Trong bài viết này, tôi sẽ thảo luận cách bạn có thể tạo cơ sở dữ liệu khách hàng trong Microsoft Excel. Thông thường, một cơ sở dữ liệu truyền thống có bảng, trường, bản ghi, khóa chính, khóa ngoại, v.v. May mắn thay, trong Excel chúng ta có thể tạo cơ sở dữ liệu và chuyển đổi chúng thành bảng Excel. Bên cạnh đó, Excel có một số công cụ rất hữu ích như Sắp xếp & Lọc mà chúng ta có thể áp dụng để điều hướng dữ liệu trong cơ sở dữ liệu. Vì vậy, hãy đọc bài viết để học cách tạo cơ sở dữ liệu khách hàng trong Excel.
Bạn có thể tải sổ làm việc thực hành mà chúng tôi đã dùng để chuẩn bị bài viết này.
Cơ sở dữ liệu khách hàng là gì?
Về cơ bản, cơ sở dữ liệu khách hàng là tập hợp thông tin có thể bao gồm các thông tin dưới đây của khách hàng:
- Tên
- Tên công ty
- Vị trí của từng khách hàng trong công ty
- Địa chỉ
- Thành phố
- Tỉnh/Bang
- Số liên lạc
- Email v.v.
Hướng dẫn từng bước tạo cơ sở dữ liệu khách hàng trong Excel
Bây giờ tôi sẽ giải thích quy trình tạo cơ sở dữ liệu khách hàng từng bước một. Khi tạo cơ sở dữ liệu, tôi sẽ gọi 'cột' là 'trường' và 'hàng' là 'bản ghi'. Lý do là, trong cơ sở dữ liệu truyền thống chúng ta dùng thuật ngữ 'trường' và 'bản ghi'.
Bước 1: Tạo tiêu đề cột hoặc trường
- Trước hết, nhập tên các trường bạn muốn đưa vào cơ sở dữ liệu khách hàng. Ví dụ, tôi đã đưa các trường Tên khách hàng, Công ty, Thành phố, Tỉnh/Bang, Số liên lạc, Email, v.v. vào cơ sở dữ liệu của tôi.
- Tiếp theo, hãy chắc chắn bạn đã làm nổi bật tên trường để chúng dễ dàng nhận ra.
Bước 2: Nhập dữ liệu vào hàng/bản ghi
- Bây giờ chúng ta sẽ nhập dữ liệu khách hàng vào hàng. Ví dụ, tôi đã thêm 7 bản ghi vào tập dữ liệu của mình.
⏩ Lưu ý:
- Khi nhập bản ghi vào cơ sở dữ liệu, bạn không thể để trống bất kỳ hàng nào giữa hai hàng chứa dữ liệu. Để minh họa, bạn không thể để hàng 7 trống khi hàng 6 và 7 có dữ liệu.
- Tương tự, bạn không thể giữ nguyên một cột hoàn toàn trống trong tập dữ liệu như hình chụp màn hình dưới đây.
Điều này là vì, khi Excel gặp một hàng hoặc cột hoàn toàn trống, nó không thể đưa hàng hoặc cột đó vào cơ sở dữ liệu. Kết quả là cơ sở dữ liệu bị chia thành hai phần, một tập thông tin hoàn toàn mới và không liên kết.
Bước 3: Định dạng dữ liệu trong bản ghi
- Vì các bản ghi đã được thêm vào cơ sở dữ liệu, chúng ta có thể định dạng chúng theo yêu cầu. Ví dụ, chúng ta sẽ định dạng trường 'Số liên lạc'.
- Để định dạng trường trên, chọn nó và nhấn Ctrl + 1 để mở hộp thoại Định dạng ô. Bạn cũng có thể mở hộp thoại Định dạng ô bằng cách nhấp chuột phải vào lựa chọn.
- Khi hộp thoại Định dạng ô xuất hiện, đi đến tab Số, và nhấp vào danh mục Đặc biệt.
- Sau đó chọn Số điện thoại từ phần Kiểu và nhấn OK.
- Kết quả là chúng ta sẽ thấy dữ liệu trong trường Số liên lạc được định dạng như mong muốn. Bạn cũng có thể định dạng dữ liệu bằng tùy chọn Định dạng ô.
