Đọc trích dẫn cảm hứng, hình dung một ngày thành công, hay lặp lại những lời khẳng định bản thân là những cách nhiều người chọn để bắt đầu ngày mới với tinh thần lạc quan. Nhưng bạn có từng nghĩ rằng việc gửi một email cũng có thể mang lại hiệu quả tương tự?
Mặc dù các mạng xã hội thu hút bạn bằng những cuộc trò chuyện sôi động, nhưng trao đổi qua email có魅力 riêng. Nó khiến bạn cảm thấy được kết nối, như thể bạn "thuộc về một điều gì đó mà thế giới bên ngoài không biết hay không hiểu".
Tuy nhiên, các cuộc thảo luận qua email có thể mất kiểm soát chỉ vì một hai từ tiêu cực lọt vào, dù do giận dữ, phi lý tính hay thiếu suy nghĩ.
Chúng ta đã nói về quy tắc ứng xử qua email và cách không nên viết email. Trong bài này, chúng ta sẽ khám phá bốn loại email bạn có thể gửi để bắt đầu ngày mới một cách tích cực. Bạn không bắt buộc phải biến chúng thành thói quen cứng nhắc hay ép buộc bản thân gửi khi không muốn. Mục đích là hình thành thói quen giữ cho sự giao tiếp luôn thân thiện, hoặc ít nhất là văn minh, mọi lúc.
1. Email "Dạo Này Sao Rồi?"
Bạn bận rộn suốt tuần, và người khác cũng vậy. Cuối tuần cũng trôi qua trong nhịp độ sôi động. Điều này khiến bạn không có thời gian gặp gỡ hay gọi điện cho những người quan trọng nhưng nằm ngoài vòng tròn giao tiếp hàng ngày. Chỉ trong chốc lát, ngày thành tuần, tuần thành tháng trước khi bạn có một cuộc trò chuyện thực sự với họ.
Điều đó không nhất thiết phải xảy ra. Giao tiếp qua email vẫn tốt hơn không giao tiếp gì cả. Hãy bắt đầu ngày mới bằng cách gửi email cho người mà bạn đã lâu không liên lạc hay nghe tin. Chia sẻ những điểm nổi bật trong cuộc sống gần đây của bạn. Hỏi thăm họ đang thế nào. Thêm một hai chuyện vui mà bạn biết người nhận sẽ thích. Phản hồi của họ có thể làm cho cả ngày của bạn thêm ý nghĩa.
Vì loại email này thay thế cho một cuộc trò chuyện trực tiếp, bạn có thể bỏ qua các lời khuyên về việc viết email ngắn gọn.
2. Email "Có Món Quà Cho Bạn!"
Có điều gì tuyệt vời hơn mở hộp thư và thấy một tin nhắn đơn giản khiến bạn mỉm cười? Bạn có thể mang lại niềm vui đó cho bạn bè, người thân bằng cách để lại một email vui tươi, sảng khoái để họ mở vào đầu ngày.
Gửi cho anh chị em một câu nói hài hước, chia sẻ video TED truyền cảm hứng cho bạn bè, hoặc để lại dòng "Anh/Yêu/Em yêu" cho người yêu. Bạn hiểu rõ điều gì khiến người thân yêu bạn vui. Bạn không thể dự đoán những email mở đầu này sẽ dẫn đến đâu, nhưng thường chúng dẫn đến những điều tốt đẹp.
Tuy nhiên cần lưu ý: trước khi lấp đầy hộp thư người khác bằng những gì bạn cho là hay, hãy nhớ rằng ngay cả email hay cũng trở nên nhàm chán nếu xuất hiện quá đều đặn hay lặp lại nội dung tương tự. Hãy thêm yếu tố ngẫu hứng và bất ngờ để giữ sự thú vị.
3. Email "Chào Bạn!"
Nhờ email, bạn có thể liên hệ trực tiếp với người ở khắp nơi trên thế giới mà không bị cản trở bởi các "người gác cổng". Bạn có thể xây dựng kết nối mới chỉ bằng cách giới thiệu bản thân và để người kia đặt ngữ cảnh cho cuộc trao đổi. Điều này mở ra cơ hội tìm kiếm và tương tác với những người cùng chí hướng, hỏi han những người bạn ngưỡng mộ, đề xuất ý tưởng, khởi động dự án cộng tác, và nhiều hơn nữa.
