Excel là công cụ phổ biến nhất xử lý tập dữ liệu lớn. Có thể thực hiện vô số nhiệm vụ đa chiều trong Excel. Excel làm cho cuộc sống chuyên nghiệp dễ dàng hơn nhiều. Ghi lại thông tin kế toán với Excel dễ như ăn kẹo. Dễ dàng chuẩn bị nhật ký, sổ cái, cân đối thử, bảng cân đối, v.v. trong Excel. Bài viết này hướng dẫn cách tạo sổ cái phụ trong Excel.
Tải file này và thực hành khi đọc bài viết.
Giới thiệu về Sổ cái
Trước hết, hiểu sổ cái là gì. Sổ cái là cuốn sách chứa thông tin tóm tắt (từ nhật ký) của các tài khoản khác nhau. Giúp lập báo cáo tài chính như cân đối thử, bảng cân đối, v.v. Sổ cái chứa tất cả tài khoản có trong nhật ký. Chuyên gia làm bút toán nhật ký từ sổ sách kế toán. Người ta thường gọi sổ cái là cuốn sách ghi thứ hai.
6 bước tạo Sổ cái Phụ trong Excel
Đây là tập dữ liệu cho bài viết. Chúng ta có nhật ký chung của công ty XYZ. Sẽ tạo sổ cái phụ cho từng tài khoản trong nhật ký dùng Excel. Các tài khoản:
- Tiền mặt (Cash),
- Vốn chủ sở hữu (Owner's Capital),
- Doanh thu dịch vụ (Service Revenue),
- Chi phí lương (Salaries Expense),
- Phải trả (Accounts Payable), và
- Phải thu (Accounts Receivable).
Nhật ký được lập từ các giao dịch xảy ra trong Tháng 3. T-1, T-2, v.v. chỉ giao dịch trong cột Ref.
Bước 1: Điền tên tài khoản kèm số tài khoản
Nhiệm vụ đầu: điền tên tài khoản kèm số tài khoản. Trong trường hợp này, sổ cái đầu tiên là Tài khoản Tiền mặt. Số tài khoản có trong sổ tài khoản của công ty XYZ. Để đơn giản, giả sử số tài khoản là 101 cho Tài khoản Tiền mặt. Sau khi điền, kết quả như sau.
Đọc thêm: Cách duy trì Sổ cái trong Excel (với các bước dễ dàng)
Bước 2: Ghi ngày giao dịch
Bước tiếp theo: điền ngày cho từng giao dịch. Tất cả giao dịch liên quan đến tài khoản Tiền mặt trong nhật ký này.
Vì vậy phải đưa tất cả ngày tương ứng vào sổ cái cho tài khoản Tiền mặt.
Đọc thêm: Tạo Sổ cái chung trong Excel từ dữ liệu Nhật ký chung
Bước 3: Liệt kê các tài khoản đối ứng với Tiền mặt làm Diễn giải
Bây giờ giải thích giao dịch trong sổ cái. Lấy giúp các tài khoản đối ứng với giao dịch Tiền mặt. Ví dụ: giao dịch đầu, tiền mặt 14.000 USD được đầu tư vào công ty. Tăng vốn chủ sở hữu. Tài khoản đối ứng với Tiền mặt là Vốn chủ sở hữu. Liệt kê tài khoản này.
Tương tự liệt kê tất cả tài khoản khác đối ứng với Tiền mặt.
Đọc thêm: Cách tạo Sổ cái chung trong Excel (Với các bước dễ dàng)
Bước 4: Điền tham chiếu (Reference)
Bước tiếp: điền tham chiếu. Tham chiếu cho các bút toán này là nhật ký. Sẽ liệt kê các bút toán nhật ký làm tham chiếu. Bút toán 1 trong sổ cái này từ giao dịch 1. Tham chiếu là J-1. Tương tự các tham chiếu khác như sau:
Đọc thêm: Cách tạo Sổ cái Sổ tiết kiệm trong Excel (2 ví dụ hữu ích)
Bước 5: Tính số dư cho tài khoản
Bước tiếp: tính số dư cho tài khoản cụ thể. Đơn giản nhưng cần cẩn trọng về tài khoản nợ hoặc có.
- Giao dịch 1: Tiền mặt là Nợ số $14.000. Vì là bút toán đầu, số dư giống hệt.
Giao dịch tiếp cũng là Nợ $890. Cộng vào số dư trước. Làm như sau:
- Đến G8 nhập công thức sau.
=G7+E8
- Nhấn ENTER. Excel tính số dư.
Chuyển đến bút toán nhật ký 3. Lần này Tiền mặt là Có số $500. Trừ số này từ số dư trước để ra số dư mới. Làm như sau:
- Đến G9 nhập công thức.
=G8-F9
- Nhấn ENTER. Excel trả về số dư.
Bút toán 4, Tiền mặt cũng Có $1.600. Trừ khỏi số dư trước giống bút toán 3. Kết quả như sau:
Cuối cùng, giao dịch 5 có Tiền mặt $400 ở bên Nợ. Cộng vào số dư trước. Số dư cuối là $13.190.
Đọc thêm: Cách tạo Sổ cái Ngân hàng trong Excel (với các bước dễ dàng)
Bước 6: Làm nổi bật Số dư cuối của tài khoản
Bước cuối: làm nổi bật số dư cuối của mỗi tài khoản. Trong trường hợp này, sau tính toán, số dư cuối cho tài khoản Tiền mặt là $13.190. Cần làm nổi bật nó.
Sổ cái cho các tài khoản khác
Cách tương tự như trên, bạn tạo sổ cái cho các tài khoản khác. Để tiện lợi, đây là sổ cái cho Vốn chủ sở hữu.
Bạn sẽ tìm thấy sổ cái cho tất cả tài khoản khác trong trang tính của bài viết này.
Đọc thêm: Cách tạo định dạng Đối soát Sổ cái Nhà cung cấp trong Excel
Lưu ý quan trọng
- Cẩn trọng về tài khoản nợ và có.
- Sổ cái và nhật ký tuân theo Nguyên tắc Kế toán Chấp nhận Chung (GAAP).
Kết luận
Bài viết đã giải thích cách tạo sổ cái phụ trong Excel. Hy vọng giúp ích cho mọi người. Nếu có góp ý, ý tưởng, phản hồi, hãy bình luận bên dưới. Truy cập ExcelDemy để đọc thêm nhiều bài viết giá trị như thế này.
Các bài viết liên quan
- Tạo định dạng Đối soát Sổ cái Đối tác trong Excel
- Cách xuất tất cả Sổ cái từ Tally sang Excel