Dante đã sai; có mười vòng tròn của địa ngục, nơi sâu nhất trong số đó được dành riêng cho những người phạm tội ác ghê tởm nhất trong email. Email là ở đây để ở lại nhưng có một số tội nhân đang làm cho nó tồi tệ hơn đối với phần còn lại của chúng ta. Hôm nay, tôi sẽ xem xét một số cách đau buồn nhất mà mọi người có thể lạm dụng email và khiến cuộc sống của chúng ta trở nên tồi tệ.
Tuy nhiên, đừng lo lắng, ngay cả khi bạn là một tội nhân, bạn sẽ không phải chịu đau khổ vĩnh viễn. Hãy thực hiện một lễ sám hối kéo dài một tuần để sửa lỗi trong cách làm của bạn và ăn năn tội lỗi email của bạn và tất cả sẽ được tha thứ.
Đọc tiếp để biết bạn là thánh email hay tội đồ.
Gửi email cho quá nhiều người
Gửi email cực kỳ rẻ. Một người có thể dành năm phút để viết email và gửi nó đến hàng nghìn, thậm chí hàng trăm nghìn người nhận. Nói chung, nó cũng cực kỳ tốn kém để nhận được. Nếu phải mất hai phút để đọc, hoặc thậm chí chỉ 30 giây để bỏ qua, thì số phút lãng phí của một email duy nhất có thể là rất lớn. Điều này làm lãng phí rất nhiều thời gian làm việc. Ngay cả khi bạn thực hiện các bước để giảm thiểu tác động, chẳng hạn như thiết lập hệ thống liên lạc nhiều tầng, bạn vẫn phải đối phó với nó tại một số thời điểm.
Quá nhiều tổ chức có chính sách trong đó mọi người, mọi người và chú chó của mọi người đều được CC trên tất cả các email. Không phải ai cũng cần nhận từng email. Nếu bạn là một trong những người đưa ra các chính sách đó hoặc chỉ CC cho mọi người theo thói quen khi bạn không cần thiết, bạn là một kẻ tội lỗi về email.
Tuy nhiên, đừng lo lắng, việc sám hối rất đơn giản. Trong một tuần, chỉ gửi email cho những người thực sự cần nhận chúng. Nếu nghi ngờ, đừng gửi email. Bạn có thể sẽ ngạc nhiên về mức độ ảnh hưởng của nó đối với cách mọi thứ chạy.
Như một phần thưởng, bạn càng gửi nhiều email, bạn càng có nhiều khả năng nhận được nhiều hơn, vì vậy nếu bạn đang đối mặt với tình trạng quá tải email của mình, điều này cũng có thể hữu ích.
Lạm dụng trả lời tất cả
Email hoạt động tốt nhất khi nó được sử dụng giống hệt như một lá thư:một người gửi cho người khác một tin nhắn và đợi họ trả lời. Email cũng hoạt động khi một người gửi một tin nhắn cho vô số người (miễn là họ tất cả cần phải nhận nó). Ngay cả với các tính năng tuyệt vời như thư theo chuỗi, email cũng không được thiết kế để xử lý nhiều thư đúng cách.
Vấn đề trở nên thực sự rõ ràng với email nhóm. Tôi xếp chúng cao hơn một chút so với bom hạt nhân là sự phát triển công nghệ tồi tệ nhất của thế kỷ 20. Một chuỗi email với 15 hoặc 20 người trả lời có thể nhanh chóng lọt khỏi tầm tay nếu mọi người không cẩn thận. Và hãy nhớ rằng mỗi tin nhắn được gửi đi là một thông báo khác cho ai đó ở đâu đó.
Mặc dù thông điệp đầu tiên có thể phù hợp với mọi người trong tổ chức, nhưng rất có thể các phản hồi lại không. Nếu sếp của bạn gửi câu hỏi cho toàn bộ nhân viên, đồng nghiệp của bạn có thực sự cần phải xem câu trả lời của bạn? Sử dụng quá nhiều nút trả lời tất cả là một trong những tội lỗi email lớn nhất mà bạn có thể phạm phải.
Một lần nữa, việc sám hối khá đơn giản. Trong một tuần, bạn chỉ được sử dụng nút trả lời. Nếu nhiều người cần xem phản hồi, hãy CC cho họ theo cách thủ công. Nút trả lời tất cả là một cám dỗ xấu xa cần phải chống lại.
Gửi email khi bạn không cần đến
Đôi khi email là cách tốt nhất để tiếp cận ai đó. Đôi khi không phải vậy. Thật không may, email thường được coi là mặc định. Gửi email khi bạn không cần thiết là một cách khác để đưa bạn đến thẳng địa ngục email.
