Khác với tin nhắn văn bản thông thường, viết email khác biệt. Mọi người 경향 suy nghĩ quá nhiều khi soạn thảo email từ đầu. Bạn tự hỏi nên bao gồm gì, tránh gì, và trời ơi biết cái bạn đang viết có đúng không?
Là một nhà cung cấp dịch vụ, tôi phải viết chục email mỗi ngày. Và đó khiến tôi trở thành người hoàn hảo để trả lời câu hỏi của bạn.
Với thông tin thích hợp, viết email hiệu quả nhanh chóng trở nên dễ dàng như gõ tin nhắn trên ứng dụng chat. Sau đó, bạn cũng có thể dùng công cụ AI để đẩy nhanh quy trình. Đây là cách.
10 Mẹo Viết Email Hiệu Quả Nhanh Hơn
1. Coi Dòng Chủ Đề Là Tóm Tắt Của Email
Khi bạn phải gửi email, điều đầu tiên bạn cần giải quyết là viết một dòng chủ đề mạnh. Đó là thứ đầu tiên người nhận thấy, và bất kỳ email nào với dòng chủ đề kém hoặc không có có thể bị xóa hoặc rơi vào thư mục spam.
Do đó, bạn có thể cần thêm một phút để suy nghĩ và viết nó. Cách dễ dàng nhất ngăn dòng chủ đề chung chung hoặc mơ hồ là coi chúng như tiêu đề báo. Tất cả những gì bạn phải làm là tóm tắt email của bạn một cách ngắn gọn nhưng đầy đủ thông tin.
2. Chào Hỏi Họ
Sau dòng chủ đề, bạn phải thiết lập giọng văn cho email và tạo ấn tượng với người nhận. Chào hỏi họ, trang trọng hay không trang trọng, là cách hoàn hảo để làm điều đó. Nếu bạn băn khoăn, hãy chọn cách trang trọng.
Dưới đây là các cách khác nhau để chào hỏi người nhận:
- Xin chào: Dành cho cuộc trò chuyện trực tiếp và thân thiện.
- Chào: Đơn giản và lịch sự.
- Kính thưa: Hơi không tự nhiên, nhưng bạn có thể dùng khi liên hệ cấp điều hành.
3. Thêm Câu Mở Đầu
Sau khi chào hỏi người nhận, bạn phải cảm thấy ngứa ngáy muốn nói về email của bạn nhưng hãy tạm dừng một giây. Trước khi nói bất cứ điều gì, hãy viết một câu mở đầu để bắt đầu email với luồng tốt.
Một trong những cách tốt nhất làm điều đó là thêm một dòng mở đầu.
Dưới đây là một vài ví dụ bạn có thể dùng trực tiếp:
- Cho phép tôi giới thiệu bản thân.
- Rất vui được nghe tin từ bạn.
- Hy vọng bạn khỏe.
- Tôi viết email về ____
- Cảm ơn bạn vì cập nhật.
- Tôi đang kiểm tra ____
- Chúc mừng (thành tựu gần đây của bạn).
4. Giới Thiệu Bản Thân
Nếu bạn email ai đó lần đầu, bạn phải giới thiệu bản thân trước khi nói về bất cứ điều gì khác.
Dù mọi người thường nói chuyện hàng giờ, họ đổ mồ hôi khi được yêu cầu giới thiệu bản thân. Đừng lo. Nó không nhất thiết phải như vậy. Để dễ dàng hơn, hãy dùng một trong các định dạng sau.
- Tên tôi là (Họ và tên), và tôi là (Vai trò hiện tại của bạn).
- Tôi là (Họ và tên), và tôi làm việc cho công ty (Tên công ty) trong ngành (Ngành nghề).
Thực tiễn tốt nhất là chỉ bao gồm một hoặc hai câu về bản thân, và không hơn thế.
5. Đi Thẳng Vấn Đề Nhanh
Cách tốt nhất đảm bảo email của bạn mang lại giá trị cho người nhận là biến nó thành sự chuyển giao nhanh chóng của thông tin họ yêu cầu. Nói cách khác, đi thẳng đến vấn đề nhanh hơn.
Bạn đã chào hỏi người nhận, viết câu mở đầu/giải thích bản thân, bây giờ hãy viết tại sao bạn email họ. Nếu bạn phải thảo luận nhiều thứ, ưu tiên chúng và bắt đầu email với điều quan trọng nhất. Có thể là trả lời câu hỏi hoặc đưa ra yêu cầu.
6. Bao Gồm Một Ý Tưởng Lớn
Nếu email của bạn hơi dài, thì lấy mẹo từ viết nội dung thông thường và thêm kết luận hoặc một ý tưởng lớn ở cuối.
Nó sẽ đặt mọi trọng tâm vào điều quan trọng nhất. Ví dụ, bạn cần làm gì đó trước, hoặc cần câu trả lời ngay để tiến hành dự án, v.v. Bạn cũng có thể thêm kết luận bằng cách nói: Ý chính từ cuộc thảo luận của chúng ta là [____].
7. Giữ Ngắn Gọn
Một chuyên gia trung bình nhận hơn một trăm email mỗi ngày. Điều đó ngụ ý hầu hết người bạn liên hệ đều bận rộn. Dù họ có thể thích bạn, họ có thể không dành thời gian cho bất kỳ sự lan man nào. Vì vậy, hãy giữ email ngắn gọn và súc tích.
Một nhược điểm khác của email dài là đôi khi chúng trở nên mơ hồ, lệch khỏi điểm chính, hoặc thậm chí tạo ra hiểu lầm.
