Tôi đã trình bày các tính năng tiết kiệm thời gian trong phiên bản mới nhất của ứng dụng Mail của Apple, nhưng dù giao diện người dùng cải tiến, tính năng tìm kiếm, thanh yêu thích (favorites bar) và thư mục VIP, vẫn còn tính năng thiếu mà người dùng Mac chuyên nghiệp (power users) có thể dùng để hiệu quả hơn trong Mail.
May mắn thay, có một số plug-in (phần mở rộng) của bên thứ ba nâng cao Mail và giải quyết một số vấn đề phiền toái hoặc tính năng thiếu. Hôm nay, tôi muốn đánh giá năm plug-in tôi cho là đáng tải về và thử trước khi mua. Các plug-in này giúp bạn xử lý đính kèm, xem trước tin nhắn, và thuận tiện đặt nhắc nhở cho tin nhắn.
Sau khi tải và cài đặt plug-in, bạn thường cần khởi động lại ứng dụng Mail, sau đó mở Preferences (Tùy chọn) của Mail để bật và tùy chỉnh plug-in. Bất kỳ plug-in nào bạn tải, hãy chắc chắn nó tương thích với hệ điều hành hiện tại.
Attachment Tamer (Làm chủ Đính kèm)
Nếu trí nhớ phục vụ đúng, mặc định khi bạn thêm đính kèm trong thư Mail, nó không hiển thị tệp dưới dạng biểu tượng (icon), điều này phiền toái khi soạn hoặc đọc thư. Attachment Tamer ($14.99) là tính năng tiện lợi kiểm soát cách bạn muốn hiển thị đính kèm trong Mail.
Plug-in bao gồm điều khiển xem tệp văn bản và HTML, tài liệu PDF, file âm thanh, và hình ảnh dưới dạng biểu tượng, với giới hạn kích thước tùy chọn và ngoại lệ. Gửi tệp dưới dạng biểu tượng cũng giúp người nhận đọc văn bản dễ dàng hơn mà không bị phân tâm bởi hiển thị toàn bộ hình ảnh.
Attachment Tamer cũng cung cấp tùy chọn cách xem tệp từ người gửi chỉ định - dưới dạng biểu tượng hoặc hiển thị như đã gửi. Bạn cũng có thể chọn hiển thị tên đầy đủ của đính kèm, mà Mail mặc định cắt ngắn.
QuoteFix
Mặc định khi bạn trích dẫn văn bản từ email của người gửi, Mail đặt con trỏ ở trên tin nhắn trong phản hồi; điều này gọi là "bottom-posting" (đăng dưới). Điều này lạ vì thường bạn muốn người nhận đọc trước phần bạn đang trả lời. Plug-in QuoteFix (Miễn phí/Quyên góp) khắc phục phiền toái này bằng cách đặt con trỏ dưới tin nhắn gốc khi bạn trả lời hoặc chuyển tiếp.
Các tính năng khác: loại bỏ chữ ký người gửi khỏi phản hồi, loại bỏ khoảng trắng thừa, tùy chỉnh thuộc tính (attribute) (bao gồm HTML và mẫu/template), và chọn có loại bỏ chữ ký người gửi hay không.
Dành thời gian tùy chỉnh cách QuoteFix xử lý trích dẫn và phản hồi có thể làm thư email dễ đọc hơn nhiều, và có thể truyền cảm hứng cho người khác dùng hành vi email tốt hơn, thay vì cách lười biếng bao gồm toàn bộ thư trong phản hồi.
Perspectives (Mail Perspectives)
Vì tôi làm việc trên máy tính cả ngày, tôi có thói quen xấu kiểm tra thư mỗi khi có tin mới. Đây vẫn là thói quen tôi đang cố gắng bỏ, nhưng plug-in Mail khác tôi dùng, tên Mail Perspectives ($24.95) giúp giảm tần suất mở Mail.
