Hãy tưởng tượng bạn đứng ở bục phát biểu, và chỉ có năm hoặc sáu câu để làm rõ quan điểm trong cuộc tranh luận. Khi bạn xong, khán giả sẽ lần lượt bóc tách (hoặc ủng hộ) mọi thứ bạn vừa nói. Nghe thú vị? Chào mừng đến với luồng email nhóm.
Viết email tốt không dễ, và đó là nghệ thuật ít người hoàn thiện. Qua nhiều năm tại MakeUseOf, chúng tôi đã cố gắng giúp đỡ với các hướng dẫn netiquette và mẹo email, nhưng email nhóm đưa ra tình huống rất đặc biệt. Trong email nhóm, có quá nhiều biến số — cá tính, nhạy cảm và chính trị — khiến cực dễ để tự đưa mình vào phiền toái.
Trong bài này, bạn sẽ tìm thấy một số bài học đắt giá về xử lý hội thoại trong email nhóm. Những mẹo này sẽ giúp bạn nâng cao thông điệp, xoa dịu lo ngại và cảm xúc, và tổng thể tạo ra cuộc trò chuyện nhóm tích cực hơn.
Nhớ ĐẾN Khán Giả
Mẹo này liệt kê đầu tiên vì nó là lỗi phổ biến nhất mọi người mắc khi trả lời email có danh sách CC rất dài. Hãy chắc chắn bạn hiểu người nhận là ai. Cuộc trò chuyện trong luồng email nhóm có thể chuyển sang chủ đề nhạy cảm như tôn giáo, chủng tộc hoặc chính trị, và nếu bạn không biết nhiều về người trong danh sách CC dài đó, xác suất khá cao bạn sẽ kết thúc xúc phạm ai đó với ý kiến của mình.
Cách an toàn nhất là tránh hoàn toàn các chủ đề nóng hổi khi viết email gửi đến nhiều người. Không quan trọng nếu phản hồi bạn làm chỉ hướng đến một người. Bình luận của bạn sẽ được xem bởi nhiều cặp mắt, và nếu bạn đã làm nhận xét ngắn nhìn có thể bị hiểu là định kiến hoặc phân biệt chủng tộc, bạn có thể thấy mình trong nước rất nóng — đặc biệt nếu là môi trường làm việc.
Nếu bạn không tìm được sự kiên quyết để tránh bình luận về chủ đề đó, thì ít nhất hãy tìm kiếm trong danh sách CC và chắc chắn bạn có ý tưởng khá tốt về lập trường những người đó có thể nhận về chủ đề. Nếu bạn định đưa ý kiến trong email nhóm, ít nhất hãy thử chắc chắn bạn không có khả năng nói điều gì sẽ tấn công trực tiếp tôn giáo, chủng tộc, giới tính hoặc xu hướng tình dục của bất kỳ ai trong danh sách CC.
Đừng Đặc Biệt Hóa Ai Đó
Bạn có bao giờ bị chỉ đích danh bởi sếp hoặc đồng nghiệp trong email có CC nhiều người khác, nơi họ chỉ ra điều bạn làm sai hoặc mắng mỏ bạn? Nếu có, bạn biết trải nghiệm đó có thể nhục nhã và kinh khủng đến nhường nào. Mặc dù nó nghe như điều tồi tệ và ngây thơ để làm với ai đó, mắc lỗi đó dễ dàng hơn bạn nghĩ.
Điều này đặc biệt đúng với những người lãnh đạo. Có thể có điều nhân viên làm sai mà bạn không muốn người khác làm. Cám dỗ làm ví dụ từ nhân viên đó sẽ mạnh, nhưng tránh nó bằng mọi giá.
Có một ngoại lệ. Bạn muốn đặc biệt hóa ai đó nếu bạn có điều tốt để nói về họ. Nó có thể là lực lượng động viên khổng lồ khi quản lý hoặc đồng nghiệp nói điều hay về ai đó trong email nhóm. Nếu bạn bao giờ có cơ hội đặc biệt hóa theo cách này, bằng mọi nghĩa, hãy làm.
Khiêm Tốn
Ralph Waldo Emerson từng viết, "Một người vĩ đại luôn sẵn sàng làm nhỏ bé."
