Khi bạn đi ngang qua ai đó trên đường và chào, bạn cảm thấy thế nào khi họ không chào lại? Thật ngạc nhiên, một sự thiếu hụt xác nhận nhỏ bé có thể làm một người cảm thấy thế nào, nhưng cũng ngạc nhiên không kém là bạn có thể làm rất nhiều thứ để khuyến khích phản hồi. Cùng điều đúng với email.
Hãy tưởng tượng tình huống ngược lại. Bạn đi ngang qua ai đó và họ nhìn nhanh, chào, rồi nhanh chóng quay đi. Bao nhiêu khả năng bạn sẽ chào lại? Bây giờ tưởng tượng một người nhìn thẳng vào mắt bạn, mỉm cười rộng và chào — thậm chí gọi tên bạn! Khả năng bạn sẽ được khích lệ để phản hồi lại cao hơn rất nhiều.
Cùng điều đúng với email. Trừ việc thay vì biểu cảm khuôn mặt hay giọng nói, có một bộ quy tắc hoàn toàn khác khi email sẽ khuyến khích hay ngăn cản một người nhấn nút "trả lời" và trả lời bạn. Trong bài này, tôi sẽ chia sẻ vài thủ thuật tôi học được qua nhiều năm — mẹo sẽ tăng lớn tỷ lệ thành công nhận phản hồi email, ngay cả từ người rất bận.
Tại Sao Bạn Cần Phản Hồi?
Khi tôi chuyển việc vài năm trước, tôi bắt đầu làm ở công ty nơi mọi người bận rộn hơn nhiều so với công ty cũ. Mọi người vất vả chỉ để hoàn thành công việc dự án, nên trả lời email trở thành việc ưu tiên. Tôi sớm nhận ra nếu không tuân theo định dạng và cách tiếp cận nhất định khi email cho mọi người, tôi có thể không nhận được phản hồi trong nhiều ngày, thậm chí không bao giờ.
Điều đầu tiên bạn cần làm khi email cho ai đó — đặc biệt người cực kỳ bận rộn — là nhanh chóng kiểm tra lý do của chính bạn để email cho họ. Nếu họ bận và email của bạn không đủ quan trọng để ưu tiên, nó có thể bị bỏ vào danh sách việc cần làm nào đó, chỉ được xử lý khi có thời gian tập trung vào vấn đề (nếu có). Người bận rộn khó quản lý email. Càng bận, càng ít khả năng bạn nhận được phản hồi nếu bạn không chơi bài đúng.
Nếu bạn có thể chứng minh tầm quan trọng của vấn đề đủ để gửi email, thì bằng mọi cách, hãy bắt đầu.
Hãy Đặt Câu Hỏi — Ưu Tiên Về Họ
Năm 2012, các nhà nghiên cứu Đại học Harvard tiến hành nghiên cứu khá kỹ lưỡng, thậm chí quét não, và phát hiện mọi người thực sự nhận được "cảm giác sinh hóa học" (biochemical buzz) khi nói về bản thân. Càng người quyền lực — như nhiều người cực kỳ bận rộn — càng thích nói về bản thân.畢竟, có quá nhiều thứ để kể, phải không?
Điều này có nghĩa là nếu bạn "ba gâu" một câu hỏi cá nhân trong email, bạn cơ bản đang cám dỗ người đó với một "cao trào" cá nhân — cơ hội được chia sẻ điều gì đó về bản thân với bạn. Và một số người thực sự rất thích cơ hội có "bục phát biểu". Vậy hãy cho họ.
Bạn có thể hỏi dự án họ đang làm tiến độ thế nào. Nếu bạn rất thân và thường nói chuyện về gia đình, hãy hỏi gia đình thế nào. Nếu có trận đấu lớn ai ai cũng bàn — hãy hỏi họ nghĩ sao. Cho họ cơ hội trả lời bạn và "nghỉ ngơi" khỏi suy nghĩ về công việc. Bạn có thể theo sau câu hỏi đó bằng câu hỏi liên quan đến công việc bạn muốn hỏi từ đầu, nhưng lời mời chia sẻ quan điểm sẽ kích hoạt nhu cầu "tôi được nói về mình".
Thêm giá trị: Dùng thứ gì đó bạn cả hai cùng chung. Con cái. Tình yêu bóng chày. Bất cứ gì — hãy tạo kết nối cá nhân trước. Người đó sẽ ít khả năng gác email đó sang một bên để đọc sau.
Chọn Dòng Chủ Đề (Subject Line) Khẩn Cấp
Người bận rộn tự nhiên ưu tiên email, và đôi khi họ甚至不打开邮件就优先处理。他们会快速浏览主题行。所以，如果您想从这些人那里得到快速回复，您可以想象主题行有多重要。如果您需要关于如何做到这一点的提示，我强烈推荐Aaron关于如何让您的主题行在杂乱的收件箱中脱颖而出的建议。
Điểm mấu chốt: Nếu bạn cần phản hồi ngay, tại sao dòng chủ đề của bạn không bắt đầu bằng "QUAN TRỌNG:" hoặc "KHẨN CẤP:"? Không có gì sai với việc này, và thực tế nó giúp người bận rộn dùng dòng chủ đề như chỉ báo trực quan để biết phải xử lý gì trước trong hộp thư. Chỉ đừng làm vậy cho vấn đề vô nghĩa, không quan trọng, hoặc bạn sẽ thành "cậu bé.reporting wolf", và email của bạn cuối cùng sẽ bị bỏ qua hoàn toàn!
