Bạn đang tìm ứng dụng email mới cho Mac vì chán Apple Mail? Nhiều ứng dụng bên thứ ba đáng cân nhắc, mỗi cái đầy tính năng thiếu hoặc yếu trong Mail.app.
Hãy xem bạn đang bỏ lỡ tính năng nào, và ứng dụng nào làm tốt nhất.
Tin Nhắn Của Bạn Đã Được Đọc Chưa?
Bạn gửi email gấp nhưng không biết người nhận đã đọc. Vì vậy, bạn không biết khi nào cần theo dõi (follow up). Tình huống này lý tưởng cho theo dõi email (email tracking). Dù gửi cho nhiều người nhận, bạn biết chính xác khi nào mỗi người đọc.
Một trong vài ứng dụng làm được này là Polymail (hiện chỉ mời), hiển thị thời gian người nhận đọc ngay từ màn hình tin nhắn. Chỉ di chuột qua biểu tượng sét để xem ngày giờ người nhận đọc.
Để Sau (Snooze/Read Later)
Bao giờ hộp thư đến tràn ngập tin quan trọng, mà không có thời gian đọc hết? Tình huống này cần tính năng "để sau". Bằng cách loại email khỏi hộp thư đến, bạn tập trung vào việc quan trọng ngay và không bị phân tâm. Chỉ cần lên lịch tin hiển thị lại thời điểm sau. Một số ứng dụng như Airmail ($10) gọi là "Snooze". Khác như Polymail gọi "Read Later".
Hầu hết ứng dụng có tính năng này chỉ di chuyển email từ hộp thư đến đến nơi khác. Tuy nhiên, Airmail tiến xa hơn.
Để "snooze" email trong Airmail, chuột phải vào thư muốn loại và chọn Snooze. Từ đó, bạn có lựa chọn: sau hôm nay, tối nay, ngày mai, cuối tuần, tuần sau, hoặc để sau. Mỗi lựa chọn loại email khỏi hộp thư đến và đặt vào thư mục "Snooze". Tại thời điểm chỉ định, nó xuất hiện lại trong hộp thư đến.
Gửi Vào Thời Điểm Tốt Hơn
Một số tin không nên gửi ngay, dù bạn có thời gian soạn. Làm gì? Gửi sau.
Polymail làm tốt điều này. Khi soạn email, nhấn Gửi Sau (Send Later) dưới màn hình. Từ đây, chọn: sau hôm nay, sáng mai, tối mai, cuối tuần này, tuần sau, tháng sau, hoặc chọn ngày & giờ. Polymail cũng liệt kê chính xác ngày giờ email sẽ gửi. Tính năng này tuyệt vời đảm bảo email không gửi vào cuối tuần hoặc ngày lễ.
Mail Pilot ($20) cũng đáng cân nhắc nếu thích chức năng này. Ngoài tính năng để sau, nó có khu vực nhắc nhở (reminders). Đặt nhắc nhở cho tin nhắn, Mail Pilot nhắc bạn khi đến lúc xử lý. Tính năng hoàn hảo cho tin nhắc giao hàng đến; cuộc họp dự định; hóa đơn đến hạn, hoặc tương tự.
Dùng Phím Tắt Gmail
Phím tắt Gmail là công cụ then chốt cho nhiều người dùng. Chúng giảm đáng kể thời gian trong ứng dụng email. Danh sách phím tắt có sẵn bằng cách nhấn "?" trong Gmail. Rất tiếc, phím tắt này không được Apple Mail hỗ trợ. Tuy nhiên, chúng hoạt động, ít nhất ở mức độ nào, trong một số ứng dụng bên thứ ba.
AirMail, ví dụ, hỗ trợ nhiều phím tắt Gmail và Apple. Bạn cũng tự tạo phím tắt, vào System Preferences của Mac, rồi Keyboard > Keyboard Shortcuts. Postbox ($15) và Polymail cũng hỗ trợ phím tắt Gmail, Mail Pilot cung cấp bộ phím tắt riêng.
Bạn Đang Email Cho Ai?
