Trong tổ chức doanh nghiệp hoặc văn phòng, thường chuẩn bị các loại báo cáo chi phí. Bài viết hướng dẫn tạo báo cáo chi phí mẫu trong Excel nhanh chóng, dễ dàng.
Tải Mẫu Miễn Phí
Tải mẫu miễn phí dưới đây dùng cho mục đích của bạn.
Báo Cáo Chi Phí (Expense Report) Là Gì?
Báo cáo chi phí là tài liệu ghi chép tất cả chi phí của tổ chức. Các yếu tố phổ biến:
- Ngày chi phí (Date of Expense)
- Loại chi phí (Hotel, Transport, Meal, khác...)
- Số tiền chi phí (Amount of Expense)
- Tổng phụ từng loại chi phí (Subtotal of every expense type)
- Số tiền tạm ứng và phải trả (Amount of Due and Advance Payment)
- Mục đích chi phí (Purpose of Expense)
- Phòng ban chịu trách nhiệm (Responsible Department)
Định dạng này không giống nhau cho mọi tổ chức. Mỗi nơi bổ sung yếu tố theo loại hình, nhu cầu.
Lợi Ích Của Báo Cáo Chi Phí
Lợi ích khi dùng báo cáo chi phí:
- Theo dõi chi phí, hiệu quả kiểm soát chi phí
- Cung cấp thông tin lập ngân sách
- Dễ dàng thanh toán thuế và khấu trừ thuế
Các Bước Tạo Báo Cáo Chi Phí Trong Excel
Phần này trình bày toàn bộ quy trình tạo báo cáo chi phí trong Excel từng bước.
📌 Bước 1: Tắt Lưới (Gridlines)
Mở file Excel tắt Gridlines. Cách tắt:
- Vào tab Xem (View).
- Bỏ tick Gridlines từ nhóm Show (Hiển thị).
Xem thêm: Cách tạo báo cáo sản xuất trong Excel (2 biến thể phổ biến)
📌 Bước 2: Thêm Thông Tin Cơ Bản
Thêm các hàng thông tin cơ bản vào worksheet.
- Thêm Tiêu đề (Title) báo cáo, ví dụ Expense Report.
- Thêm Mục đích (Purpose), Tên nhân viên (Employee Name), Mã nhân viên (Employee ID), Thời gian (Time Period). Xem ảnh dưới để hiểu rõ hơn.
Xem thêm: Cách tạo báo cáo sản xuất hàng ngày trong Excel (Tải mẫu miễn phí)
📌 Bước 3: Thêm Cột Ngày, Mô Tả, Chi Phí
Bước này thêm Cột Dữ Liệu (Data Columns) theo loại chi phí.
Ví dụ: chi phí khách sạn, đi lại, điện thoại, chi phí khác, v.v.
Xem thêm: Cách tạo báo cáo tóm tắt trong Excel (2 phương pháp dễ dàng)
📌 Bước 4: Chuyển Dữ Liệu Thành Bảng (Table)
Chuyển dữ liệu thành bảng theo các bước:
- Chọn Ô B9:I19 (toàn bộ tập dữ liệu).
- Vào tab Chèn (Insert).
- Chọn Bảng (Table) từ nhóm Tables.
Cửa sổ Create Table (Tạo bảng) hiện ra.
- Vùng Table hiển thị ở đây.
- Tick 'My table has headers (Bảng có tiêu đề)'.
- Nhấn OK.
- Xem worksheet bây giờ.
Xem thêm: Cách tạo báo cáo doanh số hàng ngày trong Excel (với các bước nhanh)
📌 Bước 5: Thêm Hàng Tổng Phụ (Subtotal Row) Và Tắt Nút Lọc (Filter Button)
Bước này thêm hàng mới tính tổng phụ. Bỏ nút lọc vì không cần. Làm thế này:
- Vào tab Table Design (Thiết kế bảng).
- Bỏ tick Filter Button, tick Total Row (Hàng tổng).
- Xem ảnh dưới. Hàng Sub Total thêm vào hàng cuối bảng.
Xem thêm: Tạo báo cáo hiển thị doanh số quý trong Excel (với các bước dễ dàng)
Bài đọc tương tự
- Tạo báo cáo PDF từ dữ liệu Excel (4 phương pháp dễ dàng)
- Chuẩn bị báo cáo MIS trong Excel (2 ví dụ phù hợp)
- Cách tạo báo cáo MIS trong Excel cho kế toán (với các bước nhanh)
📌 Bước 6: Chuyển Đổi Ô Sang Định Dạng Dữ Liệu Phù Hợp (Ngày, Kế Toán, V.v.)
