Bạn sẽ không thích đi nghỉ khi biết rằng bạn không cần phải kiểm tra email của mình sao? Nếu bạn không thể dựa vào trợ lý để có xu hướng liên lạc kỹ thuật số khi bạn đi vắng, thì thông báo 'vắng mặt' là điều tốt nhất tiếp theo.
Dưới đây là một số mẹo về cách thiết lập thư trả lời tự động với Gmail và những điều cần lưu ý.
Giảm tải trước khi bạn rời đi
Đảm bảo xóa hộp thư đến của bạn và trả lời các yêu cầu mở trước khi bạn rời đi. Thông báo rằng bạn sẽ đi vắng. Ví dụ:bạn có thể thêm ngày của thời gian đi đã lên lịch vào chữ ký email của bạn trong một hoặc hai tuần trước chuyến đi của bạn. Bằng cách đó, các liên hệ của bạn ít có khả năng bị tràn hộp thư đến khi bạn rời đi.
Nếu bạn chưa có một hệ thống để quản lý email của mình, đây là lúc để làm quen với Sơ đồ Inbox Zero. Tóm lại, hãy xóa những email không liên quan, ủy quyền những công việc bạn không thể tự giải quyết, giải quyết ngay lập tức những công việc nếu chúng mất chưa đến hai phút hoặc đưa chúng vào danh sách Việc cần làm của bạn nếu chúng mất nhiều thời gian hơn thế.
Bạn cũng có thể muốn hủy đăng ký nhận bản tin email, nếu bạn rời đi trong một thời gian dài.
Chuẩn bị Email Trả lời Tự động
Bất kể bạn thông báo về kỳ nghỉ theo lịch trình của mình tốt như thế nào, mọi người vẫn sẽ cố gắng liên lạc với bạn. Một thư trả lời tự động sẽ nhắc nhở họ về sự vắng mặt của bạn. Thực hiện theo chiến lược này:
- Thêm thông tin liên hệ cho các vấn đề khẩn cấp cho người trả lời tự động của bạn. Đây có thể là địa chỉ email của đồng nghiệp đáng tin cậy hoặc số điện thoại mà bạn có thể liên hệ trong trường hợp khẩn cấp.
- Thiết lập chỉ trả lời tự động cho những người trong danh sách liên hệ của bạn . Điều này ngăn những người ngẫu nhiên nắm được số điện thoại khẩn cấp hoặc các chi tiết liên hệ khác của bạn.
- Thiết lập chuyển tiếp cho các email quan trọng . Nếu bạn đang mong đợi nhận được phản hồi từ một ai đó cụ thể hoặc về một chủ đề cụ thể, hãy đảm bảo rằng những email quan trọng đó được chuyển đến một đồng nghiệp có thể trả lời ngay lập tức.
Thiết lập Thư trả lời thư cho kỳ nghỉ của Gmail
Bạn có thể tìm thấy Thư trả lời thư của Gmail trong cài đặt chung. Nhấp vào bánh răng ở trên cùng bên phải hộp thư đến của bạn và cuộn xuống cuối mục Chung chuyển hướng. Chọn ngày, soạn tin nhắn của bạn trong WYSIWYG (văn bản có định dạng / nhiều định dạng) hoặc Văn bản thuần túy và bật tính năng trả lời kỳ nghỉ. Để ngăn người lạ hoặc người gửi thư rác nắm được thông tin liên hệ bổ sung hoặc biết rằng tài khoản email của bạn đang hoạt động, hãy chọn chỉ gửi phản hồi cho những người trong Danh sách liên hệ của bạn . Gmail cho phép bạn đặt ngày cuối cùng đầu tiên và tùy chọn , nghĩa là bạn sẽ không phải nhớ tắt trả lời tự động khi quay lại.
Chuyển tiếp các Email đã Chọn Sử dụng Bộ lọc Gmail
Thư trả lời trong kỳ nghỉ là một thông báo tiêu chuẩn - khi đang hoạt động - được gửi đến bất kỳ ai (trong danh sách liên hệ của bạn) gửi email cho bạn. Như đã đề cập ở trên, một số email có thể yêu cầu phản hồi ngay lập tức và cá nhân. Đây là nơi các bộ lọc của Gmail xuất hiện.
