Trong Microsoft Excel, nhập liệu trở nên nhanh hơn khi sử dụng danh sách thả xuống có bộ lọc. Bộ lọc có thể dùng để thu hẹp và ẩn các phần dữ liệu của trang tính. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ trình bày cách tạo danh sách thả xuống Excel có bộ lọc.
Bạn có thể tải workbook và thực hành cùng chúng.
7 Cách Khác nhau Tạo Danh sách Thả xuống có Bộ lọc trong Excel
Lọc khác với nhóm ở chỗ nó cho phép chúng ta đủ điều kiện và chỉ hiển thị thông tin liên quan đến chúng ta. Hãy xem một số cách dễ dàng tạo danh sách thả xuống Excel có bộ lọc.
1. Tạo Danh sách Thả xuống
Trong phương pháp này, chúng ta sẽ thấy cách tạo bộ lọc danh sách thả xuống. Để làm điều này, dùng bộ dữ liệu dưới đây. Bộ dữ liệu chứa một số tên ứng viên ở cột B. Bây giờ, muốn tạo danh sách ứng viên nếu được chọn hay không ở cột C. Chúng ta sẽ tạo bộ lọc danh sách thả xuống để công việc dễ dàng. Làm theo các bước dưới đây.
- Trước hết, chọn các ô nơi muốn tạo bộ lọc danh sách thả xuống.
- Thứ hai, nhấp vào thẻ Data (Dữ liệu) trên ribbon.
- Thứ ba, vào menu thả xuống Data Validation (Kiểm tra dữ liệu).
- Thứ tư, chọn Data Validation từ menu thả xuống.
- Cửa sổ Data Validation sẽ mở ra.
- Trong tùy chọn Settings (Cài đặt), thấy Validation criteria (Tiêu chí xác thực).
- Bây giờ, nhấp vào menu thả xuống dưới Allow (Cho phép).
- Mặc định, Any value (Bất kỳ giá trị nào) được chọn. Chúng ta đổi thành List (Danh sách).
- Sẽ xuất hiện ô tên Source (Nguồn). Chúng ta nhập Yes (Có), No (Không), Not Decided Yet (Chưa quyết định) vào ô Source.
- Sau đó, nhấp nút OK.
- Cuối cùng, thấy kết quả. Các ô đã chọn giờ là hộp danh sách thả xuống.
- Bây giờ, dễ dàng tạo danh sách ai được chọn.
- Nếu cần thay đổi dữ liệu, có thể làm nhanh chóng.
Đọc thêm: Cách Tạo Danh sách Thả xuống Phụ thuộc trong Excel
2. Bộ lọc Danh sách Thả xuống Excel để Trích xuất Dữ liệu
Trong phương pháp này, xem cách trích xuất dữ liệu hoặc lọc dữ liệu dựa trên lựa chọn danh sách thả xuống trong Excel. Vậy ở đây có bộ dữ liệu chứa ID sản phẩm ở cột B, tên sản phẩm ở cột C, và tên quận/huyện ở cột D.
2.1. Tạo Danh sách Các Mục Duy nhất
Chúng ta sẽ tạo danh sách duy nhất các quận/huyện. Để làm vậy, xem các bước dưới.
CÁC BƯỚC:
- Trước hết, chọn các quận/huyện ở cột D.
- Thứ hai, dán các quận/huyện đã chọn vào bất kỳ ô nào khác trong trang tính.
- Sau đó, vào thẻ Data từ ribbon.
- Sau đó, nhấp vào Remove Duplicates (Xóa trùng lặp).
- Cửa sổ Remove Duplicates sẽ hiện ra.
- Bây giờ, kiểm tra xem cột muốn tạo danh sách duy nhất có được chọn hay không.
- Sau đó, nhấp OK.
- Cửa sổ bật lên xác nhận giá trị trùng lặp đã bị xóa từ cột đã chọn.
- Cuối cùng, thấy 2 giá trị trùng lặp bị xóa và 4 giá trị duy nhất còn lại.
