Bạn không muốn làm, nhưng bạn biết bạn phải mở email client để gửi email quan trọng. Bạn cố gắng hết sức tập trung vào nhiệm vụ, gửi email, và thoát ra, nhưng một hoặc hai giờ sau bạn nhận ra, bạn đã bị hút vào hố đen của email client.
Nó không phải như vậy. Email nên là công cụ giao tiếp và làm việc nhanh hơn, không phải bẫy phân tâm hút trọn thời gian quý báu.
May mắn thay, có vài giải pháp bạn có thể dùng cho phép đơn giản mở cửa sổ, soạn email nhanh, và gửi nó, mà không bao giờ phải đặt chân vào hộp thư đến. Xin lưu ý, tất cả đều là giải pháp dựa trên Windows, nên nếu bạn dùng Mac hoặc Linux, bạn sẽ phải xem giải pháp email cho Linux hoặc Mac.
Các Cách Đơn Giản Gửi Email
Bài viết này về các công cụ đơn giản giúp bạn hoàn thành công việc. Bạn cần gửi email, vậy đó là điều bạn sẽ làm.
Mặc dù công cụ có thể đơn giản, thiết lập chúng không phải lúc nào cũng dễ. Điều này vì để gửi email bên ngoài hộp thư thực tế, bạn cần thiết lập các tham số vẫn cho phép gửi email.
Ví dụ, với Gmail, bạn cần biết cài đặt máy chủ SMTP, tìm được trong Gmail, nhấp Cài đặt, Chuyển tiếp và POP/IMAP, và nhấp vào Cấu hình hướng dẫn. Nhấp vào "Tôi muốn bật POP" rồi "Khác" cho client.
Bất kỳ tài khoản email nào, sẽ có cài đặt tương tự. Nếu bạn không biết cách tìm chúng, liên hệ hỗ trợ kỹ thuật của nhà cung cấp email và hỏi cách tìm cài đặt SMTP. Khi bạn có thông tin này, bạn sẵn sàng thiết lập một trong ba giải pháp dưới đây.
Gửi Email Từ Dòng Lệnh DOS
Thú vị không nếu chỉ mở command prompt, gõ tin nhắn và người nhận email, bấm enter và xong? Thực tế bạn có thể làm được. Chỉ cần chút thiết lập.
Vài năm trước tôi đã đề cập công cụ email dòng lệnh phổ biến Blat. Blat cho phép bạn làm chính điều đó — gửi email từ dòng lệnh.
Điều đầu tiên bạn phải làm nếu định dùng Gmail, là thiết lập đường hầm SSL dùng tiện ích stunnel. Cho Windows, tải file cài stunnel exe. Khi làm xong và thiết lập, vào thư mục cài đặt, và chỉnh sửa file stunnel.conf. Xóa mọi thứ trong đó, và thay bằng script dưới đây.
Khi đã làm xong, vào menu Start, tìm thư mục chương trình Stunnel, và chạy stunnel Service Start.
Bạn gần sẵn sàng gửi email dòng lệnh, nhưng trước tiên bạn cũng phải hạ cài đặt bảo mật Gmail. Bạn làm bằng cách "Bật" ứng dụng kém an toàn trên trang Ứng Dụng Kém An Toàn cho Gmail.
Đặt là "Bật" sẽ cho phép stunnel hoạt động. Cho dù, nó cũng giảm bảo mật tài khoản Gmail, vì vậy dùng thận trọng. Có sự đánh đổi bảo mật cho tiện lợi, bạn phải chọn cái quan trọng hơn.
Bây giờ bạn có thể thiết lập Blat. Chỉ cần giải nén ba file Blat bạn tải, mở command prompt, và đi đến thư mục đó. Kích hoạt Blat để cho phép gửi tin nhắn bằng lệnh sau (thay email, tên người dùng và mật khẩu bằng thông tin của bạn).
blat -install 127.0.0.1 <your-email@email.com> 3 1099 -u <username> -pw <password>
Khi đã xong, bạn đã sẵn sàng. Để gửi email từ command prompt, chỉ cần gõ như sau:
blat -body "This is a test" - to <recipient@email.com> -subject "Test Email"
Mọi thứ sau "-body" là tin nhắn email. Bạn có thể gửi đến bất kỳ địa chỉ email người nhận, và bao gồm dòng chủ đề sau "-subject". Kết quả sẽ trông như thế này:
Bây giờ, khi nào bạn nhớ cần cho ai đó biết điều gì, chỉ vào menu Start, click run, gõ "cmd" và gõ lệnh blat để gửi email. Xong. Không phân tâm.
Gửi Email Từ Excel
Công cụ Office thường dùng khác mà đa số người dùng máy tính dùng ngày nay là Excel. Thực tế, giải pháp dưới có thể dùng với hầu hết sản phẩm Office, bao gồm Word, Access và khác. Tóm lại, bạn sẽ dùng VBA backend để tạo công cụ gửi email đơn giản và hiệu quả.
Đây là cách nó hoạt động. Khi Excel mở, nhấn Alt-F11 mở trình soạn thảo VBA. Tạo module mới bằng click chuột phải vào VBAProject, chọn "Insert", rồi chọn "Module".
Copy và dán mã dưới vào module mới. Đây là subroutine cơ bản dùng CDO cho Windows để gửi email qua tài khoản Gmail. Để test, dùng mã dưới và thay địa chỉ email và thông tin tài khoản bằng của bạn.
