Bạn nhận được gì khi kết hợp kỳ nghỉ hai tuần với cuộc sống công việc bận rộn? Một dự án khổng lồ đang chờ bạn khi bạn trở về nhà - chỉ cần sàng lọc tất cả những email đó! Chờ đã - tại sao không bật Phản hồi vắng mặt trong Outlook và tự động hóa một số phản hồi đó cho bạn?
Ở đây tại MakeUseOf, chúng tôi đã giới thiệu cách thực hiện việc này trong Gmail, như hướng dẫn trả lời thư trong kỳ nghỉ của Tina và phương pháp của Mark để thực hiện việc này bằng cách sử dụng bộ lọc email. Một ứng dụng khách mà chúng tôi chưa đề cập là Outlook. Rất tiếc, không giống như Gmail, phiên bản miễn phí của Outlook.com không cung cấp tính năng phản hồi Vắng mặt. Tuy nhiên, nếu bạn có Outlook 2010 và tài khoản trên máy chủ MS Exchange - mà nhiều công ty cung cấp cho nhân viên - thì bạn thật may mắn.
Sử dụng Trình trả lời vắng mặt trong Outlook
Microsoft đã làm cho việc thiết lập một hệ thống tự động trở nên vô cùng đơn giản để gửi phản hồi tức thì cho bất kỳ ai gửi email cho bạn khi bạn vắng mặt tại văn phòng. Không thành vấn đề nếu đó chỉ là trong 24 giờ hoặc trong kỳ nghỉ 2 tuần, bạn có thể định cấu hình ứng dụng khách Outlook để phản hồi chính xác theo cách bạn muốn và trong khoảng thời gian chính xác mà bạn cần.
Để truy cập các cài đặt này trong Outlook 2010, dưới nút Biểu trưng Windows, hãy chọn Thông tin. Tại đây, bạn sẽ thấy một nút lớn có nội dung "Trả lời tự động" với một cánh cửa và biểu tượng mũi tên.
Bấm vào nút Trả lời Tự động để khởi chạy công cụ Vắng mặt của Outlook. Cửa sổ bật lên bạn sẽ thấy tiên tiến hơn rất nhiều so với những gì bạn có thể nhận ra. Thoạt nhìn, đây là một cách nhanh chóng để bật "Gửi trả lời tự động" và chỉ cần nhập ghi chú nhanh rằng Outlook sẽ tự động gửi thay mặt bạn cho bất kỳ ai gửi email cho bạn.
Tuy nhiên, khi kiểm tra kỹ hơn, bạn sẽ thấy rằng ở đây có nhiều chức năng hơn là nhìn bằng mắt.
Trước hết, bạn có thể xác định một phạm vi ngày cụ thể để bật tính năng trả lời tự động, để khi trở về sau kỳ nghỉ, bạn không phải lo lắng về việc nhớ tắt tính năng này!
Bạn cũng sẽ nhận thấy có hai tab. Cái ở bên trái chỉ để thiết lập trả lời tự động cho những người gửi email cho bạn từ bên trong công ty.
Tab bên trái là nơi bạn có thể thiết lập một câu trả lời cụ thể cho bất kỳ ai gửi email cho bạn từ bên ngoài công ty của bạn.
Thiết lập quy tắc email
Bạn sẽ nhận thấy ở cuối cửa sổ này, có một nút nhỏ dường như không quan trọng có nhãn "Quy tắc ..."
Nút này thực sự khá quan trọng vì nó cho phép bạn xác định thêm cách Outlook sẽ tự động trả lời bằng cách xác định những người cụ thể, các từ trong chủ đề hoặc nội dung, hoặc email được gửi trực tiếp hay CC'd.
Bạn có thể tạo các quy tắc rất cụ thể tại đây. Ví dụ:bạn có thể tạo một quy tắc rằng nếu mẹ bạn gửi email cho bạn, bạn có thể chuyển tiếp email đó đến tài khoản cá nhân mà bạn sẽ theo dõi trong kỳ nghỉ của mình (hoặc gửi trực tiếp vào thùng rác, tùy thuộc vào mối quan hệ của bạn với mẹ).
Nó thậm chí còn thú vị hơn khi bạn nhấp vào nút "Nâng cao ...".
Tại đây, bạn có thể xác định chi tiết cụ thể hơn về những thư bạn muốn trả lời theo cách khác với trả lời tự động tiêu chuẩn. Bạn có thể chọn tin nhắn lớn hơn hoặc nhỏ hơn một kích thước nhất định, khi chúng được nhận, mức độ quan trọng của chúng và hơn thế nữa.
Tạo người trả lời vắng mặt bằng quy tắc email
Saikat đã cung cấp một số mẹo sử dụng bộ lọc Outlook trước đây và Jack cũng làm như vậy đối với bộ lọc của Google, Hotmail và Yahoo. Nếu bạn nghĩ về điều đó, thì Trình trả lời vắng mặt thực sự là một phiên bản thay thế của những gì bạn có thể làm nếu bạn chỉ cần nhấp vào Quản lý quy tắc từ menu Outlook.
Sử dụng Trình hướng dẫn quy tắc, chỉ cần cuộn xuống tùy chọn để kiểm tra các thư "đã nhận trong khoảng dữ liệu cụ thể".
Xác định khoảng thời gian đó là từ thời điểm bạn đi nghỉ đến thời điểm bạn định trở về nhà.
Cuối cùng, tất cả những gì bạn phải làm là xác định phản hồi hoặc hành động bạn muốn quy tắc thực hiện khi các thư đến đáp ứng tiêu chí này và về cơ bản bạn có một người trả lời vắng mặt!
Như bạn có thể thấy, không có lý do gì mà bạn không thể trả lời email ngay cả khi bạn đang đi nghỉ! Tất cả những gì bạn phải làm là dành thời gian cho Outlook biết bạn muốn nó phản hồi cho bạn như thế nào và mọi người sẽ nghĩ rằng bạn vẫn làm việc hiệu quả như bạn đã từng làm, ngay cả khi bạn đang ngồi trên bãi biển nhâm nhi một ly bơ thực vật.
Bạn sử dụng Trình trả lời vắng mặt của Outlook theo những cách sáng tạo nào? Có một số mẹo hay hoặc câu chuyện để kể? Chia sẻ chúng trong phần bình luận bên dưới!