Cách tạo danh sách thả xuống với bộ lọc trong Excel (7 phương pháp)

Trong Microsoft Excel, việc nhập dữ liệu trở nên nhanh hơn khi chúng tôi sử dụng bộ lọc danh sách thả xuống. Bộ lọc có thể được sử dụng để lọc và che giấu các phần dữ liệu trang tính của chúng tôi. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ trình bày cách tạo bộ lọc danh sách thả xuống trong excel.

Bạn có thể tải xuống sổ làm việc và thực hành với chúng.

7 cách khác nhau để tạo danh sách thả xuống với bộ lọc trong Excel

Lọc khác với nhóm ở chỗ nó cho phép chúng tôi đủ điều kiện và chỉ hiển thị thông tin có liên quan đến chúng tôi. Hãy xem một số cách dễ dàng để tạo bộ lọc danh sách thả xuống trong excel.

1. Tạo danh sách thả xuống

Trong phương pháp này, chúng ta sẽ thấy cách chúng ta có thể tạo bộ lọc danh sách thả xuống. Đối với điều này, chúng tôi sẽ sử dụng tập dữ liệu bên dưới. Tập dữ liệu chứa một số tên ứng viên trong cột B . Bây giờ, chúng tôi muốn tạo danh sách các ứng cử viên nếu họ được chọn hay không trong cột C . Chúng tôi sẽ tạo một bộ lọc danh sách thả xuống để thực hiện công việc một cách dễ dàng. Để thực hiện việc này, chúng ta cần làm theo các bước bên dưới.

Cách tạo danh sách thả xuống với bộ lọc trong Excel (7 phương pháp)

Trước tiên, hãy chọn các ô mà chúng tôi muốn tạo bộ lọc danh sách thả xuống.
Thứ hai, nhấp vào Dữ liệu trên dải băng.
Thứ ba, chúng tôi cần đi tới Xác thực dữ liệu menu thả xuống.
Thứ tư, chọn Xác thực dữ liệu từ menu thả xuống.

Cách tạo danh sách thả xuống với bộ lọc trong Excel (7 phương pháp)

Điều này sẽ mở ra Xác thực dữ liệu hộp thoại.
Trong Cài đặt , chúng tôi có thể thấy Tiêu chí xác thực .
Bây giờ, hãy nhấp vào trình đơn thả xuống trong Cho phép .
Theo mặc định, Bất kỳ giá trị nào đã được chọn. Chúng tôi sẽ thay đổi nó thành Danh sách .

Cách tạo danh sách thả xuống với bộ lọc trong Excel (7 phương pháp)

Điều này sẽ hiển thị một hộp có tên Nguồn . Chúng tôi sẽ viết Có , Không , Chưa được quyết định trong hộp nguồn.
Sau đó, nhấp vào nút OK nút.

Cách tạo danh sách thả xuống với bộ lọc trong Excel (7 phương pháp)

Cuối cùng, chúng ta có thể thấy kết quả. Các ô đã chọn của chúng tôi hiện là hộp danh sách thả xuống.
Giờ đây, chúng tôi có thể dễ dàng lập danh sách những người được chọn.

Cách tạo danh sách thả xuống với bộ lọc trong Excel (7 phương pháp)

Nếu cần thay đổi dữ liệu, chúng tôi có thể nhanh chóng thực hiện điều đó.

Cách tạo danh sách thả xuống với bộ lọc trong Excel (7 phương pháp)

Đọc thêm: Cách tạo danh sách thả xuống phụ thuộc trong Excel

2. Bộ lọc danh sách thả xuống của Excel để trích xuất dữ liệu

Trong phương pháp này, chúng ta sẽ thấy cách trích xuất dữ liệu hoặc lọc dữ liệu dựa trên lựa chọn danh sách thả xuống trong excel. Vì vậy, ở đây chúng tôi có tập dữ liệu chứa một số id sản phẩm trong cột B , tên của sản phẩm trong cột C và tên quận trong cột D .

Cách tạo danh sách thả xuống với bộ lọc trong Excel (7 phương pháp)

2.1. Lập danh sách các mặt hàng duy nhất

Chúng tôi sẽ lập một danh sách duy nhất về các quốc gia. Để làm như vậy, hãy xem các bước bên dưới.