Sub SendMailFromGmail(strTo As String, strSub As String, strMessage As String)Dim iMsg As ObjectDim iConf As ObjectDim Flds As VariantSet iMsg = CreateObject("CDO.Message")Set iConf = CreateObject("CDO.Configuration")iConf.Load -1Set Flds = iConf.FieldsWith Flds.Item("https://schemas.microsoft.com/cdo/configuration/smtpusessl") = True.Item("https://schemas.microsoft.com/cdo/configuration/smtpauthenticate") = 1.Item("https://schemas.microsoft.com/cdo/configuration/sendusername") = "xxxxx@gmail.com".Item("https://schemas.microsoft.com/cdo/configuration/sendpassword") = "MyPa55w0rd5AreCra55y".Item("https://schemas.microsoft.com/cdo/configuration/smtpserver") = "smtp.gmail.com" 'smtp mail server.Item("https://schemas.microsoft.com/cdo/configuration/sendusing") = 2.Item("https://schemas.microsoft.com/cdo/configuration/smtpserverport") = 465 'stmp server.UpdateEnd WithWith iMsgSet .Configuration = iConf.To = "recipient@yahoo.com.From = "youremail@gmail.com".Subject = "Tonight's Message At: " & Time.TextBody = "Hey! Sending from Email Works!".SendEnd WithClose UserForm1Set iMsg = NothingSet iConf = NothingEnd Sub
Lưu mã và nhấn nút "run" xanh trên thanh công cụ. Nếu không có lỗi, email người nhận sẽ nhận email test ngay lập tức.
Tất nhiên, bạn không muốn chỉnh mã này mỗi lần gửi email, đúng không? Không, cách đơn giản là một form rất cơ bản. Vậy trong dự án VBA, click chuột phải vào VBAProject, và chèn user form mới. Dùng Toolbox thêm thành phần vào form, như nút bấm, trường văn bản và nhãn.
Điều quan trọng duy nhất là bạn đặt "(Name)" cho mỗi đối tượng mà bạn nhớ, và để thay đổi từ hiển thị trên nhãn hoặc nút bấm, dùng tham số "Caption".
Khi bạn xong xây dựng form và đặt tên tất cả phần tử, nó trông như thế này.
Double click vào nút "Gửi Mail" bạn tạo, nó đưa bạn vào trình soạn thảo VBA. Dán dòng sau vào mã cho nút đó.
Call SendMailFromGmail(UserForm1.txtTo, UserForm1.txtSubject, UserForm1.txtMessage)
Mã trên giả định bạn đặt tên trường văn bản "txtTo", "txtSubject" và "txtMessage". Dòng này gọi hàm bạn tạo ở trên, và truyền dữ liệu bạn đã điền. Hàm bạn tạo biến những thứ đó thành biến strTo, strSub và str Message. Chỉnh phần mã đó để các biến được bao gồm như ở đây.
Bây giờ, lưu mọi thứ, quay lại user form, và nhấn nút play, Bây giờ bạn chỉ cần gõ địa chỉ email người nhận, dòng chủ đề, và tin nhắn email. Nhấn gửi và xong!
Một số mẹo làm form trên hoạt động tốt hơn (cho người dùng nâng cao): Thay đổi tham số textbox tin nhắn "Multiline" thành "True" và "Wordwrap" thành "True" để gõ tin nhắn cuộn tự nhiên xuống form dòng bởi dòng khi bạn gõ.
Rõ ràng, đây hơi mất công, nhưng bạn kết thúc với một form có thể nhúng vào bất kỳ đâu trong Worksheet Excel, hoặc bạn có thể dùng dự án Excel này làm client gửi email nhanh.
Gửi Email Với Google Calendar
Nếu bạn là người dùng dựa trên đám mây nhiều hơn desktop, có lẽ giải pháp trên không phù hợp phong cách bạn. Không sao, có giải pháp hay cho bạn. Nếu bạn dùng Google Calendar, bạn thực sự có thể dùng Google Calendar như email client.
Không tin? Kiểm tra. Nó có thể qua sức mạnh tuyệt vời của IFTTT. Chỉ đăng nhập tài khoản IFTTT (hoặc tạo mới), và tạo trigger dùng Google Calendar. Chọn tùy chọn kích hoạt khi bạn tạo sự kiện mới.
Tiếp theo, làm đầu ra Gmail.
Làm địa chỉ To thành nguyên liệu "Where". Làm Subject thành "Title". Cuối cùng, làm Body thành "Description". Nghe lạ? Đừng lo, đó là điều hay nhất bạn sẽ làm. Khi xong tạo công thức, mở Google Calendar và tạo sự kiện mới. Đối với form sự kiện mới như bạn soạn email.
Tiêu đề là dòng chủ đề, trường "Where" cho địa chỉ email người nhận, và trường "Description" là thân email.
Nó hoạt động? Ừm — và người nhận sẽ không biết bạn vừa gửi email từ Google Calendar thay vì Gmail! Nó trông như bất kỳ email nào khác.
Như bạn thấy, có nhiều cách bạn có thể tự động hóa công cụ khác để dùng gửi email, giúp bạn tránh đầm lầy gọi là hộp thư đến email.
Bạn có từng nghĩ ra cách sáng tạo khác gửi email không mở email client? Chia sẻ ý tưởng và cái nhìn của bạn trong phần bình luận bên dưới!