Chúng tôi gửi và nhận email mỗi ngày. Tuy nhiên, chúng tôi mắc phải những sai lầm đáng xấu hổ mà chúng tôi không thể “hoàn tác”. Vì vậy, viết một email hiệu quả giúp người đọc hành động trong khi lưu tâm đến những thách thức của thế giới chúng ta có thể là một việc khó.
Với ý nghĩ đó, chúng tôi đã biên soạn một số quy tắc thiết yếu bạn cần biết khi gửi email cho mọi người. Thực hiện theo các quy tắc đơn giản này để dễ dàng viết các email tốt hơn.
1. Xem xét lại lời chào &ký tên
“Hy vọng bạn sẽ có một tuần tuyệt vời!” từng là một cách tuyệt vời để bắt đầu một email. Không còn nữa! Xét đến mức độ bất định của cuộc sống, điều này có thể được coi là bất cẩn và quá tách biệt.
Điều tương tự cũng xảy ra đối với các ký hiệu như “Trân trọng”, “Lời chúc tốt đẹp nhất” hoặc “Chúc mừng” — trước đây hoạt động hoàn toàn tốt nhưng đôi khi nghe có vẻ xa rời thực tế.
Vì vậy, tại sao không giữ cho nó đơn giản và chính hãng? Bắt đầu các dấu hiệu như “Giữ an toàn”, “Hãy cẩn thận” hoặc “Trân trọng”. Đối với những lời chào, "Hy vọng tất cả đều tốt" hoặc "Hy vọng bạn và những người thân yêu của bạn được giữ an toàn" có thể là những điểm khởi đầu tốt.
2. Bao gồm dòng chủ đề rõ ràng
Quy tắc email này cũng cũ như chính email. Đó là bởi vì mọi người thường quyết định xem họ có mở email dựa trên dòng chủ đề hay không.
Với tất cả công việc của chúng ta hiện nay đều trực tuyến, nhu cầu ưu tiên những gì quan trọng và bỏ qua những gì không quan trọng. Do đó, nếu bạn vẫn để trống dòng tiêu đề, rất có thể email của bạn sẽ bị bỏ qua.
Dòng tiêu đề lý tưởng có ít hơn 10 từ. Chọn một địa chỉ giải quyết mối quan tâm của bạn và truyền đạt nội dung của email. “Đề xuất cho Dự án Hàng không”, “Cuộc họp được lên lịch” hoặc “Câu hỏi nhanh về bài thuyết trình của bạn” là một số ví dụ về dòng tiêu đề hay mà bạn có thể lấy từ.
3. Sử dụng Chữ ký Chuyên nghiệp
Có một khối chữ ký được hình dung trước mà bạn sử dụng để trả lời email trên tất cả các thiết bị cá nhân của mình. Nó phải có tên của bạn, chức danh công ty và thông tin liên hệ của bạn.
Điều này cho người nhận biết bạn là ai và cách liên hệ với bạn nếu có nhu cầu. Khi nói đến phông chữ và kích thước của chữ ký chuyên nghiệp của bạn, hãy đảm bảo nó giống với phần còn lại của email.
Ngoài ra, hãy kết thúc email của bạn một cách tự tin nhưng đừng lạm dụng những câu nói hoặc chi tiết cá nhân.
4. Giới thiệu bản thân nếu bạn gần như gặp mặt lần đầu tiên
Tất cả chúng ta đều đã từng gặp phải tình huống phải gửi email cho ai đó mà chúng ta chưa gặp. Nhận được email từ một người lạ có thể là một điều kỳ lạ. Và điều đó thật nhẹ nhàng.
Vì vậy, hãy dành một phút để giới thiệu bản thân với người nhận email. Bối cảnh là rất quan trọng và ấn tượng đầu tiên vẫn quan trọng. Vì vậy, hãy thêm một dòng như, “Xin chào! Đây là Tracy từ Multiseon Pvt. Ltd và tôi gửi email vì bạn đã bày tỏ sự quan tâm đến việc mua các sản phẩm điện tử của chúng tôi ”.
Hoặc, khi bạn được giới thiệu với ai đó qua email, bạn cũng có thể gửi cho họ một dòng nói rằng thật dễ thương khi được gặp họ.
