Không thể phủ nhận rằng Danh sách thả xuống là một tính năng mạnh mẽ trong Excel. Nhưng đôi khi chúng ta phải đối mặt với các vấn đề cản trở hoạt động với danh sách Drop Down. Trong bài viết này, tôi sẽ chỉ ra 8 vấn đề quan trọng khiến danh sách thả xuống không hoạt động trong Excel và cũng giải thích các giải pháp của chúng.
Danh sách thả xuống của Excel Sự cố không hoạt động &Giải pháp của chúng
Chúng ta hãy giới thiệu với tập dữ liệu sau, trong đó một số mặt hàng được cung cấp cùng với ID đơn đặt hàng, tiểu bang của Hoa Kỳ và doanh số bán hàng.
Trước khi đi vào cuộc thảo luận chính, hãy để tôi chia sẻ suy nghĩ của bạn.
Bạn có biết quy trình tạo danh sách thả xuống trong Excel không? Nếu không, đừng lo lắng. Chỉ cần truy cập Cách tạo danh sách thả xuống bài báo.
Dù sao đi nữa, tôi đã tạo một danh sách Thả xuống cho “Các mặt hàng”.
Bây giờ chúng ta sẽ thảo luận các vấn đề về những gì Danh sách thả xuống không hoạt động trong Excel với các giải pháp của họ.
1. Khi Danh sách thả xuống không hiển thị
Đôi khi, danh sách Drop Down có thể biến mất do nhiều lý do. Nhưng điều quan trọng là phải hiển thị danh sách Thả xuống.
1.1. Nếu đối tượng bị ẩn
Nhìn vào hình sau và danh sách Drop Down không hiển thị. Bạn có đoán được lý do đằng sau vấn đề này không?
Để tìm lý do, hãy nhấp vào Tệp tab> Tùy chọn .
Sau đó, bạn sẽ thấy hộp thoại sau, cụ thể là Tùy chọn Excel, và di chuyển con trỏ trên Nâng cao tùy chọn.
Như bạn thấy nút Không có gì (ẩn đối tượng) tùy chọn được chọn, danh sách Thả xuống không hiển thị.
Vì vậy, bạn phải bỏ chọn tùy chọn và chọn vòng kết nối Tất cả tùy chọn như hình sau.
Cuối cùng, bạn sẽ nhận được kết quả sau khi danh sách Thả xuống cho “Các mục” được hiển thị.
1.2. Kiểm tra tùy chọn thả xuống
Giống như sự cố trước, danh sách Drop Down có thể không xuất hiện. Lý do đằng sau sự biến mất khác với vấn đề đầu tiên.
Đây, hộp trước Trình đơn thả xuống trong ô không được chọn. Đó là lý do tại sao mũi tên không hiển thị.
Nếu bạn muốn khắc phục sự cố, hãy chọn hộp trước menu thả xuống trong ô quyền mua. Và bạn sẽ thấy kết quả sau.
1.3. Đánh dấu ô
Thực sự mà nói, việc tạo danh sách Thả xuống giúp tiết kiệm thời gian của bạn và làm cho ô trở nên động. Thật không may, công cụ này có một số hạn chế mặc định.
Ví dụ:nếu bạn di chuyển con trỏ từ mũi tên Thả xuống, dấu của mũi tên sẽ biến mất như trong hình sau đây mặc dù “Mục” có danh sách Thả xuống.
Vì vậy, chúng tôi có thể sử dụng Hộp tổ hợp để đánh dấu danh sách Thả xuống.
Thực hiện theo các bước bên dưới.
Các bước:
⏩ Chọn Nhà phát triển tab> Chèn ruy-băng> Hộp tổ hợp (Kiểm soát biểu mẫu) .
⏩ Vẽ một hộp theo cách sau.
⏩ Nhấp chuột phải vào hộp và chọn Điều khiển định dạng tùy chọn.
⏩ Sau đó, sửa phạm vi đầu vào là $ C $ 5:$ C13 và liên kết ô là H5 .
⏩ Cuối cùng, nhập OK .
Bây giờ nếu bạn nhấp vào nút Thả xuống mũi tên, bạn sẽ thấy danh sách như trong hình sau.
1.4. Nếu Workbook bị hỏng
Một lý do khác khiến Thả xuống danh sách có thể không xuất hiện nếu sổ làm việc bị hỏng.
