Không thể phủ nhận Danh sách thả xuống là tính năng mạnh mẽ trong Excel. Nhưng đôi khi gặp vấn đề cản trở làm việc với Danh sách thả xuống. Bài viết chỉ ra 8 vấn đề đáng kể vì sao Danh sách thả xuống không hoạt động trong Excel và demo giải pháp của chúng.
Vấn đề Danh sách thả xuống Excel không hoạt động & Giải pháp
Làm quen với tập dữ liệu sau nơi một số mặt hàng cho với mã đơn hàng, bang Mỹ, và doanh số.
Trước khi vào thảo luận chính, chia sẻ suy nghĩ.
Bạn biết quy trình tạo Danh sách thả xuống trong Excel? Nếu không, đừng lo. Chỉ ghé bài Cách tạo Danh sách thả xuống.
Dù sao, tôi đã tạo Danh sách thả xuống cho "Mặt hàng".
Giờ thảo luận vấn đề Danh sách thả xuống không hoạt động trong Excel với giải pháp.
1. Khi Danh sách thả xuống không hiển thị
Đôi khi, Danh sách thả xuống có thể biến mất vì nhiều lý do. Nhưng quan trọng phải làm cho Danh sách thả xuống hiển thị.
1.1. Nếu Đối tượng bị ẩn
Nhìn hình sau Danh sách thả xuống không hiển thị. Bạn đoán được lý do?
Để tìm lý do, nhấn tab Tệp > Tùy chọn.
Giờ, thấy hộp thoại Tùy chọn Excel, di chuyển con trỏ đến tùy chọn Nâng cao.
Như thấy tùy chọn Không gì (ẩn đối tượng) được tích, Danh sách thả xuống không hiển thị.
Vì vậy phải bỏ tích tùy chọn và tích tròn Tất cả như hình sau.
Cuối cùng, bạn nhận được đầu ra Danh sách thả xuống cho "Mặt hàng" hiển thị.
1.2. Kiểm tra tùy chọn Thả xuống
Giống vấn đề trước, Danh sách thả xuống có thể không hiện. Lý do khác với vấn đề đầu.
Ở đây, hộp trước Thả xuống trong ô bị bỏ tích. Đó là lý do mũi tên không hiển thị.
Nếu muốn sửa, tích hộp trước Thả xuống trong ô. Bạn sẽ thấy đầu ra sau.
1.3. Làm nổi bật ô
Thực sự, tạo Danh sách thả xuống tiết kiệm thời gian và làm ô động. Thật không may, công cụ có hạn chế mặc định.
Ví dụ, di chuyển con trỏ từ mũi tên Thả xuống, dấu mũi tên biến mất như hình sau dù "Mặt hàng" có Danh sách thả xuống.
Vì vậy, có thể dùng Hộp kết hợp (Combo Box) làm nổi bật Danh sách thả xuống.
Làm theo các bước:
Các bước:
⏩ Chọn tab Developer > Chèn ribbon > Hộp kết hợp (Điều khiển biểu mẫu).
⏩ Vẽ hộp như sau.
⏩ Chuột phải vào hộp chọn Định dạng điều khiển.
⏩ Sửa phạm vi nhập vào $C$5:$C13 và liên kết ô H5.
⏩ Cuối cùng, nhấn OK.
Giờ nếu nhấn mũi tên Thả xuống, bạn thấy danh sách như hình sau.
1.4. Nếu Sổ làm việc bị hỏng
Lý do khác Danh sách thả xuống không hiện nếu sổ làm việc bị hỏng.
Để khắc phục, chọn tệp muốn mở sau đó chọn Mở và sửa chữa bằng chuột phải vào Mở.
Đọc thêm: Cách chỉnh sửa Danh sách thả xuống trong Excel
2. Hiển thị trống trong Danh sách thả xuống
Trong trường hợp nhất định, bạn có thể thấy ô trống sau khi nhấn mũi tên Thả xuống.
Bạn có ý tưởng về hoàn cảnh này?
Nếu mở hộp thoại Xác thực dữ liệu nhấn tab Dữ liệu > Xác thực dữ liệu từ ribbon Công cụ dữ liệu, bạn thấy nguồn.
Như thấy nguồn trường hợp này là $B$5$:B$19. Nghĩa là có ô trống trong nguồn và đây là lý do chính.
Bất kể, bạn có thể sửa nguồn bằng cách loại bỏ ô trống như sau.
Kết quả, bạn nhận được đầu ra không có ô trống.
3. Vấn đề với mục nhập mới (Tự động cập nhật Danh sách thả xuống)
Giờ tập trung vào vấn đề tự động cập nhật khiến bạn nhận thấy Danh sách thả xuống không hoạt động trong Excel.
Trong danh sách "Mặt hàng" sau, mục nhập mới là "RAM" nhưng không thấy trong Danh sách thả xuống.
Khá tốn thời gian sửa nguồn xác thực dữ liệu mỗi lần.
Vì vậy, có thể tạo phạm vi động dùng hàm OFFSET như sau
Nhập công thức dưới vào tùy chọn Nguồn.
=OFFSET($B$5,0,0,COUNTA(B:B)-1)
Ở đây, B5 là ô bắt đầu "Mặt hàng" và B:B là cột danh sách "Mặt hàng".
Cuối cùng, đầu ra trông như sau nơi mục nhập mới "RAM" tự động thêm mà không đổi nguồn.
