Quản Lý & Hợp Tác Dự Án Email Nặng Trên Gmail Với Streak [Chrome]

Streak là một tiện ích mở rộng quản lý dự án Gmail mạnh mẽ cho Chrome. Nó đi kèm mẫu cho nhiều loại dự án khác nhau, ví dụ hỗ trợ khách hàng hoặc kế hoạch sự kiện. Trong Streak, dự án được gọi là pipelines (đường ống). Bạn có thể thêm hộp (boxes) vào pipelines, điền thông tin vào hộp, ví dụ email đến và đi, bình luận, người chịu trách nhiệm, v.v., và theo dõi tiến độ của mỗi hộp.

Điều biến tiện ích này thành "tuyệt vời thuần túy", là bạn có thể chia sẻ pipeline với người trong đội ngũ và do đó hợp tác trên dự án tương ứng. Streak thêm một lớp hoàn toàn mới cho Gmail và làm cho quản lý dự án dựa trên email trở nên dễ dàng và dễ tiếp cận.

Cài Đặt Streak

Sau khi cài Streak từ Chrome Web Store, đăng nhập tài khoản Gmail, và cấp quyền truy cập Streak bằng cách nhấn nút tương ứng, như trong ảnh chụp màn hình dưới.

Streak sẽ yêu cầu truy cập địa chỉ email, Google Calendar, Mail, Contacts, và Profile Information. Khi quyền đã được cấp, bạn có thể thiết lập dự án đầu tiên với Streak. Bạn cũng nên nhận thấy, một header mới được thêm vào thanh bên Gmail - Pipelines.

Thiết Lập Dự Án Hoặc Pipeline Với Streak

Với mục đích bài này, tôi sẽ demo Streak với dự án Kế Hoạch Du Lịch (Trip Planning). Streak hỗ trợ các loại dự án/pipeline chuyên nghiệp và cá nhân sau:

• Sales / CRM
• Tuyển dụng (Hiring)
• Hỗ Trợ Email (Email Support)
• Dealflow
• Huy động vốn (Fundraising)
• Phát triển sản phẩm (Product Development)
• Theo dõi lỗi (Bug Tracking)
• Báo chí (Journalism)
• Kế hoạch sự kiện (Event Planning)
• Kế hoạch du lịch (Trip Planning)
• Kế hoạch đám cưới (Wedding Planning)
• Cho vay (Lending)
• Pipeline tùy chỉnh (Custom Pipeline)

Tất cả dự án của bạn được liệt kê dưới header pipelines trong thanh bên Gmail. Mỗi dự án được tổ chức hơi giống như một hộp thư riêng. Dự án bao gồm các hộp (boxes) trải qua các giai đoạn khác nhau. Các hộp là các yếu tố độc lập của dự án/pipeline. Trong ví dụ, chúng có thể đại diện cho các đoạn của chuyến đi.

Trạng thái dự án được tóm tắt trong thanh ở trên, với mỗi trường đại diện cho giai đoạn dự án. Bạn có thể tùy chỉnh các giai đoạn và thêm giai đoạn thêm nếu cần. Cho chuyến đi, giai đoạn thêm có thể là nhận phê duyệt từ tất cả người tham gia trước khi đặt chỗ.

Bạn có thể thêm bao nhiêu hộp tùy thích và lý tưởng là tất cả sẽ đi qua mỗi giai đoạn dự án. Với mỗi hộp bạn có thể gán người chịu trách nhiệm, chỉ định chi phí, địa điểm, và bất cứ thứ gì bạn cần. Lại nữa, bạn có thể tùy chỉnh mỗi cột và thêm cột thêm.

Quản Lý Dự Án Với Streak

Khi bạn đã phác thảo sơ bộ dự án và đang vào giai đoạn đầu, bạn sẽ bắt đầu nhận email liên quan đến các hộp (yếu tố) khác nhau của dự án. Đến lúc ghi nhớ nút Boxes mới trên đầu mỗi email bạn đọc. Bạn có thể dùng nút này để thêm email vào hộp dự án hoặc tạo hộp mới khi cần.

Khi quay lại tổng quan dự án, bạn có thể mở mỗi hộp và xem email nào được thêm vào và điều gì đã xảy ra. Với mỗi hộp bạn có thể để bình luận, đặt nhắc nhở hoặc bỏ theo dõi cập nhật, nếu nó không còn liên quan bạn.

Tổng quan tất cả thay đổi gần đây trong toàn bộ dự án có thể truy cập qua tab updates. Khi nhìn tổng quan dự án, chú ý nút xám góc trên bên phải. Nhấn để mở và đóng tab updates. Nhấn mũi tên nhỏ để mở menu và chọn cập nhật nào bạn muốn xem.

Hợp Tác Với Người Khác Trên Streak

Streak tuyệt vời cho quản lý dự án đơn lẻ. Tuy nhiên, điều làm nó thực sự mạnh mẽ là bạn có thể chia sẻ từng dự án (pipeline) và do đó hợp tác với người khác. Mở dự án và nhấn nút Share (Chia sẻ) màu xanh trên đầu để mở Sharing Settings (Cài đặt chia sẻ). Ở đây bạn có thể đổi dự án từ riêng tư sang chia sẻ và thêm người vào dự án.

Nếu người bạn chia sẻ pipeline đã dùng Streak, dự án sẽ tự động xuất hiện trong danh sách của họ. Nếu họ chưa dùng Streak, họ sẽ nhận email giải thích pipeline được chia sẻ với họ và họ cần cài Streak để truy cập.

Demo Streak Cho Hỗ Trợ Khách Hàng

Vì Streak khá phức tạp, khá khó giải thích. Dễ hiểu hơn khi thấy hoạt động. Đây là demo Streak cho pipeline Hỗ Trợ Khách Hàng.

https://youtu.be/Mx_4Kpoqypk

Tính Năng Thêm: Gửi Sau (Send Later) & Snippets

Streak đi kèm hai tính năng tuyệt vời hơn. Thứ nhất, bạn giờ có thể lên lịch email gửi sau. Thứ hai, bạn có thể tạo snippets (đoạn mã) từ tin nhắn bạn luôn gửi và do đó tạo mẫu và tiết kiệm thời gian cho email tương lai.

Hãy cho chúng tôi biết bạn nghĩ gì về Streak sau khi đã thử. Và nếu bạn biết công cụ tuyệt vời tương tự cho Gmail hoặc Chrome, hãy chia sẻ!