5. Viết Email Nhân ái
Chúng tôi không thể nhấn mạnh tầm quan trọng của điều này. Cuộc sống là khó khăn. Trên hết, nó rất không chắc chắn.
Họ đã bỏ lỡ thời hạn? Họ không đến tham dự Google Meet đã lên lịch đó sao? Trước khi bạn gửi một email nghiêm túc — hãy dừng lại và suy nghĩ kỹ. Nếu có trường hợp khẩn cấp y tế thì sao?
Do đó, hãy từ bi và hỏi xem mọi thứ có ổn không với họ. Một email như “Chúng tôi đã bỏ lỡ bạn trong cuộc họp hôm nay. Chỉ cần nhận phòng là thấy mọi thứ ổn thôi ”. có thể xây dựng các mối quan hệ bền vững với thời gian.
6. Nén / Thay đổi kích thước &đặt tên cho tệp đính kèm khi bạn có thể
Chúng tôi không nói nhiều về quy tắc email này vì khi gửi các tệp đính kèm lớn, chúng tôi tự động cho rằng người nhận của chúng tôi có đủ dung lượng. Các tệp lớn mất nhiều thời gian hơn để tải xuống và có thể gây khó chịu ngay lập tức.
Do đó, hãy tạo điều kiện thuận lợi để nén hoặc thay đổi kích thước chúng. Nếu bạn đang chia sẻ quá nhiều tệp cùng một lúc, bạn nên thêm một ghi chú lịch sự cho biết các tệp đính kèm dùng để làm gì.
Ngoài ra, hãy đặt tên cho các tệp đính kèm của bạn trước khi gửi chúng. Gửi CV của bạn? Đổi tên tệp thành Tracy_Mackenzie_CV và bắt đầu từ bên phải.
7. Không sử dụng Email như một ứng dụng nhắn tin tức thì khác
Lý do mà tất cả chúng ta đều thích nhắn tin tức thời là vì nó tức thì.
Nhưng khi bạn kết hợp cả hai và sử dụng email thay thế cho tin nhắn tức thì, bạn có nguy cơ gây phiền nhiễu và thiếu chuyên nghiệp.
Do đó, bạn phải biết khi nào nên gửi một email và khi nào cần theo dõi nó với một email khác. Đừng mắc sai lầm khi gửi quá nhiều email theo dõi vì chúng có thể đang làm việc tại nhà. Cũng đừng gọi ai đó yêu cầu họ kiểm tra email.
Nếu khẩn cấp, hãy sử dụng một phương thức liên lạc khác.
8. Sử dụng Hài hước để chữa bệnh, nhưng một cách tiết kiệm
Mặc dù nhiều người đang sử dụng sự hài hước để làm nhẹ bớt tâm trạng trong những thời điểm đặc biệt này, nhưng vấn đề với việc sử dụng sự hài hước trong email là nó có thể gây phản tác dụng.
Nếu bạn muốn sử dụng sự hài hước trong email, hãy chỉ làm như vậy nếu bạn hiểu rõ về người đó. Bạn không muốn tỏ ra thiếu tôn trọng hoặc thô lỗ nếu ai đó đang ở trong tình huống nghiêm trọng. Ngoài ra, những gì nghe có vẻ hài hước có thể sẽ không buồn cười.
Lời khuyên cho người khôn ngoan:Nếu bạn nghi ngờ, tốt nhất là bỏ nó đi.
Đặt câu trả lời khi vắng mặt và cải thiện cân bằng giữa công việc và cuộc sống của bạn
Trong khi gửi email cho mọi người những ngày này, bạn cũng nên lưu ý đến giờ giấc. Với lối sống làm việc tại nhà ngày càng tăng, ranh giới giữa công việc và cuộc sống cá nhân của chúng ta đã bị xóa nhòa. Trả lời ngoài văn phòng giúp bạn dễ hiểu khi ai đó có mặt để họp hoặc trả lời email.
Xem xét cài đặt ứng dụng email của bạn và định cấu hình trả lời tự động khi bạn vắng mặt hoặc không có mặt tại bàn làm việc. Ví dụ:Gmail gọi nó là Thư trả lời khi nghỉ, trong khi Microsoft Outlook sử dụng Thư trả lời vắng mặt.
Chúng tôi hy vọng những quy tắc vàng này để viết email hiệu quả và thói quen sử dụng email phù hợp sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian và tạo ra phản hồi phù hợp.