Hầu hết mọi người sử dụng Microsoft Excel cho mục đích kế toán, theo dõi hoặc dự báo. Tuy nhiên, Excel cũng có thể được sử dụng như một phần mềm cơ sở dữ liệu tuyệt vời. Bởi vì Excel là một phần mềm quản lý và nhập dữ liệu khá mạnh mẽ. Với sự trợ giúp của các công cụ tích hợp của Excel, chúng tôi có thể dễ dàng tạo bất kỳ loại cơ sở dữ liệu nào trong đó. Hướng dẫn này sẽ trình bày cách bạn có thể tạo cơ sở dữ liệu thư viện trong Excel và cách sử dụng biểu mẫu để nhập giá trị vào cơ sở dữ liệu.
Bạn có thể tải xuống sổ làm việc được sử dụng cho phần trình diễn từ liên kết bên dưới.
Tổng quan về Cơ sở dữ liệu Thư viện
Theo định nghĩa, cơ sở dữ liệu đề cập đến một bộ sưu tập dữ liệu có tổ chức được lưu trữ và truy cập điện tử. Việc lưu trữ dữ liệu này có thể ở cả hệ thống cục bộ hoặc trong hệ thống đám mây trực tuyến.
Vì vậy, có thể an toàn khi nói rằng, cơ sở dữ liệu thư viện là tập hợp dữ liệu có tổ chức như sách, báo, hoặc các ấn phẩm khác nhau cùng với các thông tin khác như tác giả và / hoặc ngày xuất bản, ngày hết hạn, v.v. Nó cũng có thể chứa tạp chí, báo và tạp chí cũng như các mục nhập của nó.
Quy trình từng bước để tạo cơ sở dữ liệu thư viện trong Excel
Để tạo cơ sở dữ liệu thư viện hoặc bất kỳ cơ sở dữ liệu nào khác trong Excel , chúng tôi chủ yếu sẽ sử dụng tính năng bảng của Excel. Nó có rất nhiều lợi thế. Thứ nhất, nó có thể tự động cập nhật các mục nhập mới trong biểu đồ nếu bạn nhập chúng theo cách thủ công. Sau đó, có việc sử dụng tính năng "biểu mẫu" trong Excel mà bạn có thể sử dụng với bảng. Và quan trọng nhất, bạn có thể lọc hoặc sắp xếp dữ liệu theo bất kỳ cách nào bạn cần - đó là một trong những điểm chính của việc sử dụng cơ sở dữ liệu.
Trong phần sau, chúng ta sẽ xem xét từng bước quy trình để tạo cơ sở dữ liệu và biểu mẫu nhập.
Bước 1:Bật Biểu mẫu trong Thanh công cụ Truy cập Nhanh
Microsoft Excel có một tính năng “biểu mẫu” rất tiện dụng giúp nhập dữ liệu vào bảng. Chúng tôi sẽ sử dụng tính năng này làm phương thức nhập cho cơ sở dữ liệu của chúng tôi. Theo mặc định, Excel chưa có tính năng trong dải băng. Nhưng bạn có thể dễ dàng thêm nó vào thanh công cụ truy cập nhanh và sử dụng nó sau đó.
Làm theo các bước sau để bật tính năng này.
- Trước hết, hãy chuyển đến thanh công cụ truy cập nhanh ở đầu tab Excel và nhấp vào mũi tên hướng xuống ở cuối tab.
- Sau đó nhấp vào Các lệnh khác từ menu thả xuống.
- Do đó, Tùy chọn Excel hộp sẽ mở ra. Ở bên trái của nó, chọn Thanh công cụ truy cập nhanh .
- Sau đó, chọn Tất cả các lệnh trong Chọn lệnh từ tùy chọn.
- Sau đó, chọn Biểu mẫu như lệnh từ danh sách bên dưới nó như được hiển thị trong hình bên dưới.
- Sau khi được chọn, hãy nhấp vào Thêm .
- Cuối cùng, nhấp vào OK .
Bây giờ bạn sẽ có tính năng biểu mẫu có sẵn trong thanh công cụ truy cập nhanh.
Bước 2:Tạo Tiêu đề cho Tập dữ liệu
Khi bạn đã kích hoạt biểu mẫu, bây giờ là lúc để thiết lập cơ sở dữ liệu. Đầu tiên, chúng ta phải tạo tiêu đề cho cơ sở dữ liệu của mình. Nó rất quan trọng vì nó giúp theo dõi dữ liệu sau này trong cơ sở dữ liệu.
