Excel là công cụ được sử dụng rộng rãi nhất để xử lý các bộ dữ liệu lớn. Chúng tôi có thể thực hiện vô số tác vụ của nhiều thứ nguyên trong Excel . Excel làm cho cuộc sống nghề nghiệp của chúng tôi dễ dàng hơn nhiều. Việc ghi lại thông tin kế toán dễ dàng như chiếc bánh với sự trợ giúp của Excel . Chúng tôi có thể dễ dàng chuẩn bị tạp chí , sổ cái , số dư dùng thử , bảng cân đối, v.v ... trong Excel . Trong bài viết này, tôi sẽ hướng dẫn bạn cách lập sổ cái phụ trong Excel .
Tải xuống sổ làm việc này và thực hành trong khi xem qua bài viết.
Giới thiệu về Sổ cái
Trước tiên, hãy hiểu thế nào là sổ cái Là. Một sổ cái là một cuốn sách chứa thông tin tóm tắt (trong tạp chí ) của các tài khoản khác nhau. Nó giúp chuẩn bị các báo cáo tài chính như số dư thử nghiệm , bảng cân đối, vân vân.
Sổ cái chứa tất cả các tài khoản trong nhật ký . Các chuyên gia thực hiện mục nhập nhật ký từ sổ tài khoản . Mọi người thường gọi sổ cái là sổ kế toán thứ hai.
6 bước để tạo sổ cái phụ trong Excel
Đây là tập dữ liệu cho bài viết hôm nay. Chúng tôi có một nhật ký chung của công ty XYZ . Chúng tôi sẽ lập sổ cái công ty con cho từng tài khoản trong nhật ký bằng Excel . Các tài khoản là:
- Tiền mặt,
- Vốn của chủ sở hữu,
- Doanh thu Dịch vụ,
- Chi phí Tiền lương,
- Tài khoản Phải trả và
- Các khoản phải thu.
Nhật ký được chuẩn bị từ giao dịch diễn ra vào tháng 3 . T-1 , T-2, vv biểu thị các giao dịch trong Tham chiếu cột.
Bước-1:Đặt Tên tài khoản với Số tài khoản
Công việc đầu tiên là đặt tên tài khoản kèm theo số tài khoản. Trong trường hợp của chúng tôi, sổ cái đầu tiên dành cho Tài khoản Tiền mặt . Số tài khoản sẽ có trong sổ tài khoản của XYZ công ty . Để đơn giản, giả sử rằng số tài khoản là 101 cho Tài khoản tiền mặt .
Sau khi đặt tên tài khoản và số tài khoản, kết quả của bạn sẽ như thế này.
Đọc thêm: Cách duy trì sổ cái trong Excel (với các bước dễ dàng)
Bước-2:Viết Ngày giao dịch
Bước tiếp theo là đặt ngày cho mỗi giao dịch. Tất cả các giao dịch liên quan đến Tiền mặt tài khoản trong tạp chí này.
Vì vậy, chúng tôi phải bao gồm tất cả các ngày tương ứng trong sổ cái của chúng tôi cho Tiền mặt tài khoản.
Đọc thêm: Tạo Sổ cái Chung trong Excel từ Dữ liệu Nhật ký Chung
Bước-3:Liệt kê các tài khoản khác sử dụng tiền mặt để giải thích
Bây giờ, chúng tôi phải giải thích các giao dịch trong sổ cái của chúng tôi. Để giải thích, chúng tôi sẽ trợ giúp tất cả các tài khoản mà Tiền mặt giao dịch đã diễn ra.
Ví dụ:trong giao dịch đầu tiên, tiền mặt là 14.000 USD đã được đầu tư vào công ty. Điều này đã làm tăng vốn chủ sở hữu . Vì vậy, tài khoản chống lại Tiền mặt tài khoản là Vốn chủ sở hữu tài khoản.
Tôi sẽ liệt kê tài khoản này ngay bây giờ.
Theo cách tương tự, liệt kê tất cả các tài khoản khác với Tiền mặt tài khoản.
