3 cách nhanh chóng để gửi email mà không làm hộp thư đến của bạn bị phân tâm

Bạn không muốn làm điều đó, nhưng bạn biết bạn phải mở ứng dụng email của mình để gửi một email quan trọng. Bạn cố gắng hết sức để tiếp tục công việc, gửi email và thoát ra, nhưng một hoặc hai giờ sau, bạn nhận ra, bạn đã bị lỗ đen ứng dụng email của mình hút vào.

Nó không cần phải theo cách này. Email phải là một công cụ để giao tiếp và hoàn thành công việc nhanh hơn, chứ không phải là một cái bẫy khiến bạn mất tập trung và hút hết thời gian quý báu của bạn.

Rất may, có một số giải pháp bạn có thể sử dụng sẽ cho phép bạn chỉ cần mở cửa sổ, tạo email nhanh và kích hoạt nó mà không cần phải đặt chân vào hộp thư đến của bạn. Xin lưu ý, đây là tất cả các giải pháp dựa trên Windows, vì vậy nếu bạn là người dùng Mac hoặc Linux, bạn sẽ phải xem xét các giải pháp email cho Linux hoặc cho Mac.

Các cách gửi email đơn giản

Bài viết này nói về các công cụ đơn giản sẽ giúp bạn hoàn thành công việc. Bạn cần gửi một email, vì vậy đó là những gì bạn sẽ làm.

Mặc dù các công cụ này có thể đơn giản, nhưng việc thiết lập chúng có thể không phải lúc nào cũng dễ dàng. Điều này là do để gửi email bên ngoài hộp thư đến thực của bạn, bạn cần thiết lập một số thông số nhất định vẫn cho phép bạn gửi email.

Ví dụ:đối với Gmail, bạn cần biết cài đặt máy chủ SMTP của mình, bạn có thể tìm cài đặt này trong Gmail, nhấp vào Cài đặt , Chuyển tiếp và POP / IMAP và nhấp vào Cấu hình hướng dẫn. Nhấp vào "Tôi muốn bật POP" và sau đó nhấp vào "Khác" cho ứng dụng khách.

Dù tài khoản email của bạn là gì thì cũng sẽ có những cài đặt tương tự. Nếu bạn không biết cách tìm chúng, hãy liên hệ với bộ phận hỗ trợ kỹ thuật của nhà cung cấp email và hỏi cách tìm cài đặt SMTP. Sau khi có thông tin này, bạn đã sẵn sàng thiết lập một trong ba giải pháp bên dưới.

Gửi email từ DOS Prompt

Sẽ không thú vị gì nếu bạn chỉ mở một dấu nhắc lệnh, nhập tin nhắn và người nhận email, nhấn enter và hoàn tất nó phải không? Chà, bạn thực sự có thể làm được điều đó. Chỉ cần một chút thiết lập.

Một vài năm trước, tôi đã đề cập đến công cụ email dòng lệnh phổ biến có tên là Blat. Blat cho phép bạn làm điều đó - gửi email từ dòng lệnh.

Tuy nhiên, điều đầu tiên bạn phải làm nếu có ý định sử dụng Gmail là thiết lập đường hầm SSL bằng cách sử dụng tiện ích đường hầm. Đối với Windows, hãy tải xuống tệp exe của trình cài đặt stunnel. Sau khi bạn làm điều đó và thiết lập nó, hãy chuyển đến thư mục nơi nó đã được cài đặt và chỉnh sửa tệp stunnel.conf. Xóa mọi thứ trong đó và thay thế bằng tập lệnh bên dưới.

Khi bạn đã thực hiện xong việc này, hãy chuyển đến menu Bắt đầu, tìm thư mục chương trình Đường hầm và khởi chạy Bắt đầu dịch vụ đường hầm.

Bạn gần như đã sẵn sàng để gửi email dòng lệnh, nhưng trước tiên, bạn cũng sẽ phải hạ cài đặt bảo mật của mình trong Gmail. Bạn thực hiện việc này bằng cách "Bật" các ứng dụng kém an toàn trên trang Ứng dụng kém an toàn hơn cho Gmail.

Đặt nó thành "Bật" sẽ cho phép đường hầm hoạt động. Do đó, nó cũng làm giảm tính bảo mật của tài khoản Gmail của bạn, vì vậy hãy thận trọng khi sử dụng nó. Ở đây có sự cân bằng giữa bảo mật để có được sự thuận tiện, vì vậy bạn sẽ phải đưa ra lựa chọn quan trọng hơn đối với mình.

