Thêm chữ ký của bạn vào tài liệu có thể là bước cần thiết để tạo phiên bản cuối cùng. Bạn có thể muốn thêm chữ ký vào Google Docs để làm cho nó trông chuyên nghiệp hơn, cá nhân hóa nó, hoặc vì lý do pháp lý khác.
Mặc dù Google Docs trực quan và dễ sử dụng, quy trình thêm chữ ký vào tài liệu trực tuyến có thể vẻ phức tạp hơn. Thực tế, có một vài phương pháp khác nhau bạn có thể dùng để chèn chữ ký trong Google Docs. Tất cả đều dễ dàng như việc ký tên vào cuối tài liệu giấy.
Cách chèn chữ ký trong Google Docs
Google Docs có tính năng tích hợp sẵn mà bạn có thể dùng để chèn chữ ký vào tài liệu. Để ký điện tử tài liệu trong Google Docs, hãy làm theo các bước dưới đây.
- Mở tài liệu bạn muốn ký trong Google Docs.
- Đặt con trỏ tại nơi bạn muốn thêm chữ ký.
- Thanh menu trên đầu màn hình, chọn Chèn (Insert).
- Chọn Vẽ (Drawing) > Mới (New).
- Trong cửa sổ Vẽ (Drawing), chọn Đường (Line) > Vẽ tự do (Scribble).
- Bây giờ vẽ (hoặc gribble) chữ ký của bạn trong khu vực vẽ bằng chuột hoặc bút cảm ứng.
- Khi bạn hài lòng với chữ ký, chọn Lưu và Đóng (Save and Close).
Chữ ký sẽ xuất hiện trong tài liệu của bạn ở nơi bạn đặt con trỏ.
Cách chỉnh sửa chữ ký trong Google Docs
Nếu tại bất kỳ thời điểm nào sau khi tạo chữ ký bạn quyết định muốn thay đổi nó, bạn có thể dễ dàng chỉnh sửa ngay trong tài liệu. Để thay đổi chữ ký, chọn nó và sau đó chọn Chỉnh sửa (Edit) ngay bên dưới nó.
Để truy cập các tùy chọn chỉnh sửa nâng cao, chọn menu Chỉnh sửa (Editing) khác qua ba chấm dọc dưới chữ ký. Các tham số bạn có thể thay đổi bao gồm:
- Kích thước & Xoay (Size & Rotation): Nơi bạn có thể chỉnh sửa chiều rộng và chiều cao của chữ ký
- Văn bản bao quanh (Text Wrapping): Nơi bạn có thể chọn có muốn bao quanh văn bản quanh chữ ký hay để nó riêng biệt
- Vị trí (Position): Nếu bạn muốn di chuyển chữ ký của bạn
Nếu bạn cần di chuyển chữ ký sang nơi khác, bạn chỉ cần kéo thả nó vào bất kỳ đâu trong tài liệu. Bạn có thể xóa chữ ký giống như bạn làm với bất kỳ thành phần nào khác trong Google Docs.
Cách ký Google Docs bằng DocuSign
Một cách khác để chèn chữ ký trong Google Docs là sử dụng công cụ của bên thứ ba. DocuSign là tiện ích bổ sung (add-on) bạn có thể cài đặt trong Google Docs để tích hợp chữ ký điện tử. Trước khi bạn có thể bắt đầu sử dụng, bạn cần thêm nó vào Google Docs.
- Mở tài liệu trong Google Docs và làm theo đường dẫn Tiện ích bổ sung (Add-ons) > Lấy tiện ích bổ sung (Get add-ons).
- Điều này sẽ mở Google Workspace Marketplace.
- Gõ DocuSign vào thanh tìm kiếm, sau đó chọn Cài đặt (Install).
DocuSign sẽ xin phép truy cập tài khoản Google của bạn. Chọn Cho phép (Allow) để hoàn tất cài đặt. Bây giờ bạn có thể dùng DocuSign để chèn chữ ký trong Google Docs.
- Sau khi DocuSign được cài đặt, làm theo đường dẫn Tiện ích bổ sung (Add-ons) > DocuSign eSignature > Ký với DocuSign (Sign with DocuSign).
