CSV là định dạng được sử dụng rộng rãi thường được yêu cầu cho các phần mềm phân tích dữ liệu khác nhau. Ngoài ra, nó có tính thích ứng cao và dễ dàng tổ chức, chỉnh sửa. Vì bản chất phổ biến này, bạn có thể gặp tình huống cần chuyển đổi tập dữ liệu từ Excel sang định dạng CSV để sử dụng trong các tình huống khác nhau. Trong hướng dẫn này, tôi sẽ chỉ cho bạn cách chuyển đổi file Excel sang CSV tự động.
Nếu bạn muốn thử các phương pháp khi làm theo các bước, tôi đã đính kèm file chứa tập dữ liệu dùng cho demo bên dưới. Các mã VBA cũng được lưu trong đó. Hãy tải xuống và thực hành khi bạn làm theo.
CSV Là Gì?
CSV hoặc giá trị phân cách bằng dấu phẩy là định dạng file nơi, như tên gọi gợi ý, các giá trị được lưu dưới dạng chuỗi với dấu phẩy làm dấu phân tách để tách chúng. Mặc dù đây là bản chất thực sự của nó, nhưng nó có thể phức tạp hơn vậy. Khi thêm nhiều dữ liệu, file có thể trở nên khá lộn xộn. Nhưng một số phần mềm hoặc ngôn ngữ lập trình như thư viện Pandas trong Python thích sử dụng các file này làm đầu vào.
Một số lợi ích của việc sử dụng file CSV bao gồm:
- Được áp dụng rộng rãi bởi người dùng từ nhiều nền tảng khác nhau
- Dễ dàng tổ chức và chỉnh sửa
- Có thể sử dụng với hầu hết các chương trình bảng tính chính như Microsoft Excel hoặc Google Spreadsheet
- Cũng được sử dụng bởi nhiều phần mềm kinh doanh khác nhau
Mặt khác, một nhược điểm chính của việc sử dụng file như vậy là nó bị giới hạn chỉ chứa một bảng tính. Ngược lại, file .xlsx từ Microsoft Excel có thể chứa nhiều bảng tính khác nhau chứa nhiều tập dữ liệu khác nhau cùng một lúc.
3 Cách Chuyển Đổi File Excel Sang CSV Tự Động
Excel cung cấp một số phương pháp để chuyển đổi bảng tính thành file CSV. Mặc dù phương pháp chính và được sử dụng rộng rãi là sử dụng lệnh Lưu dưới dạng (Save As), bạn có thể cần sử dụng các phương pháp khác tùy thuộc vào ký tự của tập dữ liệu hoặc liệu bạn có muốn chuyển đổi nhiều bảng tính cùng lúc hay không.
Với mục đích này, tôi chia các phương pháp khác nhau thành các phần con riêng. Ngoài ra, tôi sẽ xem xét ưu và nhược điểm của mỗi phương pháp trong phần con riêng của nó. Hãy làm theo để xem cách mỗi phương pháp hoạt động hoặc tìm phương pháp bạn cần từ bảng.
1. Chuyển Đổi File Excel Sang CSV Tự Động Sử Dụng Lệnh Save As
Đây là phương pháp phù hợp và được sử dụng rộng rãi nhất để chuyển đổi file Excel sang CSV tự động. Nếu bảng tính của bạn không có ký tự Unicode, hãy cứ chọn phương pháp này. Vì chúng ta có thể sử dụng tính năng Lưu dưới dạng của Microsoft để chuyển đổi bất kỳ file nào sang các định dạng khác, chúng ta cũng có thể sử dụng nó để chuyển đổi file Excel sang CSV tự động.
Để có hướng dẫn chi tiết hơn, hãy làm theo các bước sau. Với mục đích demo, tôi đã sử dụng tập dữ liệu sau.
Các bước:
- Đầu tiên, chọn bảng tính bạn muốn chuyển đổi nếu có nhiều bảng tính trong file Excel của bạn.
- Trong Ribbon, nhấp vào thẻ Tệp (File).
- Sau đó, nhấp vào Lưu dưới dạng (Save As). Bạn có thể bỏ qua hai bước cuối và chỉ nhấn F12 trên bàn phím để mở cửa sổ Lưu dưới dạng.
- Bây giờ, trong cửa sổ Lưu dưới dạng, chọn vị trí bạn muốn lưu file và chọn CSV (Phân cách bằng dấu phẩy) trong Loại lưu (Save as type). Bạn cũng có thể chọn CSV UTF-8 và đạt được kết quả giống nhau.
- Sau đó nhấp vào Lưu (Save).
- Nếu cửa sổ cảnh báo xuất hiện cảnh báo nó chỉ chuyển đổi một bảng tính (xuất hiện nếu bạn có nhiều hơn một bảng tính trong file Excel), nhấp vào OK.
Nó sẽ chuyển đổi file Excel sang CSV tự động.
