Hãy tưởng tượng bạn đang đứng trên bục giảng và bạn chỉ có năm hoặc sáu câu để đưa ra quan điểm của mình trong một cuộc tranh luận. Sau khi bạn hoàn thành, tất cả mọi người trong khán giả sẽ lần lượt xé toạc (hoặc ủng hộ) tất cả những gì bạn vừa nói. Âm thanh vui nhộn? Chào mừng bạn đến với chuỗi email nhóm.
Việc tạo ra một email hay không phải là điều dễ dàng và đó là một nghệ thuật mà rất ít người có thể hoàn thiện. Trong suốt những năm làm việc tại MakeUseOf, chúng tôi đã cố gắng trợ giúp về nhiều nguyên tắc dành cho cư dân mạng và mẹo email, nhưng email nhóm lại đưa ra một tình huống rất độc đáo. Trong email nhóm, có rất nhiều biến số - tính cách, sự nhạy cảm và chính trị - khiến bản thân rất dễ gặp rắc rối.
Trong bài viết này, bạn sẽ tìm thấy một số bài học khó học về cách xử lý một cuộc trò chuyện trong email nhóm. Những mẹo này sẽ giúp bạn nâng cao thông điệp của mình, xoa dịu những lo lắng và cảm xúc, đồng thời tạo ra một cuộc trò chuyện nhóm tích cực hơn nhiều.
Ghi nhớ đối tượng
Mẹo này được liệt kê đầu tiên vì đây là lỗi phổ biến nhất mà mọi người mắc phải khi trả lời một email bao gồm một danh sách tên CC rất dài. Đảm bảo rằng bạn hiểu người nhận là ai. Các cuộc trò chuyện trong một chuỗi email nhóm có thể chuyển sang các chủ đề rất nhạy cảm như tôn giáo, chủng tộc hoặc chính trị và nếu bạn không biết nhiều về những người trong danh sách CC dài đó, rất có thể bạn sẽ xúc phạm ai đó với ý kiến của bạn.
Cách tiếp cận an toàn nhất ở đây là tránh hoàn toàn những chủ đề nóng hổi đó khi viết một email gửi đến một số lượng lớn người. Không quan trọng nếu câu trả lời bạn đang thực hiện chỉ hướng đến một người. Nhận xét của bạn sẽ được nhiều người xem, và nếu bạn đã đưa ra một số nhận xét thiển cận có thể bị coi là rập khuôn hoặc cố chấp, bạn có thể thấy mình đang ở trong tình thế hứng khởi - đặc biệt nếu đó là một tác phẩm môi trường.
Nếu bạn không thể tìm ra biện pháp để tránh bình luận về những chủ đề đó, thì ít nhất hãy tìm kiếm trong danh sách CC đó và đảm bảo rằng bạn có một ý tưởng khá tốt về lập trường mà những người có thể có trong chủ đề đó. Nếu bạn định đưa ra ý kiến của mình trong một email nhóm, ít nhất hãy cố gắng đảm bảo rằng bạn không có khả năng nói điều gì đó tấn công trực tiếp vào tôn giáo, chủng tộc, giới tính hoặc khuynh hướng tình dục của bất kỳ ai trong danh sách CC đó.
Đừng độc thân với bất kỳ ai
Bạn đã bao giờ bị sếp hoặc đồng nghiệp chỉ ra trong email có một loạt người khác được CC-ed, nơi họ chỉ ra điều gì đó mà bạn đã làm sai hoặc mắng mỏ bạn? Nếu bạn có, thì bạn biết trải nghiệm đó có thể cảm thấy tồi tệ và khủng khiếp như thế nào. Mặc dù có vẻ như là một việc khá kinh khủng và ngu ngốc khi làm với ai đó, nhưng việc mắc phải sai lầm đó dễ dàng hơn bạn tưởng rất nhiều.
Điều này đặc biệt đúng đối với các nhà lãnh đạo trong số các bạn. Có thể có điều gì đó mà một nhân viên đã làm sai mà bạn không muốn bất kỳ ai khác làm. Sự cám dỗ để làm gương từ nhân viên đó sẽ rất mạnh, nhưng hãy tránh điều đó bằng mọi giá.
Có một cảnh báo cho điều này. Bạn muốn tách người ra ngoài nếu bạn có điều gì đó tốt để nói về họ. Đó có thể là một động lực to lớn khi người quản lý hoặc đồng nghiệp nói điều gì đó tốt đẹp về ai đó trong email nhóm. Nếu bạn có cơ hội để độc thân một ai đó theo cách này, bằng mọi cách, hãy làm điều đó.
Khiêm tốn
Ralph Waldo Emerson đã từng viết, "Một người đàn ông vĩ đại luôn sẵn sàng trở nên nhỏ bé".
