Dante sai; có mười vòng địa ngục, vòng sâu nhất dành cho những kẻ phạm tội ác email tày trời. Email ở đây để tồn tại nhưng có những "tội nhân" làm nó tồi tệ hơn cho chúng ta. Hôm nay xem xét những cách tồi tệ nhất mọi người lạm dụng email và làm cuộc sống khốn khổ cho người khác.
Đừng lo, dù bạn là tội nhân, bạn không bị condenado khổ đau vĩnh cửu. Chấp nhận một tuần tu túc sửa sai lầm và chuộc tội ác email, mọi thứ sẽ được tha thứ.
Đọc tiếp xem bạn là thánh email hay tội nhân.
Gửi Email Cho Quá Nhiều Người
Email cực rẻ gửi. Một người dành 5 phút viết email gửi cho hàng nghìn, thậm chí hàng trăm nghìn người nhận. Nhưng rộng nói, rất đắt để nhận. Nếu mất 2 phút đọc, hoặc 30 giây loại bỏ, số phút-người một email lãng phí khổng lồ. Tổng thành lãng phí thời gian sản xuất lớn. Dù có biện pháp giảm thiểu, như hệ thống giao tiếp đa cấp, bạn vẫn phải xử lý lúc nào đó.
Quá nhiều tổ chức có chính sách: ai nấy, mọi người, thậm chí chó của mọi người đều được CC tất cả email. Không phải ai cũng cần nhận mọi email. Nếu bạn là người lập chính sách đó, hoặc chỉ CC mọi người theo thói quen khi không cần, bạn là tội nhân email.
Đừng lo, án phạt đơn giản. Một tuần, chỉ gửi email cho người thực sự cần nhận. Nếu nghi ngờ, đừng gửi. Bạn sẽ ngạc nhiên thấy nó ít ảnh hưởng đến vận hành như thế nào.
Thêm thưởng: càng gửi nhiều email, càng dễ nhận nhiều email. Nếu đối mặt quá tải email, điều này cũng giúp.
Lạm Dụng Reply All
Email tốt nhất khi dùng đúng như thư: một người gửi một tin nhắn cho người khác và chờ phản hồi. Email cũng hoạt động khi một người gửi một tin nhắn cho nhiều người (miễn là họ đều cần nhận). Dù có tính năng threaded messages tuyệt vời, email không thiết kế xử lý nhiều tin nhắn đúng đắn.
Vấn đề rõ rệt với email nhóm. Tôi xếp hạng chúng hơi cao hơn bom hạt nhân như phát triển công nghệ tồi tệ nhất thế kỷ 20. Chuỗi email 15-20 người trả lời nhanh chóng mất kiểm soát nếu không cẩn thận. Nhớ, mỗi tin nhắn gửi là thông báo khác cho ai đó ở đâu đó.
Dù tin nhắn đầu có liên quan đến mọi người trong tổ chức, cơ hội phản hồi không liên quan. Nếu sếp gửi câu hỏi cho toàn bộ nhân viên, đồng nghiệp thực sự cần thấy câu trả lời của bạn? Lạm dụng nút reply all là một trong những tội ác email lớn nhất.
Lại一次, án phạt đơn giản. Một tuần, chỉ dùng nút reply. Nếu nhiều người cần thấy phản hồi, thủ công CC họ. Nút reply all là cám dỗ ác phải chống lại.
Gửi Email Khi Không Cần Thiết
Đôi khi email là cách tốt nhất tiếp cận ai đó. Đôi khi không. Thật tiếc, email thường được xem là mặc định. Gửi email khi không cần là đường tắt vào địa ngục email.
Đôi khi có cách tốt hơn xử lý việc. Nếu Tony ngồi đối diện phòng, trừ khi cần tạo giấy tờ chứng minh, tại sao không đi nói trực tiếp? Tương tự, nếu việc đòi hỏi nhiều qua lại, gặp mặt hoặc gọi điện hiệu quả hơn. Cuộc gọi 30 phút thay thế thảo luận email kéo dài tuần. Chỉ đảm bảo không để cuộc họp thành hố đen thời gian.
Án phạt của bạn: làm mọi thứ có thể để không gửi email một tuần. Nếu Tony không ở bàn khi bạn đến, để ghi chú tay. Nếu Bob muốn tổ chức gì, gọi điện và giải quyết qua điện thoại. Xem việc thay đổi mặc định từ "gửi email" sang "chỉ gửi email nếu không có lựa chọn khác" ảnh hưởng thế nào đến cách bạn làm việc. Hộp thư mọi người sẽ cảm ơn bạn.
Gửi Email Quá Dài
Cũng như gửi email ngắn cho quá nhiều người là tội, gửi email thực sự dài cho một người cũng có thể. Nếu điều bạn muốn nói cần email 2000 từ, cơ hội lớn bạn dùng công cụ giao tiếp sai. Email càng dài, người kia đọc càng lâu, phản hồi càng tốn công. Email dài thực sự tồi!
Có phong trào ngày càng lớn cam kết giữ email dưới 5 câu. Cảm thấy nếu thông điệp không truyền đạt được gọn gàng, bạn làm sai. Nếu bạn có tội viết email lấn át vùng Tolstoy, án phạt: tham gia nhóm "5 câu" một tuần. Không email bạn gửi, dù cần thiết đến đâu, được dài quá 5 câu — tốt nhất ngắn. Thói quen tốt, làm bạn năng suất hơn.
Trả Lời Mọi Tin Nhắn
Đây là tội tôi phạm nhiều nhất, và mất thời gian mới vượt qua. Khi nhận email, bản năng tự nhiên là trả lời ngay. Vấn đề: điều này kéo bạn vào trao đổi không cần thiết, phản xạ, và mọi người sẽ kỳ vọng bạn sẵn sàng phản hồi tức thì email mọi giờ. Trả lời tất cả email ngay chỉ là tội ác nhỏ, trong khi kỳ vọng mọi người trả lời ngay là tội lớn hơn.
Bằng cách phản hồi nhanh mọi thứ, bạn nuôi dưỡng "quái thú" là sếp đòi phản hồi email 4 giờ sáng thứ 7. Ngươi không được chiều chuộng sếp như vậy. Làm án phạt cho tội này, bạn phải dành một tuần chờ ít nhất một giờ trước khi trả lời email, và chỉ phản hồi trong giờ làm việc. Nếu việc cần phản hồi gấp, dùng phương thức giao tiếp khác.
Đi Đi Trong Bình An
Yêu hay ghét, email ở đây để tồn tại. Tuy nhiên, có cách làm trải nghiệm tốt hơn cho mọi người. Nếu bạn tội nhân email tồi, hãy chuộc lỗi và áp dụng giải pháp đơn giản này. Mọi người sẽ cảm ơn bạn. Nếu ngược lại, bạn là thánh email, chuyển bài này cho tội nhân bạn biết và lan tỏa lời tốt.
Còn vô số tội ác email khác. Bạn nghĩ tôi bỏ sót cái gì? Và bạn gợi ý án phạt gì?