Hãy tận dụng cơ hội từ email để kết nối với mọi người. Có lẽ một số người trong đó sẽ đóng vai trò quan trọng trong cuộc đời bạn sau này.
Tôi từng ngần ngại viết email cho người lạ, sợ làm phiền không gian số của họ. Nhưng vài tuần trước, tôi đã tìm đủ can đảm gửi email cho một vài tác giả mà tôi ngưỡng mộ tác phẩm.
Tôi chào hỏi, giới thiệu ngắn gọn, và cảm ơn họ vì đã truyền cảm hứng qua chữ viết. Tôi còn thêm một hai câu hỏi mà tôi mong nhận được chia sẻ từ họ. Tất nhiên, tôi đã kiểm tra trước xem họ có mở cửa cho loại thư từ này không, để tránh rơi vào spam.
Thật lòng mà nói, tôi không mong đợi phản hồi, vì tự nghĩ: "Họ nổi tiếng vậy, hòm thư chắc đầy thư kiểu này. Chắc không có hứng thú trả lời dù có thời gian." Tôi vui vì mình sai. Tất cả đều trả lời với giọng điệu ấm áp, cá nhân, cho thấy họ quan tâm đủ để ghé thăm và chào hỏi. Đó chính là vẻ đẹp của email — nếu viết tốt, nó nhắc nhở chúng ta rằng, dù bị cuốn vào những ràng buộc kỹ thuật số, chúng ta vẫn là con người.
4. Email "Tôi Có Gì Đó Muốn Nói."
Hãy bắt đầu ngày làm việc bằng cách thông báo cho sếp biết tiến độ của bạn, hoặc yêu cầu phản hồi từ đồng nghiệp. Nộp đơn xin việc mơ ước, chia sẻ ý tưởng với bạn bè đồng nghiệp, hoặc gửi lời khích lệ cho thành viên mới trong nhóm. Hành động này không chỉ giúp bạn thoải mái hơn, khi thực hiện trước khi bị cuốn vào chi tiết công việc, cơ hội làm đúng việc cũng cao hơn.
Ngày nay nhiều người làm việc trong môi trường số, giao tiếp email là phần then chốt của quy trình làm việc. Dù bạn làm dự án nhóm, tìm việc, hay gửi đề xuất, email đều tham gia sâu rộng. Đừng tự làm khó mình bằng cách gửi email vội vã, thiếu suy nghĩ và nỗ lực.
Nói Cho Đúng, Nói Cho Hay
Cuộc trò chuyện email tiêu cực thật sự khó chịu. Những khối văn bản vô hình giữa bạn và người nhận cắt đứt mọi cơ hội quan sát ngôn ngữ cơ thể, biểu cảm, giọng điệu... — những thứ đi kèm lời nói khi giao tiếp trực tiếp. Vì vậy, nếu không cẩn thận, lời nói của bạn dễ bị hiểu lầm, đùa cợt bị hiểu sai ý.
Tình huống có thể xấu đi trước khi bạn kịp giải thích và khắc phục. Mâu thuẫn nhỏ thành tranh cãi lớn. Chúng để lại cảm giác khó chịu mơ hồ ngay cả khi không khí đã thoáng.
Hãy tránh những tình huống không hay bằng cách giữ giọng văn tích cực dù chủ đề gì. Không cần tránh né vấn đề quan trọng, giả tạo cảm xúc, hay cố gắng trở thành người khác. Hãy nói những gì cần nói, nhưng hãy thấm vào lời nói sự thân thiện và lý trí. Tất nhiên, trước hết hãy đảm bảo email của bạn được chào đón, và tôn trọng ranh giới cá nhân.
Bạn thích gửi và nhận loại email nào? Bạn giữ cho email của mình luôn tích cực như thế nào? Hãy chia sẻ trong phần bình luận nhé!