới Trang chủ tab> Chỉnh sửa nhóm.
- Tìm &Chọn trình đơn thả xuống> Tìm Lệnh.
Hộp thoại có tên Tìm và thay thế sẽ xuất hiện.
Chúng tôi cũng có thể truy cập Tìm và thay thế bằng cách nhấn Ctrl + H trên bàn phím.Bây giờ, hãy thực hiện lần lượt các bước sau.
- Đi tới Tìm một phần của hộp.
- Giữ nút Tìm gì hộp trống.
- Tìm kiếm Trong Trang tính .
- Tìm kiếm Theo Hàng .
- Xem trong Giá trị .
- Đánh dấu Khớp toàn bộ nội dung ô hộp kiểm.
- Nhấn Tìm tất cả .
Như chúng ta có thể thấy, tất cả 4 hàng trống đang được hiển thị trong hộp bật lên. 👇
- Chọn tất cả chúng bằng cách nhấn Ctrl + A .
- Nhấn Đóng .
- Sử dụng một phương pháp phù hợp được mô tả trong các phần trên, xóa tất cả.
Đầu ra sẽ như trong hình dưới đây. 👇
5. Sử dụng Tính năng tự động lọc của Excel
Chúng tôi cũng có thể xóa các hàng trống bằng cách sử dụng Bộ lọc tùy chọn trong excel. Đây là các bước. 👇
Các bước:
- Chọn toàn bộ phạm vi dữ liệu bao gồm các tiêu đề, B4:E14 .
- Đi tới Dữ liệu > Tab Sắp xếp &Bộ lọc nhóm> Bật Bộ lọc bằng cách nhấp vào nó.
Phím tắt để bật tùy chọn Bộ lọc là: Ctrl + Shift + L
- Nhấp vào bất kỳ hiển thị tất cả biểu tượng của tiêu đề của tập dữ liệu.
- Bỏ chọn tất cả> Chỉ chọn Khoảng trống .
- Nhấn OK .
Tất cả các hàng có nội dung đã biến mất. Bây giờ chỉ có các hàng trống được hiển thị.
- Xóa các hàng trống bằng bất kỳ kỹ thuật nào được mô tả trong phương pháp 1.
Mặc dù chúng tôi đã xóa các hàng trống thành công, chúng tôi cũng thấy tập dữ liệu như thể chúng tôi đã xóa tất cả các hàng có dữ liệu. Chúng tôi phải khôi phục các hàng có dữ liệu và chuyển đổi tập dữ liệu thành một bài hát biểu mẫu chưa được lọc với dữ liệu đó.
- Nhấp vào bất kỳ hiển thị tất cả biểu tượng của tiêu đề của tập dữ liệu.
- Chọn Tất cả> Nhấn OK .
Chúng tôi đã lấy lại tập dữ liệu ban đầu của chúng tôi mà bây giờ không có bất kỳ hàng trống nào. Nhiệm vụ tiếp theo là chuyển nó sang dạng chưa được lọc.
- Nhấp vào một ô ngẫu nhiên trong tập dữ liệu và chuyển đến Dữ liệu tab.
- Đi tới Sắp xếp &Bộ lọc nhóm> Nhấp vào Bộ lọc lệnh.
Biểu mẫu được lọc đã biến mất và tập dữ liệu ở trạng thái bình thường mong muốn. 👇
Cách Thay thế để Sử dụng Tùy chọn Bộ lọc:
Chúng tôi có thể muốn thử một cách thay thế là sử dụng Bộ lọc quyền mua. Lần này, chúng tôi không thể xóa các hàng trống khỏi tập dữ liệu, nhưng chúng tôi có thể xóa chúng khỏi tầm nhìn của mình. Trong một số trường hợp, phương pháp này có thể hữu ích. Vì vậy, hãy xem! 👇
Các bước:
- Áp dụng Bộ lọc trên tập dữ liệu như đã nêu trước đó.
- Nhấp vào bất kỳ hiển thị tất cả biểu tượng của tiêu đề của tập dữ liệu.
- Bỏ đánh dấu (Khoảng trống) hộp kiểm> Nhấn OK .
Chúng tôi đã làm cho các hàng trống biến mất khỏi tập dữ liệu! Chúng tôi phải giữ Bộ lọc tùy chọn BẬT . 👇
💡 Hãy nhớ:
Cần lưu ý rằng nếu chúng ta tắt Bộ lọc tùy chọn, các hàng trống sẽ xuất hiện lại!