- Nếu bạn chưa bao giờ dùng tiện ích này trước đây, DocuSign sẽ yêu cầu bạn tạo tài khoản miễn phí trước. Sau đó bạn có thể bắt đầu dùng DocuSign để thêm chữ ký vào Google Docs.
Nếu bạn là người duy nhất cần ký Google Doc, bạn có thể dùng DocuSign để ký tối đa 3 tài liệu miễn phí. Nếu bạn cũng cần người khác ký tài liệu, hoặc nếu bạn dự định tiếp tục dùng tiện ích, gói đăng ký bắt đầu từ $10/tháng.
Cách chèn chữ ký bằng Signable
Nếu DocuSign có vẻ quá đắt so với những gì nó cung cấp, hoặc nếu bạn không chắc chắn bạn sẽ cần dùng nó nhiều hơn một hoặc hai lần/tháng, Signable là một lựa chọn thay thế tốt. Đây là nền tảng chữ ký điện tử dựa trên web cũng có sẵn dưới dạng ứng dụng di động bạn có thể dùng để ký Google Docs (cũng như các định dạng tài liệu khác như Word hoặc PDF) và trả tiền theo lần sử dụng.
Thêm chữ ký vào một tài liệu tốn £1 (khoảng $1.4), và gói đăng ký đầu tiên với tối đa 50 tài liệu tốn £21/tháng. Vì là công ty tại UK, nó chủ yếu phục vụ thị trường Châu Âu, có thể là lợi thế nếu bạn muốn hỗ trợ UK và cập nhật luật pháp Châu Âu.
Để dùng Signable chèn chữ ký vào Google Docs, bạn cần tạo tài khoản Signable, sau đó tải tài liệu của bạn lên bằng nền tảng web hoặc ứng dụng di động. Sau đó tất cả những gì còn lại là thêm chữ ký và bất kỳ trường nào cần thiết khác (như ngày hoặc hộp văn bản). Bạn có thể tải xuống tài liệu đã ký hoặc gửi cho người khác để cộng tác hoặc nếu bạn cần họ ký cũng vậy.
Cách ký Google Docs bằng SignRequest
SignRequest cung cấp cách thậm chí rẻ hơn để thêm chữ ký vào Google Docs. SignRequest có gói miễn phí cho phép bạn ký tối đa 10 tài liệu/tháng miễn phí. Trên đó, gói đăng ký bắt đầu từ $7/tháng.
Sử dụng SignRequest thêm chữ ký vào Google Docs rất dễ dàng. Đầu tiên, bạn cần cài đặt nó như tiện ích bổ sung. Để làm vậy, làm theo đường dẫn Tiện ích bổ sung (Add-ons) > Lấy tiện ích bổ sung (Get add-ons) > Tìm kiếm (Search) SignRequest.
Chọn Cài đặt (Install) để thêm SignRequest vào tiện ích bổ sung Google Docs, sau đó chọn Tiếp tục (Continue) để xác nhận.
SignRequest sẽ xin phép truy cập tài khoản Google của bạn. Chọn Cho phép (Allow). Sau khi cài đặt tiện ích, bạn có thể ký Google Doc bằng SignRequest. Làm theo đường dẫn Tiện ích bổ sung (Add-ons) > SignRequest > Tạo SignRequest (Create SignRequest) > Tạo (Create).
Bạn sẽ được chuyển hướng đến nền tảng SignRequest nơi bạn có thể thêm chữ ký, tải xuống hoặc gửi tài liệu cho người khác nếu bạn cần chữ ký của họ cũng vậy.
Ký tài liệu mà không làm gián đoạn quy trình làm việc
Chèn chữ ký vào tài liệu có thể phức tạp hơn nó nên là. Với mỗi định dạng có một đường dẫn duy nhất bạn cần làm theo hoặc tính năng cần dùng. Ví dụ, nếu là tài liệu Word hoặc PDF cần ký, cũng có nhiều cách để làm.
Bạn có thường xuyên cần thêm chữ ký vào Google Docs không? Bạn dùng phương pháp nào: tính năng tích hợp sẵn hay một trong các tiện ích bổ sung? Hãy chia sẻ thói quen Google Docs của bạn với chúng tôi trong phần bình luận bên dưới.