Nếu bạn sử dụng máy Mac ở nơi làm việc, thì bạn có thể sử dụng ứng dụng Thư để liên lạc qua email của mình. Tiện ích macOS tích hợp này cung cấp các tính năng linh hoạt khiến nó trở thành một công cụ hữu ích cho các chuyên gia.
Có thể bạn chỉ đơn giản là không có thời gian để khám phá những tính năng này hoặc có lẽ bạn là một người dùng Mac mới. Dù bằng cách nào, danh sách các mẹo năng suất chuyên nghiệp dành cho Thư trên máy Mac này có thể giúp bạn thiết lập ứng dụng thành công.
1. Sử dụng VIP cho Sếp hoặc Khách hàng của bạn
Tính năng VIP của Mail (khả dụng trên Mac cũng như iOS) mang đến cho bạn một cách tuyệt vời để dễ dàng phát hiện email từ các liên hệ quan trọng nhất của bạn. Do hộp thư chuyên dụng của nó, đây là một cách thuận tiện để đảm bảo rằng bạn luôn xem được thư từ sếp hoặc khách hàng của mình một cách nhanh chóng.
Bạn có thể thiết lập VIP của mình và sau đó cung cấp cho họ âm thanh thông báo tùy chỉnh. Bằng cách này, bạn biết rằng một email đến là từ một VIP, ngay cả khi mắt bạn đang ở đâu đó bên cạnh màn hình của bạn.
Thiết lập VIP trong Thư
Việc chỉ định người liên hệ hoặc người gửi email làm VIP chỉ đơn giản bằng một vài cú nhấp chuột:
- Chọn một email trong ứng dụng Thư từ người gửi mà bạn muốn trở thành VIP.
- Nhấp vào tên của họ trong tiêu đề email.
- Chọn Thêm vào VIP từ menu lối tắt.
Khi bạn làm điều này, bạn sẽ thấy một vài thay đổi xảy ra ngay lập tức. Đầu tiên, tên của người đó trong tiêu đề email bây giờ sẽ có một ngôi sao bên cạnh. Thứ hai, tên và email của họ sẽ xuất hiện trong VIPs của bạn hộp thư.
Thiết lập Thông báo VIP tùy chỉnh
Mặc dù phần này là tùy chọn, nhưng nó có thể khá tiện dụng. Bạn có thể thiết lập âm thanh thông báo tùy chỉnh cho các email đến từ những email trong danh sách VIP của bạn bằng cách làm theo các bước sau:
- Nhấp vào Thư > Tùy chọn từ thanh trình đơn của bạn và đi tới Quy tắc chuyển hướng.
- Nhấp vào Thêm quy tắc .
- Đặt cho quy tắc của bạn một tên và để nguyên Nếu [bất kỳ / tất cả] các điều kiện sau được đáp ứng đặt thành bất kỳ .
- Đối với điều kiện, hãy chọn Người gửi là VIP .
- Đối với hành động, hãy chọn Phát âm thanh . Sau đó, chọn âm thanh bạn muốn sử dụng trong hộp bên phải.
- Nhấp vào OK . Trong hộp tiếp theo hỏi bạn có muốn áp dụng quy tắc cho các thư trong hộp thư đến của mình hay không, bạn có thể chọn Không áp dụng .
Giờ đây, khi bạn đang cúi đầu xem lại một tài liệu, bạn sẽ biết khi nào một email VIP đến chỉ bằng một âm thanh.
2. Tạo Nhóm Email cho Nhóm hoặc Nhân viên
Nếu bạn làm việc với nhóm dự án hàng ngày hoặc gửi email cho nhân viên của mình thường xuyên, thì việc sử dụng nhóm cho những liên hệ đó sẽ giúp bạn dễ dàng gửi email cho tất cả họ cùng một lúc. Mặc dù bạn phải sử dụng ứng dụng Danh bạ để tạo nhóm của mình, nhưng sau đó bạn có thể sử dụng ứng dụng Thư để gửi email của mình cho họ.