2.2. Đặt Bộ lọc Thả xuống để Hiện Các Mục Duy nhất
Để hiển thị các giá trị duy nhất trong danh sách thả xuống bộ lọc, làm theo cách tương tự.
CÁC BƯỚC:
- Ban đầu, vào thẻ Data.
- Sau đó, nhấp vào menu thả xuống Data Validation.
- Bây giờ, chọn Data Validation.
- Hộp thoại Data Validation hiện ra.
- Lúc này, chọn List từ menu thả xuống.
- Tiếp theo, nhấp vào mũi tên lên trên ở phần Source (Nguồn).
- Bây giờ, chọn các giá trị duy nhất đã tạo.
- Nhấn Enter.
- Lúc này, thấy các giá trị duy nhất đã chọn ở phần Source.
- Nhấp OK.
- Bằng cách này, danh sách thả xuống hiện hiển thị ở I2.
2.3. Sử Dụng Cột Hỗ trợ để Trích xuất Bản ghi
Chúng ta cần Excel tự động xác định các bản ghi tương ứng với mục được chọn ngay khi chọn thả xuống. Cần ba cột hỗ trợ. Xem các bước dưới để làm được.
CÁC BƯỚC:
- Ở cột hỗ trợ đầu tiên, cần số hàng cho từng ô. Vậy E5 là số hàng 1 trong bộ dữ liệu, E6 là số hàng 2, v.v. Để làm này, có thể gõ cứng hoặc dùng công thức ROWS.
- Công thức ROWS nhận đầu vào là mảng và trả về số hàng giữa hai tham chiếu ô. Trong ví dụ, ô E5 chỉ có một hàng.
- Khóa ô đầu bằng cách nhấn F4 hoặc dấu $.
- Bây giờ, viết công thức.
=ROWS($D$5:D5)
- Sau đó, nhấn Enter.
- Bây giờ, kéo cán điền (fill handle) để copy công thức hiển thị tất cả hàng.
- Thấy các ô tăng dần 1 vì từ D5 đến D6 có hai hàng, v.v.
- Bây giờ, tạo cột hỗ trợ hai chỉ hiển thị số hàng khớp với quốc gia chọn ở I2. Muốn số hàng có Bangladesh. Cột hỗ trợ sẽ hiện 1 và 4. Dùng điều kiện IF.
- Điều kiện là
=IF($I$2=D5,E5,"")
- Kéo cán điền xuống để hiện số.
- Nếu đổi quốc gia, thấy cột hỗ trợ 2 hiển thị số hàng chứa quốc gia đó.
- Sau đó, cần cột hỗ trợ ba nơi tất cả số trong cột hỗ trợ 2 gom lại. Thực ra không muốn khoảng trống giữa. Dùng công thức SMALL.
- Viết công thức dưới.
=SMALL($F$5:$F$10,ROWS($F$5:F5))
Ở đây, dùng ROWS($F$5:F5) trả về giá trị nhỏ nhất đầu tiên.
- Nhưng có vấn đề. Khi kéo cán điền xuống, hiện lỗi #NUM!.
- Để tránh lỗi, viết công thức sau.
=IFERROR(SMALL($F$5:$F$10,ROWS($F$5:F5)),"")
Hàm IFERROR này sẽ loại bỏ lỗi.
- Cuối cùng, khi kéo cán điền, số hàng hiển thị đúng.
- Bây giờ các bước cuối, ba cột mới hiển thị ID sản phẩm và tên sản phẩm của quốc gia được chọn. Dùng hàm INDEX đơn giản trả về ID sản phẩm theo quốc gia chọn.
- Bây giờ, ô K5, viết công thức.
=INDEX($B$5:$D$10,$G5,COLUMNS($H$5:H5))
Trong COLUMNS($H$5:H5), chọn cùng cột nằm trong ngoặc trái của trang tính.
- Lại thấy lỗi #VALUE! hiện lên.
