Nếu bạn dùng Mac tại nơi làm việc, bạn có thể dùng ứng dụng Mail cho giao tiếp email. Tiện ích macOS tích hợp này cung cấp tính năng linh hoạt làm cho nó thành công cụ hữu ích cho chuyên nghiệp.
Có thể bạn đơn giản chưa có thời gian khám phá tính năng này hoặc bạn là người dùng Mac mới. Dù sao, danh sách mẹo năng suất chuyên nghiệp cho Mail trên Mac này có thể giúp bạn thiết lập ứng dụng để thành công.
1. Dùng VIP cho sếp hoặc khách hàng
Tính năng VIP của Mail (có trên Mac và iOS) cho cách tuyệt vời dễ dàng nhận diện email từ liên hệ quan trọng nhất. Nhờ hộp thư chuyên biệt, đây là cách tiện lợi đảm bảo bạn luôn thấy tin nhắn từ sếp hoặc khách hàng nhanh chóng.
Bạn có thể thiết lập VIP và给他们 custom notification sounds. Cách này, bạn biết email đến từ VIP, ngay cả khi mắt không nhìn màn hình.
Thiết lập VIP trong Mail
Định danh liên hệ hoặc người gửi email làm VIP đơn giản chỉ vài cú nhấp:
- Chọn email trong ứng dụng Mail từ người gửi bạn muốn làm VIP.
- Nhấp tên của họ trong header email.
- Chọn Add to VIPs từ menu tắt.
Sau khi làm vậy, bạn sẽ thấy vài thay đổi ngay lập tức. Đầu tiên, tên người trong header email sẽ có ngôi sao bên cạnh. Thứ hai, tên và email của họ xuất hiện trong hộp thư VIPs.
Thiết lập thông báo VIP tùy chỉnh
Mặc dù phần này tùy chọn, nó khá tiện lợi. Bạn có thể thiết lập âm thanh thông báo tùy chỉnh cho email đến từ người trong danh sách VIP bằng cách làm theo các bước:
- Nhấp Mail > Preferences từ thanh menu và đi đến tab Rules.
- Nhấp Add Rule.
- Đặt tên cho quy tắc và để If [any/all] of the following conditions are met là any.
- Điều kiện, chọn Sender is VIP.
- Hành động, chọn Play Sound. Sau đó chọn âm thanh muốn dùng trong hộp bên phải.
- Nhấp OK. Trong hộp sau hỏi có áp dụng quy tắc cho tin nhắn trong hộp thư đến, chọn Don't Apply.
Bây giờ, khi bạn cúi đầu xem tài liệu, bạn sẽ biết khi email VIP đến chỉ bằng âm thanh.
2. Tạo nhóm email cho đội hoặc nhân viên
Nếu bạn làm việc với nhóm dự án hàng ngày hoặc email nhân viên thường xuyên, dùng nhóm cho liên hệ đó giúp dễ dàng email cho tất cả cùng lúc. Mặc dù phải dùng ứng dụng Contacts để tạo nhóm, sau đó bạn dùng ứng dụng Mail gửi email cho họ.
Tạo nhóm của bạn
Để bắt đầu, mở ứng dụng Contacts trên Mac. Bạn có vài cách nhanh tạo nhóm:
- Nhấp File > New Group từ thanh menu hoặc nhấp dấu plus xuất hiện bên cạnh danh mục liên hệ như iCloud hoặc Gmail. Đặt tên nhóm mới và nhấn Return. Sau đó kéo liên hệ từ các vị trí khác nhau vào nhóm mới.
- Chọn tất cả liên hệ bạn muốn trong nhóm. Nhấp cái đầu, giữ Command và nhấp từng cái thêm. Sau đó chọn File > New Group from Selection trong thanh menu và đặt tên nhóm.
Tạo email nhóm
Sau khi thiết lập nhóm trong Contacts, gửi email cho họ dễ dàng. Thêm vào đó, bạn có thể làm trong cả Contacts hoặc Mail.
Trong ứng dụng Contacts, nhấp chuột phải nhóm email và chọn Send Email to [tên nhóm]. Cửa sổ soạn thư mới trong Mail sẽ mở với nhóm đó trong trường To.
Trong ứng dụng Mail, bắt đầu gõ tên nhóm trong trường To. Khi nhóm hiển thị trong danh sách gợi ý, nhấp vào nó.
Cách nào bạn tạo email nhóm, mẹo này giúp tiện lợi gửi email cho nhiều người cùng lúc, đặc biệt nếu bạn gửi tin nhắn cho cùng những người thường xuyên.
3. Thiết lập quy tắc Mail cho email dự án
Nếu bạn đã thiết lập âm thanh thông báo tùy chỉnh cho VIP như trên, bạn đã đi sâu vào dùng quy tắc trong Mail. Nhưng bạn có thể làm nhiều hơn với quy tắc Mail cho email hơn chỉ đặt âm thanh thông báo.