Sự thật của câu nói đó được phản ánh trong thực tế là không có nhiều người đàn ông (hoặc phụ nữ) vĩ đại có thể khẳng định kỹ năng khiêm tốn. Trong tất cả các đặc điểm của con người, nó hoàn toàn là một trong những đặc điểm hiếm nhất và khó luyện tập nhất. Mọi người đều muốn được tôn trọng và xem như là người hiểu biết. Không ai muốn bị xem là thua kém so với các bạn đồng trang lứa. Điều này gần như luôn xảy ra trong các cuộc thảo luận email nhóm dưới hình thức khoe khoang, khoe khoang, khoe khoang hoặc nói cách khác là chỉ trích để tiết lộ cho mọi người trong danh sách biết bạn biết bao nhiêu.
Điều trớ trêu là trong khi mục đích là nâng cao cách mọi người trong danh sách email xem bạn, nó thực sự làm ngược lại. Nó khiến bạn trông như chưa trưởng thành, kiêu ngạo và tự cao tự đại. Ghen tị và cạnh tranh là hai trong số những cảm xúc mạnh nhất của con người - thường là những cảm xúc không thể kiểm soát được. Điều cuối cùng bạn muốn làm là kích hoạt những cảm xúc cơ bản của con người trong bất kỳ thành viên nào trong danh sách CC đó.
Thay vào đó, hãy thể hiện sự vĩ đại bằng cách nâng cao người khác - cung cấp những điểm và ví dụ giống như bạn muốn, nhưng tôn vinh những thành tích và kiến thức của những người khác. Mọi người không chỉ có nhiều khả năng đồng ý với bạn hơn trong những trường hợp này mà còn tôn trọng bạn hơn vì đã cư xử vị tha trước mặt rất nhiều người.
Tránh tranh cãi
Bất cứ khi nào bạn tham gia vào một cuộc trò chuyện nhóm - cho dù đó là email hay cuộc sống thực - thì chắc chắn sẽ có những cuộc tranh luận hoặc tranh luận nảy sinh về các chủ đề sôi nổi. Thông thường, những chủ đề này liên quan đến những thứ như chính trị hoặc tôn giáo; những điều rất riêng tư và tình cảm của con người. Thật là hấp dẫn để tham gia cuộc chiến. Đừng làm điều đó.
Có hai điều sai lầm chính khi bạn lao vào cuộc tranh cãi về những chủ đề nhạy cảm như thế này. Đầu tiên, bạn có thể định kiến bản thân bằng cách đưa ra lập trường về một vấn đề. Cho dù bạn lựa chọn ủng hộ hay ủng hộ cuộc sống khi phá thai, có toàn bộ tập hợp các giả định mà mọi người đang xem cuộc tranh luận sẽ đặt ra về bạn; hầu hết trong số đó có thể là sai. Thật không may, những định kiến đó có thể ảnh hưởng đến cách mọi người đối xử với bạn về phía trước về các vấn đề hoàn toàn không liên quan đến cuộc tranh luận.
Một vấn đề khác, đặc biệt nếu bạn ở vai trò giám sát hoặc quản lý, là mọi người sẽ coi lập trường vững chắc của bạn trong cuộc tranh luận là cố gắng sử dụng vị trí hoặc địa vị của bạn để gây ảnh hưởng đến người khác - về cơ bản là lạm dụng quyền lực của bạn.
Không bao giờ đưa ra nhận xét dứt khoát
Đây là một cách dễ dàng để được chứng minh là sai: nói điều gì đó là sự thật. Có một yếu tố tâm lý con người dường như rất phổ biến, đặc biệt là trong các tình huống nhóm, nơi mọi người cảm thấy cần phải tìm thấy chút gì đó trong lớp giáp của bất kỳ tuyên bố dứt khoát nào. Nếu bạn nói những tảng đá luôn luôn tròn, thì ai đó sẽ đi tìm một tảng đá vuông. Nếu bạn nói rằng cây cối luôn luôn mọc trong đất, thì ai đó sẽ đưa ra bằng chứng về một số cây khó hiểu mọc trong đầm lầy.
Hầu như luôn có một ngoại lệ cho mọi quy tắc, vì vậy đừng đặt ra một quy tắc mời ai đó tìm ra ngoại lệ. Tránh những tuyên bố dứt khoát có từ "luôn luôn" hoặc "không bao giờ" vì những tuyên bố đó quá dễ bị bác bỏ. Tất cả những gì ai đó cần là một ví dụ duy nhất làm sai lệch tuyên bố của bạn và cuối cùng bạn trông hơi ngớ ngẩn trong chuỗi cuộc trò chuyện nhóm đó.
Vì vậy, quan sát của riêng bạn về nghi thức email nhóm là gì? Bạn nhận thấy những hành vi nào mà người khác làm khiến cuộc trò chuyện nhóm trở nên khó khăn hơn hoặc thậm chí gây đau đớn? Chia sẻ những quan sát và hiểu biết của riêng bạn trong phần nhận xét bên dưới và giúp những người đọc khác tận dụng tốt nhất các cuộc trò chuyện email nhóm.