Tạo danh sách thả xuống Excel từ Bảng

Trong Microsoft Excel, tạo danh sách thả xuống từ bảng rất dễ dàng. Bài viết giải thích quy trình tạo danh sách thả xuống Excel từ bảng. Để minh họa vấn đề, sẽ làm theo các ví dụ khác nhau với tập dữ liệu khác nhau.

Bạn có thể tải tệp thực hành từ đây.

5 ví dụ tạo danh sách thả xuống Excel từ Bảng

1. Tạo danh sách thả xuống từ Bảng với Xác thực dữ liệu

Để tạo danh sách thả xuống từ bảng có thể dùng tùy chọn xác thực dữ liệu. Đây là một trong những phương pháp dễ nhất tạo danh sách thả xuống. Sẽ dùng xác thực dữ liệu theo 3 cách sau:

1.1 Dùng dữ liệu ô tạo danh sách thả xuống

Để minh họa phương pháp này có tập dữ liệu học sinh và môn học. Ví dụ này tạo danh sách thả xuống giá trị cột môn học tại Ô C13. Xem cách làm:

Ban đầu, chọn ô C13. Vào tab Dữ liệu.
Chọn tùy chọn Xác thực dữ liệu từ mục Công cụ dữ liệu. Cửa sổ mới mở ra.

Tiếp, từ cửa sổ Xác thực dữ liệu, vào tùy chọn Cài đặt.
Thả xuống mục Cho phép chọn Danh sách.

Sau đó có thanh Nguồn. Chọn ô (C5:C10) vào thanh.
Nhấn OK.

Cuối cùng, thấy biểu tượng thả xuống ở ô C13. Nhấn biểu tượng lấy giá trị môn học từ tập dữ liệu.

1.2 Nhập dữ liệu thủ công

Ví dụ này nhập giá trị thả xuống thủ công, khác ví dụ trước lấy giá trị từ tập dữ liệu. Tập dữ liệu sau, tạo thanh thả xuống năm thi đỗ của học sinh tại ô D13. Làm theo các bước:

Thứ nhất, chọn ô D13. Mở cửa sổ Xác thực dữ liệu.
Vào tùy chọn Cài đặt.
Thả xuống Cho phép chọn danh sách.

Sau đó ở thanh Nguồn, nhập thủ công 2019, 2020 & 2021.
Nhấn OK.

Cuối cùng, thấy danh sách thả xuống 3 giá trị năm ở ô D13.

1.3 Dùng công thức Excel

Cũng có thể dùng công thức tạo danh sách thả xuống trong Microsoft Excel. Ví dụ này làm cùng nhiệm vụ với tập dữ liệu như phương pháp 1. Dùng công thức Excel. Các bước:

Thứ nhất, chọn ô C13. Mở cửa sổ Xác thực dữ liệu.
Chọn tùy chọn Cài đặt.
Chọn danh sách từ thả xuống Cho phép.

Giờ thấy thanh Nguồn khả dụng. Chèn công thức sau vào thanh:

=OFFSET($C$5,0,0,6)

Nhấn OK.

Cuối cùng, thấy biểu tượng thả xuống ô C13. Nhấn biểu tượng lấy danh sách thả xuống môn học.

Đọc thêm: Cách tạo danh sách thả xuống phụ thuộc trong Excel

2. Tạo danh sách thả xuống động từ Bảng Excel

Đôi khi sau thiết lập danh sách thả xuống cần thêm mục hoặc giá trị vào danh sách. Để thêm giá trị mới vào bảng cũng như danh sách thả xuống phải làm cho nó động. Giải quyết vấn đề theo các bước:

Ban đầu, chọn tab Chèn.
Từ tab, chọn tùy chọn Bảng.

Cửa sổ mới mở.
Chọn phạm vi ô (B4:B10) làm dữ liệu bảng.
Đừng quên tích tùy chọn 'Bảng của tôi có tiêu đề'.
Nhấn OK.

Giờ, chọn ô E6. Mở cửa sổ Xác thực dữ liệu.
Chọn tùy chọn Cài đặt.
Chọn danh sách từ thả xuống Cho phép.
Chèn công thức sau vào thanh Nguồn mới:

=INDIRECT("Table1[Name]")

Nhấn OK.

Lại tạo bảng cho cột Môn học.

Ở đây, chọn ô F6. Mở Xác thực dữ liệu.
Chọn Cài đặt.
Từ thả xuống Cho phép, chọn danh sách.
Chèn công thức sau vào thanh Nguồn mới:

=INDIRECT("Table2[Subjects]")

Nhấn OK.