Bây giờ bạn có thể thiết lập Blat. Chỉ cần giải nén ba tệp Blat bạn đã tải xuống, mở dấu nhắc lệnh và chuyển đến thư mục đó. Bật Blat để cho phép bạn ra lệnh gửi tin nhắn bằng cách nhập lệnh sau (thay thế email, tên người dùng và mật khẩu bằng thông tin đăng nhập của riêng bạn).

trắng trợn-cài đặt 127.0.0.1 3 1099 -u -pw

Sau khi hoàn tất, bạn đã sẵn sàng. Để gửi email từ dấu nhắc lệnh, chỉ cần nhập nội dung như sau:

trắng trợn -body "Đây là một cuộc kiểm tra" - tới -gửi "Email Kiểm tra"

Mọi thứ sau "-body" là thông điệp email của bạn. Bạn có thể gửi nó đến bất kỳ địa chỉ email người nhận nào, sau đó bao gồm dòng chủ đề sau "-subject". Kết quả đầu ra sẽ giống như sau:

Bây giờ, bất cứ khi nào bạn nhớ rằng bạn cần cho ai đó biết điều gì đó, chỉ cần vào menu bắt đầu, nhấp vào chạy, gõ "cmd" và sau đó gõ lệnh trắng trợn để gửi email. Bạn đã hoàn tất. Không bị phân tâm.

Gửi email từ Excel

Một công cụ Office thường được sử dụng khác mà phần lớn người dùng máy tính sử dụng ngày nay là Excel. Trên thực tế, giải pháp dưới đây có thể được sử dụng với hầu hết mọi sản phẩm Office, bao gồm Word, Access và các sản phẩm khác. Điểm mấu chốt là bạn sẽ sử dụng VBA back-end để tạo một công cụ gửi email đơn giản và hiệu quả.

Đây là cách nó hoạt động. Khi bạn mở Excel, hãy nhấn Alt-F11 để mở trình chỉnh sửa VBA. Tạo mô-đun mới bằng cách nhấp chuột phải vào VBAProject, chọn "Chèn", sau đó chọn "Mô-đun".

Sao chép và dán mã bên dưới vào mô-đun mới đó. Đây là một chương trình con về cơ bản sẽ sử dụng CDO cho Windows để kích hoạt email thông qua tài khoản Gmail của bạn. Để kiểm tra, hãy sử dụng mã bên dưới và thay thế địa chỉ email và thông tin tài khoản bằng thông tin tài khoản của riêng bạn.

Sub SendMailFromGmail (strTo As String, strSub As String, strMessage As String) Dim iMsg As ObjectDim iConf As ObjectDim Flds As VariantSet iMsg =CreateObject ("CDO.Message") Set iConf =CreateObject ("CDO.Configuration" - iConf.Load) 1Set Flds =iConf.FieldsWith Flds.Item ("https://schemas.microsoft.com/cdo/configuration/smtpusessl") =True.Item ("https://schemas.microsoft.com/cdo/configuration/smtpauthenticate" ) =1.Item ("https://schemas.microsoft.com/cdo/configuration/sendusername") ="xxxxx@gmail.com" .Item ("https://schemas.microsoft.com/cdo/configuration/ sendpassword ") =" MyPa55w0rd5AreCra55y ".Item (" https://schemas.microsoft.com/cdo/configuration/smtpserver ") =" smtp.gmail.com "'smtp mail server.Item (" https:// schemas. " microsoft.com/cdo/configuration/sendusing ") =2.Item (" https://schemas.microsoft.com/cdo/configuration/smtpserverport ") =465 'stmp server.UpdateEnd WithWith iMsgSet .Configuration =iConf.To ="accept@yahoo.com.From =" youremail@gmail.com ".Subject =" Tin nhắn tối nay lúc:"&Giờ .TextBody ="Này! Gửi từ Email Hoạt động! ". SendEnd WithClose UserForm1Set iMsg =NothingSet iConf =NothingEnd Sub

Lưu mã và nhấp vào nút "chạy" màu xanh lục trên thanh công cụ. Nếu không có lỗi, email người nhận sẽ nhận được email kiểm tra của bạn ngay lập tức.

Tất nhiên, bạn không muốn phải chỉnh sửa đoạn mã này mỗi khi muốn gửi email, đúng không? Không, cách tiếp cận đơn giản là một dạng rất cơ bản. Vì vậy, trong dự án VBA của bạn, nhấp chuột phải vào VBAProject và chèn một biểu mẫu người dùng mới. Sử dụng Hộp công cụ để thêm các thành phần vào biểu mẫu, như các nút, trường văn bản và nhãn.