CÁC BƯỚC:

Trước tiên, hãy chọn các quận trong cột D .

Cách tạo danh sách thả xuống với bộ lọc trong Excel (7 phương pháp)

Thứ hai, dán các quốc gia đã chọn vào bất kỳ ô nào khác trong trang tính.

Cách tạo danh sách thả xuống với bộ lọc trong Excel (7 phương pháp)

Sau đó, chuyển đến Dữ liệu từ dải băng.
Sau đó, nhấp vào Xóa các bản sao .

Cách tạo danh sách thả xuống với bộ lọc trong Excel (7 phương pháp)

Điều này sẽ xuất hiện trong Xóa các bản trùng lặp hộp thoại.
Bây giờ, hãy kiểm tra xem cột chúng tôi muốn tạo danh sách duy nhất đã được chọn hay chưa.
Sau đó, nhấp vào OK .

Cách tạo danh sách thả xuống với bộ lọc trong Excel (7 phương pháp)

Một cửa sổ bật lên sẽ xuất hiện, xác nhận rằng các giá trị trùng lặp đã được xóa khỏi cột đã chọn.

Cách tạo danh sách thả xuống với bộ lọc trong Excel (7 phương pháp)

Cuối cùng, chúng ta có thể thấy rằng 2 các giá trị trùng lặp bị xóa và 4 giá trị duy nhất còn lại.

Cách tạo danh sách thả xuống với bộ lọc trong Excel (7 phương pháp)

2.2. Đặt Bộ lọc thả xuống để hiển thị các mặt hàng độc đáo

Để hiển thị các giá trị duy nhất trong bộ lọc danh sách thả xuống, chúng ta cần thực hiện theo giống như được hiển thị.

CÁC BƯỚC:

Ban đầu, hãy chuyển đến Dữ liệu tab.
Sau đó, nhấp vào Xác thực dữ liệu menu thả xuống.
Bây giờ, hãy chọn Xác thực dữ liệu .

Cách tạo danh sách thả xuống với bộ lọc trong Excel (7 phương pháp)

Xác thực dữ liệu hộp thoại sẽ xuất hiện.
Tại thời điểm này, hãy chọn Danh sách từ menu thả xuống.

Cách tạo danh sách thả xuống với bộ lọc trong Excel (7 phương pháp)

Tiếp theo, nhấp vào mũi tên phía trên trong phần Nguồn.

Cách tạo danh sách thả xuống với bộ lọc trong Excel (7 phương pháp)

Bây giờ, hãy chọn các giá trị duy nhất mà chúng tôi đã tạo.
Nhấn Enter .

Cách tạo danh sách thả xuống với bộ lọc trong Excel (7 phương pháp)

Tại thời điểm này, chúng tôi có thể thấy rằng các giá trị duy nhất đã chọn nằm trong phần nguồn.
Nhấp vào OK .

Cách tạo danh sách thả xuống với bộ lọc trong Excel (7 phương pháp)

Bằng cách thực hiện việc này, danh sách thả xuống hiện được hiển thị trong I2 .

Cách tạo danh sách thả xuống với bộ lọc trong Excel (7 phương pháp)

2.3. Sử dụng các cột của người trợ giúp để trích xuất các bản ghi

Chúng tôi cần excel để tự động xác định các bản ghi tương ứng với mục đã chọn ngay sau khi chúng tôi thực hiện lựa chọn thả xuống. Đối với điều này, chúng tôi cần ba cột trợ giúp. Hãy xem các bước dưới đây để chúng ta có thể thực hiện việc này như thế nào.

CÁC BƯỚC:

Trong cột trợ giúp đầu tiên, chúng tôi cần số hàng cho mỗi ô này. Vì vậy, E5 sẽ là số hàng 1 trong tập dữ liệu và E6 sẽ là số hàng 2 , và như thế. Để thực hiện việc này, chúng tôi có thể tạo mã cố định theo cách thủ công hoặc sử dụng ROWS công thức.
ROWS công thức nhận đầu vào là một mảng và trả về số hàng giữa hai tham chiếu ô. Trong ví dụ của chúng tôi, trong ô E5 , chỉ có một hàng.
Khóa ô đầu tiên bằng cách nhấn F4 hoặc đặt ( $ ) ký hiệu đô la.
Bây giờ, hãy viết ra công thức.