Bằng cách thiết lập quy tắc Mail cho email liên quan đến dự án, hoặc thậm chí chủ đề cụ thể, bạn có thể làm ứng dụng thực hiện hành động tự động. Đây là cách tuyệt vời tổ chức hộp thư bằng cách giữ tin nhắn tương tự cùng nhau hoặc đánh dấu email theo cách cụ thể để nhận diện nhanh.
Di chuyển email đến thư mục
Ví dụ đầu, chúng ta sẽ di chuyển tất cả email cho Dự án X đến hộp thư Dự án X. Điều này bao gồm thư có cụm từ "Dự án X" trong chủ đề cũng như từ thành viên Nhóm Dự án X.
- Nhấp Mail > Preferences từ thanh menu và chuyển sang tab Rules.
- Nhấp Add Rule.
- Đặt tên quy tắc. Ví dụ, gọi là Dự án X Emails.
- Để If [any/all] of the following conditions are met là any để bắt bất kỳ điều kiện nào bạn đặt.
- Điều kiện, chọn Subject trong hộp thả xuống đầu, contains trong cái thứ hai, và gõ "Dự án X" trong hộp văn bản.
- Nhấp dấu plus bên phải để thêm điều kiện.
- Điều kiện tiếp theo, chọn Sender is member of group trong hộp thả xuống đầu và Dự án X Group (nhóm tạo trước) trong cái thứ hai.
- Hành động, chọn Move Message trong hộp thả xuống đầu và Dự án X trong cái thứ hai.
- Nhấp OK, rồi quyết định có áp dụng quy tắc mới cho hộp thư đến bằng cách chọn Don't Apply hoặc Apply.
Đánh dấu email màu sắc hoặc cờ
Có thể bạn không muốn di chuyển email đến thư mục cụ thể, mà muốn nhận diện nhanh trong hộp thư. Để làm vậy, bạn có thể dùng màu, cờ, hoặc cả hai với quy tắc Mail.
Dùng ví dụ Dự án X, làm theo bước 1-7 thiết lập điều kiện. Khi đến bước 8 hành động, chọn một hoặc cả hai:
- Set a color: Trong hộp thả xuống đầu chọn Set Color, cái sau chọn Background hoặc Text, rồi chọn màu trong cái thứ ba.
- Mark as flagged: Trong hộp thả xuống đầu chọn Mark as Flagged và cái sau chọn màu cờ.
Tiếp tục bước cuối nhấp OK và có áp dụng quy tắc cho hộp thư hay không.
Với loại quy tắc này, bạn có thể tự động di chuyển thư hoặc nhận diện email dự án chỉ bằng cái nhìn trong hộp thư.
4. Tạo Smart Mailbox cho email chưa trả lời
Smart Mailboxes trong Mail giống quy tắc, ở chỗ nào. Bạn thêm điều kiện áp dụng cho email đến, nhưng thay vì di chuyển, đánh dấu, hay phát âm thanh, Smart Mailbox giữ những email đó.
Email vẫn ở hộp thư gốc, nên không thực sự rời tài khoản email đó. Tuy nhiên, chúng cũng hiển thị trong khu vực Smart Mailboxes trong hộp thư riêng.
Khi xem qua điều kiện áp dụng cho Smart Mailbox, bạn có thể thấy điều kiện hữu ích. Nhưng một ví dụ tuyệt vời là hộp thư cho email chưa trả lời. Nếu nhận hàng chục email mỗi ngày cần phản hồi, bạn xem tất cả ở một nơi với Smart Mailbox.
Để thiết lập:
- Nhấp Mailbox > New Smart Mailbox từ thanh menu và đặt tên hộp thư.
- Trong Contains messages that match [any/all] of the following conditions, chọn all. (Có thể khác nếu bạn dùng Smart Mailbox khác.)
- Điều kiện, chọn Message was not replied to trong hộp thả xuống.
- Nhấp dấu plus bên phải thêm điều kiện.
- Điều kiện tiếp theo, chọn Date received trong hộp thả xuống đầu và is today trong cái thứ hai. (Bạn cũng có thể chọn yesterday, this week, last week theo sở thích.)
- Nhấp OK.
Với thiết lập Smart Mailbox này, bạn xem qua cuối mỗi ngày để thấy email chưa trả lời, không bao giờ bỏ lỡ cơ hội phản hồi.
Làm nhiều hơn với Mac Mail
Mẹo năng suất cho Mail trên Mac chỉ là bắt đầu cách dùng hiệu quả hơn. Bạn cũng xem cách làm Mail trở thành ứng dụng email máy tính tốt hơn tổng thể.
Nhưng nếu vẫn chưa tin và muốn xem tùy chọn email khác, xem tại sao nên dùng Spark quản lý Mail Mac và iOS.