Đọc thêm: Cách lọc và xóa hàng bằng VBA trong Excel (2 phương pháp)
Bài đọc tương tự
- Cách xóa một hàng nếu một ô trống trong Excel (4 phương pháp)
- Công thức Loại bỏ Hàng Trống trong Excel (5 Ví dụ)
- Xoá Nhiều Hàng trong Excel (3 Phương pháp)
- Cách xóa các hàng đã chọn trong Excel (8 cách tiếp cận)
- Cách xóa tất cả các hàng bên dưới một hàng nhất định trong Excel (6 cách)
6. Sử dụng Lệnh Bộ lọc Nâng cao của Excel
Bộ lọc nâng cao tùy chọn là một công cụ hữu ích khác trong Microsoft Excel để loại bỏ các hàng trống vô dụng khỏi tầm nhìn. Hãy xem các bước sau. 👇
Các bước:
Trước hết, chúng tôi cần thiết lập phạm vi tiêu chí lọc . Vì vậy,
- Tạo cột dữ liệu mới trong Ô G4 với tiêu đề có tên Người bán hàng .
- Nhập
>""trong Ô G5.
- Đi tới Dữ liệu > Chuyển đến tab Sắp xếp &Bộ lọc nhóm> Nhấp vào Nâng cao tùy chọn.
Hộp thoại bộ lọc nâng cao sẽ mở ra.
- Nhấp vào nút “ Lọc danh sách tại chỗ Nút radio ”.
- Tiếp theo, chọn “ Phạm vi danh sách ”Bằng cách chọn toàn bộ tập dữ liệu B4:E14 .
- Chọn “ Phạm vi tiêu chí ”Bằng cách chọn phạm vi G4:G5 .
Sau khi hoàn thành bước 3 &4, Bộ lọc nâng cao hộp thoại sẽ giống như hình sau.
- Nhấn OK .
Ảnh chụp màn hình sau đây cho thấy rằng chúng tôi đã rút các hàng trống khỏi tập dữ liệu thành công. 👇
Nhưng số hàng màu xanh lam &không liên tiếp 5,7,8,10,12 và 14 chỉ ra rằng các hàng trống vẫn ở đó mặc dù khuất tầm nhìn. Nếu bạn muốn chúng trở lại thì bạn chỉ cần nhấp đúp vào giữa các số hàng màu xanh lam và chúng sẽ xuất hiện lại!
Đọc thêm: Cách xóa hàng đã lọc trong Excel (5 phương pháp)
7. Sử dụng một số công thức Excel để xóa hàng trống
7.1 Sử dụng Hàm FILTER trong Excel
Trong phương pháp này, chúng tôi sẽ sử dụng hàm FILTER là một hàm mảng động chỉ có sẵn trong Excel 365 .
Điều đặc biệt ở đây là bạn chỉ cần nhập công thức một lần vào ô phía trên bên trái nhất. Kết quả sẽ tràn vào các ô còn lại của phạm vi được chỉ định. Hơn nữa, nếu chúng tôi thêm nhiều hàng hơn vào tập dữ liệu của mình, hàm cũng sẽ tự động áp dụng cho các hàng mới.
Hãy xem cách sử dụng nó. 👇
Các bước:
- Sao chép tên tiêu đề và dán chúng ở một vị trí mới (tại đây, trong Ô G4 ) với định dạng.
- Nhập công thức sau bằng FILTER chức năng trong Ô G5 :
=FILTER(B5:E14,(B5:B14<>"")*(C5:C14<>"")*(D5:D14<>"")*(E5:E14<>"")) - Nhấn Enter .
Vì vậy, hình ảnh sau đây cho thấy rằng chúng tôi đã loại bỏ thành công tất cả các hàng trống và mang lại cho tập dữ liệu giao diện sạch sẽ như mong muốn.
🔎 Công thức hoạt động như thế nào?
Khi chúng tôi đang tìm các hàng trống để xóa, mỗi ô của các hàng trống sẽ trống. Vì vậy, chúng tôi đã thiết kế các tiêu chí để tìm các ô trống trước tiên. Sau đó, sử dụng logic Boolean, chúng tôi đã xóa các ô trống, hay nói cách khác là các hàng trống.
