Trong các doanh nghiệp, chúng tôi có hàng nghìn khách hàng và phải thông báo cho họ về bất kỳ cập nhật hoặc thay đổi nào trong dịch vụ của chúng tôi. Tạo một danh sách gửi thư trong Excel giúp chúng tôi thực hiện công việc tẻ nhạt trong vài phút. Trong hầu hết các trường hợp, chúng tôi có địa chỉ gửi thư của khách hàng trong tệp Excel và chúng tôi muốn thông báo cho họ về sự thay đổi địa chỉ của công ty chúng tôi bằng cách sử dụng địa chỉ gửi thư của những khách hàng đó.
Giả sử tên công ty của chúng tôi là Marigold Sales, và địa chỉ đã thay đổi từ 7 Oak Valley St., Lakeland, Florida 33801 đến Marigold Sales, 71 Glendale Ave. Boca Raton, Florida 33428 . Bây giờ, chúng tôi muốn thông báo cho khách hàng của mình về sự cố này.
Chúng tôi muốn thông báo cho họ về sự cố này bằng danh sách gửi thư.
Tải xuống Sổ làm việc Excel
2 cách dễ dàng để tạo danh sách gửi thư trong Excel
Phương pháp 1:Tạo danh sách gửi thư trong Excel bằng Microsoft Word Mail Merge
Microsoft Word cung cấp một tính năng có tên Kết hợp thư . Chúng ta có thể sử dụng tính năng này để tạo một mẫu danh sách gửi thư sau khi nhập dữ liệu từ Excel. Dữ liệu lưu giữ tất cả Tên của khách hàng , Tên công ty , Địa chỉ công ty và Địa chỉ email . Kết hợp thư sẽ tự động chèn một danh sách gửi thư sau khi chúng tôi thực hiện các trình tự sau.
Bước 1: Khi bạn muốn tạo danh sách gửi thư, bạn phải chuẩn bị một thư bằng văn bản bằng Microsoft Word . Mở Microsoft Word , Đi tới Thư tab> Chọn Chữ cái (từ S tart Mail Merge phần).
Bước 2: Viết lại tin nhắn theo yêu cầu của bạn (tức là thông báo cho khách hàng về Thay đổi địa chỉ ). Màu xanh lam màu viết sẽ phù hợp với danh sách gửi thư mà bạn sắp tạo.
Bước 3: Chọn nút Chọn người nhận (từ Bắt đầu kết hợp thư )> Chọn mục Sử dụng danh sách hiện có (từ các tùy chọn).
Bước 4: Chọn Sử dụng danh sách hiện có đưa bạn đến các thư mục máy tính của bạn. Chọn tệp được yêu cầu (tức là Tạo danh sách gửi thư trong Excel ).
Nhấp vào Mở .
Bước 5: Chọn bảng cửa sổ mở ra. Đảm bảo bạn kiểm tra Hàng dữ liệu đầu tiên chứa tiêu đề cột chuyển đổi.
Nhấp vào OK .
Bước 6: Microsoft Word tải dữ liệu. Đặt con trỏ bên cạnh Tên người nhận sau đó đi tới Chèn trường hợp nhất (trong Trường Viết &Chèn trong Thư tab).
Bước 7: Chèn trường hợp nhất hộp thoại xuất hiện. Chọn Trường cơ sở dữ liệu trong Chèn phần . Sau đó, chọn bất kỳ trường nào (tức là Tên ) sau đó, nhấp vào Chèn như thể hiện trong hình ảnh bên dưới.
Sau đó, lặp lại Bước 7 về 3 hoặc 4 lần để chèn Tên , Họ , Tên công ty , Thành phố , Bang và Mã Zip . Bạn có thể chèn bất kỳ trường nào trong tin nhắn của mình,
Bước 8: Một lần nữa, hãy đặt con trỏ ở phía trước dòng lời chào (tức là Tên người nhận thân mến ). Sau đó Di chuột đến Trường Viết &Chèn > Chọn Dòng lời chào .
Bước 9: Chèn dòng lời chào hộp thoại bật lên. Từ Chèn dòng lời chào hộp thoại,
Chọn bất kỳ định dạng nào của Tên khách hàng . Bạn có thể đặt Dấu phẩy (, ) hoặc các dấu phân tách khác sau Tên người nhận . Bản xem trước các hành động của bạn được hiển thị trong Xem trước trong hộp thoại.
Nhấp vào OK .
Đang thực hiện Bước 1 đến 9 chuẩn bị một mẫu danh sách thư cho từng khách hàng trong tệp dữ liệu. Mẫu sẽ tương tự như được mô tả trong hình dưới đây.
Bước 10: Nếu bạn muốn xem bản xem trước cho bất kỳ khách hàng nào. Chỉ cần chọn Kết quả xem trước (từ Kết quả xem trước phần).
Trong giây lát, mẫu chuyển đổi thành 1 st thư gửi của khách hàng như trong hình sau.
Bạn không thấy khoảng trống giữa Đầu tiên và Họ của khách hàng. Chỉ cần đặt một Dấu cách sau Tên như được thực hiện trong hình ảnh dưới đây.
Tất cả tên của khách hàng sẽ có khoảng trắng giống nhau giữa Đầu tiên của họ và Họ . Nhấp vào mũi tên chỉ hướng để di chuyển tới và lui giữa các dữ liệu.
Bước 11: Bạn có thể Chỉnh sửa , In hoặc thậm chí Email thư chỉ bằng cách nhấp vào các tùy chọn cụ thể (tức là Gửi tin nhắn qua email ).
