Không giống như tin nhắn văn bản thông thường, cách viết email lại khác. Mọi người có xu hướng suy nghĩ quá nhiều khi soạn một email từ đầu. Bạn băn khoăn không biết nên bổ sung những gì, nên tránh những gì và Chúa biết liệu những gì bạn đang viết hiện tại có đúng không?
Là một nhà cung cấp dịch vụ, tôi phải viết hàng chục email mỗi ngày. Và điều đó khiến tôi trở thành người hoàn hảo để trả lời các câu hỏi của bạn.
Với thông tin thích hợp, việc viết email hiệu quả nhanh hơn trở nên dễ dàng như nhập tin nhắn trên ứng dụng trò chuyện. Sau đó, bạn cũng có thể sử dụng các công cụ AI để tăng tốc quá trình. Đây là cách thực hiện.
10 Mẹo để Viết Email Hiệu quả Nhanh hơn
1. Coi Dòng chủ đề như là phần tóm tắt email của bạn
Khi bạn phải gửi một email, điều đầu tiên bạn cần xử lý là viết một dòng tiêu đề mạnh mẽ. Đó là thứ đầu tiên mà người nhận của bạn nhìn thấy và bất kỳ email nào có dòng tiêu đề kém hoặc không có tiêu đề đều có thể bị xóa hoặc bị đưa vào thư mục spam.
Vì vậy, bạn có thể cần thêm một phút để suy nghĩ và viết nó. Cách dễ nhất để ngăn các dòng tiêu đề của bạn trở nên chung chung hoặc mơ hồ là coi chúng như dòng tiêu đề. Tất cả những gì bạn phải làm là tóm tắt email của mình một cách ngắn gọn nhưng đầy đủ thông tin.
2. Chào họ
Sau dòng tiêu đề, bạn phải thiết lập âm điệu cho email và tạo ấn tượng cho người nhận. Chào hỏi họ, chính thức hoặc không chính thức, là cách hoàn hảo để làm điều đó. Nếu bạn bối rối, hãy chọn cách chính thức.
Dưới đây là các cách khác nhau để chào người nhận của bạn:
- Xin chào: Điều này dành cho các cuộc trò chuyện trực tiếp và thân thiện.
- Xin chào: Nó đơn giản và lịch sự.
- Kính gửi: Điều này hơi mất tự nhiên nhưng bạn có thể sử dụng nó khi liên hệ với giám đốc điều hành hoặc những người khác.
3. Thêm một câu mở đầu
Sau khi chào người nhận, bạn phải cảm thấy ngứa ngáy khi nói về nội dung email của mình nhưng hãy tạm dừng một giây. Trước khi bạn nói bất cứ điều gì, hãy viết một câu mở đầu để bắt đầu email của bạn với một luồng tốt.
Một trong những cách tốt nhất để làm điều đó là thêm một dòng mở đầu.
Dưới đây là một số ví dụ mà bạn có thể sử dụng trực tiếp:
- Cho phép tôi giới thiệu bản thân.
- Thật vui khi được nghe ý kiến của bạn.
- Hy vọng bạn khỏe.
- Tôi đang liên hệ về ____
- Cảm ơn bạn đã cập nhật.
- Tôi đăng ký vào ____
- Xin chúc mừng về (thành tích gần đây) của bạn.
4. Giới thiệu bản thân
Nếu bạn gửi email cho ai đó lần đầu tiên, bạn phải giới thiệu bản thân trước khi nói về bất kỳ điều gì khác.
Mặc dù mọi người thường nói chuyện hàng giờ, nhưng họ bắt đầu đổ mồ hôi khi được yêu cầu giới thiệu về bản thân. Đừng lo. Nó không nhất thiết phải như vậy. Để dễ dàng hơn, hãy sử dụng một trong các định dạng sau.
- Tên tôi là (Tên đầy đủ) và tôi là (Vai trò hiện tại của bạn).
- Tôi là (Tên đầy đủ) và tôi làm việc cho một / một công ty (Công nghiệp) có tên là (Tên công ty).
