Cần học cách tạo sổ cái trong Excel ? Nếu bạn đang tìm kiếm những thủ thuật độc đáo như vậy, bạn đã đến đúng nơi. Tại đây, chúng tôi sẽ đưa bạn qua 5 các bước dễ dàng và thuận tiện trong việc tạo sổ cái trong Excel.
Bạn có thể tải xuống sổ làm việc Excel sau để hiểu rõ hơn và tự thực hành.
Sổ cái là gì?
Sổ cái là một tài liệu cần thiết cho bất kỳ tổ chức nào. Nó cho chúng ta thấy chi tiết về ghi nợ và tín dụng và số dư hiện tại của công ty đó sau mỗi giao dịch.
Sổ cái thường là ba loại:
Sổ cái bán hàng
Sổ cái bán hàng là một bản ghi về việc bán hàng hoá hoặc dịch vụ cho khách hàng được công ty lưu giữ. Kết quả của sổ cái này, chúng tôi có thể có được ý tưởng về lợi nhuận bán hàng và báo cáo thu nhập.
Sổ cái mua hàng
Sổ cái mua hàng ghi lại các giao dịch của công ty đó khi mua hàng hóa, dịch vụ hoặc sản phẩm từ các tổ chức khác. Nó cung cấp cho chúng tôi thông tin hiển thị về số tiền mà tổ chức đã trả cho các công ty khác.
Sổ cái chung
Sổ cái chung thường là hai các loại:
Sổ cái Danh nghĩa: Sổ cái danh nghĩa cung cấp cho chúng tôi thông tin về thu nhập, chi phí, bảo hiểm, khấu hao, v.v.
Sổ cái riêng: Sổ cái riêng theo dõi các thông tin cá nhân như tiền lương, tiền công, vốn, v.v. Một sổ cái riêng thường không phải ai cũng có thể truy cập được.
Hướng dẫn từng bước để tạo sổ cái trong Excel
Để chứng minh quy trình này, chúng tôi sẽ chỉ cho bạn phương pháp lập sổ cái ba tháng với bản tóm tắt trong Excel. Quy trình được thảo luận theo từng bước dưới đây:
Bước-01:Tạo bố cục sổ cái trong Excel
Trong bước đầu tiên, chúng tôi sẽ xây dựng một không gian nơi chúng tôi có thể bao gồm tất cả các chi tiết thích hợp về tổ chức. Trong phần này, chúng tôi sẽ tạo khoảng trống thích hợp trong mỗi sổ cái hàng tháng.
- Trước hết, trong phạm vi ô B4:B5 , B7:B8 và E7:E8 , hãy viết ra các thực thể sau và định dạng các ô tương ứng làm ô đầu vào của các giá trị này.
- Sau đó, trong phạm vi ô B11:G19 , tạo định dạng bảng với các tiêu đề tiêu đề sau.
- Sau đó, định dạng các ô bằng Tất cả đường viền tùy chọn từ Phông chữ nhóm nằm trong Trang chủ tab.
- Thứ ba, chọn các ô trong B11:G18 phạm vi.
- Tiếp theo, đi tới Chèn tab.
- Sau đó, chọn Bảng từ Bảng nhóm.
- Đột nhiên, Tạo bảng hộp nhập liệu sẽ mở ra.
- Đừng quên chọn hộp Bảng của tôi có tiêu đề .
- Sau đó, nhấp vào nút OK nút.
- Tại thời điểm này, chúng tôi đã chuyển đổi phạm vi dữ liệu thành một bảng.
- Bây giờ, hãy chuyển đến Thiết kế bảng tab.
- Sau đó, chọn Tùy chọn Kiểu Bảng nhóm.
- Sau đó, bỏ chọn Nút Bộ lọc tùy chọn.
- Tại thời điểm này, bảng sẽ tự hiển thị mà không có tùy chọn lọc.
Lưu ý: Ngoài ra, chúng tôi có thể thực hiện công việc tương tự bằng cách nhấn CTRL + SHIFT + L .
