Nếu bạn có email công ty, chắc chắn có cài đặt cho phép thông báo cho người khác khi bạn nghỉ phép hoặc đi công tác. Nhưng nếu không có? Hoặc chỉ muốn thiết lập auto-reply cho email cá nhân trên Mac tại nhà?
Nếu dùng Mail, bạn có thể ngạc nhiên vì không có cài đặt hay tùy chọn nào cho phép thiết lập auto-reply như hệ thống email doanh nghiệp. Cũng không có tùy chọn trên iCloud (gợi ý cho Apple). Cách duy nhất để giải quyết là tạo quy tắc Tự động trả lời (Auto Reply) trong Mail. Chúng ta sẽ hướng dẫn cách làm.
- Mở Mail và chọn Mail > Tùy chọn (Preferences) từ thanh menu trên cùng
- Chọn Quy tắc (Rules) từ thanh công cụ (bên phải cùng).
- Bạn sẽ thấy các tùy chọn thêm, sửa, nhân bản, xóa quy tắc. Mặc định có thể đã có quy tắc "Tin tức từ Apple". Nhấp nút Thêm quy tắc (Add Rule).
- Bây giờ bạn thấy bảng tùy chọn tạo quy tắc áp dụng cho email đến và đi. Có thể tạo bao nhiêu quy tắc khác nhau tùy ý.
- Đầu tiên, đặt tên quy tắc duy nhất và điền vào trường Mô tả (Description). Đặt tên gì cũng được, nhưng nên đặt chung như "Tự động trả lời" để dùng lại nhiều lần, hoặc tên cụ thể nếu chỉ dùng một lần.
- Quyết định quy tắc áp dụng cho ai. Có thể là tất cả người gửi email khi bạn vắng mặt, hoặc chia thành nhóm cụ thể. Ví dụ: một quy tắc cho bạn bè gia đình, một cho đồng nghiệp, hoặc quy tắc riêng cho từng tài khoản email. Tùy bạn.
- Hướng dẫn này giữ đơn giản. Dưới dòng "Nếu thỏa mãn bất kỳ điều kiện sau", thay "Từ (From)" thành "Đến (To)".
- Giữ "chứa (contains)" nguyên vẹn.
- Điền địa chỉ email của bạn vào ô trống bên phải.
- Dưới "Thực hiện các hành động sau"
- Nhấp "Di chuyển thư (Move Message)" và chọn "Trả lời thư (Reply to Message)" từ menu thả xuống.
- Nhấp vào Văn bản thư trả lời (Reply message text...)
- Cửa sổ bật lên cho phép viết tin nhắn out-of-office. Khi hài lòng, nhấp "OK" để đóng cửa sổ.
- Nếu sẵn sàng kích hoạt quy tắc, nhấp "OK" lần nữa trên cửa sổ Quy tắc.
- Quy tắc Tự động trả lời/Out-of-office hiện đã hoạt động. Kiểm tra bằng cách gửi email thử cho chính mình.
- Khi quay lại từ nghỉ phép, nhớ tắt quy tắc đi, nếu không người ta sẽ nghĩ bạn vẫn vắng mặt.
- Để tắt, vào Mail > Tùy chọn > Quy tắc và bỏ tích quy tắc Auto-reply đã tạo.
Xem thêm hướng dẫn thiết lập email trên Mac, iPhone, iPad tại đây. Cách gửi file đính kèm email trong Mail trên iPhone.