Hầu hết mọi người dùng Microsoft Excel cho kế toán, theo dõi, hoặc dự báo. Tuy nhiên, Excel cũng dùng như phần mềm cơ sở dữ liệu tuyệt vời. Vì Excel khá mạnh như phần mềm nhập và quản lý dữ liệu. Với công cụ tích hợp của Excel, dễ dàng tạo bất kỳ loại cơ sở dữ liệu nào. Hướng dẫn này minh họa cách tạo cơ sở dữ liệu thư viện trong Excel và cách dùng biểu mẫu (form) nhập giá trị vào cơ sở dữ liệu.
Bạn có thể tải sổ làm việc dùng minh họa từ liên kết bên dưới.
Tổng quan về Cơ sở dữ liệu thư viện
Theo định nghĩa, cơ sở dữ liệu (database) là tập hợp dữ liệu có tổ chức được lưu trữ và truy cập điện tử. Việc lưu trữ này có thể cả trên hệ thống cục bộ hoặc đám mây trực tuyến.
Vì vậy, an toàn nói cơ sở dữ liệu thư viện là tập hợp có tổ chức các dữ liệu như sách, tài liệu, ấn bản khác cùng thông tin khác như tác giả và/hoặc ngày xuất bản, ngày hết hạn, v.v. Nó cũng có thể chứa tạp chí học thuật, báo, và tạp chí như các mục nhập.
Quy trình từng bước tạo Cơ sở dữ liệu thư viện trong Excel
Để tạo cơ sở dữ liệu thư viện hoặc bất kỳ cơ sở dữ liệu trong Excel, chủ yếu dùng tính năng Bảng (Table) của Excel. Nó có nhiều lợi thế. Thứ nhất, tự động cập nhật mục nhập mới trong biểu đồ nếu nhập thủ công. Tiếp theo là dùng tính năng "form" (biểu mẫu) trong Excel dùng với Bảng. Quan trọng nhất, lọc hoặc sắp xếp dữ liệu như cần – một điểm then chốt dùng cơ sở dữ liệu.
Trong phần sau, đi qua quy trình từng bước tạo cơ sở dữ liệu và biểu mẫu nhập liệu.
Bước 1: Bật Form (Biểu mẫu) trong Thanh công cụ truy cập nhanh
Microsoft Excel có tính năng "form" rất tiện giúp nhập dữ liệu vào bảng. Chúng ta dùng tính năng này làm phương pháp nhập cho cơ sở dữ liệu. Mặc định, Excel chưa có tính năng này trên Ribbon. Nhưng dễ dàng thêm vào thanh công cụ truy cập nhanh và dùng sau.
Làm theo các bước để bật tính năng.
- Đầu tiên, vào thanh công cụ truy cập nhanh ở đầu tab Excel và nhấp vào mũi tên hướng xuống ở cuối nó.
- Nhấp More Commands (Nhiều lệnh hơn) từ menu thả xuống.
- Hộp Excel Options (Tùy chọn Excel) mở ra. Bên trái, chọn Quick Access Toolbar (Thanh công cụ truy cập nhanh).
- Chọn All Commands (Tất cả lệnh) dưới tùy chọn Choose commands from (Chọn lệnh từ).
- Sau đó chọn Form (Biểu mẫu) làm lệnh từ danh sách dưới như hình dưới.
- Khi chọn, nhấp Add (Thêm).
- Cuối cùng, nhấp OK.
Bây giờ bạn có tính năng form trên thanh công cụ truy cập nhanh.
Bước 2: Tạo tiêu đề cho tập dữ liệu
Sau khi bật form, đến lúc thiết lập cơ sở dữ liệu. Đầu tiên, tạo tiêu đề cho cơ sở dữ liệu. Rất quan trọng vì giúp theo dõi dữ liệu sau trong cơ sở dữ liệu.
Vì vậy, nhập tiêu đề phù hợp ở bước này tạo cơ sở dữ liệu thư viện trong Excel. Chúng tôi chọn các tiêu đề sau cho minh họa.
Làm một vài chỉnh sửa để tiêu đề nổi bật.
Bước 3: Nhập mục nhập đầu tiên
Nhập hàng đầu tiên để trở thành biểu đồ chuyển thành bảng sau. Dùng phương pháp thủ công nhập giá trị này.
Đảm bảo thứ như ngày hoặc số điện thoại ở định dạng mong muốn, nếu có, ở bước này.
Bước 4: Chèn Bảng (Table)
Bây giờ chuyển phạm vi thành bảng.
- Chọn ô bất kỳ trong tập dữ liệu.
- Vào tab Insert (Chèn) trên Ribbon.
- Chọn Table từ nhóm Tables.
- Trong hộp Create Table (Tạo bảng) xuất hiện, đảm bảo tùy chọn My table has headers (Bảng của tôi có tiêu đề) được chọn. Nhấp OK.
Phạm vi giờ chuyển thành bảng với nút lọc.
Bài đọc tương tự
- Cách tạo Cơ sở dữ liệu quan hệ trong Excel (Với các bước dễ dàng)
- Giới thiệu Hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu quan hệ (RDBMS)!
