Khi bạn đi ngang qua một ai đó trên phố và nói lời chào, bạn cảm thấy thế nào khi họ không nói lời chào lại? Thật đáng ngạc nhiên khi sự thiếu thừa nhận nhỏ có thể khiến một người cảm thấy như thế nào, nhưng cũng thật đáng kinh ngạc khi bạn có thể làm được bao nhiêu để khuyến khích phản hồi. Điều này cũng đúng với email.
Bây giờ, hãy tưởng tượng kịch bản ngược lại. Bạn đang đi ngang qua một ai đó trên phố và họ liếc nhanh qua bạn, chào, sau đó nhanh chóng quay đi chỗ khác. Bạn có khả năng nói lời chào lại như thế nào? Bây giờ, hãy tưởng tượng một người đang nhìn thẳng vào mắt bạn, mỉm cười thật tươi và nói xin chào - thậm chí sử dụng tên của bạn! Khả năng cao hơn là bạn sẽ được truyền cảm hứng để đáp lại bằng hiện vật.
Điều này cũng đúng với email. Ngoại trừ, thay vì biểu hiện trên khuôn mặt hoặc giọng nói, có một bộ quy tắc hoàn toàn khác khi gửi email sẽ khuyến khích hoặc không khuyến khích một người nhấn nút "trả lời" và trả lời bạn. Trong bài đăng này, tôi sẽ chia sẻ với bạn một vài thủ thuật mà tôi đã học được trong nhiều năm - những mẹo sẽ giúp bạn tăng đáng kể thành công khi nhận được phản hồi qua email, ngay cả từ những người rất bận rộn.
Tại sao bạn cần trả lời?
Khi tôi thay đổi công việc vài năm trước, tôi bắt đầu làm việc trong một công ty nơi mọi người bận rộn hơn nhiều so với công việc cuối cùng của tôi. Mọi người hầu như không có thời gian để hoàn thành công việc của dự án, vì vậy việc trả lời email trở thành một nhiệm vụ cần ưu tiên. Tôi sớm biết rằng nếu tôi không tuân theo một định dạng và cách tiếp cận nhất định khi gửi email cho mọi người, tôi có thể không nhận được phản hồi trong nhiều ngày.
Điều đầu tiên bạn cần làm khi gửi email cho ai đó - đặc biệt là người cực kỳ bận rộn - là kiểm tra nhanh lý do bạn gửi email cho họ. Nếu họ bận và email của bạn không phải là vấn đề có mức độ ưu tiên đủ cao, nó có thể sẽ được cất giấu ở đâu đó trong danh sách việc cần làm, chỉ được xử lý khi có nhiều thời gian hơn để tập trung vào vấn đề (nếu có ). Những người bận rộn rất khó quản lý email. Họ càng bận rộn, bạn càng ít có khả năng nhận được phản hồi nếu bạn không chơi đúng bài của mình.
Nếu bạn có thể biện minh cho tầm quan trọng của vấn đề đủ để đảm bảo một email, thì bằng mọi cách, hãy bắt đầu.
Đặt câu hỏi - Tốt nhất là về họ
Vào năm 2012, các nhà nghiên cứu của Đại học Harvard đã thực hiện một nghiên cứu khá kỹ lưỡng, thậm chí liên quan đến quét não và phát hiện ra rằng mọi người thực sự nhận được "tiếng vang sinh hóa" khi nói về bản thân họ. Một người càng mạnh mẽ - cũng như nhiều người cực kỳ bận rộn - thì họ càng thích nói về bản thân mình. Rốt cuộc, chỉ có rất nhiều để nói, phải không?
Điều này có nghĩa là nếu bạn treo lơ lửng một câu hỏi cá nhân bên trong email của mình, về cơ bản, bạn đang cám dỗ người đó với mức cá nhân cao - cơ hội để tạo ra một chút "buzz" bằng cách chia sẻ điều gì đó về họ với bạn. Và một số người thực sự rất thích cơ hội có một hộp xà phòng. Vì vậy, hãy đưa nó cho họ.