⮞ E5:E14 <> ””
KHÔNG toán tử có chuỗi trống “” có nghĩa là Không rỗng . Trong mỗi ô trong phạm vi E5:E14 , kết quả sẽ là một mảng như sau:
Đầu ra: {TRUE; FALSE; TRUE; TRUE; FALSE; TRUE; FALSE; TRUE; FALSE; TRUE}
⮞ Tương tự, đối với D5:D14 <> ”” , C5:C14 <> ”” và B5:B14 <> ”” , kết quả sẽ là:
D5:D14 <> ”” ={TRUE; FALSE; TRUE; TRUE; FALSE; TRUE; FALSE; TRUE; FALSE; TRUE}
C5:C14 <> ”” ={TRUE; FALSE; TRUE; TRUE; FALSE; TRUE; FALSE; TRUE; FALSE; TRUE}
B5:B14 <> ”” ={TRUE; FALSE; TRUE; TRUE; FALSE; TRUE; FALSE; TRUE; FALSE; TRUE}
⮞ (B5:B14 <> ””) * (C5:C14 <> ””) * (D5:D14 <> ””) * (E5:E14 <> ””)
Tuân theo các quy tắc của logic Boolean, điều này trả về mảng sau.
Đầu ra:{1; 0; 1; 1; 0; 1; 0; 1; 0; 1}
⮞ BỘ LỌC (B5:E14, (B5:B14 <> ””) * (C5:C14 <> ””) * (D5:D14 <> ””) * (E5:E14 <> ””))
Cuối cùng, BỘ LỌC hàm trả về kết quả từ mảng B5:B14 , phù hợp với tiêu chí. =
Đầu ra:{“Matt”, “Thịt”, 200,10; ”Lee”, “Hải sản”, 450,22,5; “Adam”, “Quần áo”, 1000,50; “Hopkins”, “Đồ chơi trẻ em” , 780,39; ”Nick”, “Quần áo”, 890,44,5; ”Chris”, “Mỹ phẩm”, 2550,127,5}
7.2 Sử dụng hàm COUNTBLANK
Hàm COUNTBLANK trả về số lượng ô trống trong một phạm vi được chỉ định. Mặc dù nó xử lý các ô trống, chúng tôi cũng có thể sử dụng chức năng cho mục đích của mình. Hãy xem sau đó. 👇
Các bước:
- Thêm cột có tên “ Khoảng trống ”Ở phía bên phải của tập dữ liệu.
- Nhập công thức ⏩
=COUNTBLANK(B5:E5)➤ trong Ô F5 .
- Kéo Ô điều khiển điền biểu tượng trên phạm vi F6:F14 .
- Đi tới Dữ liệu > Chuyển đến tab Sắp xếp &Bộ lọc nhóm.
- Bật Bộ lọc tùy chọn.
- Nhấp vào bất kỳ hiển thị tất cả các biểu tượng ở tiêu đề của tập dữ liệu.
- Bỏ chọn tất cả> Chỉ chọn 4 .
- Nhấn OK .
- Xóa các hàng hiện có bằng cách sử dụng bất kỳ kỹ thuật nào được mô tả trong phương pháp 1 .
- Bây giờ, hãy chuyển đến Dữ liệu và nhấp vào Bộ lọc và tắt nó đi.
Sau khi xoay Bộ lọc tắt tùy chọn, tập dữ liệu sẽ giống như hình sau.
- Xóa cột F bằng cách chọn cột và chọn nút Xóa lệnh từ ngữ cảnh menu.
Do đó, chúng tôi đã xóa hoàn hảo các hàng trống và tạo tập dữ liệu mới trông mới. 👆
7.3 Kết hợp các hàm INDEX, SMALL, ROW và ROWS
Trong phương pháp cuối cùng thứ hai, chúng tôi đã đưa ra một công thức Excel. Phương pháp này hoạt động chỉ trong hai bước. Hãy xem bên dưới. 👇
Các bước:
- Chỉ cần sao chép tiêu đề của tập dữ liệu và dán nó đến một vị trí thích hợp, tại đây trong Ô G4 .
- Nhập công thức sau vào Ô G5 và nhấn Vào.
=IFERROR(INDEX(B:B,SMALL(IF(B$5:B$14<>"",ROW(B$5:B$14)),ROWS(B$5:B5))), "") 📌 Nếu bạn không có MS Excel 365 , sau đó nhấn Ctrl + Shift + Enter .
- Kéo ô điều khiển điền ở đầu bên phải và cuối tập dữ liệu.
Đó là nó. Xem hình sau. 👇
🔎 Công thức hoạt động như thế nào?