Trong thế giới số, chúng ta luôn email cho người chưa bao giờ gặp trực tiếp. Apple Mail lấy dữ liệu email từ Danh Bạ (Contacts), nhưng có cách tốt hơn là lôi kéo giữa hai ứng dụng để tìm thêm thông tin ai đó.
Ứng dụng làm tốt nhất điều này là Polymail, cung cấp Hồ Sơ Liên Hệ (Contact Profile) chi tiết cho mỗi người nhận. Từ màn hình này, bạn thấy mọi thứ trong ứng dụng Danh Bạ, bao gồm tài khoản mạng xã hội. Tương tác email và file đính kèm đã gửi cũng liệt kê và nhấn được từ đây.
Các Công Cụ Khác Có Thể Hữu Ích
Viết Bằng Markdown
Airmail là một trong ít ứng dụng email cho phép soạn thảo bằng Markdown hoặc HTML. Khi gõ bên trái, kết quả hiển thị bên phải. Xem song song định dạng nghĩa là bạn chắc chắn loại bỏ link hỏng hoặc văn bản lạ trước khi gửi.
Cũng là cách tuyệt vời luyện Markdown nếu bạn đang học.
Biết Bạn Đang Làm Thế Nào
Với Dash của Mail Pilot, cuộc sống hàng ngày được tóm tắt trên bảng điều khiển (dashboard), giúp bạn hiệu quả hơn. Bao gồm số tin nhắn nhận trong 24h qua, cộng với đã hoàn thành, để sau, đến hạn, và trễ.
Dash cũng tóm tắt thời gian trung bình trả lời email và hơn thế nữa. Tính năng tiện khác cung cấp link đến file vừa gửi/nhận, rất hay.
Tìm Kiếm Sửa Đổi (Modifications)?
Không có thảo luận email hoàn chỉnh nếu không nhắc Nylas N1 [Không Còn Có Sẵn], trên GitHub. Nó là giải pháp open-source duy nhất trong danh sách.
Nylas N1 gần nhất với chương trình mail thế hệ tiếp theo. Giao diện sạch, hỗ trợ phím tắt Gmail, và tốt nhất – vì open-source – có cộng đồng hậu thuẫn. Tuy nhiên, vì còn mới, bạn có thể gặp vấn đề, ít nhất ngắn hạn. Ví dụ, N1 hiện không có hộp thư đến thống nhất (unified inbox) và định dạng chưa hoàn hảo.
Nhưng Apple Mail Thì Sao?
Dù khuyết điểm, vẫn có lý do bạn muốn ở lại Apple Mail. Không ngạc nhiên lý do lớn nhất là tích hợp (integration). Giống ứng dụng Mac bản địa khác, Apple Mail hoạt động với Spotlight, tìm kiếm toàn hệ thống trên OS X và iOS.
Đúng, tất cả ứng dụng email có tìm kiếm. Tuy nhiên, chỉ Spotlight cho bạn nhìn bức tranh toàn cảnh. Ví dụ, bạn muốn tìm đồng nghiệp trên Mac. Với Spotlight, bạn truy cập email nhận từ họ, ảnh, địa chỉ web, và hơn thế. Trên OS X El Capitan, bạn thậm chí dùng xử lý ngôn ngữ tự nhiên tìm "email từ Mark nhận tháng 3".
Apple Mail cũng hoạt động với Continuity, cho phép chuyển đổi liền mạch giữa thiết bị iOS và Mac, hoặc dùng cùng lúc. Tính năng chính là Handoff, cho phép bắt đầu tài liệu, email, tin nhắn trên thiết bị và tiếp tục từ thiết bị khác.
Ghi Chú Cuối Cùng
Ứng dụng email, như phần mềm khác, không hoàn hảo, nhưng mỗi cái đủ độc đáo để bạn có thể tìm thấy cái hoàn hảo cho mình. Dù nhiều ứng dụng khá đắt, hầu hết cung cấp dùng thử miễn phí. Lời khuyên tốt nhất: tìm kiếm và xem cái nào phù hợp nhu cầu, và chắc chắn bạn có thể sống thiếu tính năng Apple Mail chưa có ở nơi khác.