Tạo nhóm của bạn
Để bắt đầu, hãy mở ứng dụng Danh bạ trên máy Mac của bạn. Sau đó, bạn có một số cách nhanh chóng để tạo nhóm của mình:
- Nhấp vào Tệp > Nhóm mới từ thanh trình đơn hoặc nhấp vào dấu cộng xuất hiện bên cạnh một trong các danh mục liên hệ của bạn như iCloud hoặc Gmail. Đặt tên cho nhóm mới và nhấn Quay lại . Sau đó, bạn có thể kéo các liên hệ từ các vị trí khác nhau của họ vào nhóm mới đó.
- Chọn tất cả các địa chỉ liên hệ bạn muốn trong nhóm. Bạn có thể nhấp vào nút đầu tiên, sau đó giữ Command và nhấp mỗi một bổ sung. Sau đó chọn Tệp > Nhóm mới từ lựa chọn trong thanh menu và đặt tên cho nhóm của bạn.
Tạo Email Nhóm
Khi bạn đã thiết lập nhóm của mình trong ứng dụng Danh bạ, việc gửi email cho họ thật dễ dàng. Ngoài ra, bạn có thể làm điều đó trong ứng dụng Danh bạ hoặc ứng dụng Thư.
Trong Danh bạ ứng dụng, nhấp chuột phải vào nhóm email và chọn Gửi email tới [tên nhóm] . Sau đó, cửa sổ thư mới trong ứng dụng Thư sẽ mở cùng với nhóm đó trong mục Tới trường.
Trong Thư ứng dụng, bắt đầu nhập tên nhóm của bạn vào T o lĩnh vực. Khi nhóm hiển thị trong danh sách đề xuất, hãy nhấp vào nhóm đó.
Cho dù bạn chọn cách tạo email nhóm đó theo cách nào, mẹo này sẽ giúp bạn gửi email cho nhiều cá nhân cùng lúc một cách thuận tiện, đặc biệt nếu bạn thường xuyên gửi thư cho những người đó.
3. Thiết lập Quy tắc Thư cho Email Dự án
Nếu bạn thiết lập âm thanh thông báo tùy chỉnh cho VIP của mình như đã đề cập ở trên, thì bạn đã đi sâu vào sử dụng các quy tắc trong ứng dụng Thư. Nhưng bạn có thể làm được nhiều hơn thế với các quy tắc Thư đó cho email của mình hơn là chỉ cài đặt âm thanh thông báo.
Bằng cách thiết lập quy tắc Thư cho các email liên quan đến một dự án hoặc thậm chí một chủ đề cụ thể, bạn có thể yêu cầu ứng dụng thực hiện các hành động tự động. Đây là một cách tuyệt vời để sắp xếp hộp thư đến của bạn bằng cách giữ các thư tương tự lại với nhau hoặc đánh dấu email theo một cách cụ thể để phát hiện chúng một cách nhanh chóng.
Di chuyển email vào một thư mục
Đối với ví dụ đầu tiên này, chúng tôi sẽ chuyển tất cả các email cho Project X vào hộp thư Project X. Điều này sẽ bao gồm các thông báo có cụm từ "Dự án X" trong chủ đề cũng như các thông báo từ các thành viên Nhóm Dự án X.
- Nhấp vào Thư > Tùy chọn từ thanh trình đơn của bạn và chuyển đến Quy tắc chuyển hướng.
- Nhấp vào Thêm quy tắc .
- Đặt tên cho quy tắc của bạn. Đối với ví dụ của chúng tôi, chúng tôi sẽ gọi nó là Email dự án X .
- Để nguyên Nếu [bất kỳ / tất cả] các điều kiện sau được đáp ứng đặt thành bất kỳ để nó nắm bắt bất kỳ điều kiện nào bạn đặt.
- Đối với điều kiện, hãy chọn Chủ đề trong hộp thả xuống đầu tiên, chứa trong cái thứ hai và nhập "Dự án X" vào hộp văn bản.
- Nhấp vào dấu cộng ở bên phải để thêm một điều kiện khác.
- Đối với điều kiện tiếp theo, hãy chọn Người gửi là thành viên của nhóm trong hộp thả xuống đầu tiên và Nhóm Dự án X (nhóm chúng tôi đã tạo trước đó) trong lần thứ hai.
- Đối với hành động, hãy chọn Chuyển tin nhắn trong hộp thả xuống đầu tiên và Dự án X trong cái thứ hai.
- Nhấp vào OK , sau đó quyết định xem bạn có muốn áp dụng quy tắc mới cho hộp thư đến của mình hay không bằng cách chọn Không áp dụng hoặc Áp dụng .
