Trong kinh doanh, chúng ta có hàng nghìn khách hàng và cần thông báo cho họ mọi cập nhật hoặc thay đổi dịch vụ. Tạo danh sách gửi thư trong Excel giúp hoàn thành công việc nhàm chán này chỉ trong vài phút. Trong hầu hết các trường hợp, chúng ta đã có địa chỉ thư của khách hàng trong file Excel và muốn thông báo thay đổi địa chỉ công ty bằng những địa chỉ đó.
Giả sử công ty tên là Marigold Sales, địa chỉ thay đổi từ 7 Oak Valley St., Lakeland, Florida 33801 thành Marigold Sales, 71 Glendale Ave. Boca Raton, Florida 33428. Giờ chúng ta muốn thông báo cho khách hàng về sự việc này.
Chúng ta sẽ dùng danh sách gửi thư để thông báo.
Tải file Excel thực hành
2 cách dễ dàng tạo Mailing List trong Excel
Phương pháp 1: Tạo Mailing List trong Excel dùng Mail Merge của Microsoft Word
Microsoft Word cung cấp tính năng Mail Merge (Hợp nhất thư). Chúng ta có thể dùng tính năng này để tạo mẫu danh sách gửi thư sau khi nhập dữ liệu từ Excel. Dữ liệu chứa Tên, Tên công ty, Địa chỉ công ty và Email của khách hàng. Mail Merge sẽ tự động chèn danh sách gửi thư sau khi thực hiện các bước sau.
Bước 1: Vì muốn tạo mailing list, bạn cần soạn tin nhắn trong Microsoft Word. Mở Word, vào tab Mailings (Thư) > Chọn Letters (Thư) (từ phần Start Mail Merge).
Bước 2: Viết nội dung theo yêu cầu (ví dụ: thông báo Thay đổi địa chỉ). Phần chữ màu xanh sẽ tương ứng với mailing list bạn sắp tạo.
Bước 3: Chọn Select Recipients (Chọn người nhận) (từ phần Start Mail Merge) > Chọn Use an Existing List (Sử dụng danh sách hiện có).
Bước 4: Chọn Use an Existing List sẽ mở thư mục máy tính. Chọn file dữ liệu cần thiết (ví dụ: Creating a Mailing List in Excel). Nhấn Open (Mở).
Bước 5: Cửa sổ Select Table hiện ra. Đảm bảo tích vào First row of data contains column headers (Dòng đầu tiên chứa tiêu đề cột). Nhấn OK.
Bước 6: Microsoft Word tải dữ liệu. Đặt con trỏ bên cạnh Recipient Name (Tên người nhận) rồi vào Insert Merge Field (Chèn trường hợp nhất) (trong phần Write & Insert Fields dưới tab Mailings).
Bước 7: Hộp thoại Insert Merge Field xuất hiện. Chọn Database Fields (Các trường cơ sở dữ liệu) dưới phần Insert. Chọn trường mong muốn (ví dụ: First Name), sau đó nhấn Insert (Chèn).
Lặp lại Bước 7 khoảng 3 đến 4 lần để chèn First Name, Last Name, Company Name, City, State, Zip Code. Bạn có thể chèn bất kỳ trường nào vào thư.
Bước 8: Đặt con trỏ trước dòng chào (ví dụ: Dear Recipient Name). Vào phần Write & Insert Fields > Chọn Greeting Line (Dòng chào).
Bước 9: Hộp thoại Insert Greeting Line hiện ra. Từ hộp thoại này:
- Chọn định dạng Tên khách hàng.
- Có thể thêm Dấu phẩy (,) hoặc dấu phân cách khác sau Recipient Name.
- Xem trước hành động dưới phần Preview.
- Nhấn OK.
Thực hiện Các bước 1 đến 9 chuẩn bị mẫu thư cho từng khách hàng trong file dữ liệu. Mẫu sẽ như hình dưới:
Bước 10: Muốn xem trước thư của khách hàng nào, chọn Preview Results (Xem trước kết quả) (từ phần Preview Results).
Ngay lập tức mẫu biến thành thư của khách hàng đầu tiên như hình:
Bạn thấy không có khoảng trắng giữa Họ và Tên. Chỉ cần thêm Khoảng trắng sau First Name như hình:
Tất cả tên khách hàng sẽ có khoảng trống tương tự. Nhấn mũi tên điều hướng để chuyển qua lại giữa các dữ liệu.
Bước 11: Bạn có thể Chỉnh sửa, In, hoặc thậm chí Gửi email thư bằng cách nhấn các tùy chọn tương ứng (ví dụ: Send Email Message).