Giờ, thêm tên mới Richard vào cột Tên. Danh sách thả xuống cũng hiển thị giá trị mới.

Cuối cùng, chèn giá trị mới Văn học vào cột Môn học. Sẽ nhận giá trị mới trong thả xuống.

Đọc thêm: Cách tạo danh sách thả xuống phụ thuộc động trong Excel

3. Sao chép dán danh sách thả xuống trong Excel

Giả sử có danh sách thả xuống ở một ô muốn sao chép sang ô khác. Ví dụ này học cách sao chép danh sách thả xuống từ ô này sang ô khác. Làm theo hướng dẫn:

Thứ nhất, chọn ô thả xuống muốn sao chép.
Chuột phải chọn Sao chép.

Giờ chọn ô F6 nơi dán danh sách thả xuống.
Vào tab Trang chủ. Chọn Dán.
Từ thả xuống, chọn Dán đặc biệt.

Cửa sổ mới mở. Tích tùy chọn Xác thực từ hộp.
Nhấn OK.

Cuối cùng, thấy danh sách thả xuống ô F6 là bản sao của E6.

Đọc thêm tương tự

Danh sách thả xuống Excel không hoạt động (8 vấn đề và giải pháp)
Cách tạo danh sách từ phạm vi trong Excel (3 phương pháp)
Tạo danh sách thả xuống nhiều cột trong Excel (3 cách)
Danh sách thả xuống phụ thuộc nhiều Excel VBA (3 cách)
Cách tạo danh sách thả xuống Excel có màu (2 cách)

4. Chọn tất cả ô danh sách thả xuống từ Bảng

Đôi khi có nhiều danh sách thả xuống trong tập dữ liệu. Ví dụ này xem cách tìm và chọn tất cả danh sách thả xuống trong tập dữ liệu. Dùng tập dữ liệu ví dụ trước. Xem cách làm theo các bước đơn giản:

Thứ nhất, vào tùy chọn Tìm & Chọn ở mục chỉnh sửa của Ribbon.
Từ thả xuống chọn Chuyển đến đặc biệt.

Cửa sổ mới mở.
Tích tùy chọn Tất cả dưới Xác thực dữ liệu.
Nhấn OK.

Như vậy, các ô danh sách thả xuống E6 & F6 được chọn.

Đọc thêm: Cách chọn nhiều từ danh sách thả xuống trong Excel

5. Tạo danh sách thả xuống phụ thuộc hoặc có điều kiện

Giả sử cần tạo hai danh sách thả xuống liên quan nhau. Ví dụ này xem cách tạo danh sách thả xuống khả dụng tùy thuộc vào danh sách thả xuống khác. Làm theo các bước:

Thứ nhất, chọn ô E6.
Mở cửa sổ Xác thực dữ liệu.
Chọn Cài đặt.
Chọn danh sách từ thả xuống Cho phép.
Nhập công thức sau vào thanh Nguồn mới:

=$B$4:$C$4

Nhấn OK.

Tiếp, vào tab Công thức.
Chọn tùy chọn Tạo từ lựa chọn từ mục Tên đã định nghĩa.

Cửa sổ mới mở.
Chỉ tích tùy chọn Hàng đầu.
Nhấn OK.

Giờ, chọn ô F6 mở cửa sổ Xác thực dữ liệu.
Vào Cài đặt.
Từ thả xuống Cho phép chọn Danh sách.
Chèn công thức sau vào thanh Nguồn mới:

=INDIRECT(E6)

Nhấn OK.

Cuối cùng, nếu chọn Trái cây từ Thả xuống-1 chỉ có trái cây ở Thả xuống-2.

Lại nếu chọn Rau củ ở Thả xuống-1 lấy danh sách Rau củ ở Thả xuống-2.

Đọc thêm: Danh sách thả xuống có điều kiện trong Excel (Tạo, Sắp xếp và Sử dụng)

Lưu ý

Danh sách thả xuống mất nếu sao chép ô (không có danh sách thả xuống) đè lên ô có danh sách thả xuống.
Điều tồi tệ nhất là Excel không cảnh báo người dùng trước khi ghi đè menu thả xuống.

Kết luận

Bài viết cố gắng bao quát mọi phương pháp tạo danh sách thả xuống Excel từ bảng. Tải tệp thực hành đi kèm bài viết và tự thực hành. Nếu có bất kỳ băn khoăn nào hãy bình luận dưới đây.

Tạo danh sách thả xuống Excel từ Bảng – 5 ví dụ từng bước