Đôi khi bạn muốn thêm tùy chọn trống vào danh sách thả xuống trong Excel. Trong Microsoft Excel, có một số phương pháp dễ dàng để thêm ô trống vào danh sách thả xuống Xác thực dữ liệu (Data Validation). Bài viết này thảo luận cách tạo danh sách thả xuống có hoặc không có tùy chọn trống. Ngoài ra, cũng chỉ cách xóa tùy chọn trống khỏi danh sách thả xuống.
Bạn có thể tải tệp thực hành chúng tôi dùng để soạn bài.
2 phương pháp thêm tùy chọn trống vào danh sách thả xuống Excel
1. Dùng ô trống làm tham chiếu để thêm tùy chọn trống trong danh sách thả xuống Excel
Phương pháp này thêm tùy chọn trống bằng cách tham chiếu ô trống. Giả sử có tập dữ liệu chứa nhiều tên trái cây. Tôi sẽ tạo danh sách thả xuống dựa trên danh sách này, kèm tùy chọn trống.
Các bước:
- Thứ nhất, chèn ô trống ở đầu danh sách nguồn. Ví dụ, để Ô B5 trống.
- Đặt con trỏ tại Ô D5 để tạo danh sách thả xuống.
- Từ Ribbon Excel, vào Dữ liệu (Data) > Công cụ dữ liệu (Data Tools) > Xác thực dữ liệu (Data Validation) > Xác thực dữ liệu.
- Hộp thoại Xác thực dữ liệu hiện ra. Tab Cài đặt (Settings), chọn Danh sách (List) từ Cho phép (Allow), chỉ định Nguồn (Source), nhấn OK. Quan trọng: Bỏ tích (uncheck) ô Bỏ qua ô trống (Ignore Blank).
- Sau khi nhấn OK, danh sách thả xuống tạo ra kèm tùy chọn trống.
Nội dung liên quan: Tạo bộ lọc Excel dùng danh sách thả xuống dựa trên giá trị ô
2. Nhập thủ công giá trị danh sách để thêm tùy chọn trống trong danh sách thả xuống Excel
Khi tạo danh sách thả xuống, bạn có thể nhập dữ liệu nguồn thủ công trong hộp thoại Xác thực dữ liệu. Làm theo các bước:
Các bước:
- Đặt con trỏ nơi muốn danh sách thả xuống. Vào Dữ liệu > Công cụ dữ liệu > Xác thực dữ liệu > Xác thực dữ liệu để mở hộp thoại.
- Chọn Danh sách (List) từ Cho phép. Ở trường Nguồn (Source), gõ Hai gạch ngang (—) ở đầu các mục khác muốn hiển thị. Nhấn OK.
- Kết quả: danh sách thả xuống hiển thị Hai gạch ngang (—) làm tùy chọn. Khi chọn, nó hiển thị giá trị trống.
Đọc thêm: Danh sách thả xuống Excel không hoạt động (8 vấn đề và giải pháp)
Tạo danh sách thả xuống không có tùy chọn trống trong Excel
Phần này chỉ cách tạo danh sách thả xuống Xác thực dữ liệu không có tùy chọn trống. Giả sử có danh sách trái cây dài như dưới. Tạo danh sách thả xuống không có tùy chọn trống.
1. Sử dụng Bảng Excel (Excel Table)
Trước khi tạo danh sách thả xuống, chuyển danh sách nguồn thành bảng Excel. Lợi ích chính: ngay cả khi thêm mục mới vào bảng nguồn, danh sách thả xuống tự động cập nhật mà không cần thao tác thêm.
Các bước:
- Thứ nhất, chuyển phạm vi dữ liệu gốc thành bảng Excel dùng Ctrl + T.
- Dùng Hộp tên (Name Box), đặt tên cho bảng. Ví dụ bảng tên: Table1.
- Tạo danh sách thả xuống tại Ô D5 theo đường dẫn Dữ liệu > Công cụ dữ liệu > Xác thực dữ liệu > Xác thực dữ liệu. Trong hộp thoại, chỉ định Nguồn từ Table1 (xem ảnh). Nhớ thêm ký hiệu $ trước tham chiếu ô nguồn. Nhấn OK.
- Sau OK, danh sách thả xuống tạo ra không có tùy chọn trống.
- Sau này, nếu thêm mục mới vào bảng nguồn, danh sách thả xuống tự động cập nhật.
