Thường thì tôi ghét lời hứa năm mới. Không phải vì tôi nghĩ chúng không đáng làm — mà vì tôi thường chọn thứ quá xa vời, cuối cùng cảm thấy thất vọng khi phá vỡ sau hai tuần. (Nhìn bạn đây, "không ăn kem nữa".)
Nhưng năm nay — tôi quyết định cam kết làm việc hiệu quả và có tổ chức hơn. Dễ dàng để đường ran mờ khi làm việc từ xa. Cuộc sống tràn vào công việc và ngược lại, nhanh chóng trở nên hỗn loạn.
Đó là lý do chúng tôi tổng hợp 5 điều đơn giản bạn có thể làm để tổ chức email và giữ hộp thư sạch sẽ. May mắn thay, bạn có thể thực hiện từng cái dùng Kiwi for Gmail.
1. Tạo hệ thống phân loại hộp thư bằng mã màu
Gmail từ lâu đã thêm hệ thống nhãn (label) để phân loại email nhanh chóng cho bất kỳ lý do gì. Tiếp theo, bạn gán màu cho các nhãn này. Chi tiết hơn ở mẹo tiếp theo.
2. Dùng bộ lọc (filter) tự động phân loại email đến vào thư mục phù hợp
Ví dụ, bạn đi nghỉ hè này và muốn gom email từ trang du lịch và hãng bay. Trong trường hợp khác, bạn tạo nhãn lưu tin nhắn về dự án công việc.
Bạn cũng áp dụng bộ lọc để đẩy xa hơn, khiến email đến tự động thêm vào nhãn/thư mục mới.
Có lẽ bạn muốn gom email từ một hoặc nhiều người cụ thể, hoặc tin nhắn chứa từ khóa đặc biệt trong nội dung.
Gmail thậm chí cho phép phân loại email đã nhận trước đó khớp cùng tiêu chí. Vậy bạn có hệ thống phân loại hộp thư bằng mã màu!
Để dễ hơn nữa, cân nhắc dùng Kiwi for Gmail Focused Inbox. Trực tiếp, bạn lọc tin nhắn theo ngày/tuần, tách những email đánh dấu "Quan trọng (Important)", chỉ bao gồm có file đính kèm, và hơn thế nữa.
3. Dùng tài khoản email riêng cho bản tin và email hàng loạt khác
Sau rác (spam), không có gì tệ hơn nhận bản tin vô dụng và email hàng loạt sau khi truy cập cửa hàng trực tuyến hoặc trang web khác. Rất tiếc, không dễ dừng nhận email này sau khi chúng bắt đầu đến.
Xem xét tạo tài khoản email riêng cho bản tin và loại email tương tự. Cách này tách chúng khỏi tin nhắn quan trọng hơn bạn nhận được về mặt cá nhân và chuyên nghiệp.
Phần hay nhất của giải pháp này? Nếu bao giờ chán nhận email hàng loạt, chỉ cần xóa tài khoản email đó và tiếp tục cuộc sống.
4. Hủy đăng ký bất kỳ email không mong muốn hoặc không cần thiết
Nếu bạn chán nhận bản tin và email mua sắm, có giải pháp khác: hủy đăng ký.
Nhìn cuối email phiền toái đó, nhấn link hủy đăng ký, làm theo hướng dẫn. Mọi công ty uy tín sẽ gỡ bạn khỏi danh sách gửi thư một lần cho tất cả.
Đối với những kẻ khác, cân nhắc đánh dấu email là spam. Cách này, dù sau này họ gửi email, chúng sẽ bị loại khỏi hộp thư đến.
5. Lưu tất cả file đính kèm thành tài liệu trên máy tính hoặc trang lưu trữ trực tuyến như Dropbox hoặc Google Drive
Cuối cùng, giải pháp tổ chức tốt hơn cho file đính kèm email. Thay vì giữ file đính kèm chỉ trong Gmail, nơi thường khó tìm, hãy dùng dịch vụ lưu trữ.
Google Drive, Apple iCloud, Microsoft OneDrive, và nhiều dịch vụ khác cung cấp dung lượng cho mọi loại file máy tính. Lưu file đính kèm quan trọng nhất cách này, để chúng tập trung ở một nơi và truy cập được từ mọi thiết bị.
Đó là xong! Năm hành động nhanh chóng, dễ đạt được để lấy lại kiểm soát hộp thư. Và tiết kiệm thời gian cho kem.
Ghi chú biên tập: Amanda Marcotte là Phó chủ tịch Tăng trưởng và Marketing cho Kiwi for Gmail, ứng dụng desktop nâng cao tính năng chúng ta yêu thích và phụ thuộc trong Gmail và Google Workspace và tách chúng ra khỏi trình duyệt.
Bạn có ý kiến gì? Hãy chia sẻ trong bình luận hoặc thảo luận trên Twitter/Facebook của chúng tôi.
Đề xuất của biên tập viên:
- 6 tính năng Google Workspace bạn sẽ biết ơn
- 7 sai lầm Google Workspace cần ngừng để tiết kiệm thời gian
- Cách ngăn thông báo LinkedIn làm đầy hộp thư
- Nhớ Inbox by Google? Extension Simplify mang lại một số tính năng hay nhất