Nếu tài liệu ở định dạng PDF, nó có thể ở định dạng cuối cùng — sẵn sàng gây ấn tượng với khán giả. Đây là nơi đồ họa chất lượng cao nhất được dùng và bản cuối cùng của văn bản được trình bày, sẵn sàng in hoặc chia sẻ. Điều này có thể nghĩa là kích thước file lớn, đặc biệt nếu tài liệu nhiều hình ảnh.
Mặc dù bạn có thể chỉnh sửa PDF, bạn phải giảm chất lượng để giảm kích thước file tổng thể. Nếu muốn biết cách nén PDF, bạn có thể giải quyết vấn đề này bằng cách nén file thay thế dùng phần mềm tích hợp hoặc thứ ba trên Windows và Mac, hoặc dùng dịch vụ nén trực tuyến.
Cách Nén PDF Trên Windows Dùng PDF Compressor
Không có phương pháp tích hợp sẵn nén PDF trên Windows 10, trừ khi thêm vào file zip trước. Nghĩa là bạn cần công cụ nén thứ ba để nén file PDF.
Mặc dù có nhiều công cụ tồn tại, một trong những lựa chọn tốt nhất là Free PDF Compressor. Ứng dụng miễn phí này tồn tại vài năm, nhưng vẫn là cách dễ và nhanh nhất nén PDF trên Windows.
- Tải xuống, cài đặt, chạy phần mềm Free PDF Compressor. Trong cửa sổ Free PDF Compressor, nhấn nút Duyệt bên cạnh tùy chọn File PDF để chọn file. Cung cấp vị trí và tên file cho file nén trong hộp File đầu ra.
- Dưới phần Cài đặt, bạn có thể đặt chất lượng ưu tiên cho file PDF. Màn hình là chất lượng thấp nhất, trong khi Máy in và Trước in là tùy chọn chất lượng cao hơn. Chọn mức chất lượng muốn dùng, nhấn Nén để bắt đầu nén PDF.
- Free PDF Compressor sẽ báo khi nén file xong. Nhấn OK để đóng.
Vì Free PDF Compressor lưu file nén thành file riêng biệt với file gốc, bạn có thể lặp lại quy trình với chất lượng cao hơn nếu không hài lòng kết quả.
Cách Nén PDF Trên Mac Dùng Preview
Khác với Windows, macOS bao gồm tính năng nén PDF tích hợp sẵn như một phần của ứng dụng Preview xem hình ảnh và tài liệu. Ứng dụng này có sẵn trên tất cả Mac, tìm thấy trong danh sách ứng dụng Launchpad.
- Để nén file PDF trên Mac, mở ứng dụng Preview và chọn file PDF để mở. Khi mở xong, nhấn Tệp > Xuất từ thanh menu.
- Trong menu tùy chọn Xuất, chọn tên file mới (giữ tên file hiện tại để ghi đè file hiện tại) và vị trí lưu file. Từ menu thả xuống Bộ lọc Quartz, chọn tùy chọn Giảm kích thước file. Nhấn Lưu khi sẵn sàng bắt đầu nén.
Preview sẽ ngay lập tức lưu phiên bản cập nhật, đã nén của tài liệu PDF. Bạn cần mở file này trong Preview sau để xem trước những thay đổi chất lượng nhận thấy (nếu có) do ứng dụng tạo ra.
Sử Dụng Dịch Vụ Nén PDF Trực Tuyến
Nếu không muốn tải phần mềm thêm để nén file PDF, bạn có thể dùng các dịch vụ nén PDF trực tuyến. Nếu muốn dùng dịch vụ trực tuyến như vậy, tuy nhiên, chỉ nên làm với tài liệu không nhạy cảm.
Việc dùng dịch vụ này liên quan đến tải file lên máy chủ từ xa, nơi file có thể lưu lại một khoảng thời gian. Điều này tạo rủi ro bảo mật nghiêm trọng cho tài liệu chứa dữ liệu cá nhân, bạn chỉ nên dùng trang nén trực tuyến cho file bạn sẵn sàng chia sẻ công khai.
Có nhiều dịch vụ nén PDF trực tuyến, như I Love PDF. Hầu hết dịch vụ hoạt động tương tự, cho tải file lên, chọn chất lượng, tải file nén về sau.
- Để dùng I Love PDF, nhấn nút Chọn file PDF để chọn file PDF muốn nén. Cũng có thể kéo thả file trực tiếp vào cửa sổ trang web để tải lên tự động.
- Khi file tải lên xong, bạn chọn mức nén từ menu bên phải. Càng nén cao, chất lượng file đầu ra càng thấp (và ngược lại). Chọn Nén cực đại cho nén tối đa, Nén khuyến nghị cho nén trung bình nhưng chất lượng hợp lý, hoặc Nén ít hơn cho nén thấp nhất nhưng chất lượng cao hơn nhiều. Nhấn nút Nén PDF để bắt đầu nén khi sẵn sàng.
- Quá trình nén PDF hoàn tất trên máy chủ từ xa. Nhấn nút Tải PDF đã nén để tải file nén khi xong. Lượng nén (với dung lượng tiết kiệm) sẽ hiển thị bên dưới.
- Nếu muốn lưu file lên đám mây, hoặc phân phối cho người khác qua dịch vụ I Love PDF, dùng biểu tượng chia sẻ bên phải nút tải xuống. Bao gồm tùy chọn chia sẻ lên Google Drive hoặc Dropbox, tạo mã QR hoặc liên kết chia sẻ để phân phối.
- I Love PDF cũng cung cấp tùy chọn xóa, cho phép xóa file khỏi máy chủ. Để xóa file, nhấn biểu tượng Xóa. Mặc dù sẽ vô hiệu hóa liên kết xóa trên trang I Love PDF, điều này không đảm bảo file sẽ bị xóa hoàn toàn khỏi máy chủ trang web bằng phương pháp này.
Như đã đề cập, bạn không nên dùng dịch vụ như I Love PDF cho tài liệu nhạy cảm. Đối với bất kỳ tài liệu nhạy cảm chứa dữ liệu cá nhân, bạn nên dùng tùy chọn phần mềm nén file, như ứng dụng Preview hoặc Free PDF Compressor minh họa ở trên.
Chia Sẻ Và Xem File PDF Đã Nén
Nén PDF cho phép giảm kích thước file mà không giảm chất lượng quá nhiều (trừ khi bạn muốn). Điều này dễ dàng chia sẻ trực tuyến, qua email hoặc dịch vụ chia sẻ file khác. Bạn thậm chí có thể bảo vệ mật khẩu file PDF để giữ an toàn nội dung tài liệu nhạy cảm khỏi mò mẫm.
Nếu gặp khó khăn mở PDF, bạn cần cài trình đọc PDF tốt như Adobe Acrobat hoặc Foxit Reader. Nếu muốn tùy chọn trực tuyến, có thể chuyển PDF sang Google Docs, cho phép xem, chỉnh sửa, chia sẻ file từ trình duyệt web mà không cần cài ứng dụng thứ ba.