Đọc thêm tương tự
- Cách tạo cơ sở dữ liệu nhân viên trong Excel (với các bước dễ dàng)
- Cách tạo cơ sở dữ liệu có Form trong Excel
- Cách tạo cơ sở dữ liệu sinh viên trong Excel (Với các bước dễ dàng)
Bước 4: Tạo Bảng từ dữ liệu khách hàng đã nhập
- Bây giờ, tôi sẽ tạo bảng từ phạm vi dữ liệu trên. Để làm đó, chọn bất kỳ ô nào từ phạm vi dữ liệu và nhấn Ctrl + T.
- Hệ quả, Excel sẽ hiển thị hộp thoại Tạo Bảng. Kiểm tra phạm vi bảng, tích vào tùy chọn 'Bảng của tôi có tiêu đề', và nhấn OK.
- Kết quả là bạn sẽ thấy bảng dưới đây được tạo.
⏪ Lưu ý:
Bạn cũng có thể chuyển đổi phạm vi dữ liệu thành bảng từ Ribbon Excel bằng cách làm theo đường dẫn: Insert > Table.
Bước 5: Đặt tên cho Bảng/Cơ sở dữ liệu
- Nếu muốn, bạn có thể đặt tên cho cơ sở dữ liệu khách hàng. Trong trường hợp này, vì bảng đại diện cho cơ sở dữ liệu, tôi sẽ đặt tên. Để làm đó, chọn bảng, đi đến Hộp tên, và đổi tên bảng thành 'Client_Data'. Bạn có thể đặt tên tập dữ liệu như ý.
Bước 6: Thêm bản ghi vào cơ sở dữ liệu khách hàng
- Vì cơ sở dữ liệu của chúng ta đã sẵn sàng, chúng ta có thể thêm bản ghi vào đó. Khi nhập bản ghi mới, gõ dữ liệu vào bất kỳ ô nào của hàng mới, và nhấn Enter/Tab.
- Kết quả là hàng sẽ tự động được đưa vào bảng/cơ sở dữ liệu. Nhập phần còn lại của dữ liệu khách hàng vào bản ghi mới. Bạn có thể thêm nhiều bản ghi hoặc trường vào tập dữ liệu bằng cách làm theo phương pháp trên.
Áp dụng tùy chọn Sắp xếp & Lọc của Excel trong cơ sở dữ liệu khách hàng
Như tôi đã đề cập trước đó, chúng ta có thể Sắp xếp & Lọc dữ liệu từ cơ sở dữ liệu trong Excel. Trong cơ sở dữ liệu điển hình, chúng ta cần viết truy vấn để hoàn thành nhiệm vụ. Làm theo các bước dưới đây để sắp xếp và lọc dữ liệu từ cơ sở dữ liệu khách hàng của chúng ta.
Các bước:
- Trước hết, tôi sẽ lọc dữ liệu khách hàng cho bang TX. Để làm đó, nhấp vào menu thả xuống lọc của trường: Tỉnh/Bang.
- Sau đó chỉ tích vào TX và nhấn OK.
- Hệ quả, tất cả dữ liệu khách hàng của Texas được lọc như dưới:
- Tương tự, bạn cũng có thể sắp xếp cơ sở dữ liệu. Ví dụ, tôi sẽ sắp xếp trường Tên khách hàng theo thứ tự bảng chữ cái. Để làm đó, nhấp vào menu thả xuống của trường: Tên khách hàng và nhấp vào biểu tượng Sắp xếp A đến Z.
- Kết quả là bạn sẽ thấy kết quả dưới. Trường Tên khách hàng được sắp xếp theo bảng chữ cái như mong muốn.
Bạn có thể áp dụng tùy chọn Sắp xếp & Lọc tùy theo yêu cầu của bạn.
Kết luận
Trong bài viết trên, tôi đã cố gắng thảo luận các bước tạo cơ sở dữ liệu khách hàng trong Excel một cách chi tiết. Hy vọng các phương pháp và giải thích này đủ để giải quyết vấn đề của bạn. Hãy cho tôi biết nếu bạn có bất kỳ thắc mắc nào.
Các bài viết liên quan
- Cách duy trì cơ sở dữ liệu khách hàng trong Excel
- Cách tạo cơ sở dữ liệu tự động cập nhật trong Excel
- Tạo cơ sở dữ liệu kho hàng trong Excel (3 phương pháp dễ dàng)
- Cách tạo cơ sở dữ liệu quan hệ trong Excel (Với các bước dễ dàng)
- Cách tạo cơ sở dữ liệu có thể tìm kiếm trong Excel (2 thủ thuật nhanh)