Cần học cách tạo sổ cái trong Excel? Bạn đã đến đúng nơi. Bài viết hướng dẫn 5 bước dễ dàng, tiện lợi để tạo sổ cái trong Excel.
Bạn có thể tải file Excel mẫu bên dưới để hiểu rõ và tự thực hành.
Sổ cái là gì?
Sổ cái (Ledger) là tài liệu thiết yếu cho mọi tổ chức. Nó thể hiện chi tiết Nợ (Debit), Có (Credit) và Số dư hiện tại sau mỗi giao dịch.
Sổ cái thường có ba loại:
Sổ cái bán hàng (Sales Ledger)
Ghi nhận bán hàng hóa/dịch vụ cho khách hàng. Giúp xác định lợi nhuận bán hàng và báo cáo kết quả kinh doanh.
Sổ cái mua hàng (Purchase Ledger)
Ghi nhận giao dịch mua hàng hóa, dịch vụ từ tổ chức khác. Cung cấp thông tin chi trả cho các công ty khác.
Sổ cái chung (General Ledger)
Thường có hai loại:
Sổ cái danh nghĩa (Nominal Ledger): Thông tin thu nhập, chi phí, bảo hiểm, khấu hao...
Sổ cái riêng tư (Private Ledger): Theo dõi thông tin riêng: lương, tiền công, vốn... Thường không công khai cho mọi người.
Hướng dẫn từng bước tạo sổ cái trong Excel
Demo tạo sổ cái 3 tháng có tóm tắt (summary) trong Excel. Quy trình chi tiết:
Bước 01: Tạo bố cục sổ cái trong Excel
Xây dựng không gian chứa thông tin tổ chức. Tạo khoảng trống phù hợp cho sổ cái hàng tháng.
- Ô B4:B5, B7:B8, E7:E8: nhập các mục tiêu và định dạng ô nhập liệu.
- Khu vực B11:G19: tạo bảng với tiêu đề cột.
- Định dạng viền Tất cả viền (All Border) từ nhóm Font tab Trang chủ.
- Chọn ô B11:G18.
- Tab Chèn (Insert) → Bảng (Table) từ nhóm Bảng.
- Hộp thoại Tạo bảng (Create Table) mở ra.
- Đánh dấu Bảng của tôi có tiêu đề (My table has headers).
- Nhấn OK.
- Dữ liệu đã chuyển thành Bảng.
- Tab Thiết kế bảng (Table Design) → nhóm Tùy chọn kiểu bảng → bỏ chọn Nút lọc (Filter Button).
- Bảng hiển thị không có nút lọc.
Lưu ý: Cũng có thể làm bằng phím tắt CTRL+SHIFT+L.
- Chọn ô B11:G11 (hàng tiêu đề).
- Tab Trang chủ → Màu nền (Fill Color) → chọn màu (ví dụ: Xanh dương, Nhấn mạnh 1, Sáng 80%).
- Làm tương tự ô B12:G18 với màu khác (ví dụ: Cam, Nhấn mạnh 1, Sáng 80%).
- Khu vực B11:G19 hiện như ảnh.
- Chọn ô D8, G8 và vùng E12:G19.
- Nhấn CTRL+1 mở hộp thoại Định dạng ô.
- Tab Số (Number) → chọn Kế toán (Accounting).
- Số chữ số thập phân: 0. Ký hiệu: $ (dấu đô la).
- Nhấn OK.
Xem thêm: Tạo sổ cái chung trong Excel từ dữ liệu nhật ký chung
Bước 02: Tạo sổ cái hàng tháng trong Excel
Tạo bộ dữ liệu sổ cái hàng tháng ghi nhận hoạt động tài chính.
- Ô G3: nhập công thức lấy tên sheet + năm:
=MID(CELL("filename",A1),FIND("]",CELL("filename",A1))+1,255)&" "&2022
Giải thích công thức: Trả về tên sheet trong ô chọn.
- CELL("filename", A1): hàm CELL lấy tên đầy đủ worksheet.
- FIND("]", CELL("filename", A1)) +1: hàm FIND tìm vị trí ký tự ] và cộng 1 để lấy ký tự đầu tên sheet.
- 255: độ dài tối đa tên sheet Excel.
- MID(...): hàm MID trích xuất chuỗi con từ vị trí bắt đầu đến kết thúc.
- Nhấn ENTER.
Ô G3 hiển thị tên Sheet + 2022.
Lưu ý: Khi nhập công thức, tham chiếu ô bất kỳ trên sheet này (ví dụ A1). Nếu không, công thức không chạy đúng.
- Đổi tên sheet thành Jan (tháng 1/2022). Tên tháng tự động cập nhật ở G3.
