Khi bạn bận rộn quản lý một dự án, bất kỳ mẹo, thủ thuật hoặc công cụ nào giúp nâng cao năng suất của bạn đều có thể mang lại lợi ích to lớn. Và, cho dù bạn sử dụng Outlook (đừng nhầm với Hotmail) chỉ cho email, quản lý dự án đơn giản hay một chút cả hai, tại sao không tăng cường nó bằng các công cụ có thể hữu ích?
Các phần bổ trợ Outlook hữu ích này có thể hỗ trợ bạn với email, nhiệm vụ, bài tập, giao tiếp, lời nhắc và quản lý dự án tổng thể. Hơn hết, chúng đều miễn phí. Hãy cho họ dùng thử và xem cái nào thúc đẩy hiệu quả của bạn trong dự án tiếp theo đó.
1. Trello
Bạn có thể sử dụng Trello cho các dự án lớn hay nhỏ, chuyên nghiệp hay cá nhân, nhưng bất kể, nó là một phần bổ trợ tiện lợi. Biến email thành thẻ Trello mà không cần rời khỏi Outlook. Khi bạn đang đọc email từ cửa sổ xem trước hộp thư đến hoặc cửa sổ thư, chỉ cần nhấp vào Trello trên Trang chủ của bạn tab.
Khi cửa sổ nhỏ mở ra ở bên phải, hãy chọn bảng và danh sách của bạn. Chủ đề email sẽ hiển thị dưới dạng tên thẻ và nội dung thư như mô tả. Tuy nhiên, bạn có thể chỉnh sửa cả hai trường. Bạn cũng có thể chọn ngày và giờ đến hạn. Khi bạn hoàn tất, hãy nhấp vào Thêm . Sau đó, bạn có một tùy chọn để xem thẻ trong Trello, thẻ này sẽ hiển thị trong một cửa sổ bật lên. Hoặc bạn có thể chỉ cần đóng bổ trợ.
Không có cách nào tốt hơn để thêm thẻ vào bảng Trello của bạn từ email Outlook. Bạn có thể tiết kiệm thời gian và năng lượng vì chỉ mất một phút.
2. MeisterTask
Nếu MeisterTask là công cụ bạn lựa chọn, thì cũng có một phần bổ trợ Outlook cho việc đó. Tương tự như cách hoạt động của công cụ Trello, bạn có thể nhanh chóng thêm một nhiệm vụ vào MeisterTask từ hộp thư đến hoặc cửa sổ tin nhắn của mình. Nhấp vào nút trên thanh công cụ, sau đó chọn dự án và phần của bạn từ cửa sổ bên. Dòng chủ đề trở thành tên nhiệm vụ và nội dung thư trở thành mô tả, mỗi dòng có thể được chỉnh sửa.
Khi bạn hoàn tất, hãy nhấp vào Tạo tác vụ . Bạn sẽ nhận được xác nhận về việc tạo nhiệm vụ và có thể nhấp để xem nó trong MeisterTask. Nếu bạn chọn mở MeisterTask từ liên kết, trình duyệt mặc định của bạn sẽ mở đến trang web, thay vì một cửa sổ bật lên.
Nếu bạn muốn đăng xuất khỏi MeisterTask và hủy liên kết tài khoản của mình vì lý do nào đó, bạn cũng có thể làm điều đó từ màn hình xác nhận nhiệm vụ. Nhấp vào biểu tượng bánh răng ở góc trên cùng bên phải và nhấn vào nút Đăng xuất &Hủy liên kết tài khoản của tôi cái nút. Chỉ cần nhớ, lần sau khi bạn muốn sử dụng bổ trợ, bạn sẽ phải đăng nhập lại vào MeisterTask.
3. Wrike
Một công cụ quản lý dự án dựa trên web cuối cùng có bổ trợ tuyệt vời cho Outlook là Wrike. Với điều này, bạn có thể biến một email thành một nhiệm vụ hoặc thêm nó dưới dạng nhận xét, điều này rất tiện dụng. Nếu bạn chọn Chuyển đổi thành Tác vụ , bạn sẽ thấy dòng chủ đề là tên và nội dung là mô tả, giống như các phần bổ trợ ở trên. Tuy nhiên, điều này cung cấp cho bạn các tùy chọn bổ sung. Bạn có thể đánh dấu trạng thái, chỉ định trạng thái đó cho một thành viên trong nhóm, lên lịch, thêm tệp đính kèm và chèn các nhiệm vụ phụ.
Nếu bạn đã tạo một nhiệm vụ và nhận được email đi kèm với nó, hãy nhấp vào nút Thêm dưới dạng nhận xét thay vào đó. Sau đó, bạn có thể tìm kiếm một công việc hoặc chọn một công việc trong danh sách những công việc gần đây. Sau khi bạn chọn nhiệm vụ để thêm nhận xét, bạn có thể điều chỉnh nó giống như khi bạn tạo một nhiệm vụ bằng cách thêm các chi tiết khác.
Một điều cần lưu ý với add-in Wrike là ngay sau khi bạn chọn một trong hai nút để đặt email trở thành tác vụ hoặc nhận xét, nó sẽ tự động xảy ra. Nếu bạn quyết định thêm trạng thái, ngày đến hạn hoặc người được giao, điều đó sẽ cập nhật nó. Mặc dù điều này thuận tiện cho người tạo tác vụ bằng một cú nhấp chuột, nhưng hãy lưu ý điều này trong trường hợp bạn cần xóa bất kỳ thông tin nhạy cảm nào.