Cách tốt nhất là chỉ bao gồm một hoặc hai câu về bản thân bạn và không nhiều hơn thế.
5. Đến điểm nhanh chóng
Cách tốt nhất để đảm bảo email của bạn có giá trị đối với người nhận là làm cho nó có thể cung cấp nhanh chóng thông tin mà họ yêu cầu. Nói cách khác, đi đến vấn đề nhanh hơn.
Bạn đã chào người nhận, viết một dòng mở đầu / giới thiệu bản thân, bây giờ hãy viết lý do bạn gửi email cho họ. Nếu bạn phải thảo luận nhiều thứ, hãy ưu tiên chúng và bắt đầu email của bạn với điều quan trọng nhất. Nó có thể là trả lời một câu hỏi hoặc đưa ra một yêu cầu.
6. Bao gồm một ý tưởng lớn
Nếu email của bạn có vẻ hơi dài dòng, hãy thực hiện mẹo viết nội dung thông thường và thêm phần kết luận hoặc một ý tưởng lớn vào cuối.
Nó sẽ dồn mọi sự tập trung vào điều quan trọng nhất. Ví dụ:bạn cần hoàn thành một việc gì đó trước hoặc bạn cần câu trả lời ngay lập tức để tiến hành một dự án, v.v. Bạn cũng có thể thêm phần kết luận bằng cách nói điều gì đó như:Bài học rút ra chính từ cuộc thảo luận của chúng ta là [____].
7. Giữ cho nó ngắn gọn
Một chuyên gia trung bình nhận được hơn một trăm email mỗi ngày. Nó ngụ ý rằng hầu hết những người bạn tiếp xúc đều bận. Cho dù họ có thể thích bạn đến mức nào, họ có thể sẽ không có bất kỳ hình thức lan man nào. Vì vậy, hãy giữ cho email của bạn ngắn gọn và hấp dẫn.
Một nhược điểm khác của các email dài dòng là đôi khi chúng mơ hồ, không đi vào điểm chính hoặc thậm chí có thể tạo ra sự hiểu lầm.
8. Hãy tôn trọng và hào phóng
Cái hay của việc viết email tôn trọng và lịch sự là bạn có thể không đồng ý với ai đó, đưa ra ý kiến thay thế hoặc thậm chí yêu cầu sự ủng hộ, nhưng bạn vẫn có thể đọc được.
Nếu bạn dự định thực hiện bất kỳ điều nào như vậy trong email của mình, trước tiên hãy cân nhắc cảm ơn người nhận hoặc khen ngợi họ về công việc hoặc ý tưởng của họ. Sau đó, trình bày ý kiến của bạn mà không trực tiếp nói rõ họ đã làm gì là xấu hoặc sai hoàn toàn.
9. Thêm một câu kết thúc
Dòng kết thúc của bạn phụ thuộc vào kiểu trả lời bạn mong đợi từ người bạn đang gửi email. Bạn có thể chọn kết thúc email của mình bằng một tuyên bố hoặc một câu hỏi đóng, tùy thuộc vào ngữ cảnh. Tuy nhiên, hãy tránh kết thúc bằng một câu hỏi mở bằng mọi giá.
Điều đó chủ yếu là do một tuyên bố và một câu hỏi đóng cung cấp định hướng cho cuộc trò chuyện của bạn, giúp mọi thứ đi đúng hướng và đảm bảo một câu trả lời.
Tuy nhiên, một câu hỏi mở làm tăng luồng thảo luận một cách không cần thiết. Ngoài ra, nếu bạn đang liên hệ với ai đó hoàn toàn bận, email của bạn có thể bị bỏ qua hoàn toàn.
Đây là một ví dụ về câu hỏi đóng.
Hãy thảo luận thêm về vấn đề này qua một cuộc gọi. Thời gian nào phù hợp nhất với bạn?
|
Nó làm cho quá trình ra quyết định dễ dàng hơn cho người nhận của bạn.