=ROWS($D$5:D5)

Cách tạo danh sách thả xuống với bộ lọc trong Excel (7 phương pháp)

Sau đó, nhấn Enter .

Bây giờ, hãy kéo chốt điền để sao chép công thức nhằm hiển thị tất cả các hàng.

Cách tạo danh sách thả xuống với bộ lọc trong Excel (7 phương pháp)

Chúng ta có thể thấy rằng các ô được tăng lên một vì từ D5 đến D6 chúng tôi có hai hàng, v.v.

Cách tạo danh sách thả xuống với bộ lọc trong Excel (7 phương pháp)

Bây giờ, hãy tạo cột trợ giúp hai chỉ hiển thị những số hàng khớp với quốc gia mà chúng tôi đã chọn trong I2 . Chúng tôi muốn những số hàng có Bangladesh. Vì vậy, cột trợ giúp sẽ hiển thị 1 và 4 . Để làm điều đó, chúng tôi sẽ sử dụng IF tình trạng.
Và, điều kiện là

=IF($I$2=D5,E5,"")

Cách tạo danh sách thả xuống với bộ lọc trong Excel (7 phương pháp)

Bây giờ, hãy kéo chốt điền xuống để hiển thị các con số.

Cách tạo danh sách thả xuống với bộ lọc trong Excel (7 phương pháp)

Nếu chúng tôi thay đổi quốc gia, chúng tôi có thể thấy trình trợ giúp 2 các cột sẽ hiển thị số hàng chứa quốc gia.

Cách tạo danh sách thả xuống với bộ lọc trong Excel (7 phương pháp)

Sau đó, chúng tôi cần một cột trợ giúp khác, trong đó tất cả các số trong cột trợ giúp 2 sẽ xếp chồng lên nhau. Trên thực tế, chúng tôi không muốn có khoảng cách ở giữa. Đối với điều này, chúng tôi sử dụng NHỎ công thức.
Bây giờ, hãy viết ra công thức bên dưới.

=SMALL($F$5:$F$10,ROWS($F$5:F5))

Cách tạo danh sách thả xuống với bộ lọc trong Excel (7 phương pháp)

Ở đây, chúng tôi sử dụng ROWS ($ F $ 5:F5) để trả về giá trị nhỏ nhất đầu tiên.

Nhưng, có một vấn đề. Khi chúng tôi kéo chốt điền xuống, nó sẽ hiển thị #NUM! lỗi.

Cách tạo danh sách thả xuống với bộ lọc trong Excel (7 phương pháp)

Để tránh lỗi, chúng tôi sẽ viết công thức bên dưới.

=IFERROR(SMALL($F$5:$F$10,ROWS($F$5:F5)),"")

Cách tạo danh sách thả xuống với bộ lọc trong Excel (7 phương pháp)

IFERROR này chức năng sẽ loại bỏ lỗi.

Cuối cùng, khi chúng tôi kéo chốt điền, số hàng sẽ hiển thị chính xác.

Cách tạo danh sách thả xuống với bộ lọc trong Excel (7 phương pháp)

Bây giờ là bước cuối cùng, ba cột mới hiển thị ID sản phẩm và tên sản phẩm của các quốc gia đã chọn. Để làm như vậy, chúng tôi sẽ sử dụng một hàm INDEX đơn giản trả về id sản phẩm theo quốc gia đã chọn.
Bây giờ, trong ô K5 , hãy viết ra công thức.

=INDEX($B$5:$D$10,$G5,COLUMNS($H$5:H5))

Cách tạo danh sách thả xuống với bộ lọc trong Excel (7 phương pháp)

Trong COLUMNS ($ H $ 5:H5) , hãy chọn cùng một cột nằm trong ngoặc đơn bên trái của trang tính.