Giữ Ngắn Gọn, Súc Tích
Đây là phần tôi bị hipócrit. Người viết bài 2000 từ bảo CHÚNG TA phải ngắn gọn? Ừ. Chính xác đó. Chúng ta nói về email, và đây là bài học anh "Hay Viết Dài Dòng" học được năm đầu tiên công việc mới: PILE. Là từ viết tắt tôi vừa nghĩ ra. Nghĩa là People Ignore Long Emails (Mọi người bỏ qua email dài).
Sau khoảng sáu tháng mọi người bỏ qua email dài dòng, chi tiết của tôi, tôi thử cách mới. Tôi bắt đầu viết email rất rất ngắn, chỉ nêu 요点. Tôi không cung cấp chi tiết thêm, nhưng ở cuối email tôi đề nghị cung cấp thêm thông tin nếu họ muốn.
Tôi bắt đầu cắt giảm email. Khi nghĩ đủ ngắn, tôi duyệt lại và cắt thêm. Bạn phải tự hỏi, dòng này có thừa không? Bạn chia sẻ thông tin để khoe biết bao nhiêu — hay không liên quan đến vấn đề? Cắt bớt từ ngữ. Đi thẳng vào vấn đề. Khi bắt đầu làm vậy, tôi thấy tỷ lệ phản hồi vọt lên. Nếu bạn rút gọn email xuống một dòng — khả năng cao bạn sẽ nhận được phản hồi tức thì.
"Hối Lộ" Họ
Nếu chúng ta trung thực, bạn phải thừa nhận rằng theo bản chất, con người là đám ích kỷ. Khi thấy có "lợi ích cho mình", họ cảm thấy bắt buộc phải hành động hơn. Bạn có thể tận dụng điều này trong email bằng cách kết thúc với câu như: "Vậy, hãy phản hồi cho tôi thời gian phù hợp để chúng ta nói chuyện over một ly cà phê — mời của tôi!"
Một ly cà phê miễn phí chỉ để nhấn nút trả lời? Động lực tốt. Nếu vấn đề quan trọng hơn — ví dụ bạn cố bán hàng hoặc tìm khách hàng mới — hãy mời ăn trưa. Số đầu tư nhỏ sẽ đáng giá. Mọi người thích ăn trưa miễn phí.
Kéo Theo Bên Thứ Ba
Nếu bạn đã email vài lần, thử tất cả chiến thuật trên, và vẫn không được phản hồi, thì lúc dùng "vũ khí trọng hạng". Tôi thường dành hai chiến thuật cuối cho người thường xuyên bỏ qua email. Cách tiếp cận "vũ khí trọng hạng" đầu tiên là kéo vào người có liên quan đến tình huống. Có thể là sếp bạn, hoặc người khác bạn cùng làm việc trên dự án bị đình trệ vì người kia không trả lời email.
Đây không phải việc bạn muốn làm ở email đầu, thứ hai, thậm chí thứ ba. Tuy nhiên, nếu bạn bị bỏ qua công khai, hãy viết thêm một email lịch sự, và chỉ cần CC người liên quan. Nếu là người cấp trên, như sếp, và người kia biết họ có thẩm quyền, họ sẽ phản hồi nhanh. Trong tất cả người bỏ qua email mãn tính tôi đối mặt qua nhiều năm, cách "CC" này nhắc được phản hồi 99% thời điểm. Có thứ gì đó về việc có khán giả khiến đối thoại thay đổi và bỗng nhiên trở thành ưu tiên cao hơn.
Nhắc Nhở Liên Tục
Nếu bạn từng xem phim Shawshank Redemption, hoặc đọc truyện ngắn của Stephen King, bạn có thể nhớ phần Andy Dufresne gửi một lá thư mỗi tuần cho Thượng viện bang, xin tiền cho thư viện tù. Sau khi nhận được vài trăm đô la và quyển sách tặng, Andy bắt đầu gửi hai lá thư một tuần xin thêm tiền.
Điểm của câu chuyện là kiên trì có hiệu quả. Gọi là khó chịu, gây giận, hay chọc giận — nhưng nếu bạn thực sự, thực sự cần câu trả lời cho điều gì quan trọng, liên tục hỏi lịch sự xem họ đã nhận email trước chưa sẽ có một trong hai hiệu ứng mong muốn. Sẽ khiến người đó đào hòm thư tìm email bạn nhắc đến, hoặc khiến họ nhận ra cách duy nhất để bạn biến mất là trả lời email. Đây rõ ràng là giải pháp cuối cùng, nhưng nó cũng là giải pháp có hiệu quả.
Kỹ thuật gì bạn dùng để nhận phản hồi email nhanh hơn? Điều gì hiệu quả với bạn? Hãy chia sẻ mẹo và lời khuyên của bạn trong phần bình luận!