Tóm tắt nhanh
- PDF là viết tắt của Portable Document Format (Định dạng tài liệu di động).
- Mở bằng Adobe Reader, SumatraPDF, trình duyệt web hoặc trình đọc PDF khác.
- Chuyển đổi sang DOCX, XLSX, JPG, PNG... bằng EasyPDF.com hoặc công cụ chuyển đổi tài liệu.
Bài viết giải thích PDF là gì, cách mở file, các cách chuyển đổi sang định dạng khác (hình ảnh, file Word/Excel có thể chỉnh sửa), và cách bảo mật bằng mật khẩu hoặc bỏ mật khẩu.
File PDF là gì?
Được phát triển bởi Adobe, file có đuôi .PDF là Portable Document Format. File PDF không chỉ chứa hình ảnh và văn bản, mà còn có thể chứa nút bấm tương tác, siêu liên kết, font nhúng, video và nhiều hơn nữa.
Bạn thường thấy sách hướng dẫn, eBook, tờ rơi, đơn xin việc, tài liệu quét, brochure... ở định dạng PDF. Trang web cũng có thể lưu thành PDF giữ nguyên định dạng để tham khảo sau.
Đặc điểm quan trọng: PDF không phụ thuộc vào phần mềm tạo ra nó, hệ điều hành hay phần cứng, nên hiển thị y hệt trên mọi thiết bị.
Cách mở file PDF
Nhiều người nghĩ ngay đến Adobe Acrobat Reader. Adobe tạo ra chuẩn PDF và phần mềm này phổ biến nhất, miễn phí. Tuy nhiên, nó khá "nặng" với nhiều tính năng bạn có thể không bao giờ dùng.
Trình duyệt web (Chrome, Firefox) có thể mở PDF trực tiếp. Có thể cần tiện ích mở rộng, nhưng rất tiện khi click link PDF trực tuyến. Cách khác: dùng công cụ web như FreePDFOnline.com.
Khuyên dùng: SumatraPDF, Slim PDF Reader hoặc MuPDF — cả ba đều miễn phí, nhẹ và có nhiều tính năng hơn. Xem danh sách Best free PDF readers để có thêm lựa chọn.
Cách chỉnh sửa file PDF
Adobe Acrobat là trình chỉnh sửa PDF phổ biến nhất, nhưng Microsoft Word cũng làm được. Các trình chỉnh sửa khác: Foxit PDF Editor, Nitro PDF Pro.
Các công cụ chỉnh sửa PDF trực tuyến miễn phí: PDFescape, DocHub, PDF Buddy — rất dễ dùng để điền biểu mẫu (đơn xin việc, tờ khai thuế). Chỉ cần tải PDF lên, chèn hình ảnh, văn bản, chữ ký, liên kết... rồi tải về lại dạng PDF.
Công cụ Fill phù hợp nếu chỉ cần thêm chữ ký, checkbox, ngày tháng, văn bản thường. Không chỉnh sửa được văn bản có sẵn hay điền form phức tạp.
Xem danh sách Best Free PDF Editors để có công cụ chuyên nghiệp hơn (thêm/xóa văn bản, hình ảnh).
Nếu cần tách một phần PDF thành file riêng, hoặc chia PDF thành nhiều file, xem hướng dẫn Best PDF Splitter Tools & Methods.
Cách chuyển đổi file PDF
Hầu hết muốn chuyển PDF sang định dạng khác để chỉnh sửa nội dung. Chuyển đổi nghĩa là file không còn là .PDF, mà mở bằng chương trình khác (Word, Excel...).
Ví dụ: chuyển PDF sang Word (DOC/DOCX) để mở bằng Word, OpenOffice, LibreOffice — thoải mái hơn dùng trình chỉnh sửa PDF lạ.
Ngược lại, muốn tạo file PDF từ định dạng khác (hình ảnh, eBook, Word), dùng PDF creator. Chúng xuất file sang PDF để mở bằng trình đọc PDF/eBook. Một số còn hoạt động như PDF printer — "in ảo" bất kỳ file nào thành PDF. Xem How to Print to PDF.
Nhiều công cụ trên làm được cả hai chiều: chuyển PDF sang định dạng khác VÀ tạo PDF. Calibre là ví dụ miễn phí hỗ trợ chuyển đổi hai chiều cho eBook.
Các chương trình này thường cũng gộp nhiều PDF thành một, trích xuất trang cụ thể, lưu hình ảnh từ PDF. PDF Merge Free và FreePDFOnline.com gộp PDF trực tuyến; FreePDFOnline hỗ trợ hơn 10 chức năng PDF khác.
EasePDF chuyển PDF sang Word (DOCX) trực tuyến. Xem How to Convert PDF Files to JPG nếu muốn PDF thành hình ảnh (tiện khi người nhận không có/có cài trình đọc PDF).
EasyPDF.com chuyển PDF sang nhiều định dạng: Word, PowerPoint, Excel, AutoCAD. Cũng chuyển trang PDF thành GIF hoặc file text đơn. Tải file từ Dropbox, Google Drive hoặc máy tính. CleverPDF là lựa chọn tương tự.
Chuyển PDF sang PPTX: PDFConverter.com chia mỗi trang PDF thành slide riêng cho PowerPoint hoặc phần mềm trình chiếu hỗ trợ PPTX.
Xem Free File Conversion Programs and Online Services để biết thêm cách chuyển PDF sang các định dạng khác: hình ảnh, HTML, SWF, MOBI, PDB, EPUB, TXT...
Cách bảo mật file PDF
Bảo mật PDF có thể bao gồm: yêu cầu mật khẩu để mở, ngăn in ấn, sao chép văn bản, thêm bình luận, chèn trang, v.v.
Một số công cụ tạo/chuyển đổi PDF (PDFMate PDF Converter Free, PrimoPDF, FreePDF Creator, Soda PDF, FoxyUtils...) miễn phí cho phép thay đổi các tùy chọn bảo mật này.
Câu hỏi thường gặp (FAQ)
Làm sao để giảm dung lượng file PDF?
Adobe Acrobat có công cụ nén PDF trực tuyến tự động giảm dung lượng sau khi tải lên. Nếu dùng Microsoft Word chuyển Word sang PDF: Lưu dưới dạng (Save as) > PDF > Tối thiểu hóa kích thước (Minimize Size - publishing online). Trên macOS: dùng ứng dụng Preview, mở PDF > File > Xuất (Export) > menu Quartz Filter chọn Giảm kích thước file (Reduce file size).
Làm sao tạo file PDF từ hình ảnh?
Có thể chuyển hình ảnh thành PDF trong hầu hết chương trình/hệ điều hành bằng cách xuất hoặc in dưới dạng PDF. Trên Windows: mở ảnh > Ctrl+P > chọn Microsoft Print to PDF. Android: In (Print) > Lưu dưới dạng PDF (Save as PDF). macOS/iOS: File > In (Print) > Lưu dưới dạng PDF (Save as PDF).