Bước này đổi định dạng ô dữ liệu cho phù hợp. Ví dụ: chi phí sang định dạng Kế toán (Accounting), ngày chi phí sang định dạng Ngày (Date). Các ô khác giữ General. Cách làm:
- Chọn ô định dạng ngày từ Time Period và cột Date.
- Nhấn Ctrl+1.
- Cửa sổ Format Cells hiện ra.
- Chọn mục Date từ tab Number.
- Chọn định dạng ngày mong muốn từ hộp Type. Nhấn OK.
- Tương tự chọn tất cả Ô cột Hotel, Transport, Meal, Phone, Others, Total chọn Accounting từ tab Number.
Xem thêm: Tạo báo cáo hiển thị doanh số quý theo khu vực
📌 Bước 7: Áp Dụng Hàm SUM Ở Cột Tổng (Total Column)
Dùng công thức lấy tổng chi phí mỗi ngày ở cột Total. Cộng từ cột Hotel đến Others.
- Đặt công thức ô đầu cột Total:
=SUM(Table1[@[Hotel]:[Others]])
Thực tế không cần gõ thủ công. Làm như ảnh GIF dưới, công thức tự lan truyền xuống các hàng. Đó là ưu điểm dùng Table Excel.
- Nhấn Enter, công thức tự lan xuống các Ô cột đó.
Xem thêm: Cách tạo báo cáo bán hàng trong Excel (với các bước dễ dàng)
📌 Bước 8: Nhập Chi Phí Và Dữ Liệu Khác, Lấy Chi Phí Từng Ngày
Gần xong. Bây giờ nhập dữ liệu.
- Nhập chi phí và dữ liệu khác vào các Cột Dữ Liệu (Data Columns).
- Sau nhập liệu, thấy tổng theo hàng ở cột Total.
Xem thêm: Cách tự động hóa báo cáo Excel bằng Macro (3 cách dễ dàng)
📌 Bước 9: Lấy Tổng Phụ (Subtotal) Cho Từng Loại Chi Phí
Thực hiện:
- Đến hàng Subtotal cột Hotel.
- Click mũi tên xuống, thấy danh sách phép toán.
- Chọn Sum (Tổng).
- Kéo Fill Handle sang phải.
Tất cả tổng phụ hiển thị trên hàng đó.
📌 Bước 10: Thêm 2 Hàng Cho Tính Toán Cuối Cùng
Phần này thêm hàng tính toán cuối. Trước chương trình, nhân viên có thể tạm ứng. Sẽ quyết toán ở đây.
- Thêm hàng Advances (Tạm ứng) và Reimbursement (Hoàn ứng) dưới hàng tổng phụ.
- Nhập số tạm ứng ô I21.
- Nhập công thức ô I22:
=Table1[[#Totals],[Total]]-I21
- Nhấn Enter lấy kết quả.
📌 Bước Cuối: Dành Không Gian Cho Phê Duyệt (Authorization)
Có thể thêm khoảng Authorization (Phê duyệt), nghĩa là báo cáo chỉ được chấp nhận sau phê duyệt người chịu trách nhiệm.
Cần nhớ: phải đính kèm mọi chứng từ chi phí khi nộp báo cáo cho cấp trên.
Kết Luận
Bài viết trình bày quy trình từng bước tạo báo cáo chi phí (Expense report) trong Excel. Đây là mẫu tham khảo. Theo nhu cầu công ty/phòng ban, bạn có thể chỉnh sửa định dạng. Hy vọng đáp ứng nhu cầu. Ghé website Exceldemy.com và góp ý ở khung bình luận.
Các Bài Viết Liên Quan
- Cách tạo báo cáo PDF bằng Excel VBA (3 thủ thuật nhanh)
- Tạo báo cáo hoạt động hàng ngày trong Excel (5 ví dụ dễ dàng)
- Cách tạo bảng điểm trong Excel (Tải mẫu miễn phí)
- Tạo báo cáo MIS trong Excel cho doanh số (với các bước dễ dàng)
- Cách tạo báo cáo tồn kho theo độ tuổi trong Excel (hướng dẫn từng bước)