Một lần nữa, chúng ta có thể thấy rằng #VALUE! lỗi đang hiển thị.

Cách tạo danh sách thả xuống với bộ lọc trong Excel (7 phương pháp)

Để loại bỏ lỗi, chúng tôi sử dụng giống như trước đây, hàm IFERROR .
Thay vì công thức trước đây, chúng tôi sẽ viết.

=IFERROR(INDEX($B$5:$D$10,$G5,COLUMNS($H$5:H5)),"")

Cách tạo danh sách thả xuống với bộ lọc trong Excel (7 phương pháp)

Cuối cùng, kéo chốt điều khiển tô qua K5:M10 .
Và, tất cả các bước đã hoàn tất.

Cách tạo danh sách thả xuống với bộ lọc trong Excel (7 phương pháp)

Nếu chúng tôi thay đổi quốc gia từ danh sách bộ lọc thả xuống, chúng tôi có thể thấy rằng bảng bên phải sẽ tự động thay đổi.

Cách tạo danh sách thả xuống với bộ lọc trong Excel (7 phương pháp)

Đọc thêm: Cách tạo danh sách thả xuống trong Excel với nhiều lựa chọn

3. Sắp xếp và lọc dữ liệu trong Excel từ danh sách thả xuống

Trong excel, có rất nhiều công cụ thú vị mà chúng ta có thể sử dụng trong công việc hàng ngày của mình. Sắp xếp và lọc thanh công cụ là một trong những tính năng mà chúng tôi có thể dễ dàng tạo bộ lọc danh sách thả xuống trong dữ liệu của mình. Tương tự như các phương pháp trên, Chúng tôi sẽ sử dụng cùng một tập dữ liệu, với id sản phẩm, tên sản phẩm và quốc gia.

Cách tạo danh sách thả xuống với bộ lọc trong Excel (7 phương pháp)

3.1. Tạo danh sách thả xuống bằng tính năng sắp xếp và lọc

Hãy xem cách sử dụng thanh công cụ sắp xếp và lọc. Để làm được điều này, chúng ta cần thực hiện theo các bước bên dưới.

CÁC BƯỚC:

Đầu tiên, hãy chọn các tiêu đề của tập dữ liệu.
Sau đó, từ Dữ liệu trên ruy-băng, nhấp vào Bộ lọc nằm trong Sắp xếp &Bộ lọc phần.

Cách tạo danh sách thả xuống với bộ lọc trong Excel (7 phương pháp)

Điều này làm cho tất cả các tiêu đề trở thành mũi tên bộ lọc thả xuống.
Bây giờ, hãy nhấp vào bất kỳ tiêu đề nào mà chúng tôi muốn lọc ra.
Vì vậy, chúng tôi nhấp vào mũi tên thả xuống ID sản phẩm để lọc ra các sản phẩm.
Bây giờ, bỏ chọn dữ liệu chúng tôi không muốn xem.
Sau đó, nhấp vào nút OK nút.

Cách tạo danh sách thả xuống với bộ lọc trong Excel (7 phương pháp)

Cuối cùng, chúng ta có thể thấy kết quả. Tất cả các sản phẩm chưa được kiểm tra hiện đã biến mất khỏi tập dữ liệu. Tất cả dữ liệu chưa được kiểm tra hiện tạm thời bị ẩn.

Cách tạo danh sách thả xuống với bộ lọc trong Excel (7 phương pháp)

3.2. Thêm bộ lọc mới

Để thêm bộ lọc mới trong cùng một tập dữ liệu, chỉ cần làm theo các bước sau.

CÁC BƯỚC:

Ở vị trí đầu tiên, hãy nhấp vào mũi tên thả xuống nơi chúng tôi muốn thêm các bộ lọc mới. Chúng tôi sẽ nhấp vào quốc gia.
Ở vị trí thứ hai, hãy bỏ chọn tất cả các quốc gia khác mà chúng tôi không muốn xem.
Sau đó, nhấp vào OK .

Cách tạo danh sách thả xuống với bộ lọc trong Excel (7 phương pháp)

Giờ đây, chúng tôi chỉ có thể xem các sản phẩm có quốc gia Bangladesh bây giờ đi ra. Những người khác tạm thời bị ẩn.