Bạn chỉ có thể hỏi xem một dự án họ đang làm đang diễn ra như thế nào. Nếu bạn rất thân thiết với họ và thường xuyên nói về gia đình, hãy hỏi xem tình hình gia đình ra sao. Nếu có một trò chơi lớn mà mọi người đang nói về - hãy hỏi họ nghĩ gì. Hãy cho họ một cơ hội để phản hồi lại bạn và “tạm nghỉ” để suy nghĩ về công việc quá nhiều. Bạn có thể theo dõi câu hỏi của mình bằng câu hỏi liên quan đến công việc mà bạn muốn hỏi ngay từ đầu, nhưng việc trưng cầu ý kiến sẽ kích hoạt nhu cầu "Tôi-được-nói-về-bản-thân-tôi" cao.
Phần thưởng bổ sung:Sử dụng điểm chung của cả hai. Trẻ em. Một tình yêu của bóng chày. Dù đó là gì - hãy tạo kết nối cá nhân trước. Người đó sẽ ít có khả năng nhanh chóng gửi đi email sau này.
Chọn Dòng Chủ đề Khẩn cấp
Những người bận rộn thường bắt đầu ưu tiên email và đôi khi họ thậm chí không mở email để làm như vậy. Họ sẽ nhanh chóng lướt qua dòng tiêu đề. Vì vậy, nếu bạn muốn phản hồi nhanh từ những người này, bạn có thể hình dung dòng tiêu đề quan trọng như thế nào. Nếu bạn cần mẹo về cách thực hiện việc này, tôi thực sự đề xuất lời khuyên của Aaron về cách làm cho dòng tiêu đề của bạn nổi bật trong một hộp thư đến lộn xộn.
Điểm mấu chốt là:Nếu bạn cần phản hồi ngay lập tức, thì tại sao dòng chủ đề của bạn không được đặt trước "QUAN TRỌNG:" hoặc "URGENT:"? Không có gì sai khi làm điều này, và nó thực sự hữu ích đối với những người bận rộn, những người sử dụng những dòng tiêu đề như vậy như một chỉ báo trực quan về những gì cần tấn công đầu tiên trong hộp thư đến. Chỉ cần đừng làm điều đó vì những vấn đề ngớ ngẩn, không quan trọng, nếu không bạn sẽ trở thành "cậu bé khóc sói" và các email của bạn cuối cùng sẽ bị bỏ qua hoàn toàn!
Ngắn gọn và hấp dẫn
Đây là một phần của bài báo mà tôi nhận được sự đạo đức giả. Anh chàng viết bài 2000 word định bảo US cứ ngắn gọn ngọt ngào? Chuẩn rồi. Đó chính xác là những gì tôi sẽ làm. Chúng ta đang nói chuyện qua email ở đây và đây là bài học mà ông Wordy ở đây đã học được trong năm đầu tiên trong công việc mới của mình:PILE. Đó là một từ viết tắt mà tôi vừa nghĩ ra. Nó là viết tắt của Mọi người bỏ qua các email dài.
Sau khoảng sáu tháng mọi người phớt lờ những email dài và phức tạp của tôi, tôi đã thử một cái gì đó mới. Tôi bắt đầu viết những email rất, rất ngắn gọn chỉ nêu quan điểm. Tôi không cung cấp thêm chi tiết, nhưng ở cuối email, tôi đề nghị cung cấp thêm thông tin nếu họ muốn.
Tôi bắt đầu chọn lọc các email của mình. Khi tôi nghĩ rằng chúng đủ ngắn, tôi đã xem xét và cắt bớt một số chi tiết. Bạn phải tự hỏi mình, dòng này chỉ là thừa? Bạn đang chia sẻ thông tin nhằm mục đích cho mọi người biết bạn biết bao nhiêu - hay nó không thực sự quan trọng đối với vấn đề đang bàn? Cắt bớt các từ. Đi vào vấn đề một cách nhanh chóng. Khi tôi bắt đầu làm điều này, tôi nhận thấy tỷ lệ phản hồi tăng vọt. Nếu bạn có thể chia nhỏ email của mình thành một dòng - rất tốt là bạn sẽ nhận được phản hồi ngay lập tức.
