Một trong những tác vụ phổ biến nhất trong Excel là xóa các hàng trống. Dù dữ liệu bất kỳ, thường có nhiều dòng trống rải rác trong file.
Nếu có hàng nghìn hàng, xóa thủ công gần như không thể. Cách phổ biến nhất online là dùng macro Excel.
Tuy nhiên, nếu không quen macro, cách này khó thực hiện. Nếu macro lỗi, bạn không biết sửa sao cho phù hợp. Bài này giới thiệu vài cách xóa hàng trống trong Excel cùng ưu/nhược điểm. Các phương pháp hoạt động trên mọi phiên bản Excel từ 2003 đến 2016 và mới hơn.
Phương Pháp 1 – Thêm Cột Sắp Xếp
May mắn thay, có cách đơn giản, hiệu quả xóa dòng trống không cần macro. Cách này dùng sắp xếp. Giả sử dữ liệu sau cần xóa dòng trống:
Đầu tiên, chèn một cột và đánh số liên tiếp. Tại sao? Nếu thứ tự hàng quan trọng, khi sắp xếp cột A để xóa dòng trống, không thể khôi phục thứ tự ban đầu.
Trước khi sắp xếp cột tên động vật, sheet trông như sau:
Chọn cả hai cột, vào tab Dữ liệu (Data), nhấn nút Sắp xếp (Sort).
Ở Sắp xếp theo (Sort By), chọn cột B và nhấn OK. Lưu ý: chọn cột có giá trị trống. Nếu nhiều cột có trống, chọn một trong số đó.
Bây giờ dữ liệu như sau. Dòng trống tập trung ở dưới, dễ xóa:
Sau khi xóa, bạn hiểu tại sao cần cột số? Trước sắp xếp thứ tự là "Mèo, Chó, Heo..." giờ thành "Gấu, Mèo, Bò...". Chỉ cần sắp xếp lại theo cột A để về thứ tự cũ.
Dễ phải không? Ưu điểm: dễ xóa hàng chỉ có một cột trống thay vì cả hàng trống. Vậy nếu cần kiểm tra nhiều cột?
Cùng phương pháp, thêm tất cả cột vào hộp thoại Sắp xếp. Ví dụ khác:
Sheet phức tạp hơn: nhiều hàng hoàn toàn trống, nhiều hàng chỉ một phần trống. Chỉ sắp xếp theo cột B không đưa hết hàng trống về dưới. Sau khi thêm cột số, chọn 5 cột, nhấn Sắp xếp, thêm 4 cấp độ trong Sắp xếp theo.
Khi đó, chỉ hàng nào có cả 4 cột trống mới xuống dưới.
Xóa các hàng đó, sau đó sắp xếp lại để khôi phục thứ tự ban đầu.
Phương Pháp 2 – Sử Dụng Bộ Lọc (Filter)
Tương tự Sắp xếp, ta dùng bộ lọc. Không cần thêm cột. Chọn tất cả cột cần kiểm tra trống, nhấn nút Lọc (Filter).
Mũi tên dropdown xuất hiện bên tiêu đề. Nhấn vào, bỏ chọn Chọn tất cả (Select All) và chọn Trống (Blanks) ở dưới.
Làm tương tự cho từng cột. Nếu chỉ còn hàng trống hiển thị, không cần chọn Trống cho cột còn lại vì mặc định đã lọc.
Số thứ tự hàng trống nổi bật màu xanh. Chọn các hàng đó, chuột phải chọn Xóa (Delete). Xóa xong, nhấn nút Lọc lại để tắt bộ lọc, các hàng có dữ liệu xuất hiện lại.
Phương Pháp 3 – Xóa Bất Kỳ Ô Trống Nào
Phương pháp này xóa bất kỳ hàng nào có ô trống (dù hàng hoàn toàn trống hay chỉ một ô trống). Không phù hợp mọi người nhưng hữu ích nếu muốn xóa hàng dữ liệu không đầy đủ.
Chọn toàn bộ dữ liệu, nhấn F5 mở hộp Chuyển đến (Go To), nhấn Đặc biệt (Special).
Chọn Trống (Blanks) và nhấn OK.
Tất cả ô/hàng trống được highlight xám. Tab Trang chủ (Home), nhấn Xóa (Delete) chọn Xóa hàng trang tính (Delete Sheet Rows).
Kết quả: xóa mọi hàng có ít nhất một ô trống.
Cách này không dành cho ai, nhưng有些 trường hợp rất tiện. Chọn phương pháp phù hợp nhất. Chúc thành công!