Khi bạn bận rộn quản lý một dự án, bất kỳ mẹo, thủ thuật, hay công cụ nào nâng cao năng suất đều có thể mang lại lợi ích to lớn. Và, dù bạn dùng Outlook (không phải nhầm lẫn với Hotmail) chỉ cho email, quản lý dự án đơn giản, hay cả hai, tại sao không nâng cấp nó với các công cụ có thể giúp ích?
Các tiện ích mở rộng Outlook tiện lợi này có thể hỗ trợ bạn với email, nhiệm vụ, phân công, giao tiếp, nhắc nhở, và quản lý dự án tổng thể. Tốt nhất của tất cả, tất cả đều miễn phí. Hãy thử chúng và xem cái nào tăng hiệu quả cho dự án tiếp theo của bạn.
1. Trello
Bạn có thể dùng Trello cho các dự án lớn hoặc nhỏ, chuyên nghiệp hay cá nhân, nhưng bất kể thế nào, nó là một tiện ích mở rộng thuận tiện. Chuyển một email thành thẻ Trello mà không bao giờ rời khỏi Outlook. Khi bạn đang đọc một email từ xem trước hộp thư đến hoặc cửa sổ tin nhắn, chỉ cần nhấp nút Trello trên tab Home của bạn.
Khi cửa sổ nhỏ mở ra ở bên phải, chọn bảng và danh sách của bạn. Chủ đề email sẽ hiển thị làm tên thẻ và nội dung tin nhắn làm mô tả. Tuy nhiên, bạn có thể chỉnh sửa cả hai trường. Bạn cũng có thể chọn ngày đến hạn và thời gian. Khi hoàn tất, nhấp Thêm. Sau đó bạn có tùy chọn xem thẻ trong Trello sẽ hiển thị trong cửa sổ bật lên. Hoặc bạn có thể đơn giản đóng tiện ích mở rộng.
Không có cách tốt hơn để thêm thẻ vào bảng Trello từ email Outlook. Bạn tiết kiệm thời gian và năng lượng vì nó chỉ mất một phút.
2. MeisterTask
Nếu MeisterTask là công cụ bạn chọn, cũng có một tiện ích mở rộng Outlook cho nó. Tương tự như cách công cụ Trello hoạt động, bạn có thể nhanh chóng thêm một nhiệm vụ vào MeisterTask từ hộp thư đến hoặc cửa sổ tin nhắn. Nhấp nút trên thanh công cụ và sau đó chọn dự án và phần của bạn từ cửa sổ bên. Dòng chủ đề trở thành tên nhiệm vụ và nội dung tin nhắn trở thành mô tả, mỗi cái có thể được chỉnh sửa.
Khi hoàn tất, nhấp Tạo Nhiệm Vụ. Bạn sẽ nhận được xác nhận tạo nhiệm vụ và có thể nhấp để xem nó trong MeisterTask. Nếu bạn chọn mở MeisterTask từ liên kết, trình duyệt mặc định của bạn sẽ mở trang web, thay vì cửa sổ bật lên.
Nếu bạn muốn đăng xuất khỏi MeisterTask và hủy liên kết tài khoản vì lý do nào đó, bạn có thể làm điều đó từ màn hình xác nhận nhiệm vụ cũng vậy. Nhấp biểu tượng bánh răng ở góc trên bên phải và nhấn nút Đăng Xuất & Hủy Liên Kết Tài Khoản Của Tôi. Chỉ nhớ, lần sau bạn muốn dùng tiện ích mở rộng, bạn sẽ phải đăng nhập lại MeisterTask.
3. Wrike
Một công cụ quản lý dự án dựa trên web cuối cùng với một tiện ích mở rộng tuyệt vời cho Outlook là Wrike. Với cái này, bạn có thể biến một email thành một nhiệm vụ hoặc thêm nó làm bình luận, cực kỳ tiện lợi. Nếu bạn chọn Chuyển Đổi Thành Nhiệm Vụ, bạn sẽ thấy dòng chủ đề làm tên và nội dung làm mô tả, giống như các tiện ích mở rộng trên. Nhưng cái này cho bạn thêm tùy chọn. Bạn có thể đánh dấu trạng thái, giao cho thành viên nhóm, lên lịch, thêm tệp đính kèm, và chèn nhiệm vụ con.
Nếu bạn đã có một nhiệm vụ được tạo và nhận được email nên đi kèm với nó, nhấp nút Thêm Làm Bình Luận thay vào đó. Bạn có thể tìm kiếm một nhiệm vụ hoặc chọn một từ danh sách các nhiệm vụ gần đây. Sau khi chọn nhiệm vụ để thêm bình luận, bạn có thể điều chỉnh nó giống như khi tạo nhiệm vụ bằng cách thêm nhiều chi tiết hơn.
Một điều cần lưu ý với tiện ích mở rộng Wrike là ngay khi bạn chọn một trong hai nút để biến email thành nhiệm vụ hoặc bình luận, nó xảy ra tự động. Nếu bạn quyết định thêm trạng thái, ngày đến hạn, hoặc người được giao, điều đó sẽ cập nhật nó. Mặc dù điều này thuận tiện cho trình tạo nhiệm vụ một cú nhấp chuột, chỉ cần nhận biết điều này trong trường hợp bạn cần xóa bất kỳ thông tin nhạy cảm nào.
