Khi làm việc với tập dữ liệu lớn trong Microsoft Excel, đôi khi chúng ta cần tạo danh sách thả xuống và xóa các giá trị trùng lặp khỏi danh sách đó. Đây là một tác vụ đơn giản nhưng giúp tiết kiệm rất nhiều thời gian và công sức. Trong bài viết này, chúng ta sẽ tìm hiểu bốn cách nhanh chóng và hiệu quả để tạo danh sách thả xuống và loại bỏ các bản sao trong Excel kèm theo các ví dụ minh họa chi tiết.
4 cách phù hợp để xóa trùng lặp khỏi danh sách thả xuống trong Excel
Giả sử chúng ta có một bảng tính Excel lớn chứa thông tin về các loại trái cây và rau củ mà một quốc gia xuất khẩu sang ba quốc gia khác nhau ở Châu Âu. Dữ liệu bao gồm Tên Sản phẩm, Danh mục sản phẩm, Số lượng xuất khẩu và Quốc gia nhập khẩu. Chúng ta sẽ tạo danh sách thả xuống và xóa các giá trị trùng lặp khỏi danh sách đó bằng cách sử dụng phím tắt, lệnh Xác thực dữ liệu, Bảng pivot và kết hợp các hàm SORT, FILTER và UNIQUE trong Excel. Dưới đây là tổng quan về tập dữ liệu mẫu.
1. Sử dụng phím tắt để xóa trùng lặp khỏi danh sách thả xuống trong Excel
Áp dụng phím tắt là cách dễ dàng để xóa trùng lặp khỏi danh sách thả xuống trong Excel. Chúng ta sẽ tạo danh sách thả xuống từ tập dữ liệu bằng phím tắt, sau đó loại bỏ các bản sao. Hãy làm theo các bước dưới đây:
Bước 1:
- Trước tiên, nhấn lần lượt các phím sau:
Alt + A + V + V
Bước 2:
- Sau khi nhấn các phím trên, hộp thoại Xác thực dữ liệu (Data Validation) sẽ xuất hiện. Từ hộp thoại này: thứ nhất, chọn tab Cài đặt (Settings); thứ hai, chọn Danh sách (List) từ hộp Cho phép (Allow); thứ ba, nhập =$E$5:$E$46 vào ô Nguồn (Source); cuối cùng, nhấn OK.
- Bây giờ bạn đã tạo được danh sách thả xuống tương ứng với cột Quốc gia. Danh sách này chứa các giá trị trùng lặp. Chúng ta muốn loại bỏ chúng.
Bước 3:
- Để xóa trùng lặp, từ tab Dữ liệu (Data), chọn:
Dữ liệu → Công cụ dữ liệu → Xóa trùng lặp (Remove Duplicates)
- Hộp thoại Xóa trùng lặp hiện ra. Chọn Bỏ chọn tất cả (Unselect All), sau đó tích vào ô Quốc gia (Country). Nhấn OK.
- Một cửa sổ thông báo sẽ hiện ra: Đã tìm thấy và xóa 39 giá trị trùng lặp; còn lại 3 giá trị duy nhất.
- Sau khi hoàn tất, danh sách thả xuống sẽ không còn giá trị trùng lặp như hình minh họa dưới đây.
Đọc thêm: Cách xóa các mục đã dùng khỏi danh sách thả xuống trong Excel (2 phương pháp)
2. Sử dụng lệnh Xác thực dữ liệu để xóa trùng lặp khỏi danh sách thả xuống trong Excel
Sau khi học cách dùng phím tắt, chúng ta sẽ tìm hiểu cách dùng lệnh Xác thực dữ liệu để xóa trùng lặp. Cách này cũng giúp tiết kiệm thời gian đáng kể. Hãy làm theo hướng dẫn:
Các bước:
- Trước tiên, từ tab Dữ liệu (Data), chọn:
Dữ liệu → Công cụ dữ liệu → Xác thực dữ liệu → Xác thực dữ liệu
- Sau khi hộp thoại Xác thực dữ liệu xuất hiện, chỉ cần lặp lại Bước 2 và Bước 3 của Phương pháp 1. Kết quả sẽ như hình dưới đây.