- Sau đó, chọn các ô trong B11:G11 phạm vi.
- Bây giờ, hãy chuyển đến Trang chủ tab.
- Tiếp theo, chọn Màu tô trình đơn thả xuống Phông chữ nhóm.
- Sau đó, chọn bất kỳ màu nào theo sở thích của bạn (ở đây chúng tôi đã chọn Xanh lam, Accent 1, Nhẹ hơn 80% ).
- Ngoài ra, hãy làm điều tương tự với các ô trong B12:G18 phạm vi với màu khác (ở đây, chúng tôi đã chọn Cam, Accent 1, Nhẹ hơn 80% ).
- Do đó, các ô trong B11:G19 phạm vi giống như trong hình ảnh bên dưới.
- Bây giờ, hãy chọn các ô D8 , G8 và các ô trong phạm vi E12:G19 .
- Sau đó, nhấn CTRL theo sau là phím 1 trên bàn phím của bạn.
- Ngay lập tức, Định dạng ô hộp thoại sẽ mở ra.
- Sau đó, chuyển đến Số tab.
- Tiếp theo, chọn Kế toán từ Danh mục .
- Sau đó, hãy viết ra 0 trong hộp Vị trí thập phân và chọn ký hiệu đô la ($) từ Biểu tượng danh sách thả xuống.
- Cuối cùng, nhấp vào OK .
Đọc thêm: Tạo Sổ cái Chung trong Excel từ Dữ liệu Nhật ký Chung
Bước-02:Lập sổ cái hàng tháng trong Excel
Trong bước này, chúng tôi sẽ tạo tập dữ liệu tài khoản sổ cái hàng tháng để lưu giữ hồ sơ về các hoạt động tài chính của chúng tôi.
- Đầu tiên, hãy chọn ô G3 và viết ra công thức sau.
=MID(CELL("filename",A1),FIND("]",CELL("filename",A1))+1,255)&" "&2022 Phân tích công thức Công thức này trả về tên trang tính trong ô đã chọn.
- CELL (“tên tệp”, A1): Chức năng CELL lấy tên đầy đủ của trang tính
- TÌM (“]”, CELL (“tên tệp”, A1)) +1: Hàm FIND sẽ cung cấp cho bạn vị trí của] và chúng tôi đã thêm 1 bởi vì chúng tôi yêu cầu vị trí của ký tự đầu tiên trong tên của trang tính.
- 255: Số từ tối đa của Excel cho tên trang tính.
- MID (CELL (“tên tệp”, A1), TÌM (“]”, CELL (“tên tệp”, A1)) + 1,255) : Hàm MID sử dụng vị trí của văn bản từ đầu đến cuối để trích xuất một chuỗi con cụ thể
- Sau đó, nhấn ENTER .
Tại thời điểm này, chúng tôi có thể thấy tên của Trang tính của chúng tôi trên ô này với 2022 .
Lưu ý: Trong khi nhập công thức này, hãy đảm bảo nhập bất kỳ tham chiếu ô nào trên trang tính này. Nếu không, công thức sẽ không hoạt động bình thường. Ví dụ:ở đây, chúng tôi đã nhập tham chiếu của ô A1 .
- Sau đó, thay đổi tên của trang tính thành Tháng 1 . Vì chúng tôi muốn lập sổ cái cho tháng tháng 1 năm 22 . Chúng ta có thể dễ dàng thấy rằng tên của tháng được nhập tự động vào ô G3 sau khi thay đổi tên của trang tính.
- Sau đó, chọn ô D7 và đưa ra công thức sau.
=DATEVALUE("1"&G3) Hàm DATEVALUE chuyển đổi một ngày ở dạng văn bản thành một số đại diện cho ngày trong mã ngày-giờ của Microsoft Excel.
- Ngoài ra, chúng tôi cần ngày kết thúc của tháng này.
- Vì vậy, hãy chọn ô G7 và dán công thức bên dưới.
