Hộp thư đến email của chúng tôi có thể là một lỗ đen năng suất vào những thời điểm tốt nhất. Một người có xu hướng bị mắc kẹt trong vũng lầy của việc đọc, soạn thảo và soạn email. Mọi ứng dụng email, cả trực tuyến và ngoại tuyến, đều chú ý và cố gắng làm cho ngày của chúng tôi trở nên dễ dàng nhất có thể. Một số như Gmail đã thành công.
Các cuộc trò chuyện theo chuỗi và các nhãn thông minh là một bước khởi đầu. Công cụ đầu tiên thực sự giúp tạo ra các cuộc trò chuyện từ đầu đến cuối, và công cụ đầu tiên được sử dụng sau này như một công cụ tổ chức email. Nhưng nếu bạn muốn thêm nội dung gì đó vào cuộc trò chuyện trong Gmail thì sao? Ví dụ, một ghi chú hoặc một chú thích cho bạn biết - hãy ủy quyền điều này cho ông Joe trong bộ phận tài khoản. Gmail vẫn thiếu tính năng ghi chú để gắn thẻ một email cụ thể với một số thông tin bổ sung hữu ích cho bạn như một tài liệu tham khảo trong tương lai.
Giải pháp Đơn giản nhất - Tự Tiến lên
Bạn có thể chỉ cần chuyển tiếp email cho chính mình bằng cách thêm một số văn bản mô tả trong nội dung thư, dòng chủ đề hoặc cả hai; và sau đó đánh dấu nó bằng một nhãn đặc biệt. Sau đó, bạn có thể nhấp vào nhãn để truy cập tất cả các email tự chuyển tiếp của mình và xem nội dung của từng email.
Giải pháp Đơn giản nhất Thứ hai - Công việc của Gmail
Gmail Task cho phép bạn gửi bất kỳ chuỗi Gmail nào đến ngăn Task ( Thêm - Thêm vào Công việc ). Mỗi mục trong danh sách Công việc được kết nối với email ban đầu và bạn chỉ cần nhấp vào Email có liên quan liên kết để tham khảo email gốc. Quan trọng hơn, khi bạn nhấp qua chi tiết Công việc (thông qua Chỉnh sửa chi tiết), bạn sẽ thấy hộp nhỏ chỉ để lưu ý. Gmail Task giúp biến email của bạn thành các công việc GTD có thể hành động và việc thêm ghi chú mang lại cho chúng một chiều kích bổ sung.
Bạn cũng có thể lấy email và biến nó thành Tài liệu Google, nhưng điều đó hơi quá. Những gì chúng tôi đang tìm kiếm ở đây là các giải pháp thanh lịch. Bây giờ, hãy chuyển sang một số công cụ phần thứ ba và thực hiện một số cách mới để thêm ghi chú vào Gmail.
Viết Ghi chú với Google Trò chuyện
Sticky.io (beta) là một ứng dụng web của bên thứ ba, theo ý kiến của tôi, biến ứng dụng trò chuyện của bạn như Google Trò chuyện thành một "thư ký" ghi chú. Ứng dụng nhỏ cho phép bạn ghi chú trong khi đọc email. Bạn cũng có thể gửi các ghi chú của mình qua email tới Sticky.io và lưu giữ chúng cho hậu thế hoặc nếu bạn thực sự đang di chuyển - chỉ cần gửi SMS cho chúng.
Khi bạn đăng nhập lần đầu bằng tài khoản Gmail của mình, Sticky.io sẽ gửi lời mời đến hộp trò chuyện của cùng một tài khoản. Chấp nhận nó, và bạn tốt để đi. Bất kỳ ghi chú nào bạn nhập trong khi ‘trò chuyện’ với Sticky.io, sẽ tự động được lưu vào tài khoản Sticky.io của bạn. Tại đây, bạn có thể sắp xếp các ghi chú của mình bằng cách chi tiết hóa nó (ví dụ:bạn có thể liên kết đến nhiều nội dung bên ngoài hơn), sau đó nhóm chúng thành các sổ ghi chép tự gắn nhãn cụ thể.