8. Tôn Trọng Và Hào Phóng
Vẻ đẹp của việc viết email tôn trọng và lịch sự là bạn có thể không đồng ý với ai đó, trình bày quan điểm thay thế, hoặc thậm chí xin 부탁, nhưng chúng vẫn nghe ổn để đọc.
Nếu bạn dự định làm bất kỳ điều nào như vậy trong email, hãy cân nhắc cảm ơn người nhận hoặc khen ngợi họ về công việc hoặc ý tưởng trước. Sau đó, trình bày quan điểm của bạn mà không trực tiếp nói điều họ làm sai hoặc hoàn toàn sai.
9. Thêm Câu Kết Thúc
Dòng kết thúc của bạn phụ thuộc vào loại phản hồi bạn kỳ vọng từ người bạn email. Bạn có thể chọn kết thúc email bằng một tuyên bố hoặc câu hỏi đóng, tùy thuộc vào ngữ cảnh. Tuy nhiên, tránh kết thúc bằng câu hỏi mở ở mọi giá.
Đó chủ yếu là vì một tuyên bố và câu hỏi đóng cho cuộc trò chuyện một hướng đi, giữ mọi thứ trên đà và đảm bảo có phản hồi.
Tuy nhiên, câu hỏi mở làm tăng luồng thảo luận không cần thiết. Thêm vào đó, nếu bạn liên hệ ai đó cực kỳ bận, email của bạn có thể bị bỏ qua hoàn toàn.
Dưới đây là ví dụ về câu hỏi đóng.
Hãy thảo luận thêm qua cuộc gọi. Khung giờ nào phù hợp nhất cho bạn?
|
Điều này làm cho quá trình ra quyết định dễ dàng hơn cho người nhận.
Mặt khác, đây là ví dụ về câu hỏi mở.
| Chúng ta có thể thảo luận thêm qua cuộc gọi. Vậy, bạn rảnh khi nào? |
Nó đặt áp lực lên người nhận phải kiểm tra lịch trước khi trả lời, làm cho hành động khó khăn hơn.
Ngoài ra, một tuyên bố cũng có thể là ý tưởng tốt để thêm vào email. Ví dụ:
|
10. Kết Thúc
Cuối cùng, bạn có thể kết thúc email với bất kỳ cụm từ kết thúc nào dưới đây, tùy thuộc vào ngữ cảnh email của bạn.
- Trân trọng
- Thân ái
- Chân thành
- Best
- Cheers
- Best wishes
Tất cả các mẹo này đủ để giúp bạn soạn thảo và trả lời tất cả email đúng cách.
Công Cụ AI Giúp Bạn Viết Email Hiệu Quả Nhanh Hơn
Nếu bạn đang tìm kiếm dự án mới hoặc việc mới, hoặc nếu công việc hiện tại yêu cầu bạn gửi nhiều email mỗi ngày, các công cụ AI này có thể hữu ích.
1. Lola AI
Công cụ này giúp bạn tạo dòng mở đầu tùy chỉnh dựa trên dữ liệu hồ sơ LinkedIn của người nhận. Tất cả những gì bạn phải làm là thêm URL LinkedIn của người nhận vào công cụ, và nó sẽ tạo ra các dòng mở đầu độc đáo dựa trên chi tiết hồ sơ của họ.
Công cụ tốn $36 mỗi tháng cho tối đa 200 dòng mở đầu.
2. SmartWriter.ai
SmartWriter.ai giúp bạn thu thập dữ liệu từ hồ sơ công khai của người nhận và các tin tức họ được nhắc đến. Nó giúp bạn tạo email cá nhân hóa cho những người bạn đang tiếp cận.
Bạn có thể dùng nó để gửi email lạnh hoặc tin nhắn LinkedIn cho outreach. Gói đăng ký cho công cụ bắt đầu từ $49 mỗi tháng.
3. Snazzy.ai
Nếu bạn đang khởi nghiệp mới và cần vốn, Snazzy.ai có thể là công cụ hoàn hảo cho bạn. Nó giúp bạn với mẫu email để thuyết phục VCs hoặc nhà đầu tư thiên thần.
Nhưng trước hết, bạn sẽ cần tạo tài khoản trên nền tảng. Để bắt đầu gửi email, nhập đối tượng bạn nhắm đến, từ khóa bạn tìm kiếm, và mô tả ưu đãi của bạn. Và nó sẽ tiết kiệm rất nhiều thời gian bằng cách cung cấp bản nháp đầu tiên được cá nhân hóa.
Sau đó, bạn có thể điều chỉnh một chút để đảm bảo hoàn hảo. Đăng ký bắt đầu từ $25 mỗi tháng.
4. Lyne.ai
Đây là một công cụ AI khác giúp bạn tìm ra câu mở đầu hoàn hảo cho người nhận. Để bắt đầu với Lyne.ai, nhập CSV của khách hàng tiềm năng với email công việc hoặc URL hồ sơ LinkedIn của họ.
Bạn cũng có thể quyết định muốn công cụ viết bao nhiêu câu cho phần mở đầu, ví dụ 1-2 câu hoặc 3-4 câu, v.v. Đăng ký bắt đầu từ $99 mỗi tháng.
Viết Email Chưa Bao Giờ Dễ Dàng Như Vậy
Nếu bạn từng thấy thách thức khi thu thập tất cả điểm để soạn một email tốt, sự đấu tranh của bạn kết thúc hôm nay.
Dùng các mẹo hoặc công cụ này để viết email hiệu quả tiếp theo của bạn nhanh hơn!