Nếu bạn sử dụng ứng dụng email khách thông thường trong môi trường Công ty như Outlook, có thể bạn đã quen với việc đặt câu trả lời vắng mặt. Bạn có biết rằng bạn cũng có thể thiết lập trả lời vắng mặt trong Gmail không?
Vì hầu hết mọi người sử dụng Gmail làm tài khoản email cá nhân của họ, nên việc thông báo cho mọi người khi bạn đang đi nghỉ hoặc đi nghỉ có thể hữu ích.
Thực hiện điều này khá đơn giản trong Gmail, nhưng quá trình này hơi khác so với bạn có thể quen với trong Outlook. Trong bài viết này, bạn sẽ tìm hiểu cách thiết lập tính năng không có mặt tại văn phòng trong Gmail, cách tắt tính năng này và những gì mọi người có thể mong đợi thấy ở bạn khi bạn bật tính năng này.
Cách thiết lập Không có mặt trong Gmail
Nếu bạn chuẩn bị đi nghỉ một thời gian và muốn cảnh báo mọi người rằng bạn có thể không trả lời email của họ nhanh như bình thường, thì cách trả lời vắng mặt là cách tốt nhất.
Để bắt đầu với các bước bên dưới, trước tiên hãy đăng nhập vào tài khoản Gmail của bạn.
1. Chọn bánh răng Cài đặt ở góc trên bên phải của tài khoản Gmail của bạn.
2. Chọn Xem tất cả cài đặt ở đầu danh sách Cài đặt.
3. Cuộn xuống Trình tự động trả lời thư phần ở dưới cùng. Thay đổi cài đặt thành Bật trả lời thư khi nghỉ .
4. Chọn ngày đầu tiên trong kỳ nghỉ của bạn. Nhập dòng chủ đề và thông điệp mà bạn muốn tự động trả lời bất cứ khi nào mọi người gửi email cho bạn.
Lưu ý các tùy chọn sau khi bạn điền vào biểu mẫu này.
- Bạn không cần phải bật và chọn Ngày cuối cùng , nhưng cũng là một ý kiến hay, vì vậy bạn đừng quên bật tính năng Trả lời về kỳ nghỉ của mình.
- Theo mặc định, trường tin nhắn sử dụng trình chỉnh sửa định dạng phong phú, nơi bạn có thể sử dụng thanh định dạng để định dạng văn bản tin nhắn. Nếu bạn chọn Văn bản thuần túy phía trên trường tin nhắn, định dạng sẽ thay đổi thành văn bản thuần túy.
- Chọn Chỉ gửi phản hồi cho những người trong Danh bạ của tôi nếu bạn muốn chỉ nhắm mục tiêu các câu trả lời tự động của ứng dụng Thư trả lời cho những người bạn đã biết và bỏ qua tất cả những người khác. Đây là một ý tưởng hay nếu bạn không muốn người lạ biết rằng bạn vắng nhà trong thời gian dài.
5. Chọn Lưu thay đổi để bật Trình trả lời Nghỉ.
Cách tắt tính năng Không có mặt trong Gmail
Có hai cách để bạn có thể vô hiệu hóa Trình phản hồi Nghỉ. Khi nó được bật, bạn sẽ thấy một thông báo ở đầu hộp thư đến của mình về trạng thái của người trả lời.
Bạn có thể chọn Kết thúc ngay bây giờ để tắt phản hồi ngay lập tức. Đây là một cách nhanh chóng để tắt tính năng này mà không cần phải tìm kiếm lại trong cài đặt Gmail của bạn để sửa đổi cài đặt trình phản hồi.
Tuy nhiên, nếu bạn muốn tắt tính năng trả lời Thư nghỉ trong cài đặt Gmail, bạn có thể chọn Cài đặt Nghỉ trong tin nhắn thông báo hoặc bạn có thể quay lại cửa sổ Cài đặt Gmail của mình.
Cuộn trở lại cuối trình đơn Cài đặt Gmail để tìm Trình trả lời thư một lần nữa.
Chọn Tắt tính năng trả lời thư để tắt trình trả lời tự động.