Có, Sticky.io không cung cấp cho bạn cách chú thích một email cụ thể bằng ghi chú, nhưng tôi thấy cách này hữu ích để ghi chú phức tạp hơn trong khi làm việc với hộp thư đến. Tất nhiên, bạn có thể sao chép và dán liên kết cố định Gmail cụ thể vào ghi chú và liên kết cả hai. Sau đó, sổ ghi chép và thẻ sẽ giúp sắp xếp các suy nghĩ tốt hơn và lưu trữ chúng đúng cách.
Ghi chú cho Gmail
Bản thân tên gọi là tự giải thích. Ghi chú cho Gmail là một tiện ích mở rộng của Chrome hiện đang ở phiên bản Beta riêng tư. Nhưng thật dễ dàng để nhận được lời mời ngay lập tức khi tôi phát hiện ra. Khi bạn cài đặt và cho phép sử dụng nó với một tài khoản Gmail cụ thể, bạn sẽ thấy nút Thêm Ghi chú ở đầu thư và cả trong chuỗi email. Nhấp vào đây sẽ mở hộp ghi chú cho mục nhập. Tất cả các ghi chú được lưu bằng email cụ thể.
Bạn có thể chỉnh sửa, xóa và chia sẻ ghi chú của mình bằng cách di chuột qua ghi chú đó và nhấp vào biểu tượng thích hợp. Quan trọng hơn, bạn có thể thêm lời nhắc. Notes for Gmail cung cấp cho bạn một số tùy chọn định dạng và tính năng thêm hình ảnh.
Vẫn chưa rõ liệu Notes cho Gmail có còn miễn phí sau khi nó được công khai hay không. Trang web nói rằng - Người dùng phiên bản beta đang hoạt động sẽ nhận được một dịch vụ miễn phí suốt đời. Vì vậy, rất đáng để chúng ta dùng thử.
Thanh bên Ghi chú của Gmail (Firefox)
Tại sao chỉ giới hạn tất cả các giải pháp cho Chrome… khi Firefox vẫn còn tồn tại. Thanh bên ghi chú của Gmail cho phép bạn thêm ghi chú vào từng email. Các mô tả tiện ích bổ sung nói rằng -
Gmail Notes không phải là một tính năng tích hợp của Gmail mà là một ứng dụng web riêng biệt chạy trên Google Application Engine Framework. Vì vậy, ghi chú của bạn được lưu trữ riêng biệt với dữ liệu Gmail của bạn, mặc dù chúng vẫn nằm trong cơ sở hạ tầng của Google. Và vì ghi chú của bạn được lưu trữ trên đám mây của Google, bạn có thể xem / chỉnh sửa / tạo chúng từ các máy khác nhau.
Gmail Notes Sidebar cung cấp cho bạn một trình soạn thảo văn bản phong phú để định dạng hoàn toàn các ghi chú của bạn. A Danh sách xem nếu cũng vì mục đích xem tất cả các ghi chú của bạn trong danh sách có thể mở rộng. Tab này cũng cho phép sử dụng các bộ lọc để sắp xếp màn hình. Bạn cần nhập các liên kết và dấu thời gian của Gmail một cách rõ ràng. Thanh bên Ghi chú của Gmail khuyên bạn nên sử dụng dấu sao và dấu sao để đánh dấu thư bằng ghi chú.
Như chúng ta đã thấy rất nhiều lần trước đây, có nhiều cách để biến Gmail thành một con thú năng suất. Ghi chú là một trong những tính năng có thể giúp giữ cho con thú được tổ chức tốt hơn và bạn được thông báo tốt hơn. Bạn thấy công dụng gì đối với ghi chú Gmail trong hộp thư đến của mình? Bạn có sử dụng một số giải pháp cho mình không? Bạn có nghĩ rằng Gmail nên biến nó thành một tính năng tiêu chuẩn không? Gửi cho chúng tôi một ghi chú.