Chúng ta gửi và nhận email hàng ngày. Tuy nhiên, vẫn mắc những lỗi gây xấu hổ mà không thể "hoàn tác". Viết email hiệu quả giữ chân người đọc hành động đồng thời chú ý thách thức của thời đại là điều không dễ.
Với suy nghĩ đó, chúng tôi tổng hợp một số quy tắc thiết yếu bạn cần biết khi gửi email. Tuân theo 8 quy tắc đơn giản này để viết email tốt hơn một cách dễ dàng.
1. Cân nhắc lại lời chào và lời kết
"Chúc bạn có một tuần tuyệt vời!" từng là cách mở đầu email tuyệt vời. Không còn nữa! Cân nhắc đến sự bất định của cuộc sống, điều này có thể nghe có vẻ bất quan và quá xa rời.
Tương tự với lời kết như "Trân trọng", "Chúc tốt nhất", "Cảm ơn" — trước đây ổn nhưng đôi khi nghe có vẻ rút lui khỏi thực tế.
Tại sao không giữ đơn giản và chân thành? Dùng lời kết như "An toàn", "Giữ gìn sức khỏe", "Trân trọng". Với lời chào, "Mong mọi ổn thỏa" hoặc "Mong bạn và người thân luôn an khang" là điểm khởi đầu tốt.
2. Bao gồm tiêu đề rõ ràng
Quy tắc email này có tuổi đời ngang email. Bởi mọi người thường quyết định mở email hay không dựa trên tiêu đề.
Với mọi công việc hiện trực tuyến, nhu cầu ưu tiên quan trọng và bỏ qua thứ không cần thiết là then chốt. Do đó, nếu bạn vẫn để trống tiêu đề, email rất có thể bị bỏ qua.
Tiêu đề lý tưởng dưới 10 từ. Chọn tiêu đề giải quyết mối quan tâm và truyền đạt nội dung email. Ví dụ: "Đề xuất dự án Hàng không", "Cuộc họp được dời lịch", "Những câu hỏi nhanh về bài thuyết trình của bạn".
3. Sử dụng chữ ký chuyên nghiệp
Có khối chữ ký định sẵn dùng để trả lời email trên mọi thiết bị cá nhân. Nó nên có tên, chức danh công ty, thông tin liên lạc.
Điều này giúp người nhận hiểu rõ bạn là ai và cách liên hệ nếu cần. Về font và cỡ chữ ký, đảm bảo giống với phần còn lại của email.
Cũng kết thúc email với sự tự tin nhưng không lạm dụng câu nói hay chi tiết cá nhân.
4. Giới thiệu bản thân nếu gặp lần đầu qua mạng
Chúng ta đều gặp tình huống phải email người chưa từng gặp. Nhận email từ người lạ có thể kỳ lạ. Đó còn nói nhẹ.
Vậy hãy花 một phút giới thiệu bản thân cho người nhận. Bối cảnh là then chốt, ấn tượng đầu tiên vẫn quan trọng. Thêm dòng như: "Chào! Tôi là Tracy từ Multiseon Pvt. Ltd, tôi email vì bạn đã thể hiện hứng thú mua sản phẩm điện tử của chúng tôi".
Hoặc khi được giới thiệu qua email, bạn cũng có thể nhắn tin nói rất vui được "e-meet" (gặp qua mạng) họ.
5. Viết email đầy sự thấu hiểu (compassionate)
Chúng tôi không thể nhấn mạnh đủ tầm quan trọng của điểm này. Cuộc sống khó khăn. Hơn hết, nó đầy bất định.
Họ bỏ lỡ hạn chót? Không đến cuộc Google Meet hẹn? Trước khi gửi email suồng sừng — dừng lại và suy nghĩ. Có thể có tình huống y tế khẩn cấp?
Do đó, hãy thấu hiểu và hỏi xem mọi việc có ổn không. Email như "Hôm nay cuộc họp thiếu bạn. Chỉ kiểm tra xem mọi chuyện có ổn không." có thể xây dựng mối quan hệ bền vững.
6. Nén/Thay đổi kích thước & Đặt tên tệp đính kèm khi có thể
Chúng ta ít nói về quy tắc email này vì khi gửi tệp lớn, ta tự động cho rằng người nhận có đủ dung lượng. Tệp lớn mất thời gian tải và nhanh chóng gây phiền toái.
Do đó, hãy nén hoặc thay đổi kích thước chúng. Nếu chia sẻ nhiều tệp cùng lúc, tốt nhất thêm ghi chú lịch sự nói rõ tệp đính kèm dành cho việc gì.
Cũng đặt tên tệp đính kèm trước khi gửi. Gửi CV? Đổi tên thành Tracy_Mackenzie_CV và bắt đầu đúng chân.
7. Không dùng Email như ứng dụng nhắn tin tức thì khác
Lý do chúng ta yêu nhắn tin tức thì là — nó tức thì.
Nhưng khi trộn lẫn hai thứ và dùng email thay thế nhắn tin tức thì, bạn rủi ro trở nên phiền toái và không chuyên nghiệp.
Do đó, bạn phải biết khi nào gửi email và khi nào theo dõi thêm. Đừng gửi quá nhiều email follow-up vì họ có thể làm việc từ xa. Đừng gọi điện nhờ họ kiểm tra email.
Nếu khẩn cấp, hãy dùng phương thức giao tiếp khác.
8. Dùng hài hước để chữa lành, nhưng tiết chế
Dù nhiều người dùng hài hước để làm nhẹ không khí trong thời kỳ đặc biệt này, vấn đề với hài hước trong email là nó có thể gây phản tác dụng.
Nếu muốn dùng hài hước trong email, chỉ làm khi bạn biết người đó tốt. Bạn không muốn trông thiếu tôn trọng hoặc thô lỗ nếu người đó trong tình huống nghiêm trọng. Bên cạnh đó, nghe hài hước có thể không đọc hài hước.
Lời khuyên: Nếu bạn nghi ngờ, tốt nhất hãy bỏ qua.
Thiết lập phản hồi tự động khi vắng mặt và cải thiện cân bằng công việc - cuộc sống
Khi gửi email ngày nay, bạn cũng nên chú ý đến giờ làm việc. Với lối sống làm việc từ xa phổ biến, ranh giới giữa công việc và đời tư đã bị mờ nhạt. Phản hồi tự động khi vắng mặt giúp dễ dàng hiểu khi nào ai đó có sẵn cho cuộc họp hoặc trả lời email.
Xem cài đặt email client và cấu hình tự động trả lời khi bạn vắng mặt hoặc không ở bàn làm việc. Ví dụ: Gmail gọi là Vacation Responder (Phản hồi nghỉ phép), Microsoft Outlook dùng Out of Office Replies (Phản hồi vắng mặt).
Chúng tôi hy vọng các quy tắc vàng viết email hiệu quả và thói quen email đúng đắn giúp bạn tiết kiệm thời gian và soạn thảo phản hồi phù hợp.