Đôi khi, bạn có thể muốn bao gồm một tùy chọn trống trong danh sách thả xuống trong excel. Trong Microsoft Excel , có một số phương pháp dễ dàng có sẵn để thêm các ô trống trong Xác thực dữ liệu danh sách thả xuống. Trong bài viết này, tôi sẽ thảo luận về cách bạn có thể tạo danh sách thả xuống có hoặc không có tùy chọn trống. Bên cạnh đó, tôi sẽ hiển thị việc xóa các tùy chọn trống khỏi danh sách thả xuống.
Bạn có thể tải xuống sách bài tập thực hành mà chúng tôi đã sử dụng để chuẩn bị bài viết này.
2 phương pháp để thêm tùy chọn trống vào danh sách thả xuống của Excel
1. Sử dụng ô trống làm tham chiếu để thêm tùy chọn trống trong danh sách thả xuống của Excel
Trong phương pháp này, tôi sẽ thêm một tùy chọn trống bằng cách tham chiếu đến một ô trống. Giả sử tôi có một tập dữ liệu chứa một số tên trái cây. Bây giờ, tôi sẽ tạo một danh sách thả xuống dựa trên danh sách này, cùng với các tùy chọn trống.
Các bước:
- Đầu tiên, hãy chèn một ô trống vào đầu danh sách nguồn. Ví dụ:tôi đã tạo Ô B5 trống rỗng.
- Bây giờ, hãy đặt con trỏ vào Ô D5 để tạo danh sách thả xuống ở đó.
- Sau đó, từ Ruy băng Excel , đi tới Dữ liệu > Công cụ dữ liệu > Xác thực dữ liệu > Xác thực dữ liệu .
- Do đó, Xác thực dữ liệu hộp thoại xuất hiện. Trong Cài đặt , chọn Danh sách từ tùy chọn Cho phép , chỉ định Nguồn danh sách và nhấn OK . Hãy nhớ rằng bạn phải bỏ chọn mục Bỏ qua khoảng trống tùy chọn quá.
- Khi nhấn OK , danh sách thả xuống bên dưới được tạo cùng với một tùy chọn trống.
Nội dung có Liên quan: Tạo bộ lọc Excel bằng danh sách thả xuống dựa trên giá trị ô
2. Nhập các giá trị danh sách theo cách thủ công để thêm tùy chọn trống trong danh sách thả xuống của Excel
Trong khi tạo danh sách thả xuống, bạn có thể nhập dữ liệu nguồn theo cách thủ công trong Xác thực dữ liệu hộp thoại. Để thực hiện tác vụ, hãy làm theo các bước dưới đây.
Các bước:
- Đặt con trỏ ở nơi bạn muốn định vị danh sách thả xuống. Sau đó, chuyển đến Dữ liệu > Công cụ dữ liệu > Xác thực dữ liệu > Xác thực dữ liệu để mang lại Xác thực dữ liệu hộp thoại.
- Sau đó, chọn Danh sách từ Cho phép đồng ruộng. Trong Nguồn trường, nhập Dấu gạch ngang đôi ( - ) ở đầu các mục khác mà bạn muốn hiển thị trong menu thả xuống. Sau đó, nhấn OK .
- Do đó, đây là danh sách thả xuống mà chúng tôi sẽ nhận được dưới dạng đầu ra. Mặc dù danh sách hiển thị Double Dashe ( - ) như một tùy chọn, khi được chọn, nó sẽ hiển thị các giá trị trống.
Đọc thêm: Danh sách thả xuống của Excel không hoạt động (8 vấn đề và giải pháp)
Tạo danh sách thả xuống không có tùy chọn trống trong Excel
Trong phần này, tôi sẽ chỉ cho bạn cách tạo Xác thực dữ liệu danh sách thả xuống không có tùy chọn trống. Hãy xem tôi có một danh sách dài các loại trái cây như bên dưới. Từ danh sách này, tôi sẽ tạo một danh sách thả xuống không có tùy chọn trống.
1. Sử dụng Bảng Excel
Trước khi tạo danh sách thả xuống, bạn có thể chuyển đổi danh sách dữ liệu nguồn sang bảng excel. Ưu điểm chính của việc tạo bảng excel là, ngay cả khi bạn thêm các mục bổ sung vào bảng nguồn, dữ liệu thả xuống vẫn được cập nhật tương ứng mà không cần thực hiện thêm bất kỳ bước nào.
Các bước:
- Đầu tiên, tôi sẽ chuyển đổi phạm vi dữ liệu gốc sang bảng excel bằng cách sử dụng Ctrl + T .
- Sau đó, sử dụng Hộp Tên , đặt tên bảng như bạn muốn. Ví dụ:bảng của tôi có tên: Table1 .
- Sau đó, tôi sẽ tạo danh sách thả xuống trong Ô D5 bằng cách đi theo đường dẫn Dữ liệu > Công cụ dữ liệu > Xác thực dữ liệu > Xác thực dữ liệu . Sau đó, trong Xác thực dữ liệu hộp thoại, chỉ định Nguồn dữ liệu từ Table1 (xem ảnh chụp màn hình). Hãy nhớ rằng, bạn đặt $ trước tham chiếu ô của dữ liệu nguồn. Cuối cùng, nhấn OK .
- Sau khi bạn nhấp vào OK , danh sách thả xuống bên dưới được tạo mà không có bất kỳ tùy chọn trống nào.
- Sau đó, nếu bạn thêm một mục mới vào bảng nguồn, danh sách thả xuống sẽ tự động được cập nhật tương ứng.
