Nếu bạn sử dụng các ứng dụng email phổ biến trong môi trường doanh nghiệp như Outlook, bạn có thể đã quen với việc thiết lập trả lời tự động khi vắng mặt. Bạn có biết bạn cũng có thể thiết lập trả lời tự động vắng mặt trong Gmail?
Vì hầu hết mọi người dùng Gmail làm tài khoản email cá nhân, việc cho mọi người biết khi bạn đang nghỉ phép hoặc ngày lễ rất hữu ích.
Việc này khá đơn giản trong Gmail, nhưng quy trình hơi khác so với những gì bạn quen trong Outlook. Trong bài viết này bạn sẽ học cách thiết lập vắng mặt trong Gmail, cách tắt nó, và những gì mọi người có thể mong đợi từ bạn khi bạn bật nó.
Cách thiết lập Vắng mặt (Out of Office) trong Gmail
Nếu bạn sắp đi nghỉ phép một thời gian và muốn thông báo cho mọi người rằng bạn có thể không thể trả lời email nhanh chóng như bình thường, trả lời tự động vắng mặt là cách để làm.
Để bắt đầu với các bước dưới đây, trước tiên hãy đăng nhập vào tài khoản Gmail của bạn.
1. Chọn biểu tượng bánh răng Cài đặt (Settings) ở góc trên bên phải tài khoản Gmail của bạn.
2. Chọn Xem tất cả cài đặt (See all settings) ở đầu danh sách Cài đặt.
3. Cuộn xuống phần Trả lời nghỉ phép (Vacation responder) ở dưới cùng. Thay đổi cài đặt thành Bật trình trả lời nghỉ phép (Vacation responder on).
4. Chọn ngày đầu tiên của kỳ nghỉ. Gõ dòng chủ đề và tin nhắn bạn muốn tự động trả lời mỗi khi mọi người gửi email cho bạn.
Lưu ý các tùy chọn sau khi bạn điền biểu mẫu này.
- Bạn không bắt buộc phải bật và chọn Ngày cuối cùng (Last day), nhưng đây là ý tưởng tốt để bạn không quên để Trình trả lời nghỉ phép vẫn bật.
- Mặc định trường tin nhắn dùng trình soạn thảo định dạng phong phú nơi bạn có thể dùng thanh định dạng để định dạng văn bản tin nhắn. Nếu bạn chọn Văn bản thuần túy (Plain Text) phía trên trường tin nhắn, định dạng sẽ thay thành văn bản thuần túy.
- Chọn Chỉ gửi phản hồi cho người trong Danh bạ (Only send a response to people in my Contacts) nếu bạn muốn nhắm mục tiêu phản hồi tự động của Trình trả lời nghỉ phép chỉ cho những người bạn đã biết, và bỏ qua tất cả người khác. Đây là ý tưởng tốt nếu bạn không muốn người lạ biết rằng bạn vắng nhà trong một khoảng thời gian dài.
5. Chọn Lưu thay đổi (Save Changes) để bật Trình trả lời nghỉ phép.
Cách tắt Vắng mặt (Out of Office) trong Gmail
Có hai cách bạn có thể tắt Trình trả lời nghỉ phép. Khi nó được bật, bạn sẽ thấy thông báo ở đầu hộp thư đến về trạng thái của trình trả lời.
Bạn có thể chọn Kết thúc ngay (End now) để tắt trình trả lời ngay lập tức. Đây là cách nhanh để vô hiệu hóa nó mà không cần tìm kiếm qua cài đặt Gmail lại để sửa đổi cài đặt trình trả lời.
Tuy nhiên, nếu bạn thích tắt Trình trả lời nghỉ phép trong cài đặt Gmail, bạn có thể chọn Cài đặt nghỉ phép (Vacation Settings) trong thông báo, hoặc bạn có thể quay lại cửa sổ Cài đặt Gmail.
Cuộn lại xuống cuối menu Cài đặt Gmail để tìm phần Trả lời nghỉ phép (Vacation responder) lại.
Chọn Tắt trình trả lời nghỉ phép (Vacation responder off) để vô hiệu hóa trình trả lời tự động.
