Mọi người vẫn đang cố gắng giải quyết vấn đề email. Chúng tôi tiếp tục viết về các nghi thức email tốt hơn và cố gắng xóa sạch hộp thư đến của chúng tôi. Một số nhà phát triển đang cố gắng phát triển ứng dụng email tuyệt vời tiếp theo. Gmail và Yahoo đang mua bất kỳ ai thành công trong tầm ngắm.
Nhưng chúng ta không nói quá nhiều về thói quen cơ bản nhất - nghệ thuật viết email tốt hơn.
Phòng email khét tiếng đầy rẫy những xác chết của sự nghiệp bị phá hủy và khuôn mặt đỏ bừng vì một email giả mạo. Nhưng hãy chờ đợi. Bài đăng nhỏ này không phải về tin xấu. Đó là về những công cụ nhỏ gọn có thể giúp bạn vượt lên trong bộ phận viết email. Dưới đây là năm công cụ viết email thú vị (và mới) mà chúng tôi thu thập được từ các góc xa của web.
MailMentor
Scott Hanselman nói rằng "email là nơi mà các thao tác gõ phím sẽ chết". ĐÚNG VẬY. Hãy ngắn gọn và rõ ràng. Chỉ cần giả vờ rằng bạn đang liên hệ với Mark Zuckerberg và anh ấy không có nhiều thời gian.
MailMentor là một công cụ miễn phí cơ bản có thể nhanh chóng cho biết liệu email của bạn có thân thiện với người đọc hay không. Dán email của bạn vào hộp văn bản và công cụ một trang sẽ hoạt động. Kiểm tra thời gian cần thiết để đọc, mức độ đọc (đi trong vòng 5 đến thứ 6 Lớp hoặc cao hơn một chút) và một vài thay đổi được đề xuất. Sau một vài lần sao chép và dán như vậy, bạn sẽ thấy đơn giản hóa email của mình.
Hãy thử công cụ thú vị này của Scott để tìm hiểu cách bạn có thể gõ phím trên tay như thế nào. Sao chép-dán chữ ký email để cho những người bạn thân thiết của bạn biết về ý định của bạn.
Đánh dấu xuống đây
Viết trong Markdown kết hợp sự sang trọng của định dạng với tốc độ. Nhưng Gmail đã bỏ qua nó cho đến nay. Nếu bạn là một lập trình viên hoặc một nhà phát triển, viết trong Markdown sẽ dễ dàng đến với bạn. Nếu không, rất dễ học.
Markdown Đây là một tiện ích mở rộng miễn phí trên nhiều trình duyệt giúp bạn viết email bằng ngôn ngữ đánh dấu đơn giản nhất của web. Mở hộp email soạn thư rồi nhập văn bản Đánh dấu xuống. Nhấp chuột phải vào không gian trống trong email và chọn tùy chọn “Markdown Toggle” từ menu ngữ cảnh kết quả. Văn bản Markdown được chuyển đổi thành văn bản bình thường với định dạng bạn chỉ định trong cú pháp Markdown.
Markdown Here khả dụng cho các trình duyệt web Chrome, Firefox, Safari và Opera cũng như các ứng dụng email Thunderbird và Postbox.
Gorgias
Cách sử dụng mẫu không hợp thời là lưu chúng dưới dạng bản nháp và câu trả lời soạn sẵn. Vì vậy, tại sao không nâng cao năng suất của bạn với các mẫu được tạo bằng tiện ích mở rộng Chrome miễn phí? Nó hoạt động cho Gmail, Outlook.com và Yahoo. Các tính năng nhóm nâng cao hơn đi kèm với một tài khoản trả phí. Ngoài ra, tiết kiệm thời gian gửi email bằng các phím tắt cho các phản hồi thông thường.
Các bản mẫu giúp chúng ta không phải lo lắng khi phải gõ những thứ giống nhau đến mức buồn nôn. Dành thời gian của bạn để thiết lập các thông điệp mẫu - thư xin việc, quảng cáo chiêu hàng cho khách hàng hoặc thư xác nhận đơn giản. Giảm bớt sự ngớ ngẩn trong email của bạn bằng cách sử dụng các email được soạn thảo cẩn thận và không bắn từ hông trước khi uống cà phê sáng.
Grammarly
Một lỗi đánh máy có thể là một yếu tố phá vỡ giao dịch. Ngay cả khi bạn đang chạy đua đồng hồ, hãy dành thời gian xem qua email của bạn trước khi nhấn gửi. Hoặc tin tưởng vào một công cụ kiểm tra chính tả và ngữ pháp.
Tiện ích mở rộng Grammarly Chrome được cải thiện rất nhiều so với hình đại diện trước đó của nó. Công cụ theo ngữ cảnh kiểm tra 250 quy tắc ngữ pháp nâng cao và kèm theo các lỗi với các gợi ý sửa. Bánh xe quay ở góc của hộp văn bản là một chất kích thích nhẹ. Và tôi ước các nhà phát triển sẽ có một tùy chọn để tắt trình kiểm tra khi chúng tôi muốn. Bỏ hai điều kỳ quặc này sang một bên, Grammarly là một công cụ an toàn tuyệt vời để có được - thứ hai trước mắt bạn.
TL; DR Email
Một ứng dụng iOS miễn phí có thể là phần giới thiệu của bạn về phong trào "Quá lâu, không đọc". Nó hoạt động với Gmail. Viết tin nhắn TL; DR trước (tối đa 30 từ. Sau đó, nếu vẫn cần, hãy thêm văn bản tùy thích. Khi bạn là người nhận, ứng dụng sẽ trích xuất các từ đầu tiên của mỗi email và biến nó thành một bài đăng như nguồn cấp dữ liệu truyền thông xã hội. Bạn có thể xem toàn bộ email nếu cần. Giữ cho nó ngắn gọn. Tiết kiệm thời gian cho mọi người.
Có thể sớm thôi, chúng tôi sẽ theo dõi vấn đề này với các công cụ gọn gàng để cắt ngắn thời gian bạn dành cho email. Trong thời gian chờ đợi, đừng quên những tiện ích mở rộng Chrome tuyệt vời này để nâng cao hiệu suất sử dụng Gmail. Bây giờ, hãy thoát khỏi hộp thư đến đó trong một giây. Hãy cho chúng tôi biết về thảm họa email của bạn và bài học kinh nghiệm.