Lưu ý rằng trong Gmail, bạn chỉ có thể chuyển tiếp email đến các địa chỉ email đã được xác nhận. Nếu bạn muốn chuyển tiếp email cho đồng nghiệp, bạn sẽ cần sự trợ giúp của họ. Nhấp vào bánh răng ở trên cùng bên phải hộp thư đến Gmail của bạn, chọn Cài đặt và chuyển sang tab Chuyển tiếp và POP / IMAP . Nhấp vào nút Thêm địa chỉ chuyển tiếp , nhập địa chỉ email chuyển tiếp và nhấp vào Tiếp theo để kích hoạt email xác nhận. Đồng nghiệp của bạn sẽ nhận được mã và hướng dẫn về cách xác nhận yêu cầu. Nếu họ chuyển tiếp email cho bạn, bạn cũng có thể tự nhập mã xác nhận để xác minh địa chỉ email của họ.
Để thiết lập bộ lọc của bạn, hãy mở rộng các tùy chọn tìm kiếm phía trên hộp thư đến Gmail của bạn. Nhập địa chỉ email của người gửi vào từ trường hoặc các từ khóa trong chủ đề hoặc có các từ đồng ruộng. Bạn có thể thêm một số địa chỉ email và sử dụng toán tử tìm kiếm để kết nối nhiều từ khóa.
Nhấp vào tạo bộ lọc với tìm kiếm này ở dưới cùng bên phải và trong cửa sổ tiếp theo, hãy chọn hành động của bạn. Trong ví dụ được hiển thị bên dưới, tôi đã chọn một địa chỉ email chuyển tiếp và dán nhãn cho email được chuyển tiếp. Nếu làm tương tự, bạn có thể nhanh chóng xác định các email được chuyển tiếp dựa trên nhãn của chúng sau khi bạn trở về sau kỳ nghỉ của mình.
Thay vì chuyển tiếp email, bạn cũng có thể thiết lập phản hồi soạn trước tùy chỉnh cho người gửi hoặc chủ đề cụ thể. Yaara trước đây đã giải thích cách hoạt động chính xác của nó.
Những bước chuẩn bị cuối cùng trước khi lên đường
Sẽ khá thất vọng nếu hệ thống được thiết lập cẩn thận của bạn không thành công. Hãy tưởng tượng sự căng thẳng khi bạn trở về. Điều cần thiết là bạn phải kiểm tra các tin nhắn vắng mặt tại văn phòng và chuyển tiếp trước khi rời đi. Bạn có thể sử dụng địa chỉ email phụ và bộ lọc giả của riêng mình để kiểm tra thư trả lời tự động, bộ lọc và chuyển tiếp.
Điều đáng xấu hổ không kém là nếu người trả lời thư xin nghỉ của bạn vẫn hoạt động lâu sau khi bạn trở về nhà. Nếu bạn có danh sách Việc cần làm hoặc lịch, hãy tạo một nhiệm vụ hoặc lịch biểu để tắt trả lời tự động và / hoặc bộ lọc khi bạn trở về.
Dưới đây là một bản tóm tắt nhỏ về toàn bộ quy trình từ Steve Dotto:
Việc cần làm khi bạn trở lại
Hy vọng rằng hệ thống của bạn đã hoạt động và tất cả các email khẩn cấp đã được xử lý bởi đồng nghiệp thân thiện của bạn. Khi bạn đã sẵn sàng xử lý hộp thư đến của mình, hãy làm theo các bước sau:
- Tắt trình trả lời tự động.
- Tắt các bộ lọc &chuyển tiếp dành riêng cho kỳ nghỉ.
- Xem qua hộp thư đến của bạn bằng cách sử dụng chiến lược Inbox Zero được nêu ở trên.
- Kiểm tra thư mục Đã gửi của bạn hoặc nhãn bạn đã sử dụng để xem email nào đã được chuyển tiếp hoặc nhận được phản hồi soạn trước.
- Liên hệ với các đồng nghiệp đã xử lý email khẩn cấp và yêu cầu họ cập nhật cho bạn.
- Theo dõi khi cần thiết.
- Đăng ký lại các bản tin nếu cần.
Việc này có thể được thực hiện với các ứng dụng email khác không?
Chắc chắn. Bạn có thể thiết lập bộ lọc phản hồi tự động trong Thunderbird, mà chúng tôi đã đề cập trước đây. Outlook cũng cho phép bạn thiết lập các thông báo vắng mặt tại văn phòng.
Bạn đang sử dụng một ứng dụng email khác hay bạn có thêm mẹo để xử lý email tự động trả lời? Vui lòng lên tiếng và chia sẻ câu hỏi hoặc hiểu biết của bạn trong phần bình luận!