Mọi người vẫn đang cố gắng giải quyết vấn đề email. Chúng ta tiếp tục viết về etiquette email tốt hơn và cố gắng dọn sạch hộp thư đến. Một nhà phát triển nào đó đang gù lưng cố gắng phát triển ứng dụng email vĩ đại tiếp theo. Gmail và Yahoo mua lại bất kỳ ai thành công một nửa.
Nhưng chúng ta không nói quá nhiều về thói quen cơ bản nhất – nghệ thuật viết email tốt hơn.
Sảnh danh vọng email đầy rẫy xác chết của sự nghiệp bị hủy hoại và khuôn mặt đỏ bừng vì những lỗi email. Nhưng đừng vội. Bài viết nhỏ này không phải về tin xấu. Nó về những công cụ nhỏ gọn có thể đưa bạn tiến xa hơn trong việc viết email. Đây là năm công cụ viết email hay (và mới) chúng tôi gom được từ các góc ngách của mạng.
MailMentor
Scott Hanselman nói "email là nơi phím bấm đi để chết". Đúng. Hãy ngắn gọn và rõ ràng. Chỉ giả vờ bạn đang liên lạc Mark Zuckerberg và anh ấy không có nhiều thời gian.
MailMentor là công cụ miễn phí cơ bản có thể nhanh chóng cho biết email của bạn có thân thiện với người đọc không. Dán email vào hộp văn bản và công cụ trang đơn này đi làm việc. Kiểm tra thời gian đọc, cấp độ đọc (mục tiêu cấp 5 đến 6 hoặc cao hơn một chút), và một vài thay đổi được khuyến nghị. Sau vài lần copy-paste như vậy, bạn sẽ nắm bắt được cách đơn giản hóa email.
Thử công cụ vui này từ Scott để xem bạn còn bao nhiêu phím bấm trong tay. Copy-paste chữ ký email để bạn bè nhiều việc biết về ý định của bạn.
Markdown Here
Viết bằng Markdown kết hợp sự thanh lịch định dạng với tốc độ. Nhưng Gmail đã bỏ qua nó cho đến nay. Nếu bạn là lập trình viên hoặc nhà phát triển, viết bằng Markdown nên dễ dàng với bạn. Nếu không, nó dễ học.
Markdown Here là tiện ích mở rộng trình duyệt miễn phí đa nền tảng giúp bạn viết email bằng ngôn ngữ đánh dấu đơn giản nhất của web. Mở hộp soạn email và gõ văn bản Markdown. Click chuột phải vào khoảng trống trong email và chọn tùy chọn "Markdown Toggle" từ menu ngữ cảnh. Văn bản Markdown được chuyển đổi thành văn bản bình thường với định dạng bạn chỉ định trong cú pháp Markdown.
Markdown Here có sẵn cho trình duyệt Chrome, Firefox, Safari, Opera, và ứng dụng email Thunderbird và Postbox.
Gorgias
Cách không đẹp mắt dùng mẫu là lưu chúng làm nháp và phản hồi có sẵn. Vậy tại sao không nâng cao năng suất với mẫu được tạo bằng tiện ích mở rộng Chrome miễn phí? Nó hoạt động cho Gmail, Outlook.com, và Yahoo. Tính năng nhóm nâng cao đi kèm tài khoản trả phí. Cũng tiết kiệm thời gian email với phím tắt cho các phản hồi đơn điệu.
Mẫu cứu chúng ta khỏi phiền toái gõ lại những thứ giống nhau đến mức buồn nôn. Hãy dành thời gian thiết lập tin nhắn mẫu – thư xin việc, bản giới thiệu bán hàng cho khách hàng, hoặc thư xác nhận đơn giản. Giảm thiểu lỗi email bằng cách dùng email được chế tác cẩn thận thay vì bắn từ hông trước khi uống cà phê sáng.
Grammarly
Một lỗi chính tả có thể là yếu tố quyết định. Ngay cả khi bạn đua với đồng hồ, hãy dành thời gian xem qua email trước khi bấm gửi. Hoặc tin cậy công cụ kiểm tra chính tả và ngữ pháp.
Tiện ích mở rộng Grammarly cho Chrome đã cải tiến rất nhiều so với phiên bản trước. Công cụ ngữ cảnh kiểm tra 250 quy tắc ngữ pháp nâng cao và đi kèm lỗi với gợi ý sửa đúng. Bánh xe quay ở góc hộp văn bản hơi khó chịu. Và tôi希望开发者会有选项在我们想要时禁用检查器。除了这两个怪癖，Grammarly 是一个很好的安全网——仅次于你的眼睛。
TL;DR Email
Ứng dụng iOS miễn phí có thể là giới thiệu cho phong trào "Quá Dài, Không Đọc". Nó hoạt động với Gmail. Viết tin nhắn TL;DR trước (tối đa 30 từ). Sau đó, nếu vẫn cần, thêm bao nhiêu văn bản tùy thích. Khi bạn là người nhận, ứng dụng trích xuất từ đầu của mỗi email và biến nó thành bài đăng như nguồn cấp dữ liệu mạng xã hội. Bạn có thể lặn sâu vào email đầy đủ nếu cần. Hãy giữ ngắn gọn. Tiết kiệm thời gian cho mọi người.
Có lẽ sớm thôi, chúng tôi sẽ tiếp nối với các công cụ hay để cắt giảm thời gian bạn dành cho email. Trong lúc đó, đừng quên những tiện ích mở rộng Chrome tuyệt vời cho năng suất Gmail. Bây giờ, hãy rời xa hộp thư đến một chút. Hãy cho chúng tôi biết về thảm họa email và bài học rút ra của bạn.