Mặt khác, đây là một ví dụ về câu hỏi mở.
| Chúng ta có thể thảo luận thêm về vấn đề này qua một cuộc gọi. Vậy, khi nào bạn rảnh? |
Nó gây áp lực lên người nhận của bạn trong việc kiểm tra lịch của họ trước khi trả lời, khiến bạn khó thực hiện hành động.
Ngoài ra, một tuyên bố cũng có thể là một ý tưởng hay để thêm vào email. Ví dụ:
|
10. Đăng xuất
Cuối cùng, bạn có thể kết thúc email của mình bằng bất kỳ cụm từ đăng xuất nào sau đây, tùy thuộc vào ngữ cảnh của email.
- Trân trọng
- Trân trọng
- Trân trọng
- Tốt nhất
- Chúc mừng
- Những lời chúc tốt đẹp nhất
Tất cả các mẹo này đủ để giúp bạn soạn và trả lời tất cả các email theo đúng cách.
Công cụ AI giúp bạn viết email hiệu quả nhanh hơn
Nếu bạn đang tìm cách thực hiện các dự án mới hoặc một công việc mới hoặc nếu công việc hiện tại của bạn yêu cầu bạn gửi nhiều email mỗi ngày, thì các công cụ AI này có thể hữu ích.
1. Lola AI
Công cụ này giúp bạn tạo các dòng mở tùy chỉnh dựa trên dữ liệu hồ sơ LinkedIn của người nhận. Tất cả những gì bạn phải làm là thêm URL LinkedIn của người nhận vào công cụ và nó sẽ xuất hiện các dòng mở đầu duy nhất dựa trên chi tiết hồ sơ của họ.
Công cụ này có giá 36 đô la mỗi tháng cho tối đa 200 dòng mở.
2. SmartWriter.ai
SmartWriter.ai giúp bạn thu thập dữ liệu từ hồ sơ công khai của người nhận và các câu chuyện tin tức mà họ được đề cập đến. Nó giúp bạn tạo email được cá nhân hóa cho những người mà bạn đang liên hệ.
Bạn có thể sử dụng nó để gửi email lạnh hoặc tin nhắn LinkedIn để tiếp cận. Đăng ký cho công cụ này bắt đầu từ $ 49 mỗi tháng.
3. Snazzy.ai 
Nếu bạn đang bắt đầu một công việc kinh doanh mới và cần tài trợ, Snazzy.ai có thể là công cụ hoàn hảo dành cho bạn. Nó giúp bạn có các mẫu email để chào hàng các VC hoặc các nhà đầu tư thiên thần.
Nhưng trước tiên, bạn cần tạo một tài khoản trên nền tảng này. Để bắt đầu gửi email, hãy nhập đối tượng bạn đang nhắm mục tiêu, từ khóa bạn đang tìm kiếm và mô tả về sản phẩm của bạn. Và sẽ giúp bạn tiết kiệm nhiều thời gian bằng cách cung cấp bản nháp đầu tiên được cá nhân hóa.
Sau đó, bạn có thể tinh chỉnh một chút để đảm bảo sự hoàn hảo. Đăng ký bắt đầu từ $ 25 mỗi tháng.
4. Lyne.ai
Đây là một công cụ AI khác để giúp bạn đưa ra câu kết hoàn hảo cho người nhận của mình. Để bắt đầu với Lyne.ai, hãy nhập CSV của khách hàng tiềm năng của bạn bằng email công việc hoặc URL hồ sơ LinkedIn của họ.
Bạn cũng có thể quyết định số câu bạn muốn công cụ viết cho phần mở đầu, ví dụ:1-2 câu hoặc 3-4 câu, v.v. Đăng ký bắt đầu từ $ 99 mỗi tháng.
Viết Email Chưa bao giờ Dễ dàng hơn
Nếu bạn từng thấy khó khăn trong việc thu thập tất cả các điểm để soạn một email hay, thì cuộc đấu tranh của bạn sẽ kết thúc ngay hôm nay.
Sử dụng các mẹo hoặc công cụ này để viết email hiệu quả tiếp theo của bạn nhanh hơn!