- Ô D7: công thức ngày bắt đầu tháng:
=DATEVALUE("1"&G3)
Hàm DATEVALUE chuyển chuỗi ngày thành số serial ngày Excel.
- Ô G7: ngày kết thúc tháng:
=EOMONTH(D7,0)
Hàm EOMONTH trả về số serial của ngày cuối tháng.
Sheet sẵn sàng làm sổ cái hàng tháng.
Xem thêm: Cách duy trì sổ cái trong Excel (các bước dễ dàng)
Bước 03: Nhập dữ liệu mẫu vào sổ cái
- Nhập tên công ty, địa chỉ vào ô D4, D5.
- Nhập Số dư đầu kỳ vào ô D8.
- Điền dữ liệu Ngày, Chứng từ, Diễn giải, Nợ, Có, Số dư vào vùng B12:F18.
- Ô G12 (Số dư hàng đầu): công thức
=D8-E12+F12. (D8: Số dư đầu kỳ, E12: Nợ, F12: Có).
- Ô G13: công thức
=G12-E13+F13. (G12: Số dư trước, E13: Nợ, F13: Có).
- Kéo Fill Handle xuống đến G18.
- Cột Số dư hiển thị như ảnh.
- Ô E19: tổng Nợ:
=SUM(E12:E18).
- Ô F19: tổng Có:
=SUM(F12:F18).
- Ô G19: Số dư cuối kỳ:
=D8-E19+F19. (D8: Số dư đầu kỳ, E19: Tổng Nợ, F19: Tổng Có).
Số dư ô G18 và G19 bằng nhau → tính toán chính xác (kiểm tra chéo).
- Ô G8 (Số dư cuối kỳ hiển thị):
=G19.
- Sổ cái tháng Tháng Một hoàn tất.
Xem thêm: Cách tạo sổ cái thanh toán trong Excel (2 ví dụ hữu ích)
Bước 04: Thêm các tháng khác
- Chuột phải tên sheet Jan → Di chuyển hoặc Sao chép (Move or Copy).
- Hộp thoại Di chuyển hoặc Sao chép mở ra.
- Chọn di chuyển đến cuối (move to end) trong hộp Trước sheet.
- Chọn Tạo bản sao (Create a copy).
- Nhấn OK.
- Tạo sheet mới Jan (2).
- Đổi tên sheet thành Feb. Tháng, Ngày bắt đầu, Ngày kết thúc tự động cập nhật.
- Ô D8 (Số dư đầu kỳ tháng 2):
=Jan!G19. (Số dư cuối tháng 1).
- Xóa dữ liệu tháng 1 vùng B12:F18.
- Nhập dữ liệu tháng Hai.
Dữ liệu đến hàng 16. Muốn thêm hàng → chọn G16 → nhấn TAB (vì đã chuyển thành Bảng trước đó).
Hàng mới tự động thêm với định dạng.
- Nhập thêm dữ liệu hàng mới.
Tổng cộng hàng 18 và Số dư G17 tự động tính.
- Làm tương tự tạo sổ cái tháng Tháng Ba.
Xem thêm: Cách tạo sổ cái phụ trong Excel (các bước dễ dàng)
Bước 05: Tạo báo cáo tóm tắt (Summary)
- Tạo bố cục tóm tắt như ảnh.
- Nhập tên tháng vào B11:B13 (3 tháng đầu năm).
- Ô D11 (Tổng Nợ tháng 1):
=Jan!G19(ô G19 sheet Jan chứa Tổng Nợ).
- Ô F11 (Tổng Có tháng 1):
=Jan!F19.
- Làm tương tự lấy Tổng Nợ, Tổng Có tháng 2, 3.
- Ô D14 (Tổng Nợ 3 tháng):
=SUM(D11:D13).
- Ô F14: Tổng Có 3 tháng.
- Lấy Số dư từ Số dư cuối kỳ mỗi tháng.
- Kiểm tra chéo ô G14:
=D8+E14-D14. (D8: Số dư đầu kỳ, E14: Tổng Nợ, D14: Tổng Có).
- Báo cáo Tóm tắt hoàn tất.
Xem thêm: Cách tạo sổ cái ngân hàng trong Excel (các bước dễ dàng)
Kết luận
Bài viết cung cấp giải pháp dễ dàng, ngắn gọn tạo sổ cái trong Excel. Đừng quên tải file Thực hành. Cảm ơn bạn đã đọc, hy vọng hữu ích. Mọi thắc mắc, góp ý vui lòng bình luận. Truy cập Exceldemy để khám phá thêm.
Các bài viết liên quan
- Cách tạo định dạng đối chiếu sổ cái đối tác trong Excel
- Tạo định dạng đối chiếu sổ cái nhà cung cấp trong Excel
- Cách xuất tất cả sổ cái từ Tally sang Excel