Computer >> Hướng Dẫn Máy Tính >  >> Phần Mềm >> Phần Mềm

Cách lưu email thành file PDF

Giữ bản sao cá nhân email có thể hữu ích khi cần tham chiếu sau. Ví dụ, bạn muốn lưu mẫu tài liệu cho việc tiếp theo, lưu dự án đã làm, hoặc giữ phản hồi nhận được.

Có một số phương pháp backup email công việc. Một trong số đó là lưu thành PDF. Nếu là email công việc, bạn cần kiểm tra với quản lý hoặc bộ phận IT trước khi lưu trữ email để tránh hậu quả pháp lý.

Dù lý do gì, chúng tôi sẽ chỉ cách lưu email thành PDF trong vài bước dễ dàng.

Cách lưu Email thành file PDF

Hướng dẫn này giải thích cách lưu email thành PDF trên Gmail, Outlook, hoặc Mail app cho Mac.

Outlook (Windows)

Bạn có thể lưu email thành PDF từ Outlook vào máy tính hoặc điện thoại bằng các bước sau.

  1. Mở email muốn lưu thành PDF rồi chọn File > Print (In).
  1. Chọn Microsoft Print to PDF trong menu dropdown phần Printer (Máy in).
  1. Tiếp theo, chọn Print.
  1. Đi đến thư mục muốn lưu file PDF trong hộp Save Print Output As.
  1. Bạn có thể đổi tên file ở trường File Name rồi chọn Save để áp dụng.

Trên các phiên bản Outlook cũ (2010 hoặc trước), bạn cần lưu email thành file HTML rồi chuyển sang PDF.

  1. Chọn File > Save As trong cửa sổ email.
  1. Đi đến hộp Save As, tìm thư mục muốn lưu file PDF. Đổi tên file PDF ở trường File Name và chọn HTML trong menu dropdown Save as Type.
  1. Chọn Save, mở tài liệu Word, chọn File > Open, rồi chọn file HTML đã lưu trước.
  1. Chọn File > Save As, chọn vị trí muốn lưu file, và chọn PDF trong menu dropdown Save as Type.
  1. Chọn Save và kiểm tra file PDF trong thư mục đã chọn.

Lưu ý: Nếu dùng Outlook 2007, bạn có thể khó tìm tùy chọn lưu email thành PDF. Thay vào đó, copy nội dung email, dán vào tài liệu Word, rồi lưu tài liệu thành PDF. Tin nhắn sẽ không có header, nhưng bạn có thể gõ thủ công vào Word.

Outlook (Mac)

Các bước hơi khác nếu bạn dùng Outlook trên Mac và muốn lưu email thành PDF.

  1. Mở email muốn lưu thành PDF trong Outlook và chọn File > Print.
  1. Tiếp theo, chọn Save as PDF trong menu dropdown PDF.
  1. Nhập tên file cho PDF muốn lưu.
  1. Chọn mũi tên bên cạnh Where và đi đến thư mục muốn lưu file PDF.
  1. Tiếp theo, chọn Save.

Mail App

Mail app khả dụng cho người dùng macOS và iOS. Bạn cũng có thể lưu tin nhắn email từ Mail app thành PDF trên Mac hoặc iPhone/iPad.

Mac

Nếu muốn lưu email thành PDF dùng nơi khác hoặc lưu trữ tham chiếu sau, dùng các bước sau.

  1. Mở app Mail và chọn cuộc hội thoại email muốn lưu thành PDF.
  1. Chọn File > Export as PDF để lưu email thành file PDF.

iOS (iPhone/iPad)

Nếu dùng Mail app trên thiết bị iOS, bạn vẫn có thể lưu email thành PDF.

  1. Mở Mail app trên iPhone/iPad, chọn tin nhắn email muốn lưu.
  2. Chạm mũi tên dưới cùng.
  1. Tiếp theo, chạm Print (In) từ menu.
  1. Màn hình in tài liệu sẽ hiện. Bây giờ, bạn phải zoom vào tin nhắn email bằng cách chụm ra từ giữa.
  1. Khi làm vậy, màn hình mới sẽ hiện với email chuyển thành PDF. Tất cả bạn cần làm là chia sẻ PDF. Chạm Share (Chia sẻ) góc trên phải màn hình.
  1. Tiếp theo, chạm Save to Files (Lưu vào Tệp) trong Share Menu.
  1. Chọn thư mục và chạm Save.

Thay vào đó, bạn có thể dùng app Shortcuts để lưu tin nhắn email thành PDF.

  1. Mở Shortcuts trên iPhone/iPad và chạm ba chấm bên cạnh shortcut Make PDF.
  1. Chạm ba chấm góc trên phải màn hình rồi bật tùy chọn Show in Share Sheet sang On.

Gmail

Nếu bạn dùng Gmail làm app email mặc định, bạn có thể lưu tin nhắn email thành PDF trên máy tính hoặc thiết bị di động.

Windows

Nếu dùng Gmail trên Windows 10 PC, bạn có thể lưu email thành PDF trong vài bước nhanh.

  1. Mở tin nhắn email và chọn More (ba chấm) bên cạnh biểu tượng Reply (Trả lời).
  1. Tiếp theo, chọn Print.

Lưu ý: Nếu muốn in toàn bộ chuỗi email, chọn Print all.

  1. Trong hộp thoại in xuất hiện, chọn Microsoft Print to PDF làm đích in.

Lưu ý: Chọn Ctrl + P nếu không thấy hộp thoại in.

  1. Chọn Print.

Mac

Các bước lưu email thành PDF trong Gmail trên Mac hơi khác Windows.

  1. Mở tin nhắn email và chọn More (ba chấm).
  1. Chọn Print.
  1. Chọn menu dropdown PDF rồi chọn Save as PDF.
  1. Tiếp theo, chọn thư mục nơi bạn lưu file PDF rồi chọn Save.

Android

Nếu bạn có thiết bị Android và dùng app Gmail, bạn có thể lưu tin nhắn email thành PDF vào điện thoại hoặc máy tính bảng.

  1. Mở cuộc hội thoại email trong Gmail và chọn More (ba chấm) > Print.
  1. Tiếp theo, chạm mũi tên dropdown góc trên phải.
  1. Chạm Save as PDF.
  1. Tiếp theo, chạm biểu tượng PDF hoặc Print.
  1. Chọn vị trí lưu file PDF.

iOS

Trong Gmail cho iOS, bạn có thể lưu hoặc in email thành PDF.

  1. Mở tin nhắn email trong Gmail và chạm More (ba chấm).
  1. Chạm Print.
  1. Tiếp theo, chạm AirPrint.
  1. Chụm và zoom vào các thumbnail trang trên màn hình Printer Options để chuyển email thành PDF.
  1. Chạm Share trên màn hình preview PDF.
  1. Tiếp theo, chạm Save to Files để lưu PDF cục bộ.

Giữ những Email làm tài liệu cho tương lai

Lưu tin nhắn email thành file PDF là cách tiện lợi backup, chia sẻ tin nhắn cụ thể, hoặc chỉ làm cho chúng dễ truy cập.

Xem thêm hướng dẫn cách chỉnh sửa PDF, chuyển PDF sang Word, hoặc chèn PDF vào tài liệu Word.

Hướng dẫn này có hữu ích không? Chia sẻ với chúng tôi trong bình luận.