Chúng ta dùng email để gửi các tin nhắn cần sự trang trọng, như các vấn đề nghiêm túc hoặc chuyên nghiệp, không phù hợp với nhắn tin tức thì. Thêm chữ ký email là cách dễ dàng để tạo ấn tượng tốt hoặc thêm cảm giác chuyên nghiệp cho các tin nhắn này.
Với ứng dụng Mail tích hợp sẵn trên Mac, bạn có thể tạo một hoặc nhiều chữ ký cho email và chọn thêm thủ công hoặc tự động vào email để có chạm cá nhân hơn.
Chữ ký email là gì?
Chữ ký email là khối văn bản được chèn ở cuối mọi email bạn gửi. Thông thường bao gồm tên, thông tin liên hệ, trang web của bạn hoặc tổ chức bạn làm việc, và chức danh công việc.
Trong Mail, bạn có thể tạo chữ ký khác nhau cho từng tài khoản email, hoặc nhiều chữ ký cho một tài khoản để thay đổi theo nhu cầu. Điều này rất tiện nếu bạn dùng nhiều tài khoản cho mục đích khác nhau.
Cách tạo chữ ký email trong Mail
Trước khi tạo chữ ký, hãy kiểm tra tài khoản email nào đã đồng bộ với Mail. Vào Mail > Tài khoản (Accounts) từ thanh menu. Nếu muốn thêm tài khoản (Google, Microsoft...), nhấp nút Thêm (+), chọn tài khoản và làm theo hướng dẫn trên màn hình.
Sau khi xong, bạn đã sẵn sàng tạo chữ ký:
- Vào Mail > Tùy chọn (Preferences).
- Nhấp tab Chữ ký (Signatures). Chọn Tất cả chữ ký (All Signatures) hoặc tài khoản cụ thể. Nhấp nút Thêm (+) dưới cột giữa, đặt tên cho chữ ký. Tên này sẽ hiện trong menu thả xuống khi soạn email.
- Gõ chữ ký trong khung xem trước ở cột thứ ba. Bạn cũng có thể định dạng chữ ký theo ý thích. Nhấp chuột phải (Control-click) để xem menu ngữ cảnh: sửa định dạng, thêm liên kết, kiểm tra Chính tả và Ngữ pháp. Thêm ảnh bằng cách kéo thả vào khung xem trước.
Xong! Bây giờ bạn có thể chọn chữ ký đó khi soạn email tiếp theo.
Thêm vào đó, nếu bạn dùng iCloud cho Mail trên mọi thiết bị, mọi thay đổi chữ ký sẽ đồng bộ trên các thiết bị iCloud khác. Kiểm tra tại Tùy chọn hệ thống (System Preferences) > Apple ID, nhấp iCloud, xem Mail có được chọn không.
Cách xóa chữ ký
Nếu muốn xóa chữ ký cụ thể khỏi tài khoản, nhấp vào tài khoản đó trước, sau đó nhấp nút Xóa (–) ở cột giữa. Xóa chữ ký khi chọn Tất cả chữ ký sẽ xóa nó khỏi mọi tài khoản đang dùng.
Liên quan: Cách lên lịch gửi email trên Mac
Cách xóa chữ ký khỏi email
Nếu quyết định không dùng chữ ký nữa, vào Mail > Tùy chọn, rồi menu thả xuống Chữ ký (Signature) ở dưới cùng chọn Không (None).
Bạn cũng có thể xóa chữ ký khỏi email đang soạn. Nhấp menu thả xuống Chữ ký dưới trường Chủ đề, chọn Không.
Cách thêm chữ ký tự động hoặc thủ công vào email
Với Mail, bạn có thể tự động thêm chữ ký vào email hoặc thủ công chọn từ các chữ ký đã tạo. Để làm tự động:
- Vào Mail > Tùy chọn, chọn Chữ ký.
- Chọn tài khoản, nhấp menu thả xuống Chữ ký bên dưới. Chọn chữ ký ưa thích. Nếu có nhiều chữ ký, chọn Ngẫu nhiên (At Random) để luân phiên ngẫu nhiên hoặc Theo thứ tự (In Sequential Order).
Để chạm cá nhân hơn, hãy thêm thủ công khi soạn email. Khi viết email, vào menu thả xuống Chữ ký dưới trường Chủ đề, chọn chữ ký mong muốn.
Nếu chữ ký ưa thích không hiện, có thể nó chưa được thêm vào tài khoản đó. Kiểm tra bằng cách nhấp Chỉnh sửa chữ ký (Edit Signatures), sẽ chuyển đến phần Chữ ký trong Tùy chọn Mail.
Tạo cảm giác chuyên nghiệp với chữ ký
Kết thúc email bằng chữ ký là cách xây dựng thương hiệu và hình ảnh cá nhân. Với Mail, bạn không chỉ thêm chữ ký mà còn dễ dàng sửa đổi theo nhu cầu.