Sự thật của câu nói đó phản ánh trong thực tế rằng thực sự không có nhiều người vĩ đại (nam hay nữ) có thể tự hào về kỹ năng khiêm tốn. Trong tất cả đặc điểm con người, đó là tuyệt đối một trong những thứ hiếm và khó thực hành nhất. Mọi người muốn được tôn trọng và được xem là có kiến thức. Không ai muốn bị xem là kém hơn đồng nghiệp. Điều này gần như luôn thể hiện trong thảo luận email nhóm dưới dạng khoe khoang, tự cao tự đại, khoe mẽ hoặc nói إلى trường nào đó để tiết lộ cho mọi người trong danh sách bạn biết bao nhiêu.
Vỉa hèn là trong khi ý định là nâng cao cách mọi người trong danh sách email nhìn bạn, nó thực sự làm ngược lại. Nó khiến bạn trông non nớt, kiêu ngạo và cực kỳ tự tôi. Ghen tị và cạnh tranh là hai cảm xúc mạnh nhất của con người — thường không thể kiểm soát. Điều cuối cùng bạn muốn làm là kích hoạt cảm xúc cơ bản đó ở bất kỳ thành viên nào trong danh sách CC.
Thay vào đó, tỏa vĩ đại bằng cách nâng cao người khác — cung cấp cùng những điểm và ví dụ bạn muốn, nhưng tôn vinh thành tựu và kiến thức của người khác. Mọi người không chỉ dễ đồng ý với bạn trong trường hợp này, mà họ cũng sẽ tôn trọng bạn hơn vì hành động vô tư trước mặt nhiều người.
Tránh Tranh Cãi
Khi bạn là một phần của cuộc trò chuyện nhóm — dù email hay đời thực — tranh luận hoặc tranh cãi sẽ nảy sinh về chủ đề nóng hổi. Thường, chủ đề liên quan đến chính trị hoặc tôn giáo; những thứ rất cá nhân và cảm xúc đối với mọi người. Cám dỗ tham gia. Đừng làm.
Có hai vấn đề chính xảy ra khi bạn nhảy vào tranh cãi chủ đề nhạy cảm như vậy. Thứ nhất, bạn có thể gắn định kiến cho bản thân bằng cách đứng một bên. Dù bạn ủng hộ pro-choice hay pro-life về 낙태, có toàn bộ tập hợp giả định người quan sát tranh luận sẽ làm về bạn; hầu hết có thể sai. Thật không may, những định kiến đó có thể ảnh hưởng cách mọi người đối xử với bạn về vấn đề hoàn toàn không liên quan đến tranh luận.
Vấn đề khác, đặc biệt nếu bạn ở vai trò giám sát hoặc quản lý, là mọi người sẽ xem lập trường mạnh của bạn trong tranh luận như cố gắng dùng vị trí hoặc địa vị để ảnh hưởng người khác — về cơ bản lạm dụng quyền lực.
Không Bao Giờ Đưa Ra Bình Luận Chốt Chiu
Dưới đây là cách dễ dàng bị chứng minh sai: nói điều gì là đúng. Có yếu tố tâm lý học dường như rất phổ biến, đặc biệt trong tình huống nhóm, nơi mọi người cảm thấy cần tìm kẽ hở trong giáp của bất kỳ tuyên bố chắc chắn nào. Nếu bạn nói đá luôn tròn, ai đó sẽ đi tìm đá vuông. Nếu bạn nói cây luôn mọc trong đất, ai đó sẽ đưa bằng chứng cây lạ mọc trong đầm lầy.
Gần như luôn có ngoại lệ cho mọi quy tắc, vì vậy đừng đặt quy tắc mời người khác tìm ngoại lệ. Tránh những tuyên bố chắc chắn có từ "luôn luôn" hoặc "không bao giờ" vì chúng quá dễ bị bác bỏ. Tất cả ai đó cần là một ví dụ đơn giản chứng minh sai tuyên bố của bạn, và bạn kết thúc trông hơi ngốc trong luồng trò chuyện nhóm.
Vậy, quan sát của bạn về etiquette email nhóm là gì? Hành vi nào bạn nhận thấy người khác làm khiến cuộc trò chuyện nhóm khó khăn, hoặc thậm chí đau đớn? Chia sẻ quan sát và cái nhìn của bạn trong phần bình luận bên dưới và giúp độc giả khác tận dụng tốt nhất cuộc trò chuyện email nhóm.