Để khắc phục sự cố, hãy chọn tệp bạn muốn mở rồi chọn Mở và sửa chữa bằng cách nhấp chuột phải vào tùy chọn Mở tùy chọn.
Đọc thêm: Cách chỉnh sửa danh sách thả xuống trong Excel
2. Hiển thị khoảng trống trong danh sách thả xuống
Trong một số trường hợp nhất định, bạn có thể nhận thấy các ô trống sau khi nhấp vào mũi tên Thả xuống.
Bạn có ý kiến gì đằng sau tình huống này không?
Nếu bạn mở Xác thực dữ liệu bằng cách nhấp vào Dữ liệu tab> Xác thực dữ liệu từ Công cụ dữ liệu ruy-băng, bạn sẽ thấy nguồn.
Như bạn thấy nguồn trong trường hợp này là $ B $ 5 $:B $ 19 . Điều đó có nghĩa là có một số ô trống trong nguồn và đây là lý do chính.
Dù sao đi nữa, bạn có thể sửa nguồn bằng cách xóa các ô trống như cách sau.
Kết quả là bạn sẽ nhận được kết quả sau mà không có ô trống.
3. Sự cố với mục nhập mới (Tự động cập nhật danh sách thả xuống)
Bây giờ chúng ta sẽ tập trung vào vấn đề tự động cập nhật mà bạn có thể nhận thấy danh sách Thả xuống không hoạt động trong Excel.
Trong danh sách “Mục” sau đây, một mục mới được thêm vào là “ RAM ”Nhưng nó không được tìm thấy trong danh sách thả xuống.
Việc sửa nguồn xác thực dữ liệu mỗi lần là khá mất thời gian.
Vì vậy, chúng tôi có thể tạo phạm vi động bằng cách sử dụng OFFSET hoạt động như cách sau
Nhập công thức bên dưới vào Nguồn tùy chọn.
=OFFSET($B$5,0,0,COUNTA(B:B)-1) Đây, B5 là ô bắt đầu của “Mục” và B:B là cột của danh sách "Mặt hàng".
Cuối cùng, đầu ra sẽ trông như sau, trong đó mục nhập mới “ RAM ”Được thêm tự động mà không cần thay đổi nguồn.
Đọc thêm: Danh sách thả xuống tự động cập nhật trong Excel
4. Nếu các mục nhập hợp lệ không được phép và danh sách thả xuống không hoạt động
Như bạn thấy, có một danh sách được phân tách trong ví dụ sau, trong đó ba loại ô có sẵn trong danh sách Thả xuống.
Bất cứ khi nào, bạn nhập “ không ”Thay vì“ Không ”, Bạn sẽ nhận được một tin nhắn theo mặc định.
Thông báo này làm rõ rằng giá trị đã nhập không khớp với danh sách được phân tách.
Thật vậy, danh sách được phân tách trong danh sách Thả xuống phân biệt chữ hoa chữ thường.
Vì vậy, cách để khắc phục sự cố là nhập giá trị chính xác bằng chữ hoa và chữ thường từ danh sách Thả xuống.
Bài đọc tương tự
- Tạo Danh sách Thả xuống Excel từ Bảng (5 Ví dụ)
- Cách tạo danh sách thả xuống Excel với màu (2 cách)
- Tạo Danh sách từ Phạm vi trong Excel (3 Phương pháp)
- Cách sử dụng Câu lệnh IF để Tạo Danh sách Thả xuống trong Excel
5. Nếu các mục nhập không hợp lệ được phép và danh sách thả xuống không hoạt động
Không giống như các mục nhập hợp lệ, đôi khi các mục nhập không hợp lệ được cho phép trong danh sách Thả xuống.
Trong trường hợp sau, bạn thấy rằng một mục cụ thể là “Điện thoại thông minh” được phép làm mục nhập mặc dù nó không có sẵn trong Trình đơn thả xuống “Itmes” và không có thông báo lỗi nào được hiển thị theo mặc định.
Vậy, nguyên nhân xảy ra lỗi này là gì?
Nếu bạn nhìn kỹ, sẽ có một ô trống ở phần dưới của danh sách "Mục" cho phép mục nhập không hợp lệ.
Tuy nhiên, bạn có thể giải quyết vấn đề bằng cách bỏ chọn hộp trước Bỏ qua chỗ trống trong tùy chọn Xác thực dữ liệu hộp thoại và nhấn OK .