Vì vậy, hãy nhập các tiêu đề phù hợp trong bước này để tạo cơ sở dữ liệu thư viện của bạn trong Excel. Chúng tôi đã chọn các tiêu đề sau cho phần trình diễn.
Hãy thực hiện một số sửa đổi để làm cho tiêu đề nổi bật.
Bước 3:Nhập mục nhập đầu tiên
Hãy nhập hàng đầu tiên để nó trở thành biểu đồ có thể chuyển đổi thành bảng sau này. Chúng tôi đang sử dụng phương pháp thủ công để nhập các giá trị này.
Đảm bảo rằng những thứ như ngày tháng hoặc số điện thoại ở định dạng mong muốn của bạn, nếu bạn có, trong bước này.
Bước 4:Chèn bảng
Bây giờ, hãy chuyển đổi phạm vi thành một bảng.
- Để làm điều đó, hãy chọn một ô ở bất kỳ đâu trong tập dữ liệu.
- Sau đó, chuyển đến Chèn trên ruy-băng của bạn.
- Sau đó, chọn Bảng từ Bảng nhóm.
- Trong Tạo bảng đã xuất hiện, hãy đảm bảo rằng Bảng của tôi có tiêu đề tùy chọn được chọn. Sau đó nhấp vào OK .
Phạm vi bây giờ sẽ được chuyển đổi thành một bảng có các nút bộ lọc.
Bài đọc tương tự
- Cách tạo cơ sở dữ liệu quan hệ trong Excel (Với các bước dễ dàng)
- Giới thiệu về Hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu quan hệ (RDBMS)!
- Cách tạo Cơ sở dữ liệu với Biểu mẫu trong Excel
- Cách Tạo Cơ sở dữ liệu Có thể Tìm kiếm trong Excel (2 Thủ thuật Nhanh)
Bước 5:Tạo mục nhập mới
Cho đến thời điểm này, chúng ta có thể nói một cách an toàn rằng cơ sở dữ liệu đã sẵn sàng hoạt động. Bây giờ bạn có thể nhập các giá trị mới dưới hàng trước đó hoặc sử dụng biểu mẫu để cập nhật cơ sở dữ liệu. Nếu bạn nhập các giá trị theo cách thủ công, nó sẽ tự động cập nhật các giá trị vào bảng. Nó sẽ giúp các hàng mới được thêm vào sắp xếp hoặc lọc ra sau này. Nhưng chúng tôi đang chọn sử dụng các mục nhập biểu mẫu vì giao diện dễ làm việc đối với người dùng không sử dụng Excel.
Để tạo mục nhập mới với biểu mẫu, hãy làm theo các bước sau.
- Trước tiên, hãy chọn một ô ở bất kỳ vị trí nào trong bảng.
- Sau đó, chọn biểu mẫu bạn đã thêm trên thanh công cụ truy cập nhanh ở bước đầu tiên.
- Ngay lúc này, một hộp sẽ mở ra với tên của bảng tính. Để thêm một mục mới, hãy nhấp vào Mới .
- Giờ đây, bạn sẽ có thể thêm các mục nhập mới vào trường trống.
- Bạn vẫn có thể tiếp tục nhấp vào Mới và tiếp tục thêm các mục mới vào bảng. Ví dụ:chúng tôi đã thêm một mục nhập khác trong hình sau.
- Sau khi bạn nhập xong, hãy nhấp vào Đóng . Bạn sẽ nhận thấy cơ sở dữ liệu sẽ được cập nhật tự động .
Nếu bạn muốn cập nhật cơ sở dữ liệu, hãy làm theo bước này từ đầu.
Bước 6:Sửa đổi các bản ghi hiện có
Bạn cũng có thể cập nhật bất kỳ hồ sơ hiện có nào bằng biểu mẫu này. Giả sử chúng tôi muốn cập nhật ngày đến hạn của mục nhập thứ hai thành 18/8/2020. Hãy làm theo các bước sau để xem cách chúng tôi có thể thực hiện điều đó.
- Đầu tiên, hãy chọn bất kỳ ô nào trong bảng.
- Sau đó nhấp vào biểu mẫu trên thanh công cụ truy cập nhanh.
