Mail, ứng dụng email mặc định trên Mac OS X, là một ứng dụng đáng ngạc nhiên mượt mà và giàu tính năng. Tôi đã dùng nhiều email client khác nhau, cả trên đám mây và desktop. Không matter cái gì, tôi xu hướng quay lại dùng ứng dụng Mail cho quản lý email hàng ngày.
Một trong những thứ thực sự cần quản lý là email giàu tệp đính kèm. Với nhiều tệp thiết yếu lơ lửng, thường quan trọng phải theo dõi cẩn thận những tin nhắn mang tệp. Trong trường hợp khác, thiết yếu phải xóa email đính kèm không còn thiết yếu, để tránh tắc nghẽn dung lượng đĩa quý giá.
Mail cung cấp nhiều giúp đỡ cho quản lý email hàng ngày, cũng như với những vấn đề này. Trong bài này chúng tôi sẽ chỉ cho bạn chính xác như thế nào.
Thu Thập Tất Cả Email Có Tệp Đính Kèm Vào Một Smart Folder
Thay vì lội qua vô vàn trang email, bạn có thể dễ dàng tập hợp tất cả thư từ giàu tệp đính kèm vào một Smart Mailbox đơn lẻ. Nếu bạn chưa biết, Smart Mailbox là thư mục tự duy trì được điền qua một hoặc nhiều bộ lọc. Để tạo một, nhấp vào biểu tượng cộng nhỏ ở góc dưới bên trái ứng dụng.
Sau khi đặt tên rõ ràng cho smart mailbox (bạn được phép sáng tạo hơn "attachments"), chọn "Contains Attachment" (Chứa tệp đính kèm) từ danh sách thả xuống các điều kiện có sẵn. Để tránh spam vào Smart Mailbox, bạn có thể thêm một hoặc nhiều điều kiện "Message is not in Mailbox" (Tin nhắn không trong Mailbox).
Thay vào đó, bạn có thể tạo một vài Smart Mailbox chủ đề tệp đính kèm, một cho mỗi tài khoản email hoặc tập thư mục, để tách biệt tệp đính kèm liên quan đến công việc, gia đình và giải trí.
Tách Biệt Email Cụ Thể Khỏi Tệp Đính Kèm
Một trong những nhược điểm của ứng dụng Mail là nó lưu tệp đính kèm cục bộ trên đĩa, với rất ít sự minh bạch. Để tránh tắc đĩa, bạn có thể muốn xóa email với tệp đính kèm lớn. Nhưng nếu email đó chứa thông tin quan trọng khác? Mail có khả năng tách biệt email cụ thể khỏi tệp đính kèm. Quan trọng lưu ý rằng (tùy cài đặt nhập và đồng bộ) có thể bị xóa từ máy chủ thư cũng như từ máy tính!
Để làm vậy, chọn email nạn nhân giàu tệp đính kèm. Bạn có thể chọn một dải email bằng cách nhấp chuột giữ shift, và thêm email cụ thể vào lựa chọn bằng cách nhấp giữ Ctrl. Tiếp theo, chọn tùy chọn "Remove Attachments" (Gỡ tệp đính kèm) từ menu Message (Tin nhắn).
Xóa Tất Cả Tệp Đính Kèm Đã Lưu Cục Bộ
Có cách khác xử lý tệp đính kèm cục bộ. Đó là, bạn có thể gỡ tệp đính kèm khỏi đĩa (có thể backup lên đĩa ngoài), không gỡ chúng khỏi máy chủ thư. Tuy nhiên, tệp đính kèm sẽ được tải lại lần sau bạn mở email liên quan trong Mail.
Mở ứng dụng Finder, và chọn Go -> Go to Folder (Đi đến thư mục). Trong ô văn bản, nhập /Users/USERNAME/Library/Mail/V2, thay 'USERNAME' bằng tên người dùng của bạn, và nhấn Go. Mở thư mục liên kết với địa chỉ email. Trong ô tìm kiếm góc trên phải cửa sổ Finder, nhập "name:attachments" và chắc chắn Finder đang tìm trong thư mục bạn ở, không phải toàn bộ máy tính như ảnh trên.
Một số tệp sẽ hiện ra, bao gồm số lượng lớn thư mục Attachments. Những thư mục này đầy tệp đính kèm, và có thể xóa để giải phóng dung lượng, hoặc di chuyển đến lưu trữ ngoài.
Điều Hướng Và Quản Lý Tải Về Mail
Cách khuyến khích quản lý tệp đính kèm là lưu chúng vào thư mục trên máy tính. Điều này có thể làm cho một email bằng cách nhấp chuột phải biểu tượng tệp đính kèm. Tuy nhiên, bạn cũng có thể chọn nhiều email và lưu tất cả tệp đính kèm nhúng vào đĩa một lần bằng cách chọn File -> Save Attachments (Lưu tệp đính kèm).
Vì vậy, lưu tất cả tệp đính kèm vào máy tính và quản lý cục bộ đơn giản như chọn tất cả email trong Smart Mailbox Tệp đính kèm. Thay vào đó, bạn có thể tạo một vài Smart Mailbox theo dõi tệp đính kèm cho địa chỉ email hoặc thư mục khác nhau, và phản ánh cấu trúc thư mục này cục bộ trên máy bằng cách xuất tệp đính kèm của những Smart Mailbox đó lần lượt.
Bạn quản lý tệp đính kèm, hoặc email khác trong Mail như thế nào? Hãy cho chúng tôi biết mẹo và thủ thuật Mail trong phần bình luận dưới bài.