Đọc thêm: Tạo danh sách thả xuống Excel từ Bảng (5 ví dụ)
Bài đọc tương tự:
- Tạo bộ lọc thả xuống để trích xuất dữ liệu dựa trên lựa chọn trong Excel
- Tạo danh sách thả xuống có thể tìm kiếm trong Excel (2 phương pháp)
- Cách tạo danh sách thả xuống Excel có màu sắc (2 cách)
- Tự động cập nhật danh sách thả xuống trong Excel (3 cách)
- Cách tạo danh sách thả xuống phụ thuộc nhiều từ trong Excel
2. Sử dụng Phạm vi đặt tên (Named Range)
Bạn có thể tạo danh sách thả xuống dùng phạm vi đặt tên. Tôi sẽ đặt tên cho phạm vi dữ liệu dùng Đặt tên (Define Names).
Các bước:
- Thứ nhất, chọn toàn bộ phạm vi dữ liệu (B5:B14). Vào Công thức (Formulas) > Tên đã định nghĩa (Defined Names) > Đặt tên (Define Name) > Đặt tên.
- Cửa sổ Tên mới (New Name) hiện ra. Nhập tên vào trường Tên, kiểm tra Tham chiếu đến (Refers to), nhấn OK. Tôi đặt tên 'Fruits'.
- Tạo danh sách thả xuống tại Ô D5. Vào Dữ liệu > Công cụ dữ liệu > Xác thực dữ liệu > Xác thực dữ liệu. Khi cửa sổ hiện ra, nhập '=Fruits' vào trường Nguồn, nhấn OK.
- Cuối cùng, danh sách thả xuống không có tùy chọn trống.
Đọc thêm: Cách tạo danh sách từ phạm vi trong Excel (3 phương pháp)
Khắc phục tùy chọn trống trong danh sách thả xuống dùng Phạm vi đặt tên động với công thức Excel
Cho đến nay, tôi đã thảo luận tạo danh sách thả xuống có/không tùy chọn trống. Phần này chỉ cách xóa tùy chọn trống từ danh sách thả xuống đã tạo. Giả sử có danh sách thả xuống với nhiều tùy chọn trống, được tạo từ phạm vi đặt tên 'FruitList'.
Các bước:
- Thứ nhất, vào Công thức (Formulas) > Quản lý tên (Name Manager) (từ nhóm Tên đã định nghĩa).
- Hộp thoại Quản lý tên hiện ra. Chọn phạm vi của bạn và nhấn Sửa (Edit). Tôi làm việc với FruitList, nên chọn đó.
- Hộp thoại Sửa tên (Edit Name) xuất hiện. Nhập công thức dưới vào trường Tham chiếu đến (Refers to), nhấn OK.
=OFFSET(FIx!$B$5,0,0,COUNTA(FIx!$B:B)-2,1)
- Sau OK, quay lại Quản lý tên. Di chuột vào trường Tham chiếu đến, bạn thấy tất cả trái cây của phạm vi đặt tên, trừ các ô trống, được bao quanh (xem ảnh). Nhấn Đóng (Close).
- Cuối cùng, mở rộng danh sách thả xuống, kết quả hiển thị như dưới. Tất cả tùy chọn trống đã bị xóa.
🔎 Cách công thức hoạt động:
- COUNTA(FIx!$B:B)-2
Phần này trả về:
{10}
Ở đây hàm COUNTA trả về số ô không rỗng trong cột B. Trừ 2 vì có dữ liệu trong 2 ô không phải trái cây.
- OFFSET(FIx!$B$5,0,0,COUNTA(FIx!$B:B)-2,1)
Phần này trả về:
{“Dưa hấu”;”Táo”;”Cam”;”Nho”;”Anh đào”;”Chuối”;”Kiwi”;”Bưởi”;”Quýt”;”Dừa”}
Hàm OFFSET trả về tham chiếu đến phạm vi cách một số hàng/cột cho trước từ tham chiếu gốc.
Đọc thêm: Cách tạo danh sách thả xuống phụ thuộc động trong Excel
Kết luận
Trong bài trên, tôi đã thảo luận chi tiết các phương pháp thêm tùy chọn trống vào danh sách thả xuống trong Excel. Hy vọng đủ giải quyết vấn đề của bạn. Hãy cho tôi biết nếu còn thắc mắc.
Các bài viết liên quan
- VLOOKUP với danh sách thả xuống trong Excel
- Cách tạo danh sách thả xuống trong Excel (Độc lập và Phụ thuộc)
- Dùng câu lệnh IF tạo danh sách thả xuống trong Excel
- Cách chỉnh sửa danh sách thả xuống trong Excel (4 cách cơ bản)
- Danh sách thả xuống có điều kiện trong Excel (Tạo, Sắp xếp và Sử dụng)