Trong bài viết này, chúng tôi sẽ trình bày các bước nhanh chóng để tạo báo cáo MIS trong Excel cho doanh số. Để minh họa, chúng tôi sử dụng tập dữ liệu gồm 5 cột: "Tên sản phẩm", "Loại", "Tháng", "Khu vực", và "Doanh số".
Báo Cáo MIS Là Gì?
MIS là viết tắt của "Management Information System" (Hệ thống thông tin quản trị). Nó giúp cấp quản trị cao cấp đưa ra quyết định hiệu quả, đồng thời cung cấp cơ hội truyền thông thông tin đến tất cả các bên liên quan. Hơn nữa, bộ phận marketing và doanh số có thể phân tích dữ liệu doanh số qua báo cáo này, từ đó giúp công ty tối đa hóa lợi nhuận. Báo cáo MIS có 5 thành phần chính: Con người, Dữ liệu, Quy trình kinh doanh, Phần cứng và Phần mềm. Chúng ta sẽ sử dụng các yếu tố này để xây dựng báo cáo MIS doanh số.
4 Bước Tạo Báo Cáo MIS Doanh Số Trong Excel
Bước 1: Sử dụng tính năng PivotTable của Excel
Trước hết, chúng ta dùng PivotTable Excel để tổ chức tập dữ liệu. Tiếp theo, thêm Biểu đồ. Cuối cùng, di chuyển các Biểu đồ sang Sheet mới và chèn Slicer (Bộ lọc) để tùy chỉnh đầu ra. Hãy bắt đầu ngay:
Các bước:
- Chọn vùng ô B4:F12.
- Từ tab Chèn (Insert) >>> chọn PivotTable.
Hộp thoại sẽ hiện ra.
- Chọn Existing Worksheet (Sheet hiện có) và chọn ô B2 trong sheet "Pivot" làm vị trí đầu ra.
Hộp thoại PivotTable Fields xuất hiện.
- Chọn tất cả các Trường (Fields). Mọi thứ trừ trường Doanh số (Sales) sẽ được đưa vào Hàng (Rows).
- Kéo trường "Khu vực (Region)" vào Cột (Columns).
Kết quả sẽ tương tự như sau:
Xem thêm: Cách tạo báo cáo hàng tháng trong Excel (với các bước nhanh)
Bước 2: Chèn Biểu Đồ Trong Excel
Chúng ta sẽ chèn Biểu đồ sử dụng PivotTable Tools ở phần này. Sau đó thêm PivotCharts để trực quan hóa dữ liệu. Cách thực hiện:
- Chọn bất kỳ đâu trên dữ liệu đầu ra của PivotTable.
- Từ PivotTable Analyze >>> chọn PivotChart.
Hộp thoại Chèn Biểu đồ (Insert Chart) hiện ra.
- Từ Cột (Column) >>> chọn Cột nhóm (Clustered Column).
- Nhấn OK.
Bạn sẽ thấy Biểu đồ cột trên Sheet.
Phân Tích Biểu Đồ
Ban quản lý có thể hiểu các thông tin doanh số sau từ Biểu đồ này:
- iPhone 13 sinh lời hơn ở khu vực Nam (South).
- Nhu cầu cao hơn cho iPhone 13 Pro ở khu vực Đông (East).
- Đối với laptop, cả hai mẫu MacBook đều phổ biến hơn ở khu vực Nam.
- Do đó, công ty nên tăng tồn kho iPhone 13 cho Nam, iPhone 13 Pro cho Đông, và Laptop cho khu vực Nam.
Tiếp theo, thêm Biểu đồ tròn (Pie Chart):
- Từ PivotTable Analyze >>> chọn PivotChart.
- Từ Tròn (Pie) >>> chọn Donut (Doughnut) và nhấn OK.
Biểu đồ tròn loại Donut sẽ hiển thị.
Phân Tích Biểu Đồ
Ban quản lý có thể nắm được những điều sau từ Biểu đồ. Vòng ngoài đại diện cho khu vực Nam:
- Nếu chỉ xét Loại sản phẩm, thì Laptop chiếm 60% và 50% tổng Doanh số cho khu vực Nam và Đông tương ứng.
- Mẫu MacBook cao cấp phổ biến gấp đôi mẫu Cơ bản (Base model) ở khu vực Nam.
- Ở khu vực Đông, iPhone 13 Pro phổ biến 4 lần so với iPhone 13.
