Hãy nhớ bạn đã được chào đón như thế nào bằng một cơn sóng thần bằng email khi bạn trở về sau kỳ nghỉ? Có thể bạn đã quên đặt thông báo "Vắng mặt" trong Microsoft Outlook trước khi bước ra khỏi cửa.
Có, đó không phải là một giải pháp vào một hộp thư đến bị ngập, nhưng nó sẽ thông báo cho các liên hệ của bạn bằng đèn màu cam rằng bạn đang đi vắng và có một lý do khiến bạn không thể trả lời kịp thời. Các liên hệ của bạn sau đó có thể theo dõi mà không cần chật cứng hộp thư đến của bạn.
Bạn nên thiết lập một tài khoản ngay bây giờ, cùng với các tin nhắn đóng hộp và chữ ký email chuyên nghiệp, để tiết kiệm thời gian cho chính mình trong tương lai. Bạn sẽ chỉ mất vài phút trong Outlook.
Cách thiết lập câu trả lời tự động trong Outlook
Sử dụng trả lời tự động thật dễ dàng khi bạn đang làm việc với Office 365, Outlook.com (thường được gọi là Hotmail) hoặc tài khoản Exchange:
- Chọn Tệp> Trả lời Tự động .
- Trong hộp Trả lời Tự động, chọn Gửi trả lời tự động .
- Đặt phạm vi thời gian cho các Trả lời Tự động. Thời gian bắt đầu và kết thúc cho phép bạn lên lịch cho các tin nhắn và bao gồm thời gian bạn sẽ không nhận được email của mình. Bạn cũng không cần phải nhớ tắt nó khi quay lại.
- Sử dụng Bên trong tổ chức của tôi để viết tin nhắn cho những người trong nhóm của bạn hoặc trong công ty của bạn.
- Sử dụng Bên ngoài tổ chức của tôi để viết tin nhắn cho bất kỳ thư nào đến từ bên ngoài danh sách liên hệ của công ty hoặc nhóm của bạn.
- Soạn và định dạng tin nhắn vắng mặt.
- Nhấp vào OK để lưu cài đặt của bạn.
Khi Outlook được thiết lập để gửi trả lời tự động, bạn sẽ thấy một thông báo dưới dải băng thông báo cho bạn về điều đó. Chọn Tắt để tắt trả lời vắng mặt tự động cho email đó.
Hãy quay lại sau giờ nghỉ và quay lại hộp thoại tương tự để tắt trả lời tự động.
Quá trình này phức tạp hơn nếu bạn sử dụng dịch vụ email POP hoặc IMAP của bên thứ ba như Gmail hoặc Yahoo với Outlook. Bạn sẽ cần thiết lập quy tắc Outlook và kích hoạt tệp mẫu để gửi thư. Rất tiếc, chúng tôi sẽ phải để đó cho một hướng dẫn khác.