Lưu ý – bạn sẽ không phải làm điều này nếu bạn đã đặt trường Ngày cuối cùng (Last day) là ngày kết thúc kỳ nghỉ của bạn. Trình trả lời nghỉ phép sẽ tự động tắt sau ngày này.
Nhưng nếu bạn muốn tắt Trình trả lời nghỉ phép trước cài đặt Ngày cuối cùng, thủ tục trên sẽ hoạt động.
Cách hoạt động của Trình trả lời nghỉ phép Gmail
Hãy nhớ rằng vì bạn chỉ có thể nhập ngày bắt đầu và kết thúc cho Trình trả lời nghỉ phép, giờ được thiết lập tự động bởi email.
- Giờ ngày bắt đầu: 12:00 AM nửa đêm
- Giờ ngày kết thúc: 11:59 PM
Nếu bạn muốn giờ bắt đầu từ nửa đêm trước ngày nghỉ phép bắt đầu, hãy đặt Ngày bắt đầu sớm hơn một ngày so với ngày bắt đầu nghỉ phép.
Mọi người gửi email cho bạn khi bạn đã bật Trình trả lời nghỉ phép sẽ thấy hành vi sau từ tài khoản Gmail của bạn.
- Mọi người sẽ thấy phản hồi tự động của bạn lần đầu tiên họ nhắn tin cho bạn. Nếu họ nhắn tin lại, phản hồi tự động sẽ không được gửi.
- Nếu bốn ngày trôi qua và cùng người đó nhắn tin bạn, phản hồi tự động sẽ kích hoạt lại.
- Nếu bạn chỉnh sửa phản hồi nghỉ phép, bộ đếm thời gian bắt đầu lại và bất kỳ ai nhắn tin bạn lần đầu sau khi chỉnh sửa sẽ nhận được phản hồi tự động.
- Gmail đủ thông minh để không tự động phản hồi bất kỳ tin nhắn nào được tự động phân loại vào thư mục spam hoặc danh sách gửi thư.
- Người dùng Gmail khác sẽ thấy trạng thái "vắng mặt" của bạn nếu họ bắt đầu soạn email cho bạn.
Tạo trả lời vắng mặt thông minh hơn trong Gmail với Bộ lọc (Filters)
Nếu bạn muốn tạo phản hồi tự động nhắm mục tiêu hơn với tin nhắn tùy chỉnh cho người cụ thể, bạn có thể làm điều này bằng cách sử dụng Bộ lọc Gmail.
- Trước khi bạn có thể dùng bộ lọc để tự động trả lời, bạn cần tạo mẫu email để trả lời. Để làm điều này, soạn email mới trong Gmail với email bạn muốn trả lời. Sau đó, chọn ba chấm menu "Thêm" ở góc dưới bên phải cửa sổ, chọn Mẫu (Templates), chọn Lưu nháp làm mẫu (Save draft as template), và sau đó chọn Lưu làm mẫu mới (Save as new template).
- Đặt tên cho mẫu trong cửa sổ bật lên.
- Để truy cập bộ lọc Gmail, quay lại Cài đặt Gmail. Chọn Bộ lọc và Địa chỉ bị chặn (Filters and Blocked Addresses) ở đầu cửa sổ Cài đặt.
- Cuộn xuống cuối trang này và chọn Tạo bộ lọc mới (Create a new filter).
4. Trong biểu mẫu Tạo bộ lọc, gõ địa chỉ email bạn muốn tự động trả lời trong trường Từ (From). Chọn Tạo bộ lọc (Create filter) khi xong.
- Trong cửa sổ Tạo bộ lọc, bật hộp kiểm bên cạnh Gửi mẫu (Send template). Trong hộp thả xuống, chọn mẫu Phản hồi sếp (Boss Reply) bạn đã tạo trước đó.
- Cuối cùng, chỉ cần chọn nút Tạo bộ lọc (Create filter) ở dưới cùng và bộ lọc mới cùng phản hồi tự động của bạn hiện đã hoạt động.
Bây giờ, bất kỳ lúc nào người có địa chỉ bạn đã xác định trong bộ lọc gửi email cho bạn, họ sẽ nhận được phản hồi vắng mặt với mẫu bạn đã tạo.