Hãy nhớ đến lúc bạn được chào đón bởi một cơn sóng thần email khi quay lại từ kỳ nghỉ? Bạn có lẽ quên thiết lập tin nhắn "Ngoài Văn Phòng" trong Microsoft Outlook trước khi bước ra cửa.
Vâng, đó không phải là giải pháp cho hộp thư đến tràn ngập, nhưng nó thông báo cho người liên hệ của bạn bằng một đèn cam rằng bạn đang vắng mặt và có lý do tại sao bạn không thể phản hồi kịp thời. Người liên hệ của bạn sau đó có thể theo dõi mà không làm đông đúc hộp thư đến của bạn.
Bạn nên thiết lập nó ngay bây giờ, cùng với các mẫu tin nhắn (canned messages) và chữ ký email chuyên nghiệp, để tiết kiệm thời gian trong tương lai. Nó chỉ mất vài phút trong Outlook.
Cách Thiết Lập Phản Hồi Tự Động Trong Outlook
Sử dụng phản hồi tự động rất dễ dàng khi bạn làm việc với tài khoản Office 365, Outlook.com (trước đây gọi là Hotmail), hoặc tài khoản Exchange:
- Chọn File > Phản Hồi Tự Động.
- Trong hộp Phản Hồi Tự Động, chọn Gửi Phản Hồi Tự Động.
- Đặt khoảng thời gian cho Phản Hồi Tự Động. Thời gian bắt đầu và kết thúc cho phép bạn lên lịch tin nhắn và bao phủ thời gian bạn sẽ vắng mặt khỏi email. Bạn cũng không cần nhớ tắt nó khi quay lại.
- Sử dụng tab Bên Trong Tổ Chức Của Tôi để viết tin nhắn cho những người trong nhóm hoặc công ty của bạn.
- Sử dụng tab Bên Ngoài Tổ Chức Của Tôi để viết tin nhắn cho bất kỳ thư nào đến từ bên ngoài công ty hoặc danh sách liên hệ nhóm của bạn.
- Soạn thảo và định dạng tin nhắn ngoài văn phòng.
- Nhấp OK để lưu cài đặt của bạn.
Khi Outlook được thiết lập để gửi phản hồi tự động, bạn sẽ thấy một thông báo dưới ribbon cảnh báo bạn về điều đó. Chọn Tắt để vô hiệu hóa phản hồi tự động ngoài văn phòng cho email đó.
Quay lại từ nghỉ ngơi và vào cùng hộp thoại đó để tắt phản hồi tự động.
Quy trình phức tạp hơn nếu bạn sử dụng dịch vụ email POP hoặc IMAP của bên thứ ba như Gmail hoặc Yahoo với Outlook. Bạn sẽ cần thiết lập quy tắc Outlook và kích hoạt một tệp mẫu để gửi tin nhắn. Chúng tôi sẽ phải để đó cho một hướng dẫn khác, tiếc thay.