- Để xóa lỗi, dùng như trước, hàm IFERROR.
- Thay vì công thức trước, viết.
=IFERROR(INDEX($B$5:$D$10,$G5,COLUMNS($H$5:H5)),"")
- Cuối cùng, kéo cán điền qua K5:M10.
- Tất cả bước đã xong.
- Nếu đổi quốc gia từ danh sách thả xuống bộ lọc, thấy bảng bên phải tự động thay đổi.
Đọc thêm: Cách Tạo Danh sách Thả xuống trong Excel với Nhiều Lựa chọn
3. Sắp xếp và Lọc Dữ liệu Excel từ Danh sách Thả xuống
Trong Excel, có nhiều công cụ thú vị dùng cho công việc hàng ngày. Thanh công cụ Sort and Filter (Sắp xếp và Lọc) là tính năng giúp dễ dàng tạo bộ lọc danh sách thả xuống trong dữ liệu. Tương tự các phương pháp trên, dùng cùng bộ dữ liệu: ID sản phẩm, tên sản phẩm, quốc gia.
3.1. Tạo Danh sách Thả xuống Dùng Tính năng Sort and Filter
Xem cách dùng thanh công cụ Sort and Filter. Cần làm theo các bước.
CÁC BƯỚC:
- Đầu tiên, chọn tiêu đề bộ dữ liệu.
- Sau đó, từ thẻ Data trên ribbon, nhấp Filter ở mục Sort & Filter.
- Điều này làm tất cả tiêu đề thành mũi tên thả xuống bộ lọc.
- Bây giờ, nhấp vào tiêu đề muốn lọc. Nhấp vào mũi tên thả xuống Product ID để lọc sản phẩm.
- Bỏ chọn dữ liệu không muốn xem.
- Sau đó, nhấp nút OK.
- Cuối cùng, thấy kết quả. Tất cả sản phẩm không chọn biến mất khỏi bộ dữ liệu. Dữ liệu không chọn bị ẩn tạm thời.
3.2. Thêm Bộ lọc Mới
Để thêm bộ lọc mới trong cùng bộ dữ liệu, làm theo các bước.
CÁC BƯỚC:
- Thứ nhất, nhấp mũi tên thả xuống nơi muốn thêm bộ lọc. Nhấp vào country (quốc gia).
- Thứ hai, bỏ chọn tất cả quốc gia khác không muốn xem.
- Sau đó, nhấp OK.
- Bây giờ, chỉ sản phẩm với quốc gia Bangladesh hiện ra. Các cái khác ẩn tạm thời.
3.3. Xóa Bộ lọc Tồn tại
Nếu cần xóa bộ lọc hiện có, có thể xóa đơn giản theo các bước.
CÁC BƯỚC:
- Trước hết, nhấp vào mũi tên thả xuống tiêu đề đã lọc. Muốn xóa bộ lọc từ product identification (ID sản phẩm).
- Bây giờ, nhấp vào Clear Filter From "Product ID" (Xóa bộ lọc từ "Product ID").
- Và xong. Bộ lọc danh sách thả xuống đã bị xóa.
Đọc thêm: Cách Tạo Danh sách Thả xuống Phụ thuộc Động trong Excel
4. Lọc Dữ liệu trong Excel Sử Dụng Tìm kiếm
Cùng lý do, bây giờ xem lọc dữ liệu thả xuống dùng tìm kiếm. Dùng cùng bộ dữ liệu như các phương pháp trước.
CÁC BƯỚC:
- Ban đầu, chọn tất cả tiêu đề muốn tạo hộp thả xuống.
- Sau đó, vào thẻ Data > nhấp Filter.
- Để lọc cột, nhấp mũi tên thả xuống cột đó. Muốn lọc cột tên sản phẩm.
- Tiếp theo, ô tìm kiếm trong hình nhập tên sản phẩm muốn xem. Muốn xem chỉ tên sản phẩm Shampoo (Dầu gội).
- Sau đó, nhấp OK.