Đọc thêm: Cách tạo sổ cái chung trong Excel (Với các bước dễ dàng)
Bước-4:Đề cập đến Tài liệu tham khảo
Bước tiếp theo là đề cập đến các tài liệu tham khảo. Tài liệu tham khảo cho các mục này là tạp chí . Vì vậy, tôi sẽ liệt kê các mục trong tạp chí làm tài liệu tham khảo.
Lần đầu tiên Mục nhập trong sổ cái này là từ 1 giao dịch . Vì vậy, tham chiếu sẽ là J-1 trong trường hợp này. Tương tự, các tham chiếu khác sẽ như sau;
Đọc thêm: Cách tạo sổ cái sổ séc trong Excel (2 ví dụ hữu ích)
Bước-5:Tính số dư cho tài khoản
Bước tiếp theo là tính toán số dư cho tài khoản cụ thể. Cái này đơn giản. Nhưng bạn phải thận trọng về ghi nợ hoặc tín dụng tài khoản .
- Trong giao dịch đầu tiên, Tiền mặt là ghi nợ và số tiền là $ 14,000 . Vì đây là lần nhập đầu tiên nên số dư sẽ không đổi.
Giao dịch tiếp theo cũng là ghi nợ trong tổng số $ 890 . Vì vậy, chúng tôi phải thêm nó đến số dư trước đó. Để làm như vậy,
- Đi tới G8 và viết ra công thức sau.
=G7+E8
- Bây giờ, nhấn ENTER . Excel sẽ tính toán số dư.
Bây giờ, chúng ta sẽ chuyển sang mục nhật ký thứ 3. Lần này là Tiền mặt là tín dụng và số tiền là $ 500 . Vì vậy, chúng tôi phải trừ số tiền này từ số dư trước để lấy số dư mới. Để làm như vậy,
- Đi tới G9 và viết ra công thức sau.
=G8-F9
- Bây giờ, nhấn ENTER . Excel sẽ trả lại số dư.
Trong ngày 4 mục nhập, Tiền mặt cũng là tín dụng và số tiền là $ 1,600 . Vì vậy, chúng tôi phải trừ đi từ số dư trước đó giống như thứ 3 lối vào. Kết quả sẽ như thế này,
Và cuối cùng, ngày 5 giao dịch có Tiền mặt trong tổng số $ 400 bằng ghi nợ . Vì vậy, chúng tôi phải thêm nó đến số dư trước đó. Số dư cuối cùng sẽ là $ 13.190 .
Đọc thêm: Cách tạo sổ cái ngân hàng trong Excel (với các bước dễ dàng)
Bước-6:Đánh dấu số dư cuối cùng của tài khoản
Bước cuối cùng là đánh dấu số dư cuối cùng của mỗi tài khoản. Trong trường hợp của chúng tôi, sau tất cả các phép tính, chúng tôi có số dư cuối cùng cho tài khoản Tiền mặt là $ 13,190 . Bây giờ chúng ta phải đánh dấu nó .
Sổ cái cho các tài khoản khác
Theo cách tương tự được trình bày ở trên, bạn cũng có thể tạo sổ cái cho các tài khoản khác. Để thuận tiện cho bạn, tôi đã cung cấp sổ cái cho Vốn chủ sở hữu tại đây.
Bạn sẽ tìm thấy sổ cái cho tất cả các tài khoản khác trong trang tính cho bài viết này.
Đọc thêm: Cách tạo định dạng đối chiếu sổ cái nhà cung cấp trong Excel
Những điều cần nhớ
- Hãy cẩn thận về tài khoản ghi nợ và tài khoản tín dụng.
- Sổ cái và tạp chí tuân theo Nguyên tắc kế toán được chấp nhận chung (GAAP) .
Kết luận
Trong bài viết này, tôi đã giải thích cách tạo sổ cái phụ trong Excel . Tôi hy vọng nó sẽ giúp ích cho tất cả mọi người. Nếu bạn có bất kỳ đề xuất, ý tưởng hoặc phản hồi nào, vui lòng bình luận bên dưới. Vui lòng truy cập Exceldemy để có thêm những bài viết có giá trị như thế này.
Các bài viết liên quan
- Tạo Định dạng Đối chiếu Sổ cái Bên trong Excel
- Cách Xuất Tất cả Sổ cái từ Kiểm đếm trong Excel