Tôi thường không thích những quyết tâm của Năm mới. Không phải vì tôi không nghĩ chúng đáng làm - mà bởi vì tôi thường chọn một thứ gì đó cực kỳ khó đạt được đến nỗi cuối cùng tôi cảm thấy thất bại khi nghỉ hai tuần. P>
Nhưng năm nay - tôi quyết định cam kết làm việc hiệu quả hơn và có tổ chức hơn. Dễ dàng để cho các dòng bị xáo trộn khi làm việc từ xa. Homelife trượt vào cuộc sống công việc và ngược lại, và nó có thể nhanh chóng trở nên hỗn loạn.
Đó là lý do tại sao chúng tôi đã tổng hợp năm điều đơn giản bạn có thể làm để sắp xếp email và giữ cho hộp thư đến của bạn không bị lộn xộn. May mắn thay, bạn có thể thực hiện từng thao tác bằng Kiwi cho Gmail.
1. Tạo hệ thống mã màu để sắp xếp hộp thư đến của bạn
Từ lâu, Gmail đã thêm một hệ thống ghi nhãn mà bạn có thể sử dụng để sắp xếp email vì bất kỳ lý do gì một cách nhanh chóng. Đổi lại, bạn có thể gán màu cho các nhãn này. Tìm hiểu thêm về điều đó bên dưới trong mẹo tiếp theo.
> Sử dụng bộ lọc để tự động sắp xếp các loại thư đến cụ thể vào thư mục thích hợp của chúngVí dụ:có lẽ bạn sẽ đi nghỉ vào mùa hè này và bạn muốn nhóm các email từ trang web du lịch và hãng hàng không. Trong một tình huống khác, bạn tạo một nhãn để lưu trữ các thông báo về một dự án công việc.
Bạn cũng có thể áp dụng một bộ lọc để đẩy mạnh điều này hơn nữa, do đó, các email đến sẽ tự động được thêm vào nhãn / thư mục mới.
Chẳng hạn, có lẽ bạn muốn nhóm các email từ một hoặc nhiều cá nhân hoặc những thư có chứa các từ cụ thể trong nội dung.
Gmail thậm chí còn giúp bạn có thể sắp xếp các email đã nhận trước đó phù hợp với cùng tiêu chí. Do đó, bạn có một hệ thống mã màu để sắp xếp hộp thư đến!
Đối với điều gì đó thậm chí còn dễ dàng hơn, hãy xem xét sử dụng Hộp thư đến Ưu tiên Kiwi cho Gmail. Ngay bây giờ, bạn có thể sắp xếp các thư theo ngày hoặc tuần, tách những thư được đánh dấu trong “Quan trọng”, chỉ bao gồm những thư có tệp đính kèm và hơn thế nữa.
3. Sử dụng một tài khoản email riêng cho các bản tin và các email hàng loạt khác
Sau khi spam, không có gì tệ hơn là nhận được những bản tin vô bổ và những email hàng loạt khác sau khi truy cập vào một cửa hàng trực tuyến hoặc các trang web khác. Thật không may, không phải lúc nào bạn cũng dễ dàng ngừng nhận những email này khi chúng bắt đầu đến.
Hãy xem xét việc tạo các tài khoản email riêng biệt cho các bản tin và các loại email tương tự như một giải pháp. Bằng cách này, chúng được giữ riêng biệt với các thông báo quan trọng hơn mà bạn có thể nhận được một cách cá nhân và chuyên nghiệp.
Phần tốt nhất của giải pháp này? Nếu bạn cảm thấy mệt mỏi với việc nhận hàng loạt email, chỉ cần xóa tài khoản email của bạn và chuyển sang ngày của bạn.
4. Hủy đăng ký nhận bất kỳ email không mong muốn hoặc không cần thiết nào
Nếu bạn đã quá mệt mỏi với việc nhận các bản tin và các email mua sắm khác, có một giải pháp khác:hủy đăng ký.
Nhìn vào phần cuối của những email phiền phức đó, nhấp vào liên kết hủy đăng ký và làm theo hướng dẫn. Bất kỳ công ty có uy tín nào cũng sẽ đưa bạn ra khỏi danh sách gửi thư của họ một lần và mãi mãi.
Đối với tất cả những người khác, hãy cân nhắc đánh dấu các email là thư rác. Bằng cách đó, ngay cả khi bạn nhận được email trong tương lai từ một công ty hoặc tổ chức, chúng sẽ bị xóa khỏi hộp thư đến của bạn.
5. Lưu tất cả các tệp đính kèm dưới dạng tài liệu trên máy tính của bạn hoặc trong trang web lưu trữ trực tuyến như Dropbox hoặc Google Drive
Cuối cùng, tôi có một giải pháp để tổ chức tốt hơn các tệp đính kèm trong email. Thay vì chỉ lưu giữ các tệp đính kèm này trong Gmail, nơi chúng thường khó tìm, hãy sử dụng dịch vụ lưu trữ.
Google Drive, Apple iCloud, Microsoft OneDrive và nhiều người khác cung cấp không gian lưu trữ cho bất kỳ loại tệp máy tính nào. Lưu trữ các tệp đính kèm cần thiết nhất của bạn theo cách này để chúng được đặt ở vị trí trung tâm và có thể truy cập được, bất kể thiết bị của bạn là gì.
Đó là nó! Năm hành động nhanh chóng, dễ dàng thực hiện mà bạn có thể thực hiện để giành lại quyền kiểm soát hộp thư đến của mình. Và tiết kiệm thời gian làm kem.
Ghi chú của biên tập viên: Amanda Marcotte là Phó Giám đốc Phát triển và Tiếp thị của Kiwi cho Gmail, một ứng dụng dành cho máy tính để bàn giúp nâng cao các tính năng mà chúng tôi yêu thích và phụ thuộc vào trong Gmail và Google Workspace, đồng thời tách chúng ra bên ngoài trình duyệt.
Bạn có suy nghĩ gì về điều này không? Hãy cho chúng tôi biết bên dưới trong phần nhận xét hoặc chuyển cuộc thảo luận qua Twitter hoặc Facebook của chúng tôi.
Đề xuất của ban biên tập:
- 6 tính năng của Google Workspace mà bạn sẽ biết ơn
- 7 lỗi Google Workspace cần dừng để bạn tiết kiệm thời gian hơn
- Cách ngăn thông báo LinkedIn thổi hộp thư đến của bạn
- Bỏ lỡ Inbox của Google? Tiện ích mở rộng trình duyệt Đơn giản hóa này mang lại một số tính năng tốt nhất của nó