4. Boomerang
Chuyển sang năng suất hộp thư đến, Boomerang là một công cụ cho phép bạn lên lịch hoặc báo lại tin nhắn. Bạn cũng có thể kiểm tra thời gian họp, nhận biên nhận đã đọc và chia sẻ tình trạng sẵn sàng của bạn. Khi bạn soạn email, các tùy chọn này có sẵn ở trên cùng trong Boomerang phần ruy-băng của bạn.
Một tính năng tuyệt vời khác là nhắc nhở linh hoạt. Bạn có thể gửi thư đến hộp thư đến của mình vào một ngày và giờ được chỉ định, một cách ngẫu nhiên hoặc chỉ khi không có ai trả lời thư đó. Đây là một cách tuyệt vời để đảm bảo rằng bạn không bao giờ quên việc theo dõi. Chỉ cần nhấp vào nút Mở Boomerang từ thanh công cụ trong hộp thư đến của bạn với email đã chọn hoặc nhấn Nhắc tôi trong cửa sổ tin nhắn.
Một tính năng hữu ích nữa là Tạm dừng hộp thư đến . Bạn có bao giờ bị phân tâm bởi những email tràn vào hộp thư đến của bạn đến nỗi bạn mất dấu những gì mình đang làm không? Hoặc, có thể bạn thấy mình nhảy vào những tin nhắn đó thay vì chờ đợi? Đây là lúc bạn có thể sử dụng tính năng Tạm dừng hộp thư đến. Nó sẽ ngăn không cho email đến chỉ với một nút bấm.
Bạn có thể thiết lập phản hồi tự động, định cấu hình ngoại lệ gửi hoặc lên lịch thư cho những ngày và giờ nhất định. Bạn cũng có thể xem tùy chọn để Tự động hủy tạm dừng nếu bạn lo lắng, bạn có thể quên tắt nó đi. Tất cả các tùy chọn này được hiển thị khi bạn nhấp vào Tạm dừng hộp thư đến từ thanh công cụ của bạn.
Để luôn tập trung vào dự án của bạn, nhận được lời nhắc theo dõi với nhóm của bạn và chia sẻ tình trạng sẵn sàng cho các cuộc họp trạng thái, Boomerang là một công cụ tuyệt vời.
5. Evernote
Chuyển email thành ghi chú và đưa chúng ngay vào sổ ghi chép dự án của bạn với phần bổ trợ Evernote. Công cụ này có thể là một công cụ đơn giản nhưng có thể vô giá nếu bạn sử dụng Evernote cho các hạng mục của dự án. Từ cửa sổ thư hoặc hộp thư đến của bạn, nhấp vào Lưu vào Evernote từ dải băng.
Tên ghi chú là dòng tiêu đề email, bạn có thể chỉnh sửa nếu cần. Sau đó, chọn một sổ ghi chép, thêm thẻ và kèm theo nhận xét nếu bạn thích. Nhấn Lưu và đó là nó.
Nếu bạn nhấp vào biểu tượng bánh răng ở góc trên cùng bên phải, bạn có thể định cấu hình lựa chọn sổ ghi chép và thẻ trong tương lai.
6. Moxtra [Không còn sẵn có]
Một trong những phần quan trọng nhất của giao tiếp với các nhóm từ xa là gì? Câu trả lời là một công cụ giao tiếp vững chắc. Cho dù nhóm của bạn ở khắp nơi trên thế giới hay ở trên đường đi, Moxtra là một ứng dụng giúp tất cả các bạn cảm thấy như đang ở cùng một phòng. Và, với phần bổ trợ Outlook, bạn có thể thảo luận về các phần của dự án mà không cần mở công cụ khác.
Bạn có thể bắt đầu cuộc trò chuyện mới hoặc cuộc họp Moxtra bằng cách nhấp vào nút trong ruy-băng của bạn. Sau đó, bạn sẽ thấy một cửa sổ bật lên có thông tin của địa chỉ liên hệ email và nút để Mời họ. Và bạn có thể chọn một chất kết dính từ danh sách của mình và trò chuyện về dự án cụ thể đó.
Moxtra là một công cụ giao tiếp miễn phí với các tích hợp và ứng dụng dành cho các doanh nghiệp lớn và nhỏ. Miễn phí, bạn có thể có ba người dùng và năm người tham gia mỗi cuộc họp cũng như các tính năng bổ sung. Đối với các công ty lớn hơn, hãy xem xét các kế hoạch chuyên nghiệp. Chỉ cần nhớ rằng, bổ trợ Outlook có sẵn miễn phí và giúp cho việc giao tiếp với nhóm dự án trở nên đơn giản.
Bổ sung Outlook Project Management Add-Ins
Nếu bạn đã làm việc với một ứng dụng cụ thể hoặc chỉ đang tìm kiếm thêm các phần bổ trợ Outlook để giúp bạn quản lý dự án của mình, thì đây là một số ứng dụng khác mà bạn có thể thấy hữu ích:
- Jira để tạo và cập nhật các vấn đề
- Dropbox cho Outlook để chia sẻ các tệp lớn
- Smartsheet cho Outlook để tổ chức các dự án
- DocSend để kiểm soát tài liệu
- Kofax View + để hợp nhất các tệp hình ảnh và PDF
- Công việc trong Hộp dành cho Outlook để chuyển email thành công việc
Bạn có thể đã sử dụng một hoặc nhiều công cụ tiện lợi này hoặc hiện đang chuẩn bị để dùng thử. Có phần bổ trợ Outlook nào khác mà bạn sử dụng để quản lý dự án không?
Nếu bạn là người dùng Mac, hãy nhớ xem danh sách các ứng dụng quản lý dự án dành cho Mac này để biết thêm các tùy chọn.