Computer >> Hướng Dẫn Máy Tính >  >> Xử Lý Sự Cố >> Lỗi Windows

Thiết lập trạng thái Out-of-Office (Nghỉ việc) trong Microsoft Teams – Hướng dẫn chi tiết

Câu hỏi phổ biến nhất của người dùng Teams là cách đặt tin nhắn Out of Office khi dự định nghỉ phép hoặc vắng mặt lâu. Khi đi nghỉ, bạn thường tắt thông báo ứng dụng chat. Nhưng người không biết bạn vắng mặt vẫn nhắn tin dù trạng thái offline. Khác với các app khác, Microsoft Teams cung cấp tính năng Out of Office (OOO) rất hữu ích khi bạn vắng mặt. OOO trong Teams cho phép đặt tin nhắn và lên lịch ngày giờ, hiển thị cho bất kỳ ai nhắn tin cho bạn trong lúc vắng. Bạn có thể chưa biết cách thiết lập Out of Office trong Teams hoặc viết tin nhắn "working from home out of office" như thế nào, hãy đọc hướng dẫn dưới đây.

Cách thiết lập Out of Office trong Teams

Có nhiều lý do muốn dùng tính năng Out of Office:

  • Đi hội nghị, gặp khách, workshop.
  • Nghỉ thai sản hoặc ốm đau nhiều ngày.
  • Nghỉ việc riêng một ngày.
  • Đi nghỉ phép vài ngày.

Dưới đây là các phương pháp thiết lập Out of Office trong Teams. Làm theo hướng dẫn cẩn thận.

Phương pháp 1: Qua tính năng Set Status Message

Bạn có thể đặt tin nhắn Out of Office từ ảnh hồ sơ. Bước này cơ bản và dễ làm:

  1. Nhấn phím Windows, gõ Microsoft Teams, chọn Mở.
  2. Nhấn vào ảnh hồ sơ của bạn.
  3. Chọn Set status message (Đặt tin nhắn trạng thái).
  4. Chọn tùy chọn Schedule out of office (Lên lịch nghỉ việc).
  5. Bật toggle Turn on automatic replies (Bật trả lời tự động).
  6. Gõ tin nhắn vào ô dưới tùy chọn Out of office message.
  7. Chọn tùy chọn Send replies outside my organization, sau đó chọn All external senders.
  8. Chọn tùy chọn Send replies only during a time period, thiết lập ngày giờ.
  9. Nhấn nút Save (Lưu).

Phương pháp 2: Qua Microsoft Teams Settings

Tương tự, bạn có thể đặt Out of Office từ Settings. Cách thiết lập Out of Office trong Teams Settings:

  1. Mở app Teams, nhấn biểu tượng ba chấm.
  2. Chọn Settings (Cài đặt).
  3. Cuộn xuống tìm Out of Office, nhấn nút Schedule.
  4. Thực hiện Các bước 5-8 từ Phương pháp 1.

Phương pháp 3: Qua ứng dụng Microsoft Outlook

Nếu bạn dùng cùng tài khoản cho Microsoft Teams và Outlook, thiết lập Out of Office trong Outlook sẽ đồng bộ sang Microsoft Teams. Làm theo các bước sau:

Lưu ý: Tin nhắn sẽ tự đồng bộ theo thời gian riêng, không ngay lập tức. Hơn nữa, bạn chỉ có thể đặt Out of Office trong Outlook nếu dùng email Outlook hoặc tài khoản Microsoft.

  1. Vào trang web Outlook trên trình duyệt.
  2. Nhấn biểu tượng Settings (Cài đặt).
  3. Chọn tùy chọn Mail trong Settings.
  4. Nhấn tùy chọn Automatic Replies (Trả lời tự động).
  5. Bật toggle Automatic replies.
  6. Chọn tùy chọn Send replies only during a time period, thiết lập thời gian.
  7. Chọn các tùy chọn dưới theo nhu cầu:
    • Block my calendar for this period (Chặn lịch cho khoảng thời gian này)
    • Automatically decline new invitations for events that occur during this period (Tự động từ chối lời mời mới trong khoảng này)
    • Decline and cancel my meetings during this period (Từ chối và hủy cuộc họp của tôi trong khoảng này)
  8. Gõ tin nhắn vào ô dưới cùng, nhấn nút Save.

Đó là các phương pháp thiết lập Out of Office trong Teams.

Cách tắt Out of Office

Dưới đây là 2 phương pháp tắt tính năng Out of Office trong Teams.

Phương pháp 1: Trên Microsoft Teams

Bạn có thể tắt Out of Office trong Teams trước ngày đặt trước để ngừng hiển thị tin nhắn. Sau ngày đặt, Teams tự ngừng hiển thị.

  1. Khởi chạy app Microsoft Teams từ thanh tìm kiếm Windows.
  2. Nhấn biểu tượng ba chấm.
  3. Chọn Settings từ danh sách.
  4. Cuộn xuống tìm Out of Office, nhấn nút View.
  5. Tắt toggle Turn on automatic replies.
  6. Nhấn nút Save.

Phương pháp 2: Trên Microsoft Outlook

Như đã thảo luận, nếu bạn đặt Out of Office trong Outlook, nó sẽ đồng bộ sang Teams. Vì vậy, cần tắt cài đặt Out of Office từ Outlook.

  1. Mở phiên bản trình duyệt Outlook.
  2. Nhấn biểu tượng Settings.
  3. Chọn tùy chọn Mail trong Settings.
  4. Nhấn tùy chọn Automatic Replies.
  5. Tắt toggle Automatic replies on.
  6. Nhấn nút Save.

Cách viết tin nhắn Out of Office khi làm việc từ xa (Working from Home)

Tóm tắt những gì cần nhớ khi soạn tin nhắn:

  • Đảm bảo tin nhắn cập nhật – Tin nhắn không chính xác là dấu hiệu xấu. Cập nhật thường xuyên.
  • Cung cấp thông tin liên lạc thêm – Đề cập thông tin liên lạc đồng nghiệp khác trong trường hợp khẩn cấp.
  • Nêu ngày quay lại làm việc.
  • Tuân thủ chính sách công ty và văn hóa doanh nghiệp – Không viết tin nhắn ngớ ngẩn gây ấn tượng xấu.
  • Kết thúc tin nhắn bằng lời cảm ơn.

Câu hỏi thường gặp

Q1: Cách đặt Out of Office từ điện thoại?

Trả lời: Trên app Teams Android, không có tùy chọn Out of Office chính xác, nhưng bạn có tùy chọn Set status message sẽ hiển thị trạng thái khi mọi người nhắn tin hoặc mention bạn.

Q2: Tin nhắn Out of Office có giới hạn từ không?

Trả lời: Có, giới hạn 280 từ.

Bài viết liên quan:

  • Khắc phục Not Enough Storage is Available to Process this Command
  • Sửa lỗi Outlook chỉ mở ở Safe Mode trên Windows 10
  • Google Meet Codes là gì?
  • Cách Request Control (Yêu cầu điều khiển) trong Microsoft Teams

Các phương pháp trên giúp bạn biết cách đặt Out of Office trong Teams dễ dàng. Hy vọng hướng dẫn viết tin nhắn Out of Office khi làm việc từ xa hữu ích. Cho chúng tôi biết phương pháp nào hiệu quả nhất cho bạn. Nếu có thắc mắc, đóng góp, hãy để lại bình luận.