Nội dung liên quan: Cách chọn từ danh sách thả xuống và kéo dữ liệu từ trang tính khác trong Excel
Bài đọc tương tự:
- Tạo danh sách thả xuống có thể tìm kiếm trong Excel (2 phương pháp)
- Cách tạo danh sách thả xuống có bộ lọc trong Excel (7 phương pháp)
- Cách tạo danh sách thả xuống Excel có màu sắc (2 cách)
- Danh sách thả xuống Excel không hoạt động (8 vấn đề và giải pháp)
- Tự động cập nhật danh sách thả xuống trong Excel (3 cách)
3. Tạo Bảng pivot để xóa trùng lặp khỏi danh sách thả xuống trong Excel
Trong phương pháp này, trước tiên chúng ta tạo một Bảng pivot, sau đó tạo danh sách thả xuống từ bảng đó để loại bỏ các giá trị trùng lặp. Hãy làm theo các bước:
Bước 1:
- Từ thanh Chèn (Insert), chọn:
Chèn → Bảng → Bảng pivot → Từ bảng/phạm vi
- Trong hộp thoại Tạo bảng Pivot từ bảng hoặc phạm vi: chọn phạm vi 'Bảng pivot'!$B$4:$B$46 trong ô Bảng/Phạm vi, tích Trang tính hiện có (Existing Worksheet), nhấn OK.
- Bảng Pivot được tạo. Chỉ tích chọn trường Sản phẩm (Product). Bảng Pivot tự động loại bỏ các giá trị trùng lặp.
Bước 2:
- Thêm tiêu đề Danh sách thả xuống (Drop Down List) tại ô H4. Từ tab Dữ liệu, chọn:
Dữ liệu → Công cụ dữ liệu → Xác thực dữ liệu → Xác thực dữ liệu
- Trong hộp thoại Xác thực dữ liệu: chọn tab Cài đặt, chọn Danh sách từ hộp Cho phép, nhập =$G$5:$G$18 vào ô Nguồn, nhấn OK.
- Kết quả: Danh sách thả xuống tên sản phẩm không còn giá trị trùng lặp.
Đọc thêm: Tạo danh sách thả xuống Excel từ Bảng (5 ví dụ)
4. Kết hợp hàm SORT, FILTER và UNIQUE để xóa trùng lặp khỏi danh sách thả xuống trong Excel
Phương pháp này kết hợp ba hàm SORT, FILTER và UNIQUE để lấy danh sách giá trị duy nhất cho danh sách thả xuống. Từ tập dữ liệu, chúng ta sẽ lọc danh mục sản phẩm duy nhất. Hãy làm theo hướng dẫn:
Các bước:
- Đầu tiên, xóa trùng lặp từ cột C (chứa Danh mục sản phẩm). Tại ô E5, nhập công thức sau:
=SORT(FILTER(UNIQUE(C5:C46),UNIQUE(C5:C46)<>0))Phân tích công thức:
- Hàm UNIQUE tìm các giá trị duy nhất từ ô C5 đến C46.
- Hàm FILTER lọc các giá trị khác 0 (hoặc rỗng) từ kết quả của UNIQUE.
- Hàm SORT sắp xếp kết quả theo thứ tự bảng chữ cái theo Danh mục.
- Nhấn ENTER. Danh sách các danh mục duy nhất sẽ hiện ra.
- Thêm tiêu đề Danh sách thả xuống Danh mục tại ô F4. Từ tab Dữ liệu, chọn Xác thực dữ liệu.
Dữ liệu → Công cụ dữ liệu → Xác thực dữ liệu → Xác thực dữ liệu
- Trong hộp thoại: tab Cài đặt → Danh sách → Nguồn: =$E$5:$E$6 → OK.
- Cuối cùng, bạn có danh sách thả xuống danh mục sản phẩm không trùng lặp.
Đọc thêm: Danh sách thả xuống có điều kiện trong Excel (Tạo, Sắp xếp và Sử dụng)
Lưu ý quan trọng
👉 Hàm FILTER chỉ khả dụng trong Excel 365.
Kết luận
Hy vọng các phương pháp trên sẽ giúp bạn áp dụng hiệu quả việc tạo danh sách thả xuống và loại bỏ trùng lặp trong bảng tính Excel. Rất hoan nghênh bạn để lại bình luận nếu có thắc mắc hoặc đóng góp.
Các bài viết liên quan
- VLOOKUP với danh sách thả xuống trong Excel
- Cách tạo danh sách thả xuống trong Excel (Độc lập và Phụ thuộc)
- Danh sách thả xuống Excel tùy thuộc vào lựa chọn
- Cách chỉnh sửa danh sách thả xuống trong Excel (4 cách cơ bản)
- Cách tạo danh sách thả xuống phụ thuộc động trong Excel