Bạn cũng có thể mở nó trong Excel. Nó sẽ hiển thị giống như sau, loại bỏ tất cả các định dạng.
Đọc thêm: Chuyển Đổi Excel Sang File CSV Phân Cách Bằng Dấu Phẩy (2 Cách Dễ Dàng)
2. Chuyển Đổi File Excel Sang CSV Với Ký Tự Đặc Biệt
Nếu bạn làm theo phương pháp trước với bảng tính chứa ký tự Unicode, bạn có thể gặp vấn đề khi nhập dữ liệu trở lại. Việc lưu file dưới dạng CSV (phân cách bằng dấu phẩy) sẽ làm méo bất kỳ ký tự nào không phải ASCII. Vì vậy, nếu bạn có ký tự đặc biệt trong tập dữ liệu, hãy làm theo một trong hai bước sau để chuyển đổi file Excel sang CSV tự động, mà không làm méo các ký tự.
Đối với cả hai phương pháp, tôi đã sử dụng tập dữ liệu sau với các chữ Hán trong tên tiếng Trung Quốc (Mandarin) của họ.
Khi chuyển đổi file Excel sang CSV tự động, bạn có thể chuyển đổi chúng sang cả hai dạng Unicode: UTF-8 và UTF-16. Sự khác biệt chính giữa hai dạng là UTF-8 là mã hóa nhỏ gọn hơn và mã hóa các ký tự phổ biến bao gồm tiếng Anh và số bằng 8 bit. UTF-16 mã hóa ít nhất 16 bit cho mỗi ký tự. Dù sao, bạn có thể chuyển đổi sang một trong hai và nhận được file CSV tương tự. Tuy nhiên, đối với các ký tự châu Á như thế này, UTF-16 được khuyến nghị.
2.1 Lưu Dưới Dạng CSV UTF-8
UTF-8 với ký tự ASCII có cùng mã hóa như file ASCII. Vì vậy, nếu bạn không có quá nhiều ký tự Unicode cần chuyển đổi thành file CSV, bạn nên chuyển đổi chúng sang UTF-8.
Để chuyển đổi file Excel sang CSV UTF-8 tự động, hãy làm theo các bước sau.
Các bước:
- Đầu tiên, chọn bảng tính bạn muốn chuyển đổi thành file CSV nếu bạn có nhiều hơn một bảng tính trong file Excel.
- Sau đó nhấp vào thẻ Tệp (File) từ Ribbon của bạn.
- Sau đó, nhấp vào Lưu dưới dạng (Save As). Bạn có thể bỏ qua hai phương pháp và nhấn F12 trên bàn phím và đạt được kết quả giống nhau đến thời điểm này.
- Sau đó, trong cửa sổ Lưu dưới dạng, chọn vị trí bạn muốn lưu file. Và chọn CSV UTF-8 (Phân cách bằng dấu phẩy) trong trường Loại lưu (Save as type).
- Nhấp vào Lưu (Save).
- Nếu bạn có nhiều hơn một bảng tính trong file Excel, cửa sổ cảnh báo có thể xuất hiện báo rằng chỉ một bảng tính sẽ được chuyển đổi. Nhấp OK vào đó.
Bằng cách này, bạn có thể chuyển đổi file Excel sang CSV tự động với ký tự đặc biệt mà không làm rối hoặc méo các ký tự.
Cuối cùng, file CSV sẽ trông giống như thế này, giữ nguyên tất cả dữ liệu.
Nếu bạn mở nó bằng Excel, nó sẽ trông giống như thế này.
2.2 Lưu Dưới Dạng CSV UTF-16
Đối với các ký tự châu Á như những ký tự được sử dụng trong tập dữ liệu, khuyến nghị sử dụng UTF-16. Nhược điểm của nó là nó chiếm nhiều byte hơn UTF-8 và không hoàn toàn tương thích với file ASCII.
Tuy nhiên, nếu bạn muốn tự động chuyển đổi file Excel sang CSV UTF-16, hãy làm theo các bước dưới đây.
Các bước:
- Đầu tiên, chọn bảng tính bạn muốn chuyển đổi nếu bạn có nhiều hơn một trong file Excel.
- Sau đó đi đến thẻ Tệp (File) trên Ribbon của bạn.
- Và chọn Lưu dưới dạng (Save As) sau đó. Hoặc bỏ qua hai bước cuối và nhấn F12 trên bàn phím.
- Trong cửa sổ Lưu dưới dạng, chọn vị trí và chọn Loại lưu (Save as type) là Văn bản Unicode (Unicode Text).
- Sau đó, nhấp vào Lưu (Save).
- Nó sẽ lưu dưới dạng file văn bản. Bây giờ mở nó bằng trình soạn thảo văn bản như Notepad. Khi đó, bạn sẽ thấy nó được lưu với Tab làm dấu phân tách giữa các dữ liệu.
- Bây giờ sao chép khoảng cách tab từ Notepad.
