Hộp thư email của chúng ta có thể là một "ổ đen năng suất" vào những lúc tốt nhất. Người ta dễ bị mắc kẹt trong đầm lầy đọc, soạn thảo và viết email. Mọi email client, cả trực tuyến và ngoại tuyến, đều đã chú ý và cố gắng làm cho ngày của chúng ta dễ dàng nhất có thể. Một số như Gmail đã thành công.
Cuộc hội thoại theo luồng (threaded conversations) và nhãn thông minh (smart labels) là một khởi đầu. Cái trước thực sự giúp có cuộc hội thoại từ đầu đến cuối, và cái sau đến sau như một công cụ tổ chức email. Nhưng nếu bạn muốn thêm thứ gì đó hơn vào một cuộc hội thoại Gmail? Ví dụ, một ghi chú hoặc chú thích cho bạn biết – giao việc này cho anh Joe ở bộ phận kế toán. Gmail vẫn thiếu tính năng ghi chú để gắn thẻ một email cụ thể với một vài thông tin thêm giúp ích cho bạn như tham chiếu tương lai.
Giải Pháp Đơn Giản Nhất – Chuyển Tiếp Cho Chính Mình
Bạn có thể đơn giản chuyển tiếp email cho chính mình bằng cách thêm một vài văn bản mô tả vào thân tin nhắn, dòng chủ đề, hoặc cả hai; và sau đó gắn nhãn đặc biệt. Sau đó, bạn có thể nhấn vào nhãn để truy cập tất cả email tự chuyển tiếp và xem mỗi cái về vấn đề gì.
Giải Pháp Đơn Giản Thứ Hai – Gmail Tasks
Gmail Tasks cho phép bạn gửi bất kỳ chuỗi Gmail nào sang khung Tasks (More – Add to Tasks). Mỗi mục trên danh sách Tasks được kết nối với email gốc, và bạn chỉ cần nhấn link Related email (Email liên quan) để tham chiếu email gốc. Quan trọng hơn, khi bạn click vào chi tiết Tasks (qua Edit Details), bạn thấy ô nhỏ chỉ dành cho ghi chú. Gmail Tasks giúp biến email thành các công việc GTD có thể hành động, và thêm ghi chú给他们 một chiều sâu bổ sung.
Bạn cũng có thể lấy một email và biến nó thành Google Document, nhưng đó hơi quá nhiều. Chúng ta đang tìm những giải pháp thanh lịch. Bây giờ, hãy chuyển sang một số công cụ thứ ba và đón nhận những cách mới thêm ghi chú vào Gmail.
Viết Ghi Chú Với Google Chat
Sticky.io (beta) là một ứng dụng web thứ ba mà, theo ý kiến của tôi, biến client chat như Google Chat thành một "thư ký" ghi chú. Ứng dụng nhỏ này cho phép bạn ghi chú khi đọc email. Bạn cũng có thể email ghi chú của bạn đến Sticky.io và giữ chúng cho hậu thế, hoặc nếu bạn thực sự bận rộn – chỉ cần SMS chúng qua.
Khi bạn đăng nhập lần đầu với tài khoản Gmail, Sticky.io gửi lời mời đến hộp chat của cùng tài khoản đó. Chấp nhận nó, và bạn sẵn sàng. Bất kỳ ghi chú nào bạn nhập khi 'chat' với Sticky.io, được tự động lưu trong tài khoản Sticky.io của bạn. Ở đây, bạn có thể tổ chức ghi chú bằng cách phát triển nó (ví dụ, bạn có thể link đến nội dung bên ngoài), và sau đó nhóm chúng vào các sổ ghi chú tự gán nhãn cụ thể.
Vâng, Sticky.io không cho bạn cách chú thích một email cụ thể với ghi chú, nhưng tôi thấy nó hữu ích cho ghi chú phức tạp hơn khi làm việc qua hộp thư đến. Bạn當然 có thể copy-dán permalink Gmail cụ thể vào ghi chú và liên kết cả hai. Các sổ ghi chú và thẻ sau đó giúp tổ chức suy nghĩ tốt hơn và lưu trữ đúng cách.
Notes for Gmail
Tên nói lên tất cả. Notes for Gmail là một tiện ích mở rộng Chrome hiện đang ở Private Beta. Nhưng dễ dàng lấy lời mời ngay lập tức như tôi đã thấy. Khi bạn cài đặt và cho phép sử dụng với một tài khoản Gmail cụ thể, bạn sẽ nhận thấy nút Add Note (Thêm ghi chú) ở đầu các thư và cũng trong email chuỗi. Nhấn vào nó mở hộp ghi chú cho mục nhập. Tất cả ghi chú được lưu với email cụ thể.
Bạn có thể chỉnh sửa, xóa, và chia sẻ ghi chú của bạn bằng cách di chuột qua nó và nhấp vào biểu tượng thích hợp. Quan trọng hơn, bạn có thể thêm nhắc nhở. Notes for Gmail cho bạn một vài tùy chọn định dạng và tính năng thêm hình ảnh.
Vẫn chưa rõ Notes for Gmail có giữ miễn phí sau khi công khai không. Trang web nói rằng - Người dùng beta tích cực sẽ nhận dịch vụ miễn phí de trên đời. Vì vậy, đáng giá để thử nó.
Gmail Notes Sidebar (Firefox)
Tại sao giới hạn tất cả giải pháp chỉ cho Chrome… khi Firefox vẫn còn đó. Gmail Notes Sidebar cho phép bạn thêm ghi chú vào từng email. Mô tả add-on nói rằng –
Gmail Notes không phải tính năng tích hợp của Gmail, mà một ứng dụng web riêng chạy trên Google Application Engine Framework. Vì vậy ghi chú của bạn được lưu riêng biệt khỏi dữ liệu Gmail, dù chúng vẫn trong cơ sở hạ tầng Google. Vì ghi chú của bạn được lưu trong đám mây Google, bạn có thể xem/chỉnh sửa/tạo chúng từ máy khác nhau.
Gmail Notes Sidebar cho bạn trình soạn thảo văn bản phong phú để định dạng hoàn toàn ghi chú. Chế độ List (Danh sách) cũng dùng để xem tất cả ghi chú trong danh sách mở rộng. Tab cũng cho phép dùng bộ lọc để tổ chức hiển thị. Bạn có thể nhập rõ ràng link Gmail và dấu thời gian. Gmail Notes Sidebar khuyên bạn nên dùng sao và siêu sao để làm nổi bật tin nhắn có ghi chú.
Như chúng ta đã thấy nhiều lần trước, có nhiều cách biến Gmail thành "quái thú năng suất". Ghi chú là một trong những tính năng có thể giúp giữ "quái thú" được tổ chức tốt hơn, và bạn được thông tin tốt hơn. Bạn thấy dùng gì cho ghi chú Gmail trong hộp thư? Bạn dùng cách nào tự giải quyết? Bạn nghĩ Gmail nên làm nó thành tính năng chuẩn? Thả cho chúng tôi một ghi chú.