Mail Perspectives là cửa sổ nhỏ gọn hiển thị tin nhắn mới nhất hoặc danh sách tin nhắn gần đây trong hộp thư Mail. Tôi để cửa sổ trên màn hình thứ hai nơi tôi có thể liếc nhìn khi làm việc. Mail Perspectives có ba cửa sổ nhúng, cho phép xem tất cả thư trong hộp thư, chỉ thư mới, hoặc tất cả thư trong ngày hiện tại. Bạn có thể xem thư dưới dạng danh sách hoặc điều hướng qua hiển thị từng thư một.
Bạn cũng có thể di chuột qua thư và có cửa sổ popup cho phép xem toàn bộ thư ngoài cửa sổ nhỏ, trong cửa sổ Quick Look tiện lợi, hoặc trả lời, in, xóa, hoặc mở thư trong ứng dụng Mail.
Cũng có tính năng chọn hộp thư nào Mail Perspectives hiển thị, cũng như tùy chọn cách bạn được thông báo khi thư đến. Plug-in này hơi đắt nhưng có dùng thử 30 ngày miễn phí để xem nó hữu ích như thế nào trong quy trình làm việc của bạn.
MailHub
Ứng dụng Mailbox phổ biến cho iPhone có tính năng tiện lợi gắn nhắc nhở cho từng tin nhắn, và gần đây tôi phát hiện plug-in Mail khác tên MailHub ($19.00), bao gồm cùng khả năng, với tùy chọn thêm đặt nhắc nhở mẫu (template reminders). MailHub thêm thanh công cụ vào ứng dụng Mail, nhưng bạn có thể thấy các tính năng tiện lợi đáng giá không gian đó.
Tính năng Nhắc nhở bao gồm tùy chọn lối tắt thời gian (cũng như thời gian Snooze cài sẵn) bạn có thể nhanh chóng chọn cho tin nhắn, hoặc đặt ngày và giờ cụ thể. Nhắc nhở được thêm vào ứng dụng Lịch (Calendar) như nhắc nhở khác.
Một số tính năng MailHub tương tự tính năng mặc định trong Mail, nhưng nhanh và hiệu quả hơn. Ví dụ, Mail có thể mở rộng hội thoại email, MailHub làm tốt hơn bằng cách dễ dàng nhấn từng tin nhắn trong chuỗi.
MailHub cũng cho phép lọc tin nhắn theo người gửi. Nếu muốn xem nhanh thư quá khứ và gần đây của người gửi, chỉ cần chọn người gửi, rồi nhấn biểu tượng đầu vai nhỏ trong thanh công cụ MailHub. Để lọc như vậy không có MailHub, bạn phải tìm kiếm tên người gửi trong Mail.
MailHub bao gồm một số tính năng khác cho xóa tin nhắn, tạo hộp thư mới, tổ chức, và lưu trữ thư vào các thư mục khác. Có tùy chọn đặt màu chủ đề thanh công cụ MailHub, tùy chọn tự động ẩn, và hơn chục phím tắt cho hầu hết tính năng trong plug-in.
MailHub cũng có dùng thử 30 ngày, và tôi mạnh mẽ khuyến khích nếu bạn cần quản lý nhiều thư hàng ngày.
Nhiều plug-in Mail rất hữu ích, nhưng hãy nhớ chúng có thể bị hỏng bởi cập nhật ứng dụng Mail, và bạn thậm chí có thể phải gỡ cài đặt để Mail hoạt động bình thường. Các plug-in tôi đánh giá trên đều hoạt động trong phiên bản mới nhất Mac OS X Mountain Lion. Có một số plug-in miễn phí khác bạn tìm thấy trên mạng, nhưng cần chắc chắn chúng đã cập nhật cho phiên bản hệ điều hành bạn đang dùng.
Hãy cho chúng tôi biết bạn nghĩ gì về các plug-in Mail này và plug-in nào bạn khuyến nghị.