4. Boomerang
Chuyển sang năng suất hộp thư đến, Boomerang là công cụ cho phép bạn lên lịch hoặc tạm hoãn tin nhắn. Bạn cũng có thể kiểm tra thời gian họp, nhận xác nhận đã đọc, và chia sẻ thời gian rảnh của bạn. Khi bạn soạn thảo email, các tùy chọn này có sẵn ở trên cùng trong phần Boomerang của ribbon (thanh công cụ) của bạn.
Một tính năng tuyệt vời khác là nhắc nhở linh hoạt. Bạn có thể để một tin nhắn quay lại hộp thư đến của bạn vào một ngày và giờ quy định, ngẫu nhiên, hoặc chỉ khi không ai trả lời nó. Đây là cách tuyệt vời để đảm bảo bạn không bao giờ quên theo dõi (follow-up). Chỉ cần nhấp nút Mở Boomerang từ thanh công cụ trong hộp thư đến của bạn với email được chọn hoặc nhấn Nhắc Tôi trong cửa sổ tin nhắn.
Một tính năng nữa rất hữu ích là Tạm Dừng Hộp Thư Đến (Inbox Pause). Bạn có bao giờ bị phân tâm bởi email tràn vào hộp thư đến đến mức mất hút việc mình đang làm? Hoặc có thể bạn thấy mình nhảy vào những tin nhắn đó thay vì chờ đợi? Đây là lúc bạn có thể dùng Inbox Pause. Nó sẽ ngăn email đến chỉ với một cú nhấp chuột.
Bạn có thể thiết lập phản hồi tự động, cấu hình ngoại lệ giao hàng, hoặc lên lịch tin nhắn cho các ngày và giờ nhất định. Bạn cũng có thể xem tùy chọn Tự Động Bỏ Tạm Dừng nếu bạn lo lắng có thể quên bật nó lại. Tất cả các tùy chọn này hiển thị khi bạn nhấp Inbox Pause từ thanh công cụ của bạn.
Để giữ tập trung vào dự án của bạn, nhận nhắc nhở theo dõi với nhóm, và chia sẻ thời gian rảnh cho các cuộc họp trạng thái, Boomerang là một công cụ tuyệt vời.
5. Evernote
Chuyển email thành ghi chú và đưa chúng ngay vào sổ tay dự án của bạn với tiện ích mở rộng Evernote. Công cụ này có thể đơn giản nhưng vô giá nếu bạn dùng Evernote cho các mục đích dự án. Từ hộp thư đến hoặc cửa sổ tin nhắn, nhấp Lưu Vào Evernote từ ribbon.
Tên ghi chú là dòng chủ đề email, bạn có thể chỉnh sửa nếu cần. Sau đó, chọn sổ tay, thêm thẻ, và bao gồm ghi chú nếu bạn muốn. Nhấn Lưu và xong.
Nếu bạn nhấp biểu tượng bánh răng ở góc trên bên phải, bạn có thể cấu hình lựa chọn sổ tay và thẻ cho các lần sau.
6. Moxtra [Không Còn Có Sẵn]
Điều gì là một trong những phần quan trọng nhất của giao tiếp với nhóm làm việc từ xa? Câu trả lời là một công cụ giao tiếp vững chắc. Dù nhóm của bạn ở khắp nơi trên thế giới hay ngay gần đó, Moxtra là một ứng dụng giúp tất cả mọi người cảm thấy như đang ở cùng một phòng. Và, với tiện ích mở rộng Outlook, bạn có thể thảo luận các phần của dự án mà không cần mở công cụ khác.
Bạn có thể bắt đầu một cuộc trò chuyện mới hoặc một cuộc họp Moxtra bằng cách nhấp nút trên ribbon của bạn. Sau đó bạn sẽ thấy cửa sổ bật lên với thông tin liên hệ email và nút để Mời họ. Và bạn có thể chọn một binder từ danh sách của bạn và trò chuyện về dự án cụ thể đó.
Moxtra là một công cụ giao tiếp miễn phí với các tích hợp và ứng dụng cho doanh nghiệp lớn và nhỏ. Với gói miễn phí, bạn có thể có ba người dùng và năm người tham gia mỗi cuộc họp cũng như các tính năng bổ sung. Đối với công ty lớn hơn, hãy xem các gói pro. Chỉ nhớ, tiện ích mở rộng Outlook có sẵn miễn phí và làm cho giao tiếp nhóm dự án trở nên đơn giản.
Các Tiện Ích Mở Rộng Quản Lý Dự Án Outlook Bổ Sung
Nếu bạn làm việc với một ứng dụng cụ thể đã hoặc chỉ đang tìm thêm tiện ích mở rộng Outlook để giúp bạn quản lý dự án, đây là một số cái khác mà bạn có thể thấy hữu ích:
- Jira để tạo và cập nhật vấn đề (issues)
- Dropbox cho Outlook để chia sẻ tệp lớn
- Smartsheet cho Outlook để tổ chức dự án
- DocSend để kiểm soát tài liệu
- Kofax View+ để hợp nhất tệp hình ảnh và PDF
- Tasks in a Box cho Outlook để chuyển email thành nhiệm vụ
Bạn có thể đang dùng một hoặc nhiều công cụ tiện lợi này đã hoặc đang chuẩn bị thử một cái. Có tiện ích mở rộng Outlook nào khác bạn dùng để quản lý dự án không?
Nếu bạn dùng Mac, hãy chắc chắn xem danh sách ứng dụng quản lý dự án cho Mac này để có thêm lựa chọn.