- Bây giờ, hãy di chuyển lên hoặc xuống để chuyển đến mục nhập thứ hai trong biểu mẫu.
- Sau đó, thay đổi các giá trị mong muốn của bạn. Ở đây, chúng tôi sẽ thay đổi ngày đến hạn thành 18/8/2020.
- Cuối cùng, nhấp vào Đóng .
Bây giờ bạn sẽ thấy ngày hết hạn của mục nhập thứ hai của cơ sở dữ liệu sẽ được cập nhật.
Bước 7:Xóa các bản ghi hiện có
Tương tự, bạn cũng có thể xóa các bản ghi hiện có khỏi cơ sở dữ liệu. Chúng tôi đang xóa mục nhập thứ hai cho cuộc biểu tình ở đây. Hãy làm theo các bước sau để xem cách chúng tôi có thể thực hiện điều đó.
- Trước hết, hãy chọn một ô trong cơ sở dữ liệu.
- Sau đó, chọn biểu mẫu từ thanh công cụ truy cập nhanh.
- Bây giờ điều hướng đến mục nhập bạn muốn xóa. Vì chúng tôi đang xóa mục nhập thứ hai để trình diễn nên chúng tôi đang chọn mục nhập thứ hai.
- Sau đó, nhấp vào Xóa .
- Cuối cùng, nhấp vào OK trong hộp cảnh báo.
Bạn sẽ thấy mục thứ hai (đã nhập trước đó) không còn trong cơ sở dữ liệu nữa.
Bước 8:Hạn chế các mục nhập dữ liệu cụ thể
Bạn cũng có thể hạn chế một số cột nhận các giá trị không đều. Ví dụ:giả sử trong thư viện của chúng tôi, mọi người phải trả sách trong vòng tháng 8 năm 2020. Vì vậy, không có mục nhập ngày đến hạn nào sẽ hợp lệ sau ngày 31 tháng 8.
Hãy làm theo các bước sau để xem cách chúng tôi có thể hạn chế điều đó.
- Đầu tiên, hãy chọn cột ngày đến hạn.
- Bây giờ, hãy chuyển đến Dữ liệu trên ruy-băng của bạn.
- Sau đó, chọn Xác thực dữ liệu từ Công cụ dữ liệu nhóm.
- Sau đó, chọn Cài đặt trên tab Xác thực dữ liệu hộp.
- Sau đó, chọn Ngày trong Cho phép tùy chọn.
- Bây giờ, hãy chọn ngày bắt đầu cũ vì đây không phải là mối quan tâm chính của chúng tôi ở đây. Nhưng trong Ngày kết thúc , nhập giá trị 8/30/2020.
- Sau khi bạn hoàn tất, hãy nhấp vào OK .
Hiện không thể nhập ngày đến hạn đã qua tháng 8 năm 2020. Nếu bạn cố gắng thêm một ngày thông qua biểu mẫu hoặc theo cách thủ công, bạn sẽ thấy thông báo lỗi sau.
Đọc thêm: Cách sử dụng hàm cơ sở dữ liệu trong Excel (Có ví dụ)
Kết luận
Đây là cách bạn có thể tạo cơ sở dữ liệu thư viện hoặc bất kỳ cơ sở dữ liệu nào khác trong Excel. Hy vọng rằng bạn có thể làm theo các bước này một cách dễ dàng trong khi tạo cơ sở dữ liệu của riêng mình. Tôi hy vọng bạn thấy hướng dẫn này hữu ích và nhiều thông tin. Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi hoặc đề xuất nào, hãy cho chúng tôi biết trong phần bình luận bên dưới.
Để biết thêm các hướng dẫn như thế này, hãy truy cập Exceldemy.com .
Các bài viết có liên quan
- Cách tạo Cơ sở dữ liệu Sinh viên trong Excel (Với các Bước Dễ dàng)
- Tạo Cơ sở dữ liệu Khách hàng trong Excel (Với các Bước Dễ dàng)
- Cách tạo Cơ sở dữ liệu Nhân viên trong Excel (với các Bước Dễ dàng)
- Duy trì Cơ sở dữ liệu Khách hàng trong Excel
- Cách tạo Cơ sở dữ liệu Khoảng không quảng cáo trong Excel (3 Phương pháp Dễ dàng)