Bạn không muốn đi nghỉ biết không phải kiểm tra email? Nếu không thể nhờ trợ lý lo liên lạc số khi vắng, tin nhắn "vắng mặt" là lựa chọn tốt nhất tiếp theo.
Dưới đây là mẹo thiết lập trình tự động phản hồi với Gmail và điều cần lưu ý.
Giảm tải trước khi đi
Hãy chắc chắn dọn hộp thư và phản hồi yêu cầu mở trước khi đi. Trao đổi bạn sẽ vắng. Ví dụ, bạn có thể thêm ngày nghỉ dự kiến vào chữ ký email một hoặc hai tuần trước chuyến đi. Cách đó người liên lạc ít ngập hộp thư khi bạn vắng.
Nếu chưa có hệ thống quản lý email, đây là lúc quen với Sơ đồ luồng Inbox Zero. Tóm lại: xóa email không liên quan, ủy thác việc không tự giải quyết, giải quyết ngay việc dưới 2 phút, hoặc để vào danh sách Cần làm nếu lâu hơn.
Bạn cũng có thể muốn hủy đăng ký bản tin email, nếu vắng lâu.
Chuẩn bị trình tự động phản hồi email
Dù bạn trao đổi nghỉ nghỉ tốt đến đâu, mọi người vẫn cố gắng liên lạc. Trình tự động phản hồi sẽ nhắc họ sự vắng mặt. Làm theo chiến lược:
- Thêm thông tin liên lạc cho việc khẩn vào trình tự động phản hồi. Có thể là email đồng nghiệp tin cậy hoặc số điện thoại liên lạc được trong khẩn cấp.
- Thiết lập trình tự động phản hồi chỉ cho người trong danh bạ. Điều này ngăn người lạ nắm được số khẩn cấp hoặc thông tin liên lạc khác.
- Thiết lập chuyển tiếp cho email quan trọng. Nếu mong tin từ ai đó cụ thể hoặc chủ đề đặc biệt, hãy chắc email quan trọng đó được chuyển đến đồng nghiệp có thể phản hồi ngay.
Thiết lập trình phản hồi nghỉ Gmail
Bạn tìm Trình phản hồi nghỉ của Gmail dưới cài đặt chung. Nhấp bánh răng góc trên phải hộp thư và cuộn xuống dưới tab Chung. Chọn ngày, soạn tin nhắn ở WYSIWYG (định dạng/rich text) hoặc Văn bản thuần, và bật trình phản hồi nghỉ. Để ngăn người lạ/spammer nắm thông tin liên lạc thêm hoặc biết tài khoản email hoạt động, chọn chỉ gửi phản hồi cho người trong Danh bạ. Gmail cho phép đặt ngày đầu và ngày cuối tùy chọn, nghĩa là bạn không nhớ tắt khi về.
Chuyển tiếp email chọn lọc dùng bộ lọc Gmail
Trình phản hồi nghỉ là tin nhắn tiêu chuẩn – khi hoạt động – gửi cho bất kỳ ai (trong danh bạ) gửi email cho bạn. Như nói trên, một số email có thể cần phản hồi ngay và cá nhân. Đây là nơi bộ lọc Gmail phát huy tác dụng.
Lưu ý trong Gmail bạn chỉ chuyển tiếp email đến địa chỉ đã xác nhận. Nếu muốn chuyển email cho đồng nghiệp, bạn cần sự giúp đỡ của họ. Nhấp bánh răng góc trên phải Gmail, chọn Cài đặt, chuyển tab Chuyển tiếp và POP/IMAP. Nhấp nút Thêm địa chỉ chuyển tiếp, nhập email chuyển tiếp và nhấp Tiếp để kích hoạt email xác nhận. Đồng nghiệp sẽ nhận mã và hướng dẫn xác nhận. Nếu họ chuyển tiếp email cho bạn, bạn cũng có thể nhập mã xác nhận để xác thực địa chỉ email của họ.
Để thiết lập bộ lọc, mở rộng tùy chọn tìm kiếm trên hộp thư Gmail. Nhập địa chỉ email người gửi vào trường từ hoặc từ khóa vào chủ đề hoặc có từ. Bạn có thể thêm nhiều địa chỉ email và dùng toán tử tìm kiếm kết nối nhiều từ khóa.
Nhấp tạo bộ lọc với tìm kiếm này góc dưới phải và ở cửa sổ tiếp theo chọn hành động. Trong ví dụ dưới, tôi chọn địa chỉ chuyển tiếp và gán nhãn cho email chuyển tiếp. Nếu bạn làm giống, bạn nhanh chóng nhận diện email chuyển tiếp dựa trên nhãn khi về từ nghỉ.
Thay vì chuyển tiếp, bạn cũng có thể thiết lập phản hồi có sẵn tùy chỉnh cho người gửi hoặc chủ đề cụ thể. Yaara đã giải thích chi tiết cách đó hoạt động trước đây.
Chuẩn bị cuối cùng trước khi đi
Sẽ rất thất vọng nếu hệ thống thiết lập cẩn thận thất bại. Hãy tưởng tượng căng thẳng khi về. Thiết yếu bạn test tin nhắn vắng mặt và chuyển tiếp trước khi đi. Bạn có thể dùng email thứ hai của mình và bộ lọc giả để test trình tự động phản hồi, bộ lọc, và chuyển tiếp.
Tương tự đáng xấu hổ nếu trình phản hồi nghỉ vẫn hoạt động lâu sau khi về nhà. Nếu có danh sách việc hoặc lịch, tạo tác vụ hoặc lịch tắt trình tự động phản hồi và/hoặc bộ lọc khi về.
Tóm tắt quy trình từ Steve Dotto:
Làm gì khi về
Hy vọng hệ thống hoạt động và mọi email khẩn đã được đồng nghiệp thân thiện xử lý. Khi sẵn sàng xử lý hộp thư, làm theo các bước:
- Tắt trình phản hồi nghỉ.
- Vô hiệu hóa bộ lọc & chuyển tiếp đặc thù nghỉ.
- Duyệt hộp thư dùng chiến lược Inbox Zero như trên.
- Kiểm tra thư đã gửi hoặc nhãn dùng để xem email nào được chuyển tiếp hoặc nhận phản hồi có sẵn.
- Liên lạc đồng nghiệp xử lý email khẩn và nhờ họ cập nhật.
- Theo dõi thêm nếu cần.
- Đăng ký lại bản tin nếu cần.
Có thể làm được trong trình khách email khác?
Chắc chắn. Bạn có thể thiết lập bộ lọc tự động phản hồi trong Thunderbird, chúng tôi đã bao gồm trước. Outlook cũng cho phép thiết lập thông báo vắng mặt.
Bạn dùng trình khách email khác hoặc có thêm mẹo xử lý trình tự động phản hồi email? Hãy nói lên và chia sẻ câu hỏi hoặc thấy giải trong bình luận!