Đôi khi có những cách tốt hơn để hoàn thành công việc. Nếu Tony ngồi đối diện với bạn, trừ khi bạn cần tạo một dấu vết trên giấy, tại sao không bước tới và nói chuyện với anh ấy? Tương tự như vậy, nếu việc gì đó đòi hỏi phải qua lại nhiều lần, thì một cuộc gặp mặt trực tiếp hoặc qua điện thoại có lẽ sẽ hiệu quả hơn rất nhiều. Một cuộc gọi điện thoại kéo dài 30 phút có thể thay thế cho các cuộc thảo luận qua email kéo dài cả tuần. Chỉ cần đảm bảo rằng bạn không để các cuộc họp của mình biến thành khoảng trống thời gian.
Sự đền tội của bạn là làm mọi thứ có thể để không gửi email trong một tuần. Nếu Tony không có mặt ở bàn làm việc khi bạn bước qua, hãy để lại một mảnh giấy viết tay. Nếu Bob muốn tổ chức một việc gì đó, hãy gọi cho anh ấy và bắt nó qua điện thoại. Xem cách thay đổi mặc định của bạn từ "gửi email" thành "chỉ gửi email nếu không có tùy chọn nào khác" ảnh hưởng đến cách bạn làm việc như thế nào. Mọi người inbox mình xin cảm ơn.
Gửi email quá dài
Cũng giống như việc gửi một email ngắn cho quá nhiều người là một tội lỗi, việc gửi những email thực sự dài cho chỉ một người cũng có thể là một tội lỗi. Nếu những gì bạn đang muốn nói yêu cầu một email 2000 từ, rất có thể bạn đang sử dụng sai công cụ giao tiếp. Email của bạn càng dài, người khác càng mất nhiều thời gian đọc và càng cần nhiều nỗ lực để trả lời. Email dài có thể thực sự hấp dẫn!
Ngày càng có nhiều người cam kết giữ tất cả các email dưới năm câu. Họ cảm thấy rằng nếu thông điệp không thể được truyền tải một cách ngắn gọn như vậy thì bạn đang làm sai. Nếu bạn phạm tội khi viết những email xâm phạm lãnh thổ Tolstoy-esque, thì việc đền tội của bạn là tham gia vào đám đông năm câu trong một tuần. Không có email nào bạn gửi, bất kể nó có vẻ cần thiết như thế nào, có thể dài hơn năm câu - tốt nhất là ngắn - câu. Đó là một thói quen tốt để có và sẽ giúp bạn làm việc hiệu quả hơn.
Trả lời mọi tin nhắn
Đây là tội lỗi mà tôi mắc phải nhất, tôi phải mất một thời gian mới có thể vượt qua được. Khi bạn nhận được email, động lực tự nhiên là phải trả lời ngay lập tức. Vấn đề là điều này có thể lôi kéo bạn vào các cuộc trao đổi phản động, không cần thiết và mọi người sẽ mong đợi rằng bạn sẽ sẵn sàng trả lời email ngay lập tức vào mọi giờ. Trả lời tất cả các email ngay lập tức chỉ là một tội lỗi nhỏ với email, trong khi người nói chuyện, mong đợi mọi người trả lời ngay lập tức là một tội lỗi lớn hơn.
Bằng cách phản hồi nhanh chóng mọi thứ, bạn đang nuôi con thú đó là ông chủ, người yêu cầu trả lời email lúc 4 giờ sáng thứ Bảy. Ngươi không được đi lang thang với những ông chủ như vậy. Như sự đền tội cho tội lỗi này , bạn phải dành một tuần để đợi ít nhất một giờ trước khi trả lời email và chỉ trả lời trong giờ làm việc. Nếu có điều gì đó cần phản hồi khẩn cấp, bạn cần sử dụng một phương thức liên lạc khác.
Đi ngay trong hòa bình
Dù yêu hay ghét nó, email vẫn ở đây. Tuy nhiên, có những cách để làm cho trải nghiệm tốt hơn cho những người khác. Nếu bạn là một kẻ tội phạm email khủng khiếp, hãy ăn năn theo cách của bạn và áp dụng một số giải pháp đơn giản sau đây. Mọi người sẽ cảm ơn bạn vì nó. Mặt khác, nếu bạn là một thánh email, hãy chuyển bài viết này đến bất kỳ tội nhân nào mà bạn biết và truyền bá lời tốt đẹp.
Có vô số email tội lỗi khác ngoài đó. Bạn nghĩ tôi đã bỏ lỡ cái nào? Và bạn sẽ đề nghị cách đền tội nào?