Đọc thêm: Tự động cập nhật Danh sách thả xuống trong Excel
4. Nếu mục nhập hợp lệ không được phép và Danh sách thả xuống không hoạt động
Như thấy có danh sách giới hạn trong ví dụ sau có 3 loại ô trong Danh sách thả xuống.
Bất cứ khi nào, bạn gõ "không" thay vì "Không", bạn nhận thông báo mặc định.
Thông báo làm rõ giá trị nhập không khớp danh sách giới hạn.
Thực tế, danh sách giới hạn trong Danh sách thả xuống phân biệt chữ hoa thường.
Vì vậy, cách khắc phục là nhập giá trị chính xác hoa thường từ Danh sách thả xuống.
5. Nếu mục nhập không hợp lệ được phép và Danh sách thả xuống không hoạt động
Khác với mục nhập hợp lệ, đôi khi mục nhập không hợp lệ được phép trong Danh sách thả xuống.
Trong hoàn cảnh sau, thấy mặt hàng "Điện thoại thông minh" được phép nhập dù không có trong "Mặt hàng" Thả xuống và không thông báo lỗi mặc định.
Vậy nguyên nhân gây lỗi này?
Nếu nhìn kỹ có ô trống ở phần dưới danh sách "Mặt hàng" cho phép mục nhập không hợp lệ.
Tuy nhiên, bạn khắc phục bằng cách bỏ tích hộp trước Bỏ qua ô trống trong hộp thoại Xác thực dữ liệu và nhấn OK.
Sau đó, nếu nhập "Điện thoại thông minh", mục nhập không hợp lệ sẽ không được phép và hiển thị thông báo lỗi mặc định.
6. Vấn đề với ký hiệu Danh sách thả xuống
Dù là vấn đề nhỏ, có thể cần thiết khi có tập dữ liệu lớn và muốn nhận diện mũi tên Thả xuống nhanh từ tập dữ liệu lớn.
Cách sau, bạn có thể chèn ký hiệu từ font Wingdings 3 bên phải Danh sách thả xuống.
Và mũi tên Thả xuống sẽ như sau dễ nhận diện từ tập dữ liệu lớn.
7. Danh sách thả xuống không hoạt động khi xử lý khoảng trắng
Lúc này, demo vấn đề thú vị và quan trọng khi xử lý khoảng trắng trong Danh sách thả xuống.
Như thấy ví dụ sau, Danh sách thả xuống phụ thuộc được tạo nơi chọn lục địa, tên quốc gia hiển thị trong Danh sách thả xuống.
Nếu chọn Châu Á làm lục địa, thấy Danh sách thả xuống tên quốc gia hiển thị.
Danh sách thả xuống tên quốc gia là-
Nhưng nếu chọn "Bắc Mỹ" làm lục địa, không thấy mục hoặc giá trị tên quốc gia lục địa trong Danh sách thả xuống.
Thực tế Danh sách thả xuống không thể bỏ qua khoảng trắng giữa từ.
Khắc phục bằng công thức sau.
=INDIRECT(SUBSTITUTE(B13," ","_"))
Ở đây, B13 là ô chứa "Bắc Mỹ".
Quan trọng hơn, hàm SUBSTITUTE bỏ qua khoảng trắng thay bằng gạch dưới. Sau đó INDIRECT trả về tham chiếu ô và liên kết giá trị văn bản.
Và bạn thấy Danh sách thả xuống tên quốc gia lục địa.
Đọc thêm: Cách tạo Danh sách thả xuống phụ thuộc động trong Excel
8. Danh sách thả xuống không hoạt động sau Sao chép Dán
Trong phiên bản Excel cũ, có thể không sao chép dán Danh sách thả xuống giữ định dạng nguồn.
Dù bạn chỉ dùng CTRL+C (sao chép) và CTRL+V (dán) trong phiên bản Excel cập nhật.
Nếu dùng phiên bản cũ, chọn Dán đặc biệt khi dán dữ liệu.
Sau đó tích tròn trước Xác thực và nhấn OK.
Nếu làm vậy, bạn nhận được tập dữ liệu sao chép với Danh sách thả xuống tạo trong Excel phiên bản cũ.
Lưu ý
i. Lưu tệp Excel dạng .xlsx giữ Danh sách thả xuống khi mở tệp phiên bản cập nhật.
ii. Cố gắng nhớ tên trường hoặc nơi tạo Danh sách thả xuống. Nhưng nếu nghĩ không thể nhớ, có thể làm nổi bật ô bằng cách chèn hộp kết hợp hoặc ký hiệu.
Kết luận
Đây là các vấn đề bạn có thể gặp rắc rối khi làm việc trên Danh sách thả xuống. Tôi cũng bao quát giải pháp cùng vấn đề. Thực sự hy vọng bài viết có ích cho bạn. Dù sao, nếu có thắc mắc và đề xuất, đừng quên chia sẻ ở phần bình luận sau.
Đọc thêm
- Cách tạo Danh sách thả xuống dựa trên công thức trong Excel (4 cách)
- Liên kết giá trị ô với Danh sách thả xuống trong Excel (5 cách)
- Danh sách thả xuống có điều kiện trong Excel (Tạo, Sắp xếp và Sử dụng)
- Cách tạo Danh sách thả xuống với Bộ lọc trong Excel (7 phương pháp)