Điều quan trọng duy nhất ở đây là bạn đặt cho mỗi đối tượng một "(Tên)" mà bạn sẽ nhớ và để thay đổi những từ được hiển thị trên nhãn hoặc nút bấm, hãy sử dụng cài đặt tham số "Chú thích".

Khi bạn đã hoàn tất việc xây dựng biểu mẫu của mình và đặt tên cho tất cả các phần tử trên biểu mẫu, biểu mẫu sẽ trông giống như thế này.

Nhấp đúp vào nút "Gửi Thư" mà bạn đã tạo và nó sẽ đưa bạn đến trình soạn thảo VBA. Dán dòng sau vào mã cho nút đó.

Gọi SendMailFromGmail (UserForm1.txtTo, UserForm1.txtSubject, UserForm1.txtMessage)

Đoạn mã trên giả sử bạn đã đặt tên cho các trường văn bản là "txtTo", "txtSubject" và "txtMessage". Dòng này đang gọi hàm bạn đã tạo ở trên và chuyển cho nó dữ liệu bạn đã điền vào. Hàm bạn đã tạo sẽ biến chúng thành các biến có tên là strTo, strSub và str Message. Chỉnh sửa phần mã ở trên để các biến đó được đưa vào như được hiển thị ở đây.

Bây giờ, hãy lưu mọi thứ, quay lại biểu mẫu người dùng của bạn và nhấn nút phát, Bây giờ bạn có thể chỉ cần nhập địa chỉ email người nhận, dòng chủ đề và email. Nhấn gửi và bạn đã hoàn tất!

Một số mẹo để làm cho biểu mẫu trên hoạt động tốt hơn (đối với người dùng hơi nâng cao) :Thay đổi tham số hộp văn bản thư "Multiline" thành "True" và "Wordwrap" thành "True" để việc nhập thư sẽ cuộn tự nhiên xuống từng dòng một khi bạn nhập.

Rõ ràng, đây là một công việc nhỏ, nhưng những gì bạn nhận được là một biểu mẫu mà bạn có thể nhúng ở bất kỳ đâu trong Trang tính Excel hoặc bạn chỉ có thể sử dụng dự án Excel này làm ứng dụng email gửi nhanh của mình.

Gửi email bằng Lịch Google

Nếu bạn là người dùng máy tính dựa trên đám mây nhiều hơn là người dùng trên máy tính để bàn, thì có thể các giải pháp trên không phù hợp với phong cách của bạn. Đừng lo lắng, có một giải pháp tuyệt vời cho bạn. Nếu bạn là người dùng Lịch Google, bạn thực sự có thể sử dụng Lịch Google như một ứng dụng email.

Không tin tôi? Kiểm tra nó ra. Nó có thể thực hiện được nhờ sức mạnh tuyệt vời của IFTTT. Chỉ cần đăng nhập vào tài khoản IFTTT của bạn (hoặc tạo một tài khoản) và tạo trình kích hoạt bằng Lịch Google. Chọn tùy chọn để kích hoạt bất cứ khi nào bạn tạo một sự kiện mới.

Tiếp theo, tạo Gmail đầu ra.

Đặt To Address thành thành phần "Ở đâu". Đặt Chủ đề làm "Tiêu đề". Cuối cùng, làm cho Body trở thành "Description". Có vẻ lạ? Đừng lo lắng, đó là điều tuyệt vời nhất mà bạn từng làm. Khi bạn đã tạo xong công thức, hãy mở Lịch Google và tạo một sự kiện mới. Xử lý biểu mẫu sự kiện mới giống như bạn đang soạn một email.

Tiêu đề là dòng chủ đề, trường "Ở đâu" dành cho địa chỉ email người nhận và trường "Mô tả" là phần nội dung email của bạn.

Nó có hoạt động không? Đúng vậy - và người nhận thậm chí sẽ không biết rằng bạn vừa gửi cho họ một email từ Lịch Google của bạn chứ không phải Gmail! Nó trông giống như bất kỳ email nào khác.

Như bạn có thể thấy, có rất nhiều cách mà bạn có thể tự động hóa các công cụ khác để chúng có thể được sử dụng để gửi email, giúp bạn tránh vũng lầy được gọi là hộp thư đến.

Bạn đã bao giờ nghĩ ra những cách sáng tạo khác để gửi email mà không cần mở ứng dụng email của mình chưa? Chia sẻ ý tưởng và hiểu biết của riêng bạn trong phần bình luận bên dưới!