Đánh dấu email bằng màu hoặc cờ
Có thể bạn không muốn chuyển email đến một thư mục cụ thể, nhưng muốn có thể phát hiện chúng nhanh chóng trong hộp thư đến của mình. Để đạt được điều này, bạn có thể sử dụng màu sắc, cờ hoặc cả hai với các quy tắc Thư.
Sử dụng ví dụ Project X của chúng tôi ở trên, hãy làm theo các bước từ một đến bảy để thiết lập các điều kiện của bạn. Khi bạn đến bước tám cho hành động, hãy chọn một hoặc cả hai điều sau:
- Đặt màu :Trong hộp thả xuống đầu tiên, chọn Đặt màu , trong phần tiếp theo, hãy chọn Nền hoặc Văn bản rồi chọn màu Trong lần thứ ba.
- Đánh dấu là bị gắn cờ :Trong hộp thả xuống đầu tiên, chọn Đánh dấu là Được gắn cờ và trong phần tiếp theo, hãy chọn màu cờ .
Tiếp tục với bước cuối cùng bằng cách nhấp vào OK và bạn có muốn áp dụng quy tắc cho hộp thư đến của mình hay không.
Với những loại quy tắc được thiết lập, bạn có thể di chuyển thư tự động hoặc phát hiện nhanh các email dự án đó trong hộp thư đến của mình.
4. Tạo Hộp thư Thông minh cho Email chưa được trả lời
Theo một nghĩa nào đó, Hộp thư Thông minh trong ứng dụng Thư giống như các quy tắc. Bạn thêm các điều kiện áp dụng cho các email đến, nhưng thay vì di chuyển, đánh dấu hoặc phát âm thanh, Hộp thư thông minh giữ các email đó.
Các email vẫn nằm trong hộp thư đến ban đầu của họ, vì vậy họ không thực sự rời khỏi tài khoản email cụ thể đó. Tuy nhiên, chúng cũng hiển thị trong khu vực Hộp thư thông minh trong hộp thư của riêng chúng.
Khi xem xét các điều kiện bạn có thể áp dụng cho Hộp thư thông minh, bạn có thể sẽ tìm thấy những điều kiện hữu ích cho mình. Nhưng một ví dụ tuyệt vời là một hộp thư cho các email chưa được trả lời của bạn. Nếu bạn nhận được rất nhiều email mỗi ngày yêu cầu phản hồi, bạn có thể xem tất cả chúng ở một nơi với Hộp thư thông minh.
Để thiết lập điều này:
- Nhấp vào Hộp thư > Hộp thư thông minh mới từ thanh menu và đặt tên cho hộp thư của bạn.
- Trong phần Chứa các thư phù hợp với [bất kỳ / tất cả] các điều kiện sau , chọn tất cả . (Điều này có thể khác với bạn nếu bạn sử dụng Hộp thư thông minh theo cách khác.)
- Đối với điều kiện, hãy chọn Tin nhắn không được trả lời trong hộp thả xuống.
- Nhấp vào dấu cộng ở bên phải để thêm một điều kiện khác.
- Đối với điều kiện tiếp theo, hãy chọn Ngày nhận trong hộp thả xuống đầu tiên, sau đó chọn là hôm nay trong lần thứ hai. (Bạn cũng có thể chọn trong số các tùy chọn như hôm qua, tuần này hoặc tuần trước tùy theo sở thích của bạn.)
- Nhấp vào OK .
Với thiết lập Hộp thư thông minh này, bạn có thể xem qua nó vào cuối mỗi ngày để xem những email nào bạn không trả lời, vì vậy bạn không bao giờ bỏ lỡ cơ hội trả lời.
Làm được nhiều việc hơn với Mac Mail
Các mẹo năng suất này dành cho ứng dụng Thư trên máy Mac chỉ là bước khởi đầu để sử dụng ứng dụng này hiệu quả hơn. Bạn cũng có thể xem một số cách để biến Mail trở thành một ứng dụng email trên máy tính để bàn tốt hơn về tổng thể.
Nhưng nếu bạn vẫn chưa bị thuyết phục và muốn xem xét các tùy chọn email khác, hãy xem tại sao bạn nên sử dụng Spark để quản lý thư trên máy Mac và iOS của mình.