Đọc thêm:Tạo danh sách thả xuống của Excel từ bảng (5 ví dụ)
Bài đọc tương tự:
- Tạo Bộ lọc Thả xuống để Trích xuất Dữ liệu Dựa trên Lựa chọn trong Excel
- Tạo Danh sách Thả xuống Có thể Tìm kiếm trong Excel (2 Phương pháp)
- Cách tạo danh sách thả xuống Excel với màu (2 cách)
- Tự động cập nhật danh sách thả xuống trong Excel (3 cách)
- Cách tạo danh sách thả xuống phụ thuộc với nhiều từ trong Excel
2. Sử dụng Dải ô được Đặt tên
Bạn có thể tạo danh sách thả xuống bằng cách sử dụng phạm vi được đặt tên trong excel. Để làm điều đó, tôi sẽ đặt tên cho phạm vi dữ liệu của mình bằng cách sử dụng Xác định tên tùy chọn.
Các bước:
- Trước tiên, hãy chọn toàn bộ phạm vi dữ liệu ( B5:B14 ). Sau đó, chuyển đến Công thức > Tên được xác định > Xác định tên > Xác định tên .
- Do đó, Tên mới cửa sổ sẽ xuất hiện, nhập tên vào Tên , chọn Tham chiếu đến và nhấn OK để hoàn tất quá trình đặt tên. Tôi đã đặt tên cho phạm vi dữ liệu của mình là ‘ Trái cây '.
- Bây giờ, tôi sẽ tạo một danh sách thả xuống trong Ô D5 . Để làm điều đó, hãy truy cập Dữ liệu > Công cụ dữ liệu > Xác thực dữ liệu > Xác thực dữ liệu . Khi Xác thực dữ liệu cửa sổ xuất hiện, nhập ‘ =Fruits 'Trong Nguồn trường và nhấn OK .
- Cuối cùng, chúng tôi sẽ nhận được danh sách thả xuống bên dưới mà không có tùy chọn trống.
Đọc thêm: Cách tạo danh sách từ phạm vi trong Excel (3 phương pháp)
Sửa tùy chọn trống trong danh sách thả xuống bằng cách sử dụng phạm vi được đặt tên động với công thức Excel
Cho đến bây giờ, tôi đã thảo luận về việc tạo danh sách thả xuống có hoặc không có các tùy chọn trống. Tuy nhiên, trong phần này, tôi sẽ hướng dẫn bạn cách xóa các tùy chọn trống khỏi danh sách thả xuống đã tạo trước đó. Ở đây, chúng tôi có một danh sách thả xuống có một số tùy chọn trống. Giả sử chúng tôi đã tạo danh sách thả xuống này từ Phạm vi được đặt tên là ‘ FruitList '.
Các bước:
- Trước tiên, hãy chuyển đến Công thức > Trình quản lý tên (từ Tên được xác định nhóm).
- Do đó, Trình quản lý tên hộp thoại sẽ hiển thị. Chọn phạm vi của bạn và nhấn Chỉnh sửa . Tôi sẽ làm việc trên phạm vi FruitList nên tôi đã chọn nó.
- Do đó, Tên chỉnh sửa hộp thoại xuất hiện. Nhập công thức bên dưới vào mục Tham chiếu đến trường và nhấn OK .
=OFFSET(FIx!$B$5,0,0,COUNTA(FIx!$B:B)-2,1)
- Sau khi nhấn OK , bạn sẽ được đưa trở lại Trình quản lý tên hộp thoại. Bây giờ, nếu bạn đặt con trỏ vào nút Tham chiếu đến trường, bạn sẽ thấy rằng tất cả các thành quả của phạm vi đã đặt tên, không bao gồm các ô trống, đều được phác thảo (xem ảnh chụp màn hình). Nhấn Đóng để kết thúc quá trình.
- Cuối cùng, bây giờ, nếu bạn mở rộng danh sách thả xuống, kết quả bên dưới sẽ được hiển thị. Tất cả các tùy chọn trống đều bị xóa khỏi danh sách thả xuống.
🔎 Công thức hoạt động như thế nào?
- COUNTA (FIx! $ B:B) -2
Phần này của công thức trả về:
{ 10 }
Đây Hàm COUNTA trả về số ô trong cột B không có sản phẩm nào. Chúng tôi đã trừ 2 từ COUNTA công thức vì chúng tôi có dữ liệu trong hai ô không phải là trái cây.
- OFFSET (FIx! $ B $ 5,0,0, COUNTA (FIx! $ B:B) -2,1)
Phần này trả về:
{ "Dưa hấu"; "Táo"; "Cam"; "Nho"; "Anh đào"; "Chuối"; "Kiwi"; "Bưởi"; "Mandarin"; "Dừa" }
Đây Hàm OFFSET trả về một tham chiếu đến một phạm vi là một số hàng và cột nhất định từ một tham chiếu nhất định.
Đọc thêm:Cách tạo danh sách thả xuống phụ thuộc động trong Excel
Kết luận
Trong bài viết trên, tôi đã cố gắng thảo luận một số phương pháp để thêm tùy chọn trống vào danh sách thả xuống trong excel một cách công phu. Hy vọng rằng, những phương pháp và giải thích này sẽ đủ để giải quyết vấn đề của bạn. Vui lòng cho tôi biết nếu bạn có bất kỳ thắc mắc nào.
Các bài viết có liên quan
- VLOOKUP với Danh sách thả xuống trong Excel
- Cách Tạo Danh sách Thả xuống trong Excel (Độc lập và Phụ thuộc)
- Sử dụng câu lệnh IF để tạo danh sách thả xuống trong Excel
- Cách chỉnh sửa danh sách thả xuống trong Excel (4 cách tiếp cận cơ bản)
- Danh sách thả xuống có điều kiện trong Excel (Tạo, Sắp xếp và Sử dụng)