Chúng ta đều từng nhận chúng – những email đáng sợ. Có lẽ chúng thậm chí không xứng đáng được coi như "email". Chúng tồi hơn chỉ là email, chúng là chuyển tiếp (forward)! Không! OK, tôi có thể đang đramatize một chút, nhưng không nhiều, bạn đồng ý không?
Email chuyển tiếp là nỗi đau. Bạn có thể nghĩ hơi nặng nề để đặt chúng cùng loại với spam (chỉ hình ảnh đầu bài), nhưng thật ra chúng gần như là spam – không kỹ thuật, nhưng về mặt những gì chúng ta coi là quan trọng trong hộp thư, chúng cũng nên là spam.
Nếu bạn "bị nguyền rủa" bởi nhiều người chuyển tiếp mãn tính (liên hệ chuyển tiếp mọi thứ), hộp thư của bạn có thể quá tải với email bạn không bao giờ định đọc. Chắc bạn có thể nhờ người (hoặc những người) không gửi forward, nhưng nếu họ khó đối phó, hoặc có lẽ tiếp tục chuyển tiếp cho bạn ngay cả sau khi bạn nhờ dừng? May mắn thay, có cách xử lý từ phía bạn thay vì dựa vào thói quen người khác thay đổi.
Thiết Lập Thư Mục & Bộ Lọc
Phép màu trong việc giữ forward ra khỏi hộp thư đến nằm ở bộ lọc và thư mục, mà hầu hết email client đều có. Chúng tôi có bài viết chi tiết cách làm này trên Gmail, Hotmail (giờ gọi là Outlook.com) và Yahoo Mail. Bài đó là "người bạn tốt nhất" nếu bạn có bất kỳ hoặc kết hợp các tài khoản webmail này.
Bây giờ nếu bạn không có Gmail, Outlook.com (không nhầm với chương trình desktop) hoặc Yahoo Mail? Có lẽ bạn có AOL hoặc tài khoản webmail khác? Nếu vậy, có thể có cách tạo thư mục và bộ lọc trên những cái đó. Tuy nhiên tôi rất khuyên bạn xem Gmail hoặc Outlook.com như thay thế. Với cả Gmail và Outlook.com bạn thực sự có thể nhập email từ tài khoản khác mà không phải đổi email (mặc dù có thể không phải ý tưởng xấu nếu email của bạn kiểu kooldude293@aol.com).
Chúng tôi đã viết cách làm với Hotmail và Gmail, nhưng nếu bạn có thứ khác tài khoản Outlook.com, quy trình trong Gmail sẽ tương tự cho bất kỳ webmail client nào. Tôi cũng cá nhân viết bài trên MakeUseOf về Hotmail/Outlook.com và cách kiểm soát hộp thư. Điều này bao gồm tạo bộ lọc, thư mục và nắm bắt thư mới. Bài viết gọi nó là Hotmail, nhưng tính năng không thay đổi về mặt đó.
Đối với client desktop, cũng có cách làm. Dưới đây là hai link cho client phổ biến hơn - Microsoft Outlook và Thunderbird.
- Mẹo MS Outlook - Cách Tự Động Tổ Chức Email Đến
- Cách Thiết Lập Bộ Lọc Tin Nhắn Trong Thunderbird
Nào Tốt Hơn Cho Lọc Forward? Outlook.com Hay Gmail?
Bây giờ chúng ta đã xác định tạo bộ lọc là cách hiệu quả nhất quản lý forward, hãy xem webmail client nào cho bạn làm dễ dàng nhất - Outlook.com hay Gmail. Gmail lâu nay là client email đầu choice cho thiết lập bộ lọc và tổ chức email qua nhãn và gần đây họ đã làm dễ dàng hơn khá nhiều.
Trên là tất cả những gì bạn phải làm để tạo bộ lọc. Khi điền xong cách bạn muốn Gmail phát hiện bộ lọc, nhấn "Create filter with this search" (Tạo bộ lọc với tìm kiếm này) và chọn Gmail làm gì với email.
Còn một cách khác làm điều này, được giải thích trong bài trước tôi link về thiết lập bộ lọc Gmail, Hotmail và Yahoo. Bài đó xuất bản trước Gmail làm thay đổi này, nhưng vẫn liên quan và bạn có thể tạo bộ lọc cách đó cũng được.
Để lọc theo từ như "Fwd" hoặc "Fw" trong Outlook.com, bạn phải vào Options (Tùy chọn), rồi More mail settings (Cài đặt thư thêm). Dưới Customizing Outlook (Tùy chỉnh Outlook), nhấn Rules for sorting new messages (Quy tắc sắp xếp tin mới). Nhấn New (Mới). Nếu bạn muốn lọc forward, bạn có thể đổi menu thả xuống Bước 1 thành Subject (Chủ đề) và menu bên cạnh thành contains (chứa) rồi gõ fwd vào ô văn bản dưới.
Ở bước 2, quyết định dùng thư mục mới hay cũ sẽ quyết định tùy chọn bạn dùng. Nếu bạn đã tạo thư mục muốn forward gửi đến, chọn từ menu thả xuống nơi "Move to Inbox" (Di chuyển đến hộp thư). Nếu chưa tạo, gõ tên thư mục vào ô "Move to a new folder" (Di chuyển đến thư mục mới).
Outlook.com có một vài tùy chọn khác cho phép bạn dễ dàng lọc người gửi. Thực tế, đây là điểm mạnh của Outlook và khá ấn tượng lo dễ dàng quản lý email bây giờ với Sweep, Categories, Folders, và Flags.
Cả hai đều có tùy chọn khác cho phép xóa tin nhắn trước khi nó đến hộp thư. Nếu bạn 100%, và tôi muốn nói một trăm phần trăm, chắc chắn bạn sẽ không bao giờ cần đọc bất kỳ forward nào, tùy chọn này không tồi, nhưng "chặn" (blocking) có thể nguy hiểm vì nó lấy đi quyền tự quyết. Tôi khuyên dùng cài đặt bỏ qua hộp thư và gửi đến thư mục. Điều này cho bạn vẫn giữ email, nhưng cũng không lo nó tắc nghẽn hộp thư.
Tóm lại, bạn nên dùng cái bạn thoải mái nhất. Nếu bạn dùng Gmail và muốn thử Outlook.com (hoặc ngược lại), bạn có thể dễ dàng làm đó. Cũng xin nhận ra tôi không thiên vị Outlook.com hay Gmail, tôi chỉ cảm thấy tôi sẽ làm bất công với bạn nếu khuyên Yahoo Mail, AOL hoặc client webmail khác xa xỉ và để Gmail và Outlook.com là hai lựa chọn tốt nhất cho quản lý không chỉ email chuyển tiếp, mà email nói chung.
Kết Luận
Thực sự, lọc forward khá đơn giản. Và không chỉ forward bạn có thể lọc – chúng ta nhận đống graymail (email xám) cần loại và lọc. James viết bài tuyệt vời về loại bỏ và quản lý graymail. Và thực tế, Outlook.com làm việc xuất sắc với việc này. Tôi thậm chí nói nó làm dễ dàng hơn Gmail.
Vậy, cho chúng tôi biết, ai là người luôn gửi forward cho bạn? Và bạn nghĩ sao về chặn email so với bỏ qua hộp thư? Mong đợi suy nghĩ của bạn trong bình luận!