Ban quản lý có thể biết chính xác mức độ lợi nhuận và nhu cầu của từng sản phẩm cho từng khu vực cụ thể.
Cuối cùng, thêm Biểu đồ đường (Line Chart):
- Từ PivotTable Analyze >>> chọn PivotChart.
- Từ Đường (Line) >>> chọn "Đường có dấu hiệu (Line with Markers)" và nhấn OK.
Một "Đồ thị đường" sẽ xuất hiện.
Phân Tích Biểu Đồ
- Đối với Điện thoại, mẫu cao cấp tạo ra nhiều doanh số hơn. Tuy nhiên, điều này không đúng với Laptop.
- Khu vực Đông tích lũy nhiều doanh số hơn với Điện thoại.
- Khu vực Nam mang lại nhiều doanh thu hơn cho mẫu Laptop cơ bản.
- Công ty có thể quyết định loại bỏ mẫu MacBook Pro 16" khỏi danh mục sản phẩm.
Xem thêm: Cách tạo báo cáo bán hàng trong Excel (với các bước dễ dàng)
Bài đọc tương tự
- Tạo báo cáo hiển thị doanh số quý trong Excel (với các bước dễ dàng)
- Cách tạo báo cáo tồn kho theo độ tuổi trong Excel (hướng dẫn từng bước)
- Tạo báo cáo PDF từ dữ liệu Excel (4 phương pháp dễ dàng)
- Cách tạo báo cáo tóm tắt trong Excel (2 phương pháp dễ dàng)
- Tạo báo cáo hiển thị doanh số quý theo khu vực
Bước 3: Di Chuyển Biểu Đồ Sang Sheet Khác
Trong phần này, chúng ta sẽ di chuyển các Biểu đồ sang Sheet mới tên "Graphs". Điều này giúp hiển thị dữ liệu gọn gàng trên một Sheet riêng.
- Chọn bất kỳ trong ba biểu đồ.
- Từ PivotChart Analyze >>> chọn Move Chart (Di chuyển biểu đồ).
Hộp thoại Move Chart (Di chuyển biểu đồ) hiện ra.
- Từ "Object in" chọn "Graphs".
- Nhấn OK.
- Tương tự, di chuyển tất cả Biểu đồ sang Sheet mới.
Xem thêm: Cách tạo báo cáo từ dữ liệu Excel (2 phương pháp dễ dàng)
Bước 4: Triển Khai Slicer (Bộ Lọc) Trong Excel Để Tạo Báo Cáo MIS Doanh Số
Ở bước này, chúng ta thêm Slicer. Điều này cho phép áp dụng Bộ lọc (Filters) lên các Biểu đồ.
- Chọn bất kỳ Biểu đồ nào.
- Từ tab PivotChart Analyze >>> chọn "Insert Slicer (Chèn bộ lọc)".
Hộp thoại hiện ra.
- Chọn 4 Trường đầu tiên rồi nhấn OK.
Slicer sẽ trông như sau:
Bạn có thể click vào các trường để thay đổi tập dữ liệu.
- Chọn "Tháng 3 (March)" dưới Slicer Tháng.
Chỉ hiển thị giá trị từ tháng 3.
Hơn nữa, Slicer sẽ sửa đổi tất cả Biểu đồ hiện có. Vậy là chúng ta đã tạo xong báo cáo MIS doanh số trong Excel.
Xem thêm: Cách tạo báo cáo doanh số hàng tháng trong Excel (với các bước đơn giản)
Phần Thực Hành
Chúng tôi đã thêm tập dữ liệu thực hành trong file Excel.
Kết Luận
Chúng tôi đã trình bày các bước nhanh để tạo báo cáo MIS trong Excel cho doanh số. Nếu gặp vấn đề, hãy để lại bình luận bên dưới. Cảm ơn bạn đã đọc, hãy tiếp tục phát triển!
Các Bài Viết Liên Quan
- Cách tạo báo cáo chi phí trong Excel (với các bước dễ dàng)
- Tạo báo cáo thu chi trong Excel (3 ví dụ)
- Cách tạo báo cáo PDF bằng Excel VBA (3 thủ thuật nhanh)
- Tạo báo cáo hoạt động hàng ngày trong Excel (5 ví dụ dễ dàng)
- Cách tự động hóa báo cáo Excel bằng Macro (3 cách dễ dàng)
- Tạo báo cáo sử dụng Macro trong Excel (với các bước dễ dàng)
- Cách tạo báo cáo doanh số hàng ngày trong Excel (với các bước nhanh)