Dù bạn làm việc văn phòng hay lên kế hoạch sự kiện với nhóm bạn, luồng email (thread) dễ dàng mất kiểm soát – và trả lời dễ trở nên rối rắm, cồng kềnh khi các trích dẫn (quoted replies) chồng chất lên nhau.
Đặc biệt tệ khi trả lời phần cụ thể của email dài vì người khác có thể không hiểu bạn nói gì nếu thiếu ngữ cảnh. Vấn đề này cũng xảy ra trong hội thoại 1-1 kéo dài, nhưng mức độ nhẹ hơn.
Vậy đây là mẹo tuyệt vời bạn có thể dùng lần sau trả lời email: tô đen (highlight) đoạn văn bản bạn muốn trả lời TRƯỚC KHI nhấn nút Trả Lời (Reply).
Thường khi nhấn Reply, ứng dụng email trích dẫn toàn bộ email bạn trả lời và đặt phản hồi của bạn phía trên. Nếu dùng mẹo vừa nói, nó sẽ chỉ trích dẫn đoạn văn bản bạn tô đen – giảm thiểu đáng kể rối văn bản.
Tính năng này có trong Apple Mail, Thunderbird, Postbox, và thậm chí Gmail web nếu bật tính năng Labs "Trích Dẫn Văn Bản Được Chọn (Quote Selected Text)". Hầu hết ứng dụng email hiện đại khác cũng có thể hỗ trợ tính năng hữu ích này, nhưng hãy cho chúng tôi biết nếu có ứng dụng nào không hỗ trợ.
Và khi đang ở đây, hãy xem các quy tắc viết email tốt hơn và cách tạo chữ ký email hoàn hảo. Cả hai giúp giảm bớt lo lắng khi gửi email.
Mẹo ứng xử email tốt nhất của bạn là gì? Điều gì khiến bạn bực mình nhất về email? Bạn xử lý rối luồng tin nhắn như thế nào? Hãy chia sẻ trong bình luận!