Bạn nhận được gì khi kết hợp nghỉ hai tuần với cuộc sống công việc bận rộn? Một dự án khổng lồ chờ bạn khi về nhà — chỉ lọc qua tất cả những email! Đợi đã — tại sao không bật Phản Hồi Tự Động Nghỉ Phép trong Outlook và tự động hóa một số phản hồi cho bạn?
Tại MakeUseOf, chúng tôi đã bao phủ cách làm trong Gmail, như hướng dẫn vacation responder của Tina, và phương pháp của Mark dùng bộ lọc email. Client chúng tôi chưa bao phủ là Outlook. Thật không may, không giống Gmail, phiên bản miễn phí Outlook.com không cung cấp tính năng Phản Hồi Tự Động Nghỉ Phép. Tuy nhiên, nếu bạn có Outlook 2010 và tài khoản trên máy chủ MS Exchange — mà nhiều công ty cung cấp cho nhân viên — thì bạn may mắn.
Sử Dụng Phản Hồi Tự Động Nghỉ Phép Trong Outlook
Microsoft đã làm cho việc thiết lập hệ thống tự động gửi phản hồi tức thì cho bất kỳ ai email bạn khi bạn vắng văn phòng cực kỳ đơn giản. Không quan trọng chỉ 24 giờ hay nghỉ 2 tuần, bạn có thể cấu hình client Outlook phản hồi chính xác như bạn muốn, và chính xác khoảng thời gian bạn cần.
Để đến cài đặt này trong Outlook 2010, dưới nút Windows Logo, chọn Info. Ở đây, bạn sẽ thấy nút lớn ghi "Automatic Replies" (Phản Hồi Tự Động) với biểu tượng cửa và mũi tên.
Nhấp nút Automatic Replies để khởi chạy công cụ Out of Office của Outlook. Cửa sổ bật lên bạn thấy phức tạp hơn bạn nghĩ. Nhìn đầu tiên, đó là cách nhanh bật "Gửi phản hồi tự động" và chỉ ghi chú nhanh Outlook sẽ tự động gửi thay bạn cho bất kỳ ai email bạn.
Tuy nhiên, khi xem kỹ, bạn sẽ thấy nhiều chức năng hơn so với vẻ ngoài.
Trước hết, bạn có thể xác định khoảng ngày cụ thể để bật tính năng tự động phản hồi, để khi bạn quay lại từ nghỉ, bạn không phải lo nhớ tắt nó!
Bạn cũng sẽ nhận ra có hai tab. Tab bên trái để thiết lập tự động phản hồi chỉ cho người email bạn từ bên trong công ty.
Tab bên phải là nơi bạn thiết lập phản hồi cụ thể cho bất kỳ ai email bạn từ bên ngoài tập đoàn.
Thiết Lập Quy Tắc Email
Bạn sẽ nhận ra ở dưới cửa sổ này, có nút nhỏ dường như không quan trọng ghi "Rules..." (Quy Tắc...)
Nút này thực sự khá quan trọng vì nó cho phép bạn định nghĩa thêm cách Outlook sẽ tự động phản hồi bằng cách chỉ định người cụ thể, từ trong chủ thể hoặc thân, hoặc email được gửi trực tiếp hay CC.
Bạn có thể tạo quy tắc rất cụ thể. Ví dụ, bạn có thể tạo quy tắc nếu mẹ bạn email bạn, bạn có thể chuyển email đó đến tài khoản cá nhân bạn sẽ theo dõi trong kỳ nghỉ (hoặc gửi thẳng rác, tùy thuộc vào mối quan hệ với mẹ bạn).
Nó thậm chí thú vị hơn khi bạn nhấp nút "Advanced..." (Nâng Cao...).
Ở đây, bạn có thể định nghĩa thêm chi tiết về tin nhắn bạn muốn phản hồi khác với auto-reply chuẩn. Bạn có thể chọn tin nhắn trên hoặc dưới kích thước nhất định, khi nào nhận được, mức độ quan trọng và hơn thế nữa.
Tạo Phản Hồi Tự Động Nghỉ Phép Với Quy Tắc Email
Saikat đã cung cấp mẹo dùng bộ lọc Outlook trước, và Jack làm tương tự cho bộ lọc Google, Hotmail và Yahoo. Nếu bạn nghĩ về nó, Phản Hồi Tự Động Nghỉ Phép thực sự là phiên bản thay thế của những gì bạn có thể làm nếu chỉ nhấp Manage Rules (Quản Lý Quy Tắc) từ menu Outlook.
Dùng Rules Wizard, chỉ cuộn xuống tùy chọn kiểm tra tin nhắn "nhận trong khoảng thời gian cụ thể".
Xác định khoảng thời gian từ lúc bạn đi nghỉ, đến lúc bạn dự định về nhà.
Cuối cùng, tất cả bạn phải làm là xác định phản hồi hoặc hành động bạn muốn quy tắc thực hiện khi tin nhắn đến đáp ứng tiêu chí này, và về cơ bản bạn có một phản hồi tự động nghỉ phép!
Như bạn thấy, không có lý do bạn không thể phản hồi email ngay cả khi bạn đang nghỉ! Tất cả bạn phải làm là dành thời gian nói cho Outlook biết bạn muốn nó phản hồi như thế nào, và người ta sẽ nghĩ bạn hiệu quả như mọi khi, ngay cả khi bạn ngồi biển uống margarita.
Bạn dùng Phản Hồi Tự Động Nghỉ Phép Outlook theo cách sáng tạo nào? Có mẹo hay câu chuyện hay? Chia sẻ trong phần bình luận bên dưới!