- Và bây giờ thấy chỉ hiển thị dữ liệu chứa tên sản phẩm Shampoo.
Đọc thêm: Danh sách Thả xuống Excel Tùy thuộc vào Lựa chọn
Bài đọc tương tự
- Tạo Danh sách Thả xuống Excel từ Bảng (5 Ví dụ)
- Cách Tạo Danh sách Thả xuống Excel có Màu (2 Cách)
- Danh sách Thả xuống Excel Không Hoạt động (8 Vấn đề và Giải pháp)
- Cách Tạo Danh sách từ Phạm vi trong Excel (3 Phương pháp)
5. Bộ lọc Văn bản trong Danh sách Thả xuống Bộ lọc Excel
Để xem dữ liệu cụ thể hơn, dùng bộ lọc văn bản (Text Filters).
CÁC BƯỚC:
- Để tạo hộp thả xuống, chọn tất cả tiêu đề bộ dữ liệu.
- Sau đó, vào thẻ Data chọn Filter.
- Sau đó, nhấp mũi tên thả xuống cột văn bản muốn lọc. Nhấp vào cột country (quốc gia).
- Chọn Text Filters > Do Not Contain (Không chứa).
- Lúc này, hộp thoại Custom AutoFilter (Lọc tự động tùy chỉnh) hiện ra. Giả sử không muốn dữ liệu chứa Canada. Chọn Canada.
- Sau đó, OK.
- Bây giờ, thấy tất cả dữ liệu chứa quốc gia Canada bị ẩn.
Đọc thêm: Cách Tạo Danh sách Thả xuống trong Nhiều Cột trong Excel
6. Lọc Số trong Danh sách Thả xuống Bộ lọc Excel
Để thao tác số, dùng Number Filters (Bộ lọc số). Dùng bộ dữ liệu dưới.
CÁC BƯỚC:
- Tương tự các phương pháp trước, chọn tiêu đề.
- Vào Data Tab > nhấp Filter.
- Nhấp mũi tên thả xuống cột chỉ chứa số. Nhấp vào product identification (ID sản phẩm).
- Bây giờ, từ Number Filters, chọn Between (Giữa). Vì muốn xem sản phẩm giữa 105 - 110.
- Hộp thoại Custom AutoFilter mở ra.
- Nhập số muốn hiển thị.
- Sau đó, nhấp OK.
- Cuối cùng, ID sản phẩm giữa 105-110 hiển thị, các cái khác ẩn khỏi dữ liệu.
7. Bộ lọc Ngày trong Danh sách Thả xuống Excel
Để xem dữ liệu trong khoảng thời gian nhất định, dùng bộ lọc ngày (Date Filters). Làm điều này, dùng bộ dữ liệu dưới tương tự trước nhưng thêm cột delivery date (Ngày giao). Xem các bước.
CÁC BƯỚC:
- Tương tự phương pháp khác, chọn tiêu đề.
- Từ thẻ Data, nhấp Filter.
- Nhấp vào mũi tên thả xuống Delivery date (Ngày giao).
- Chọn Date Filters. Muốn hiển thị sản phẩm giao tháng trước. Chọn last month (Tháng trước).
- Cuối cùng, thấy tất cả sản phẩm giao trong tháng trước hiển thị.
Kết luận
Trong bài viết này, bạn đã học về Bộ lọc Danh sách Thả xuống Excel. Hy vọng giúp ích cho bạn! Nếu có câu hỏi, góp ý, phản hồi, hãy cho chúng tôi biết ở phần bình luận. Hoặc xem các bài khác tại blog ExcelDemy.com!
Đọc thêm
- Cách Tạo Danh sách Thả xuống từ Trang tính Khác trong Excel (2 Phương pháp)
- Sửa Danh sách Thả xuống trong Excel (4 Cách Cơ bản)
- Cách Tạo Danh sách Thả xuống trong Excel (Độc lập và Phụ thuộc)
- VLOOKUP với Danh sách Thả xuống trong Excel