- Cách tạo Cơ sở dữ liệu có Form trong Excel
- Cách tạo Cơ sở dữ liệu có tìm kiếm trong Excel (2 mẹo nhanh)
Bước 5: Tạo mục nhập mới
Đến đây, nói được cơ sở dữ liệu sẵn sàng làm việc. Bạn có thể nhập giá trị mới dưới hàng trước hoặc dùng form cập nhật cơ sở dữ liệu. Nếu nhập thủ công, tự động cập nhật giá trị vào bảng. Giúp hàng mới lọc/sắp xếp sau. Nhưng chọn nhập bằng form vì giao diện dễ dùng cho người không rành Excel.
Để tạo mục nhập mới với form, làm theo các bước.
- Đầu tiên, chọn ô bất kỳ trong bảng.
- Chọn form đã thêm trên thanh công cụ truy cập nhanh ở Bước 1.
- Lúc này, hộp mở ra với tên trang tính. Để thêm mục nhập mới, nhấp New (Mới).
- Bây giờ có thể thêm mục nhập mới trong trường trống.
- Vẫn nhấp New và tiếp tục thêm mục nhập. Ví dụ, thêm một mục nhập nữa trong hình sau.
- Khi xong nhập, nhấp Close (Đóng). Bạn nhận thấy cơ sở dữ liệu tự động cập nhật.
Nếu muốn cập nhật cơ sở dữ liệu sau, làm theo bước này từ đầu.
Bước 6: Sửa đổi bản ghi hiện có
Cũng cập nhật bản ghi hiện có với form này. Giả sử muốn cập nhật ngày hết hạn của mục nhập thứ 2 thành 18/8/2020. Làm theo các bước để xem cách thực hiện.
- Đầu tiên, chọn ô bất kỳ trong bảng.
- Nhấp form trên thanh công cụ truy cập nhanh.
- Di chuyển lên/xuống đến mục nhập thứ 2 trong form.
- Sau đó, thay đổi giá trị mong muốn. Ở đây, đổi ngày hết hạn thành 18/8/2020.
- Cuối cùng, nhấp Close.
Bây giờ thấy ngày hết hạn của mục nhập thứ 2 cơ sở dữ liệu được cập nhật.
Bước 7: Xóa bản ghi hiện có
Tương tự, xóa bản ghi hiện có khỏi cơ sở dữ liệu. Xóa mục nhập thứ 2 cho minh họa. Làm theo các bước để xem cách làm.
- Đầu tiên, chọn ô trong cơ sở dữ liệu.
- Chọn form từ thanh công cụ truy cập nhanh.
- Điều hướng đến mục nhập muốn xóa. Vì xóa mục nhập thứ 2, chọn mục thứ 2.
- Sau đó, nhấp Delete (Xóa).
- Cuối cùng, nhấp OK trong hộp cảnh báo.
Bạn thấy mục nhập thứ 2 (đã nhập trước) không còn trong cơ sở dữ liệu.
Bước 8: Hạn chế nhập dữ liệu đặc biệt
Cũng hạn chế một số cột chỉ nhận giá trị hợp lệ. Ví dụ, giả sử trong thư viện, mọi người phải trả sách trong tháng 8 năm 2020. Vì vậy, không nhập ngày hết hạn sau 31/8.
Làm theo các bước để xem cách hạn chế.
- Đầu tiên, chọn cột ngày hết hạn.
- Vào tab Data (Dữ liệu) trên Ribbon.
- Chọn Data Validation (Kiểm tra dữ liệu) từ nhóm Data Tools.
- Chọn tab Settings (Cài đặt) trên hộp Data Validation.
- Chọn Date (Ngày) trong tùy chọn Allow (Cho phép).
- Chọn ngày bắt đầu cũ vì không phải mối quan tâm chính. Nhưng ở hộp End date (Ngày kết thúc), nhập 30/8/2020.
- Khi xong, nhấp OK.
Bây giờ không nhập được ngày hết hạn quá tháng 8/2020. Nếu thử thêm qua form hoặc thủ công, thấy thông báo lỗi sau.
Đọc thêm: Cách dùng hàm Database trong Excel (Với ví dụ)
Kết luận
Đây là cách tạo cơ sở dữ liệu thư viện hoặc bất kỳ cơ sở dữ liệu nào trong Excel. Hy vọng bạn làm theo các bước dễ dàng khi tạo cơ sở dữ liệu riêng. Tôi hy vọng hướng dẫn hữu ích và đầy đủ thông tin. Nếu có câu hỏi hoặc góp ý, cho chúng tôi biết ở phần bình luận.
Để thêm hướng dẫn như vậy, truy cập Exceldemy.com.
Các bài viết liên quan
- Cách tạo Cơ sở dữ liệu sinh viên trong Excel (Với các bước dễ dàng)
- Tạo Cơ sở dữ liệu khách hàng trong Excel (Với các bước dễ dàng)
- Cách tạo Cơ sở dữ liệu nhân viên trong Excel (với các bước dễ dàng)
- Duy trì Cơ sở dữ liệu khách hàng trong Excel
- Cách tạo Cơ sở dữ liệu hàng tồn kho trong Excel (3 phương pháp dễ dàng)