Một trong những tác vụ phổ biến nhất trong Excel là xóa các hàng trống. Bất kỳ loại dữ liệu nào bạn có thể có trong Excel, có nhiều trường hợp bạn cũng sẽ có một loạt các dòng trống trong toàn bộ tệp.
Nếu bạn có hàng nghìn hàng, việc xóa các dòng trống theo cách thủ công là một vấn đề lớn và hầu như không thể. Cách phổ biến nhất để xóa các dòng trống trong Excel, ít nhất là như đã đề cập trực tuyến, là sử dụng một số loại macro Excel.
Tuy nhiên, nếu bạn không quen với macro, phương pháp này có thể khó thực hiện. Ngoài ra, nếu nó không hoạt động bình thường, bạn có thể không biết cách thay đổi macro cho tệp Excel cụ thể của mình. Trong bài viết này, tôi sẽ chỉ cho bạn một số cách để bạn có thể xóa các hàng trống trong Excel và những ưu điểm và nhược điểm của từng phương pháp. Lưu ý rằng các phương pháp này sẽ hoạt động với mọi phiên bản Excel, từ Excel 2003 đến Excel 2016 và hơn thế nữa.
Phương pháp 1 - Thêm cột sắp xếp
May mắn thay, có một cách đơn giản và rất hiệu quả để xóa các dòng trống mà không cần bất kỳ macro nào. Về cơ bản nó liên quan đến việc phân loại. Đây là cách bạn làm điều đó. Giả sử chúng tôi có tập dữ liệu sau trong Excel và chúng tôi muốn loại bỏ các dòng trống:
Điều đầu tiên chúng tôi sẽ làm là chèn một cột và đánh số liên tục. Bạn có thể hỏi tại sao chúng tôi muốn làm điều này? Chà, nếu thứ tự của các hàng quan trọng, khi chúng ta sắp xếp Cột A để loại bỏ các dòng trống, sẽ không có cách nào để các hàng trở lại thứ tự trước khi sắp xếp.
Dưới đây là giao diện của trang tính trước khi chúng tôi sắp xếp cột tên động vật:
Bây giờ, hãy chọn cả hai cột và nhấp vào Dữ liệu ribbon trong Excel. Sau đó, nhấp vào nút Sắp xếp trên nút Dữ liệu tab.
Đối với Sắp xếp theo , chọn Cột B và sau đó bấm OK. Lưu ý rằng bạn muốn sắp xếp cột có các giá trị trống trong đó. Nếu nhiều cột có giá trị trống, chỉ cần chọn một cột.
Bây giờ dữ liệu của bạn sẽ trông như thế này bên dưới. Như bạn có thể thấy, thật dễ dàng để xóa các hàng trống vì tất cả chúng đều ở dưới cùng:
Sau khi bạn xóa các hàng, bây giờ bạn có thể thấy lý do tại sao chúng tôi thêm cột với các số? Trước khi phân loại, thứ tự là “Mèo, Chó, Lợn, v.v.” và bây giờ là “Gấu, Mèo, Bò, v.v.”. Vì vậy, chỉ cần sắp xếp lại theo cột A để lấy lại thứ tự ban đầu.
Khá dễ dàng phải không? Điều tôi thích ở phương pháp này là việc xóa các hàng chỉ có một cột có giá trị trống cũng thực sự dễ dàng thay vì toàn bộ hàng bị trống. Vì vậy, điều gì sẽ xảy ra nếu bạn cần kiểm tra trên nhiều cột thay vì chỉ một cột?
Chà, bằng cách sử dụng cùng phương pháp này, bạn sẽ chỉ cần thêm tất cả các cột trong hộp thoại Sắp xếp theo. Đây là một ví dụ khác mà tôi đã tạo:
Như bạn thấy, trang tính này phức tạp hơn. Bây giờ tôi có một số hàng hoàn toàn trống, nhưng một số hàng chỉ trống một phần. Nếu tôi chỉ sắp xếp theo cột B, tôi sẽ không nhận được tất cả các hàng hoàn toàn trống ở dưới cùng. Sau khi thêm các số, chọn tất cả năm cột và nhấp vào Sắp xếp, bạn có thể thấy tôi đã thêm bốn cấp vào tùy chọn Sắp xếp theo.
Khi bạn làm điều này, chỉ những hàng có tất cả bốn cột tôi đã thêm trống mới hiển thị ở dưới cùng.
Bây giờ, bạn có thể xóa các hàng đó, sau đó tiếp tục và sử dụng phần còn lại của các hàng để đưa chúng trở lại thứ tự ban đầu.
Phương pháp 2 - Sử dụng Bộ lọc
Tương tự như cách sử dụng chức năng Sắp xếp, chúng ta cũng có thể sử dụng tùy chọn Bộ lọc. Sử dụng phương pháp này, bạn không phải thêm bất kỳ cột bổ sung nào của bất kỳ thứ gì tương tự. Chỉ cần chọn tất cả các cột cần được kiểm tra khoảng trống và nhấp vào Bộ lọc nút.
Bạn sẽ thấy một mũi tên thả xuống xuất hiện bên cạnh mỗi tiêu đề trong hàng tiêu đề. Nhấp vào đó và sau đó bỏ chọn Chọn tất cả và chọn Khoảng trống ở dưới cùng.
Bây giờ làm điều tương tự cho mỗi cột trong trang tính. Lưu ý rằng nếu bạn đến một điểm mà chỉ có các hàng trống hiển thị, thì bạn không phải chọn khoảng trống cho bất kỳ hàng nào còn lại vì nó đã được chọn theo mặc định.
Bạn sẽ thấy số cho các hàng trống được tô màu xanh lam. Bây giờ chỉ cần chọn những hàng đó, nhấp chuột phải và chọn Xóa . Sau khi chúng biến mất, chỉ cần nhấp lại vào nút Bộ lọc để xóa bộ lọc và tất cả các hàng không trống ban đầu của bạn sẽ xuất hiện lại.
Phương pháp 3 - Xóa mọi khoảng trống
Một phương pháp khác mà tôi muốn đề cập sẽ xóa bất kỳ hàng nào có một hàng hoàn toàn trống hoặc bất kỳ hàng nào có thậm chí một cột trống duy nhất. Điều này chắc chắn không dành cho tất cả mọi người, nhưng nó có thể hữu ích nếu bạn muốn xóa các hàng chỉ có một phần dữ liệu.
Để thực hiện việc này, hãy chọn tất cả dữ liệu trên trang tính và nhấn phím F5. Thao tác này sẽ hiển thị nút Đi tới hộp thoại nơi bạn muốn nhấp vào Đặc biệt .
Bây giờ chọn Khoảng trống từ danh sách và nhấp vào OK.
Bạn sẽ thấy tất cả các ô hoặc hàng trống sẽ được đánh dấu bằng màu xám. Hiện trên Trang chủ , nhấp vào Xóa và sau đó chọn Xóa hàng trang tính .
Như bạn có thể thấy, thao tác này sẽ xóa bất kỳ hàng nào thậm chí chỉ có một ô trống trong bất kỳ cột nào.
Điều này không hữu ích cho tất cả mọi người, nhưng trong một số trường hợp, nó cũng khá hữu ích. Chọn phương pháp phù hợp nhất với bạn. Hãy tận hưởng!