Nếu tài liệu của bạn ở định dạng PDF, thì tài liệu đó có thể ở định dạng cuối cùng — sẵn sàng khiến khán giả của bạn phải trầm trồ. Đây là nơi đồ họa chất lượng cao nhất của bạn được sử dụng và là nơi phiên bản cuối cùng của văn bản của bạn được trình bày, sẵn sàng để in hoặc chia sẻ với người khác để đọc hoặc phân phối. Điều này có thể có nghĩa là kích thước tệp lớn, đặc biệt nếu đó là tài liệu nặng về hình ảnh.
Mặc dù bạn có thể chỉnh sửa tệp PDF, nhưng bạn sẽ phải giảm chất lượng để giảm kích thước tệp tổng thể. Nếu bạn muốn biết cách nén một tệp PDF, bạn có thể giải quyết vấn đề này bằng cách nén tệp thay thế bằng cách sử dụng phần mềm tích hợp sẵn hoặc của bên thứ ba trên Windows và Mac hoặc bằng cách sử dụng dịch vụ nén trực tuyến.
Cách nén PDF trên Windows bằng trình nén PDF
Không có phương pháp tích hợp nào để nén PDF trên Windows 10, trừ khi bạn muốn thêm nó vào tệp zip trước. Điều này có nghĩa là bạn sẽ cần sử dụng công cụ nén của bên thứ ba để nén tệp PDF.
Mặc dù có một số công cụ nhưng một trong những tùy chọn tốt nhất là Trình nén PDF miễn phí . Ứng dụng miễn phí này đã tồn tại trong vài năm, nhưng nó vẫn là một trong những cách dễ nhất và nhanh nhất để nén tệp PDF trên Windows.
- Tải xuống, cài đặt và chạy phần mềm Trình nén PDF Miễn phí để bắt đầu. Trong cửa sổ Trình nén PDF Miễn phí, nhấp vào nút Duyệt qua bên cạnh Tệp PDF tùy chọn để chọn tệp của bạn. Cung cấp vị trí và tên tệp cho tệp nén trong Tệp đầu ra hộp.
- Trong Cài đặt , bạn có thể đặt chất lượng ưu tiên cho tệp PDF của mình. Màn hình là chất lượng thấp nhất, trong khi Máy in và Prepress là các tùy chọn chất lượng cao hơn. Chọn mức chất lượng bạn muốn sử dụng, sau đó nhấn Nén để bắt đầu nén PDF.
- Trình nén PDF Miễn phí sẽ thông báo cho bạn khi quá trình nén tệp hoàn tất. Nhấn OK để đóng.
Vì Trình nén PDF miễn phí lưu tệp nén thành một tệp riêng biệt với tệp gốc, bạn có thể lặp lại quy trình với chất lượng cao hơn nếu không hài lòng với cách tệp hiển thị.
Cách nén PDF trên máy Mac bằng bản xem trước
Không giống như Windows, macOS bao gồm tính năng nén PDF tích hợp như một phần của Xem trước ứng dụng để xem hình ảnh và tài liệu. Ứng dụng này được bao gồm trên tất cả các máy Mac và bạn có thể tìm thấy nó trong Launchpad của mình danh sách ứng dụng.
- Để nén tệp PDF trên máy Mac, hãy mở Xem trước ứng dụng và chọn một tệp PDF để mở. Sau khi mở, nhấn Tệp> Xuất từ thanh menu.
- Trong Xuất menu tùy chọn, chọn tên tệp mới (hoặc để tên tệp hiện có để ghi đè lên tệp hiện có) và vị trí lưu tệp. Từ Bộ lọc thạch anh trình đơn thả xuống, chọn Giảm kích thước tệp Lựa chọn. Nhấn Lưu khi bạn đã sẵn sàng để bắt đầu quá trình nén.
Xem trước sẽ ngay lập tức lưu phiên bản nén, cập nhật của tài liệu PDF của bạn. Sau đó, bạn sẽ cần mở phần này trong Bản xem trước để xem trước những thay đổi đáng chú ý (nếu có) về chất lượng của ứng dụng.
Sử dụng Dịch vụ Nén PDF Trực tuyến
Nếu không muốn tải xuống phần mềm bổ sung để nén tệp PDF của mình, bạn có thể sử dụng các dịch vụ nén PDF trực tuyến khác nhau. Tuy nhiên, nếu bạn muốn sử dụng một dịch vụ trực tuyến như thế này, bạn chỉ nên làm như vậy với các tài liệu không nhạy cảm.