=EOMONTH(D7,0) Hàm EOMONTH đưa ra số tháng được suy ra trước hoặc sau ngày bắt đầu. Đây là số thứ tự cho ngày kết thúc của tháng.
Tại thời điểm này, trang tính đã sẵn sàng để sử dụng như một trang tính sổ cái hàng tháng.
Đọc thêm: Cách duy trì sổ cái trong Excel (với các bước dễ dàng)
Bước-03:Cung cấp một số dữ liệu mẫu làm dữ liệu đầu vào vào sổ cái trong Excel
Trong bước thứ ba này, chúng tôi sẽ nhập dữ liệu mẫu vào sổ cái của chúng tôi. Hãy làm theo các bước một cách cẩn thận.
- Trước hết, hãy nhập tên công ty và địa chỉ vào các ô D4 và D5 .
- Sau đó, đặt Số dư vào ngày bắt đầu trong ô D8 .
- Sau đó, điền vào các ô trong B12:F18 phạm vi với dữ liệu thích hợp của Ngày , Tham chiếu hóa đơn , Mô tả , Ghi nợ , Tín dụng, và Số dư .
- Bây giờ, chọn ô G12 và viết ra công thức sau.
=D8-E12+F12 Đây, D8 , E12, và F12 đại diện cho Số dư ngày khai trương , Ghi nợ, và Tín dụng tương ứng.
- Sau đó, chọn ô G13 và ghi lại công thức bên dưới.
=G12-E13+F13 Đây G12 , E13 và F13 đóng vai trò là Số dư tương ứng trong số các mục nhập trước đó, Ghi nợ và Tín dụng .
- Bây giờ, hãy kéo xuống Xử lý điền biểu tượng để sao chép công thức vào ô G18 .
- Trong trường hợp này, Số dư trông giống như cột bên dưới.
- Tại thời điểm này, hãy chọn ô E19 và viết ra công thức sau.
=SUM(E12:E18) Nó tính toán tổng số Nợ trong E12:E18 phạm vi.
- Tương tự, chọn ô F19 và ghi lại công thức sau đây.
=SUM(F12:F18) Nó tính toán tổng số Tín dụng trong F12:F18 phạm vi.
- Sau đó, chọn ô G19 và viết ra công thức sau.
=D8-E19+F19 Đây, D8 , E19 và F19 đại diện cho Số dư đầu kỳ , Tổng số Nợ, và Tổng tín dụng liên tiếp.
Lưu ý rằng số tiền trong ô G18 và trong ô G19 giống nhau. Vì vậy, chúng tôi có thể chắc chắn rằng phép tính là chính xác. Đó là một loại kiểm tra chéo.
- Sau đó, chọn ô G8 và đặt công thức bên dưới.
=G19
- Cuối cùng, sổ cái cho tháng tháng 1 giống như hình dưới đây.
Đọc thêm: Cách tạo sổ cái sổ séc trong Excel (2 ví dụ hữu ích)
Bước-04:Thêm các tháng khác
Trong bước này, chúng tôi cũng sẽ tạo sổ cái cho các tháng khác. Vì vậy, hãy làm theo các bước sau.
- Ngay từ đầu, hãy nhấp chuột phải vào tên trang tính Jan .
- Sau đó, chọn Di chuyển hoặc Sao chép từ menu ngữ cảnh.
- Đột nhiên, nó sẽ mở ra Di chuyển hoặc Sao chép hộp thoại.
- Sau đó, chọn chuyển đến kết thúc trong Trang tính trước hộp.
- Rõ ràng, hãy đảm bảo chọn hộp Tạo bản sao .
- Cuối cùng, nhấp vào OK .
- Do đó, chúng tôi đã tạo một trang tính mới Tháng 1 (2) bằng hành động trước đó của chúng tôi.
- Bây giờ, hãy chỉnh sửa tên trang tính và đặt nó thành Tháng 2 .
- Tự động, tháng , Ngày khai trương, và Ngày kết thúc sẽ được thay đổi.
- Sau đó, chọn ô D8 và viết ra công thức bên dưới.