Hối lộ họ
Nếu chúng ta thành thật ở đây, thì bạn phải thừa nhận rằng bản chất của họ, con người là một nhóm tự phục vụ. Khi mọi người thấy rằng có thể có "điều gì đó trong đó" đối với họ, họ cảm thấy bị buộc phải hành động hơn. Bạn có thể tận dụng lợi thế này trong email bằng cách kết thúc email của mình bằng một câu gì đó như, "Vì vậy, hãy liên hệ lại với tôi khi bạn có thể nói về vấn đề này qua một tách cà phê - về tôi!"
Một tách cà phê miễn phí chỉ để nhấn nút trả lời? Đó là động lực tốt. Và nếu vấn đề còn quan trọng hơn - giả sử bạn đang cố bán thứ gì đó hoặc kiếm được khách hàng mới - hãy tiếp tục và đề nghị mua bữa trưa. Khoản đầu tư nhỏ đó sẽ rất xứng đáng. Mọi người thích bữa trưa miễn phí.
Tham gia vào Bên thứ hai
Nếu bạn đã gửi email cho ai đó một vài lần, bạn đã thử tất cả các chiến thuật được liệt kê ở trên và bạn vẫn không nhận được bất kỳ phản hồi nào, thì đã đến lúc rút súng lớn. Tôi thường dành hai chiến thuật cuối cùng này cho những người thường xuyên bỏ qua email. Cách tiếp cận "súng lớn" đầu tiên là kéo một ai đó có thể liên quan đến tình hình. Đây có thể là sếp của bạn hoặc một người khác mà bạn đang làm việc cùng trong dự án đang được triển khai vì người đó không trả lời email của bạn.
Đây không phải là điều bạn muốn làm trên email đầu tiên, thứ hai hoặc thậm chí là thứ ba. Tuy nhiên, nếu bạn đang bị phớt lờ một cách trắng trợn, thì hãy viết thêm một email lịch sự và chỉ cc một người có liên quan. Nếu đó là một người nào đó ở cấp cao hơn, như sếp của bạn và người khác biết họ đang ở vị trí có thẩm quyền, họ sẽ nhanh chóng phản hồi. Trong số tất cả các trình bỏ qua kinh niên mà tôi đã xử lý trong nhiều năm, phương pháp tiếp cận "cc" này nhắc nhở phản hồi 99% thời gian. Có điều gì đó về việc có khán giả chuyển đổi cuộc đối thoại và đột nhiên đặt nó trở thành ưu tiên cao hơn.
Những Lời Nhắc Liên tục Phát hành
Nếu bạn đã từng xem bộ phim Shawshank Redemption, hoặc đọc tiểu thuyết do Stephen King viết, thì bạn có thể nhớ lại đoạn Andy Dufresne gửi một lá thư mỗi tuần cho Thượng viện Tiểu bang, yêu cầu tiền cho một thư viện nhà tù. Sau khi nhận được vài trăm đô la và tiền quyên góp sách, Andy sau đó bắt đầu gửi hai lá thư mỗi tuần để yêu cầu nhận được nhiều tiền hơn nữa.
Mấu chốt của câu chuyện là sự bền bỉ có tác dụng. Gọi nó là khó chịu, trầm trọng hoặc khó chịu - nhưng nếu bạn thực sự, thực sự cần câu trả lời cho một điều gì đó quan trọng, hãy liên tục hỏi người đó một cách lịch sự rằng liệu họ nhận được email cuối cùng của bạn có mang lại một trong hai tác dụng mong muốn hay không. Nó sẽ nhắc người đó xem qua hộp thư đến của họ để tìm email mà bạn đang nói đến, hoặc nó sẽ khiến họ nhận ra rằng cách duy nhất để khiến bạn bỏ đi là trả lời email của bạn. Đây rõ ràng là giải pháp cuối cùng, nhưng nó cũng là một giải pháp hiệu quả.
Bạn sử dụng kỹ thuật nào để nhận được phản hồi nhanh hơn cho email của mình? Điều gì làm việc cho bạn? Chia sẻ mẹo và lời khuyên của riêng bạn trong phần bình luận bên dưới!