Cách tạo danh sách thả xuống với bộ lọc trong Excel (7 phương pháp)

3.3. Xóa bộ lọc hiện có

Nếu chúng tôi cần xóa bộ lọc hiện có, chúng tôi có thể chỉ cần xóa các bộ lọc đó bằng cách làm theo các bước.

CÁC BƯỚC:

Đầu tiên, hãy nhấp vào mũi tên thả xuống của tiêu đề được lọc. Chúng tôi muốn xóa bộ lọc khỏi nhận dạng sản phẩm.
Bây giờ, hãy nhấp vào Xóa bộ lọc khỏi “ID sản phẩm” .

Cách tạo danh sách thả xuống với bộ lọc trong Excel (7 phương pháp)

Và, thế là xong. Bộ lọc danh sách thả xuống hiện đã bị xóa.

Cách tạo danh sách thả xuống với bộ lọc trong Excel (7 phương pháp)

Đọc thêm: Cách tạo danh sách thả xuống phụ thuộc động trong Excel

4. Lọc dữ liệu trong Excel bằng Tìm kiếm

Tương tự, bây giờ chúng ta sẽ thấy trình lọc dữ liệu thả xuống bằng cách sử dụng tìm kiếm. Đối với điều này, chúng tôi đang sử dụng cùng một tập dữ liệu như được hiển thị trong các phương pháp trước đó.

CÁC BƯỚC:

Trước hết, hãy chọn tất cả các tiêu đề mà chúng tôi muốn tạo hộp thả xuống.
Sau đó, chuyển đến Dữ liệu > nhấp vào Bộ lọc .

Cách tạo danh sách thả xuống với bộ lọc trong Excel (7 phương pháp)

Để lọc một cột, hãy nhấp vào mũi tên thả xuống trong cột đó. Chúng tôi muốn lọc cột tên sản phẩm.
Tiếp theo, trong hộp tìm kiếm hiển thị trong hình, hãy viết ra tên sản phẩm mà chúng tôi muốn xem. Chúng tôi chỉ muốn xem tên sản phẩm Shampoo.
Sau đó, nhấp vào OK .

Cách tạo danh sách thả xuống với bộ lọc trong Excel (7 phương pháp)

Và, bây giờ chúng ta có thể thấy rằng nó sẽ chỉ hiển thị dữ liệu có chứa tên sản phẩm, Dầu gội đầu .

Cách tạo danh sách thả xuống với bộ lọc trong Excel (7 phương pháp)

Đọc thêm: Danh sách thả xuống của Excel tùy thuộc vào lựa chọn

Bài đọc tương tự

Tạo Danh sách Thả xuống Excel từ Bảng (5 Ví dụ)
Cách tạo danh sách thả xuống Excel với màu (2 cách)
Danh sách thả xuống của Excel không hoạt động (8 vấn đề và giải pháp)
Cách tạo danh sách từ phạm vi trong Excel (3 phương pháp)

5. Bộ lọc văn bản trong Excel Bộ lọc danh sách thả xuống

Để xem dữ liệu cụ thể hơn, chúng tôi có thể sử dụng bộ lọc văn bản.

CÁC BƯỚC:

Để tạo một hộp thả xuống, hãy chọn tất cả các tiêu đề của tập dữ liệu.
Sau đó, chuyển đến Dữ liệu và chọn Bộ lọc .

Cách tạo danh sách thả xuống với bộ lọc trong Excel (7 phương pháp)

Sau đó, nhấp vào mũi tên thả xuống, trong cột của văn bản chúng tôi muốn lọc. Chúng tôi nhấp vào cột quốc gia.
Sau đó, chuyển đến Bộ lọc Văn bản > Không chứa .

Cách tạo danh sách thả xuống với bộ lọc trong Excel (7 phương pháp)

Tại thời điểm này, Bộ lọc tự động tùy chỉnh hộp thoại sẽ xuất hiện. Giả sử chúng tôi không muốn chứa bất kỳ dữ liệu nào với Canada. Vì vậy, chúng tôi chọn Canada.
Sau đó, OK .