- Sau đó, mở hộp Tìm và Thay thế (Find and Replace) trong Notepad bằng cách nhấn Ctrl+H trên bàn phím.
- Trong hộp Tìm (Find what), dán khoảng cách tab.
- Sau đó trong hộp Thay thế bằng (Replace with), đặt một dấu phẩy (,).
- Cuối cùng, nhấp vào Thay thế tất cả (Replace All).
- Sau đó đóng hộp. Do đó, nó sẽ thay thế tất cả khoảng cách tab bằng dấu phẩy và bạn sẽ có file văn bản với các giá trị phân cách bằng dấu phẩy.
- Cuối cùng, thay đổi phần mở rộng thủ công thành .csv.
Bằng cách này, bạn có thể chuyển đổi file Excel sang CSV UTF-16 tự động.
Đọc thêm: Lưu Excel Dưới Dạng CSV Với Dấu Ngoặc Kép (3 Phương Pháp Đơn Giản Nhất)
3. Chuyển Đổi File Excel Sang CSV Với Nhiều Trang Tính
Các phương pháp trước đây đã mô tả đều có thể được sử dụng để chuyển đổi file Excel sang CSV tự động. Nhưng tất cả chúng chỉ chuyển đổi một bảng tính tại một thời điểm thành một file CSV. Nhưng đôi khi có các tình huống mà bạn có số lượng lớn các bảng tính trong file Excel và phải chuyển đổi tất cả chúng. May mắn thay, Microsoft Visual Basic for Applications (VBA) cung cấp giải pháp cho việc đó.
Để sử dụng mã VBA, trước tiên bạn cần có thẻ Nhà phát triển (Developer) trên Ribbon. Bật thẻ Nhà phát triển, nếu bạn chưa có nó.
Với mục đích demo, tôi đang sử dụng một file với hai tập dữ liệu được đề cập ở trên trong các bảng tính khác nhau (Nếu bạn tải xuống file từ đầu bài viết, bạn sẽ có file này).
Làm theo các bước nếu bạn muốn chuyển đổi hàng loạt file Excel sang CSV tự động.
Các bước:
- Đầu tiên, đi đến thẻ Nhà phát triển (Developer) trên Ribbon và chọn Visual Basic từ nhóm Mã (Code).
- Sau đó trong cửa sổ VBA, chọn Chèn (Insert). Sau đó, chọn Mô-đun (Module) từ menu thả xuống.
- Bên trong mô-đun, viết mã sau.
Sub Batch_Convert_CSV() Dim wsht As Worksheet Dim file_path As String Application.ScreenUpdating = False file_path = ActiveWorkbook.path & "\" & Left(ActiveWorkbook.Name, InStr(ActiveWorkbook.Name, ".") - 1) For Each wsht In Worksheets wsht.Copy ActiveWorkbook.SaveAs Filename:=file_path & "_" & wsht.Name & ".csv", FileFormat:=xlCSV, CreateBackup:=False ActiveWorkbook.Close False Next Application.ScreenUpdating = True End Sub- Khi bạn đã viết xong trong mô-đun, lưu file và nhấn F5 trên bàn phím để chạy mã.
Bạn sẽ có tất cả các bảng tính được chuyển đổi thành các file CSV khác nhau trong thư mục của file Excel chính.
Đây sẽ là file CSV đã chuyển đổi của bảng tính đầu tiên.
Và đây sẽ là file cho bảng tính thứ hai.
Lưu ý rằng, việc chuyển đổi hàng loạt cũng làm méo các ký tự Unicode như được đề cập ở phương pháp thứ hai. Nếu bạn có ký tự đặc biệt trong tập dữ liệu, hãy làm theo phương pháp thứ hai.
Đọc thêm: Cách Áp Dụng Macro Để Chuyển Đổi Nhiều File Excel Sang File CSV
Kết Luận
Đây là các phương pháp khác nhau cho các tình huống khác nhau để chuyển đổi file Excel sang CSV tự động. Hy vọng bạn đã thấy bài viết này hữu ích và đầy đủ thông tin. Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi hoặc đề xuất nào, hãy cho chúng tôi biết bên dưới. Để có thêm các hướng dẫn chi tiết như vậy, hãy truy cập Exceldemy.com.
Các Bài Viết Liên Quan
- Cách Chuyển Đổi Nhiều File Excel Sang CSV (3 Cách Phù Hợp)
- Macro Chuyển Đổi Excel Sang File Text Phân Cách Bằng Dấu Gạch Dọc (3 Phương Pháp)
- Cách Chuyển Đổi File Excel Sang File Text Phân Cách Bằng Dấu Phẩy (3 Phương Pháp)
- [Đã Sửa!] Excel Không Lưu CSV Với Dấu Phẩy (7 Giải Pháp Có Thể)
- Cách Chuyển Đổi Excel Sang CSV Không Cần Mở (4 Phương Pháp Dễ Dàng)