⮞ ROWS (B $ 5:B5)
ROWS hàm trả về số hàng trong phạm vi B $ 5:B5 .
Đầu ra:1 .
⮞ ROW (B $ 5:B $ 14)
ROW hàm trả về số hàng của phạm vi B $ 5:B $ 14 .
Đầu ra:{5; 6; 7; 8; 9; 10; 11; 12; 13; 14}
⮞ B $ 5:B $ 14 <> ””
Kết quả:{TRUE; FALSE; TRUE; TRUE; FALSE; TRUE; FALSE; TRUE; FALSE; TRUE}
⮞ IF (B $ 5:B $ 14 <> ””, ROW (B $ 5:B $ 14))
IF hàm kiểm tra phạm vi B $ 5:B $ 14 nó có thỏa mãn điều kiện hay không và trả về như sau.
Đầu ra:{5; FALSE; 7; 8; FALSE; 10; FALSE; 12; FALSE; 14}
⮞ NHỎ (IF (B $ 5:B $ 14 <> ””, ROW (B $ 5:B $ 14)), ROWS (B $ 5:B5))
NHỎ hàm xác định giá trị nhỏ nhất của mảng trên.
Đầu ra:{5}
⮞ IFERROR (INDEX (B:B, SMALL (IF (B $ 5:B $ 14 <> ””, ROW (B $ 5:B $ 14))), ROWS (B $ 5:B5))), “”)
Cuối cùng, INDEX hàm trả về giá trị từ B:B phạm vi và hàng thứ 5 , như được gọi bằng SMALL hàm số. IFERROR chỉ là để giữ cho đầu ra luôn mới từ các giá trị lỗi Excel.
Đầu ra:{Matt}
Đọc thêm: Cách xóa hàng trống trong Excel (6 cách)
8. Sử dụng Công cụ truy vấn Excel Power để xóa tất cả hàng trống
Truy vấn nguồn là một công cụ Excel tuyệt vời và bạn có thể sử dụng nó cho nhiều mục đích. Ở đây chúng tôi sẽ sử dụng công cụ này cho mục đích của chúng tôi, xóa các hàng trống. Chỉ cần làm theo các bước dưới đây. 👇
Các bước:
- Đi tới Dữ liệu tab> “ Lấy &chuyển đổi dữ liệu ”Nhóm> Chọn“ Từ Bảng / Phạm vi " quyền mua.
A “ Tạo bảng Hộp thoại ”sẽ mở ra.
- Chọn toàn bộ tập dữ liệu B4:E14 .
- Nhấn OK .
“ Trình chỉnh sửa truy vấn nguồn Cửa sổ ”đã xuất hiện.
- Đi tới Trang chủ tab> Giảm hàng menu thả xuống
- Xóa hàng trình đơn thả xuống> Xóa hàng trống .
Các hàng trống sẽ bị xóa. Xem hình sau.
- Đi tới Tệp > Select Coles &Load To option.
The Import Data dialog box will appear.
- Choose the Table radio button.
- Choose the Existing worksheet radio button
- Select your desired placement of the output, Cell B16> Press OK .
That’s it. The output dataset is ready with no blank rows in it.
Now, if you want to convert the Table form to the Range form you have to follow some more steps.
Converting the Dataset to Range Form:
Steps:
- Go to the Table Design tab> the Tools group> Select Convert to Range .
- Press OK .
We have successfully converted the dataset into a range form.
The Sales and Bonus column data are in the General number type. You can easily change the number type. Just follow these two steps.
1. Select the two columns .
2. Go to the Home tab> Number group> Select Accounting Number Format .
That’s it. See the following picture.
Read More: Excel Shortcut to Delete Rows (With Bonus Techniques)
Concluding Words
So, we have discussed 8 ways to delete blank rows in Excel. Hope you will find all these methods instrumental. Moreover, the workbook is there for you to download and practice yourself. If you have any questions, comments, or any kind of feedback, please let me know in the comment box. And please visit our website ExcelDemy to explore more.
Related Articles
- Delete Every nth Row in Excel (Easiest 6 Ways)
- Use Macro to Delete Rows Based on Criteria in Excel (3 Ways)
- How to Use VBA to Delete Empty Rows in Excel
- Delete Infinite Rows in Excel (5 Easy Ways)
- How to Delete Hidden Rows in Excel (3 Methods)
- Excel VBA to Delete Rows with Specific Data (9 Examples)