Cách tạo danh sách thả xuống với bộ lọc trong Excel (7 phương pháp)

Bây giờ, chúng tôi có thể thấy rằng tất cả dữ liệu hiện đã bị ẩn chứa quốc gia Canada .

Cách tạo danh sách thả xuống với bộ lọc trong Excel (7 phương pháp)

Đọc thêm: Cách tạo danh sách thả xuống trong nhiều cột trong Excel

6. Lọc số trong Excel Bộ lọc danh sách thả xuống

Để thao tác với số, chúng tôi có thể sử dụng Bộ lọc số . Đối với điều này, chúng tôi sẽ sử dụng tập dữ liệu bên dưới.

CÁC BƯỚC:

Tương ứng với các phương pháp trước đó, hãy chọn các tiêu đề.
Đi tới Dữ liệu > nhấp vào Bộ lọc .

Cách tạo danh sách thả xuống với bộ lọc trong Excel (7 phương pháp)

Nhấp vào mũi tên thả xuống của cột chỉ chứa các số. Chúng tôi sẽ nhấn vào phần nhận dạng sản phẩm.
Bây giờ, từ Bộ lọc số , chọn Giữa . Vì chúng tôi muốn xem sản phẩm trong khoảng từ 105 -110.

Cách tạo danh sách thả xuống với bộ lọc trong Excel (7 phương pháp)

Thao tác này sẽ mở ra Bộ lọc tự động tùy chỉnh hộp thoại.
Bây giờ, hãy lấy những con số chúng tôi muốn hiển thị.
Sau đó, nhấp vào OK .

Cách tạo danh sách thả xuống với bộ lọc trong Excel (7 phương pháp)

Cuối cùng, id sản phẩm trong khoảng 105-110 hiện được hiển thị và những sản phẩm khác bị ẩn khỏi dữ liệu.

Cách tạo danh sách thả xuống với bộ lọc trong Excel (7 phương pháp)

7. Bộ lọc ngày trong danh sách thả xuống của Excel

Để xem dữ liệu trong một khoảng thời gian nhất định, chúng ta có thể sử dụng bộ lọc ngày. Để thực hiện việc này, chúng tôi sẽ sử dụng tập dữ liệu bên dưới tương tự như tập dữ liệu trước đó nhưng ngoài ra, tập dữ liệu này có cột ngày giao hàng. Vì vậy, hãy xem xét các bước.

CÁC BƯỚC:

Tương tự, theo phương pháp khác, hãy chọn các tiêu đề.
Từ Dữ liệu , nhấp vào Bộ lọc .

Cách tạo danh sách thả xuống với bộ lọc trong Excel (7 phương pháp)

Nhấp vào mũi tên thả xuống Ngày giao hàng.
Đi tới Bộ lọc ngày . Chúng tôi chỉ muốn hiển thị sản phẩm đã được giao vào tháng trước. Vì vậy, chúng tôi chọn tháng trước.

Cách tạo danh sách thả xuống với bộ lọc trong Excel (7 phương pháp)

Cuối cùng, chúng tôi có thể thấy rằng tất cả các sản phẩm được hiển thị ngay bây giờ mà chúng tôi đã phân phối trong tháng trước.

Cách tạo danh sách thả xuống với bộ lọc trong Excel (7 phương pháp)

Kết luận

Trong bài viết này, bạn đã tìm hiểu về Bộ lọc danh sách thả xuống của Excel. Hy vọng điều này sẽ giúp bạn! Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi, đề xuất hoặc phản hồi nào, vui lòng cho chúng tôi biết trong phần bình luận. Hoặc bạn có thể xem qua các bài viết khác của chúng tôi trong ExcelDemy.com blog!

Bài đọc thêm

Cách tạo danh sách thả xuống từ một trang tính khác trong Excel (2 phương pháp)
Chỉnh sửa Danh sách Thả xuống trong Excel (4 Cách tiếp cận Cơ bản)
Cách Tạo Danh sách Thả xuống trong Excel (Độc lập và Phụ thuộc)
VLOOKUP với Danh sách thả xuống trong Excel