Bước 12: Hộp thoại Merge to E-mail xuất hiện. Chọn Email Address ở ô To. Nhập chủ đề phù hợp (ví dụ: Address Change) ở ô Subject Line. Nhấn OK.
Bạn có thể chọn phạm vi số thứ tự khách hàng để gửi email.
Đọc thêm: Cách tạo danh sách phân cách bằng dấu phẩy trong Excel (5 phương pháp)
Bài đọc tương tự
- Cách tạo danh sách dựa trên tiêu chí trong Excel (4 phương pháp)
- Tạo danh sách duy nhất trong Excel dựa trên tiêu chí (9 phương pháp)
- Cách tạo danh sách có số thứ tự trong Excel (8 phương pháp)
Phương pháp 2: Tạo Mailing List dùng tính năng Import của Microsoft Outlook
Ở phương pháp trước, chúng ta dùng Microsoft Word. Tuy nhiên, Microsoft Outlook cũng cung cấp tùy chọn tạo hộp thư chỉ bằng cách nhập file dữ liệu nhất định (ví dụ: file CSV).
Vì đã có file dữ liệu liên lạc khách hàng trong Excel, chúng ta chỉ cần chuyển file sang định dạng CSV bằng tính năng Save As (Lưu dưới dạng) của Excel. Quá trình chuyển đổi như hình (Vào File > Save As > Chọn CSV từ các định dạng > Nhấn Save).
Sau khi chuyển file Excel sang CSV, làm theo các bước sau để tạo mailing list bằng Microsoft Outlook.
Bước 1: Mở Microsoft Outlook. Chọn File.
Bước 2: Từ tùy chọn Ribbon File.
- Chọn Open & Export (Mở & Xuất) > Nhấn Import/Export (Nhập/Xuất).
Bước 3: Import and Export Wizard (Phép thuật Nhập/Xuất) hiện ra. Chọn Import from another program or file (Nhập từ chương trình hoặc file khác). Nhấn Next (Tiếp).
Bước 4: Hộp lệnh Import a File mở ra. Chọn Comma Separated Values (CSV) làm Select the file type to import from. Nhấn Next.
Bước 5: Trong hộp Import a File, nhấn Browse (Duyệt) để nhập file (file CSV đã lưu trước).
Bước 6: Chọn file CSV đã lưu từ thư mục máy tính và nhấn OK.
Bước 7: Outlook tải file nhập ở Bước 6 và hiển thị. Tích Allow duplicate to be created (Cho phép tạo bản sao) rồi nhấn Next.
Bước 8: Chọn vị trí (ví dụ: Contacts - Danh bạ) nơi file nhập sẽ được trích xuất, sau đó nhấn Next.
Bước 9: Để khớp trường, bạn phải nói với Outlook mục nào sẽ lấy làm Tên, Công ty, hoặc Email. Do đó, nhấn Map custom fields (Ánh xạ trường tùy chỉnh).
Bước 10: Kéo giá trị từ From (bên Trái) sang To (bên Phải) để gán chúng giống nhau.
Lặp lại Bước 10 cho Company Name và Email Address sau đó nhấn OK như hình:
Bước 11: Bạn cũng có thể thay đổi đích đến file. Nếu không cần, nhấn Finish (Hoàn tất).
Outlook mất giây lát tải tất cả liên hệ. Muốn kiểm tra liên hệ đã nhập, vào Contacts (Danh bạ) và tất cả sẽ hiện ra như hình:
Bạn có thể đếm hoặc đối chiếu First Name (Họ) với dữ liệu nguồn. Outlook tạo ra mailing list để bạn dễ dàng gửi thư cho từng người ngay lập tức.
Đọc thêm: Cách tạo danh sách theo thứ tự bảng chữ cái trong Excel (3 cách)
Kết luận
Trong bài này, chúng tôi trình bày cách tạo mailing list trong Excel nhờ khả năng liên kết của các Sản phẩm Microsoft (Word và Outlook). Hy vọng các phương pháp này đáp ứng nhu cầu của bạn. Hãy bình luận nếu có thắc mắc hoặc đóng góp thêm.
Bài viết liên quan
- Cách tạo danh sách dấu chấm trong Excel (9 phương pháp)
- Tạo danh sách việc cần làm trong Excel (3 phương pháp dễ dàng)
- Cách tạo danh sách trong một ô trong Excel (3 phương pháp nhanh)
- Tạo bảng giá trong Excel (Hướng dẫn từng bước)