Bước 12: Hợp nhất với e-mail hộp thoại xuất hiện. Chọn Địa chỉ email trong Tới hộp lệnh. Nhập chủ đề thích hợp (tức là Thay đổi địa chỉ ) trong Dòng chủ đề hộp lệnh.
Nhấp vào OK .
Bạn có thể chọn một loạt các số khách hàng để gửi Email.
Đọc thêm:Cách tạo danh sách được phân tách bằng dấu phẩy trong Excel (5 phương pháp)
Bài đọc tương tự
- Cách tạo danh sách dựa trên tiêu chí trong Excel (4 phương pháp)
- Tạo Danh sách Duy nhất trong Excel Dựa trên Tiêu chí (9 Phương pháp)
- Cách tạo danh sách được đánh số trong Excel (8 phương pháp)
Phương pháp 2: Tạo danh sách gửi thư Sử dụng Microsoft Outlook Nhập tính năng
Trong phương pháp trước, chúng tôi đã sử dụng Microsoft Word để tạo một danh sách gửi thư. Tuy nhiên, Microsoft Outlook cũng cung cấp một tùy chọn để tạo hộp gửi thư chỉ bằng cách nhập một tệp loại dữ liệu nhất định (tức là CSV loại tệp).
Vì chúng tôi có tệp dữ liệu liên hệ của khách hàng trong Excel, nên chúng tôi chỉ chuyển đổi tệp trong CSV định dạng bằng cách sử dụng Lưu dưới dạng của Excel tính năng. Việc chuyển đổi tệp được mô tả trong hình dưới đây (Đi tới Tệp > Lưu dưới dạng > Chọn CSV từ các định dạng được cung cấp> Nhấp vào Lưu ).
Sau khi chuyển đổi tệp Excel thành CSV định dạng tệp, hãy làm theo các bước dưới đây để tạo danh sách gửi thư bằng Microsoft Outlook .
Bước 1: Mở Microsoft Outlook . Chọn Tệp .
Bước 2: Từ Tệp tùy chọn ruy-băng.
Chọn Mở và xuất > Nhấp vào Nhập / Xuất .
Bước 3: Trình hướng dẫn Nhập và Xuất xuất hiện. Trong trình hướng dẫn, Chọn Nhập từ chương trình hoặc tệp khác tùy chọn.
Nhấn Tiếp theo .
Bước 4: Nhập tệp hộp lệnh mở ra. Chọn Các giá trị được phân tách bằng dấu phẩy ( CSV ) as Chọn loại tệp để nhập từ .
Nhấp vào Tiếp theo .
Bước 5: Bây giờ, trong phần Nhập tệp hộp lệnh, Nhấp vào Duyệt qua để nhập tệp ( CSV đã lưu trước đó tệp).
Bước 6: Chọn CSV đã lưu trước đó tệp từ thư mục máy tính và Nhấp vào OK .
Bước 7: Outlook tải tệp đã nhập trong Bước 6 và hiển thị. Chọn tùy chọn Cho phép tạo bản sao rồi đi tới Tiếp theo .
Bước 8: Bạn phải chọn vị trí (tức là Danh bạ ) nơi tệp đã nhập phải được giải nén, sau đó nhấp vào nút Tiếp theo .
Bước 9: Để khớp các trường, bạn phải cho Outlook biết nó sẽ lấy các mục nào làm Tên , Công ty hoặc Địa chỉ email . Do đó, nhấp vào Các trường tùy chỉnh của bản đồ .
Bước 10: Kéo giá trị từ Từ ( Còn lại bên) thành Tới ( Đúng bên) để gán chúng giống nhau.
Lặp lại Bước 10 cho Tên công ty và Địa chỉ email sau đó Nhấp vào OK tương tự như hình ảnh bên dưới.
Bước 11: Bạn cũng có thể thay đổi đích tệp. Nếu không cần các hành động như vậy, hãy nhấp vào Hoàn tất .
Outlook mất một giây sau đó tải tất cả các địa chỉ liên hệ. Nếu bạn muốn kiểm tra các liên hệ đã nhập, hãy đi tới Danh bạ và tất cả các địa chỉ liên hệ đã nhập sẽ xuất hiện như trong hình sau.
Bạn có thể đếm hoặc kiểm tra chéo Tên s với dữ liệu nguồn. Outlook này tạo một danh sách gửi thư mà từ đó bạn có thể dễ dàng gửi từng thư một cách dễ dàng ngay lập tức.
Đọc thêm:Cách tạo danh sách theo thứ tự bảng chữ cái trong Excel (3 cách)
Kết luận
Trong bài viết này, chúng tôi trình bày cách tạo danh sách gửi thư trong Excel bằng khả năng liên kết với nhau của Sản phẩm của Microsoft (tức là Microsoft Word và Microsoft Outlook ). Hy vọng những phương pháp này hoàn thành nhiệm vụ của bạn trong việc tạo danh sách gửi thư trong Excel. Bình luận, nếu bạn có thêm thắc mắc hoặc có điều gì cần bổ sung.
Các bài viết liên quan
- Cách Tạo Danh sách Dấu đầu dòng trong Excel (9 Phương pháp)
- Tạo Danh sách Công việc trong Excel (3 Phương pháp Dễ dàng)
- Cách Tạo Danh sách trong Ô trong Excel (3 Phương pháp Nhanh)
- Tạo Bảng giá trong Excel (Hướng dẫn Từng bước)