Việc sử dụng các dịch vụ này liên quan đến việc tải tệp lên máy chủ từ xa, nơi tệp có thể vẫn ở nguyên vị trí trong một khoảng thời gian. Điều này gây ra rủi ro bảo mật nghiêm trọng cho bất kỳ tài liệu nào có thể chứa dữ liệu cá nhân và bạn chỉ nên sử dụng các trang web nén trực tuyến cho các tệp mà bạn sẵn lòng chia sẻ công khai.
Có nhiều dịch vụ khác nhau để nén tệp PDF trực tuyến, chẳng hạn như I Love PDF. Tuy nhiên, hầu hết các dịch vụ đều hoạt động theo cách tương tự, bằng cách cho phép bạn tải tệp lên, chọn chất lượng và tải xuống tệp nén sau đó.
- Để sử dụng I Love PDF, hãy nhấn nút Chọn tệp PDF để chọn các tệp PDF bạn muốn nén. Bạn cũng có thể kéo và thả tệp trực tiếp vào cửa sổ trang web để tải chúng lên tự động.
- Sau khi các tệp được tải lên, bạn có thể chọn mức nén từ menu bên phải. Nén càng cao, chất lượng tệp đầu ra của bạn càng thấp (và ngược lại). Chọn Nén cực hạn để nén tối đa có thể, Nén được đề xuất để nén trung bình nhưng với chất lượng hợp lý hoặc Nén ít hơn cho mức nén thấp nhất nhưng cho chất lượng cao hơn nhiều. Nhấn Nén PDF để bắt đầu nén khi bạn đã sẵn sàng.
- Quá trình nén PDF sẽ hoàn tất trên máy chủ từ xa. Nhấn vào Tải xuống PDF đã nén để tải xuống tệp nén sau khi hoàn tất. Dung lượng nén (với dung lượng tệp được lưu) sẽ được hiển thị bên dưới.
- Nếu bạn muốn lưu tệp vào bộ nhớ đám mây hoặc phân phối tệp cho người khác bằng dịch vụ I Love PDF, bạn có thể sử dụng các biểu tượng chia sẻ ở bên phải của nút tải xuống. Chúng bao gồm các tùy chọn để chia sẻ lên Google Drive hoặc Dropbox, cũng như tạo mã QR hoặc liên kết chia sẻ để phân phối cho những người khác.
- I Love PDF cũng cung cấp tùy chọn xóa, cho phép bạn xóa tệp khỏi máy chủ của nó. Tuy nhiên, để xóa tệp, hãy nhấn nút Xóa biểu tượng. Mặc dù điều này sẽ vô hiệu hóa liên kết xóa trên trang web I Love PDF, nhưng điều này không đảm bảo rằng tệp sẽ bị xóa hoàn toàn khỏi máy chủ của trang web bằng phương pháp này.
Như đã đề cập trước đây, bạn không nên sử dụng các dịch vụ như I Love PDF cho các tài liệu nhạy cảm. Đối với bất kỳ loại tài liệu nhạy cảm nào có chứa dữ liệu cá nhân, bạn nên sử dụng tùy chọn phần mềm để nén tệp thay thế, chẳng hạn như ứng dụng Xem trước hoặc Trình nén PDF miễn phí được trình bày ở trên.
Chia sẻ và xem các tệp PDF đã nén
Nén tệp PDF cho phép bạn giảm kích thước tệp mà không làm giảm chất lượng quá nhiều (trừ khi bạn muốn). Điều này giúp chia sẻ trực tuyến, qua email hoặc các dịch vụ chia sẻ tệp khác dễ dàng hơn. Bạn thậm chí có thể bảo vệ bằng mật khẩu các tệp PDF của mình để giữ an toàn cho nội dung của các tài liệu nhạy cảm khỏi những kẻ theo dõi.
Nếu bạn đang gặp khó khăn để mở một tệp PDF, bạn sẽ cần cài đặt một trình đọc PDF tốt như Adobe Acrobat hoặc Foxit Reader. Nếu bạn muốn có tùy chọn trực tuyến, bạn có thể chuyển đổi các tệp PDF sang Google Tài liệu, cho phép bạn xem, chỉnh sửa và chia sẻ các tệp từ trình duyệt web của mình mà không cần cài đặt ứng dụng của bên thứ ba trước.