=Jan!G19 Đây, Số dư đầu kỳ bằng với Số dư cuối kỳ cho tháng 1.
- Sau đó, xóa dữ liệu đã nhập trước đó cho tháng tháng 1 trong B12:F18 phạm vi.
- Bây giờ, hãy nhập dữ liệu cho tháng tháng 2 .
Ở đây, chúng tôi có mục nhập cho đến Hàng 16 . Nếu chúng ta muốn thêm các mục khác bên dưới, chúng ta có thể thực hiện điều đó một cách dễ dàng. Bởi vì chúng tôi đã chuyển đổi phạm vi dữ liệu thành một bảng trước đây .
- Trước tiên, hãy chọn ô G16 .
- Sau đó, nhấn TAB chìa khóa.
- Ngay lập tức, nó sẽ thêm một hàng được định dạng khác để nhập một tập dữ liệu khác.
- Sau đó, tạo một mục nhập khác trong hàng mới tạo này.
Lưu ý rằng Tổng số trong Hàng 18 và Số dư trong ô G17 được tính toán tự động.
- Tương tự, hãy làm theo các bước trước đó và lập sổ cái cho tháng Tháng 3 .
Đọc thêm: Cách tạo sổ cái phụ trong Excel (Với các bước dễ dàng)
Bước-05:Tạo tóm tắt
Trong bước cuối cùng, chúng tôi sẽ tạo một bản tóm tắt của các tờ sổ cái hàng tháng. Chỉ cần làm theo.
- Ban đầu, hãy tạo bố cục giống như trong hình ảnh bên dưới.
- Sau đó, nhập tên của các tháng. Tại đây, chúng tôi đã lập sổ cái trong ba tháng đầu tiên. Vì vậy, chúng tôi đang đưa những thứ này vào các ô trong B11:B13 phạm vi.
- Sau đó, chọn ô D11 và dán công thức bên dưới.
=Jan!G19 Tại đây, chúng tôi đang tìm nguồn dữ liệu này từ ô G19 của trang tính Jan . Nó chứa Tổng ghi nợ số tiền của tháng tháng 1 .
- Tương tự, nhận Tổng tín dụng số tiền cho tháng 1 tháng trong ô F11 sử dụng công thức bên dưới.
=Jan!F19
- Hơn nữa, nhận các giá trị tương tự cho tháng tháng 2 và tháng 3 .
- Sau đó, chọn ô D14 và dán công thức sau.
=SUM(D11:D13) Nó tính toán Tổng số Nợ trong ba tháng này.
- Ngoài ra, hãy tính Tổng tín dụng trong ô F14 .
- Sau đó, nhận Số dư từ Số dư cuối kỳ của mỗi tháng.
- Để kiểm tra chéo, hãy chọn ô G14 và viết ra công thức sau.
=D8+E14-D14 Đây, D8 , E14 và D14 đại diện cho Số dư đầu kỳ , Tổng số Nợ, và Tổng tín dụng liên tiếp.
- Cuối cùng, Tóm tắt giống như hình dưới đây.
Đọc thêm: Cách tạo sổ cái ngân hàng trong Excel (với các bước dễ dàng)
Kết luận
Bài viết này cung cấp các giải pháp dễ dàng và ngắn gọn để tạo sổ cái trong Excel . Đừng quên tải xuống Thực hành tập tin. Cảm ơn bạn đã đọc bài viết này, chúng tôi hy vọng điều này là hữu ích. Vui lòng cho chúng tôi biết trong phần bình luận nếu bạn có bất kỳ thắc mắc hoặc đề xuất nào. Vui lòng truy cập trang web của chúng tôi Exceldemy để khám phá thêm.
Các bài viết liên quan
- Cách Tạo Định dạng Đối chiếu Sổ cái Bên trong Excel
- Tạo Định dạng Đối chiếu Sổ cái Nhà cung cấp trong Excel
- Cách Xuất Tất cả Sổ cái từ Kiểm đếm trong Excel