Sau khi làm điều đó, nếu bạn nhập mục nhập “Điện thoại thông minh”, các mục nhập không hợp lệ sẽ không được phép và sẽ hiển thị thông báo lỗi theo mặc định.
6. Sự cố với biểu tượng của danh sách thả xuống
Mặc dù đây là một vấn đề nhỏ, nó có thể trở nên cần thiết khi bạn có tập dữ liệu lớn hơn và bạn muốn xác định nhanh Mũi tên thả xuống từ tập dữ liệu lớn hơn.
Tương tự như vậy theo cách sau, bạn có thể chèn biểu tượng từ Wingdings 3 phông chữ ở phía bên phải của danh sách Thả xuống.
Và mũi tên Thả xuống sẽ như sau, có thể dễ dàng xác định được từ tập dữ liệu lớn hơn.
7. Danh sách thả xuống không hoạt động khi xử lý Spaces
Tại thời điểm này, tôi đang chỉ ra một vấn đề thú vị và cũng quan trọng khi xử lý khoảng trắng trong danh sách Thả xuống.
Như bạn thấy trong ví dụ sau, Danh sách thả xuống phụ thuộc được tạo tại nơi bạn chọn lục địa và tên các quốc gia sẽ được hiển thị trong danh sách Thả xuống.
Nếu bạn chọn châu Á làm lục địa, bạn sẽ thấy danh sách Thả xuống nơi hiển thị tên các quốc gia.
Danh sách thả xuống của tên quốc gia là-
Nhưng nếu bạn chọn “Bắc Mỹ” làm lục địa, bạn sẽ không thấy mục nhập hoặc giá trị của tên quốc gia của lục địa trong danh sách thả xuống.
Vấn đề thực tế là danh sách Thả xuống không thể bỏ qua khoảng cách giữa các từ
Chúng tôi có thể khắc phục sự cố bằng cách nhập công thức sau.
=INDIRECT(SUBSTITUTE(B13," ","_")) Ở đây, B13 là ô chứa “Bắc Mỹ”.
Quan trọng hơn, SUBSTITUTE hàm bỏ qua dấu cách và được thay thế bằng dấu gạch dưới. Sau đó, INDIRECT hàm trả về tham chiếu ô và liên kết giá trị văn bản.
Và bạn sẽ thấy một danh sách Thả xuống có tên quốc gia của lục địa.
Đọc thêm: Cách tạo danh sách thả xuống phụ thuộc động trong Excel
8. Danh sách thả xuống không hoạt động sau khi sao chép dán
Trong phiên bản Excel cũ hơn, bạn không thể sao chép và dán danh sách Thả xuống theo định dạng nguồn.
Mặc dù bạn có thể chỉ cần sử dụng CTRL + C (sao chép) và CTRL + V (dán) vào phiên bản Excel đã cập nhật.
Nếu bạn sử dụng phiên bản cũ hơn, hãy chọn Dán đặc biệt trong khi dán dữ liệu.
Sau đó, kiểm tra vòng kết nối trước Xác thực và nhấn OK .
Nếu bạn làm điều đó, bạn sẽ nhận được tập dữ liệu đã sao chép với danh sách Thả xuống đã tạo trong các phiên bản Excel trước.
Những điều cần nhớ
tôi. Lưu tệp Excel trong .xlsx định dạng để giữ danh sách Thả xuống trong khi mở tệp trong phiên bản cập nhật.
ii. Cố gắng nhớ tên trường hoặc nơi bạn đã tạo danh sách Thả xuống. Nhưng nếu bạn cho rằng không thể nhớ được, bạn có thể sử dụng đánh dấu ô bằng cách chèn một hộp tổ hợp hoặc ký hiệu.
Kết luận
Đây là những vấn đề bạn có thể gặp phải khi làm việc trên danh sách Thả xuống. Tôi cũng đã đề cập đến giải pháp cùng với các vấn đề. Thực sự, tôi hy vọng bài viết này có thể có ích cho bạn. Dù sao, nếu bạn có bất kỳ thắc mắc và đề xuất nào, xin đừng quên chia sẻ chúng trong phần bình luận sau.
Bài đọc thêm
- Cách tạo danh sách thả xuống dựa trên công thức trong Excel (4 cách)
- Liên kết giá trị ô với danh sách thả xuống trong Excel (5 cách)
- Danh sách thả xuống có điều kiện trong Excel (Tạo, Sắp xếp và Sử dụng)
- Cách tạo danh sách thả xuống với bộ lọc trong Excel (7 phương pháp)