Lưu ý - bạn sẽ không phải làm điều này nếu bạn đã đặt Ngày cuối cùng đến ngày kết thúc kỳ nghỉ của bạn. Trình tự động trả lời Nghỉ sẽ tự động tắt sau ngày này.
Nhưng nếu bạn muốn tắt ứng dụng Phản hồi về kỳ nghỉ trước cài đặt Ngày cuối cùng, thì quy trình trên sẽ hoạt động.
Cách hoạt động của Trình trả lời thư trong kỳ nghỉ của Gmail
Hãy nhớ rằng vì bạn chỉ có thể nhập ngày bắt đầu và ngày kết thúc cho ứng dụng Thư trả lời về kỳ nghỉ, thời gian được đặt tự động qua email.
- Giờ ngày bắt đầu:12:00 sáng, nửa đêm
- Giờ kết thúc:11:59 CH
Nếu bạn muốn có thời gian bắt đầu vào lúc nửa đêm trước ngày kỳ nghỉ của bạn bắt đầu, thì hãy đặt Ngày bắt đầu sớm hơn một ngày so với ngày bắt đầu kỳ nghỉ của bạn.
Những người gửi email cho bạn trong khi bạn đã bật tính năng Trả lời kỳ nghỉ sẽ thấy hành vi sau đây từ tài khoản Gmail của bạn.
- Mọi người sẽ thấy phản hồi tự động của bạn trong lần đầu tiên họ nhắn tin cho bạn. Nếu họ nhắn lại cho bạn, phản hồi tự động sẽ không được gửi.
- Nếu bốn ngày trôi qua và cùng một người nhắn tin cho bạn, phản hồi tự động sẽ kích hoạt lại.
- Nếu bạn chỉnh sửa câu trả lời trong kỳ nghỉ của mình, bộ hẹn giờ sẽ bắt đầu lại và bất kỳ ai nhắn tin cho bạn lần đầu tiên sau khi chỉnh sửa sẽ nhận được phản hồi tự động.
- Gmail đủ thông minh để không tự động trả lời bất kỳ thư nào được sắp xếp tự động vào thư mục spam hoặc danh sách gửi thư.
- Những người dùng Gmail khác sẽ thấy trạng thái "vắng mặt" của bạn nếu họ bắt đầu soạn email cho bạn.
Tạo câu trả lời khi vắng mặt thông minh hơn trong Gmail với bộ lọc
Nếu bạn muốn tạo trả lời tự động được nhắm mục tiêu hơn với các thư tùy chỉnh cho những người cụ thể, bạn có thể thực hiện việc này bằng cách sử dụng Bộ lọc của Gmail.
- Trước khi có thể sử dụng bộ lọc để tự động phát lại, bạn cần tạo một mẫu email để trả lời. Để thực hiện việc này, hãy soạn một email mới trong Gmail với email bạn muốn trả lời. Sau đó, chọn menu ba chấm “Thêm” ở góc dưới bên phải của cửa sổ và chọn Mẫu , chọn Lưu bản nháp dưới dạng mẫu , sau đó chọn Lưu dưới dạng mẫu mới .
- Đặt tên cho mẫu trong cửa sổ bật lên.
- Để truy cập các bộ lọc Gmail, hãy quay lại Cài đặt Gmail. Chọn Bộ lọc và địa chỉ bị chặn ở đầu cửa sổ Cài đặt.
- Cuộn xuống cuối trang này và chọn Tạo bộ lọc mới .
4. Trong biểu mẫu Tạo bộ lọc, hãy nhập địa chỉ email bạn muốn tự động trả lời vào mục Từ đồng ruộng. Chọn Tạo bộ lọc khi bạn làm xong.
- Trong cửa sổ Tạo bộ lọc, bật hộp kiểm bên cạnh Gửi mẫu . Trong hộp thả xuống, chọn Phản hồi của sếp mẫu mà bạn đã tạo trước đó.
- Cuối cùng, chỉ cần chọn Tạo bộ lọc ở dưới cùng và bộ lọc mới và trả lời tự động của bạn hiện đang hoạt động.
Giờ đây, bất cứ khi nào người có địa chỉ mà bạn đã xác định trong bộ lọc gửi email cho bạn, họ sẽ nhận được thư trả lời vắng mặt cùng với mẫu mà bạn đã tạo.